Digitaaliarkisto karttuu ja kehittyy

Arkistolaitos digitoi asiakirja-aineistoja vuosittaisen digitointiohjelman mukaisesti. Digitointi vuonna 2013 keskittyy mikrofilmirullien ja karttojen digitointiin.

Arkistolaitoksen digitoituja aineistoja voi hakea kolmen eri verkkosivun kautta. Useimmat asiakkaamme käyttävät suoraan Digitaaliarkiston hakusivua. Uuden käyttäjän kannattaa tutustua Digitaaliarkiston ohjesivuihin.  Vakka-arkistotietokanta ja erityisesti uusi ASTIA-verkkopalvelu helpottavat aineistojen löytämistä. Molemmista on pääsy digitoituihin kuviin. Lisäksi Arkistojen Portti –palvelu antaa lisätietoja arkistolaitoksen aineistoista ja niiden käytettävyydestä. 

Arkistolaitoksen Digitaaliarkistolla on oma palautekanavansa jonka kautta saamme päivittäin erilaista palautetta. Useimmiten palaute koskee havaittuja puutteita, mutta kasvavassa määrin olemme myös saaneet ehdotuksia mitä aineistoja haluttaisiin digitoitavan. Digitointitoimintaamme on myös kehuttu – se koetaan hyvinkin tarpeellisena; tämä kannustaa meitä parantamaan palvelujamme.   

Eniten palautetta saamme liittyen digitoitujen aineistojen käyttöön, jota pyrimme koko ajan parantamaan. Hakemistojen teko laajoihin arkistoyksikkökokonaisuuksiin sekä karttojen käytettävyyden parantaminen ovat keskeisiä parannuskohteita.
Digitaaliarkiston kautta tuleva palaute liittyy pääosin teknisiin virheisiin sekä digitoidun aineiston luettelointiin ja käytettävyyteen. Digitoinnin tekniset virheet korjataan resurssitilanteen mukaan mahdollisimman nopeasti. Palaute digitoiduissa aineistokokonaisuuksissa havaituista puutteista on meille erityisen arvokasta.

Haku Digitaaliarkistossa kohdistuu digitoidun aineiston nimekkeeseen sekä hakemistoihin – hakutulos ei tästä johtuen aina kata kaikkea etsittävää. Seurakuntien kirkonkirja-aineistoja haettaessa on muistettava, että seurakunnan nimi on aina genetiivissä. Esimerkiksi Ahlainen hakusanalla ei löydy Ahlaisten seurakunnan aineistoja. Digitaaliarkiston puunäkymä on paljon käytetty, mutta edellyttää, että aineistojen käyttäjä tietää mihin arkistonmuodostajaan ja arkistoon kyseinen aineisto kuuluu.

Yksittäisistä palautteista ehkä suurin osa kohdistuu runsaasti käytettyihin seurakuntien digitoituihin väestörekisteriaineistoihin, kirkonkirjoihin. Marraskuussa 2011 käynnistynyt rippikirjojen indeksointihanke, jossa tavoitteena oli talkoistamalla tuottaa hakemistoja digitoituihin rippikirjoihin, tuotti useita satoja hakemistoja. Talkoistuksen työmetodin hankaluuden vuoksi tulokset jäivät kuitenkin odotettua pienemmiksi.

Arkistolaitos onkin sopimassa kahden ulkomaisen sukututkimustahon kanssa hakemistojen tekemisestä kaikkiin digitoituihin luterilaisten seurakuntien väestörekisteriaineistoihin (1860-luvulle saakka). Työ käynnistyy rippi- ja lastenkirjoista. Hanke käynnistyy syksyllä 2013, ja kestää useita vuosia. Samassa hankkeessa täydennysdigitoidaan aineistopuutteita.

Palautetta saamme myös liittyen kirkonkirja-aineistojen metatietojen poikkeavuuksiin. Digitaaliarkiston digitoidut aineistot saavat metatietonsa Vakka-arkistotietokannasta. Vuoden 2010 digitointihankkeessa digitoitiin erittäin nopealla aikataululla noin 5 miljoonaa kuvatiedostoa seurakuntien vanhimpia kirkonkirja-aineistoja, joiden sisältö yltää aina 1860-luvulle saakka. Digitointi toteutettiin mikrofilmeiltä, joiden metatiedot poikkesivat Vakassa olevista. Useassa tapauksessa historiakirjat (syntyneet, vihityt ja kuolleet) on digitoitu syntyneiden kirjoihin, eikä erikseen omiin arkistoyksikköihinsä. Tästä on maininta Vakan huomautus-kentässä (jonne on linkki Digitaaliarkistosta ja maininta Digitaaliarkiston ohjeissa), mutta harva käyttäjä sen huomaa. Nämä ja vastaavat metatietopoikkeamat tullaan edellä mainitun ulkomaisen yhteistyön turvin lähivuosina korjaamaan siten, että mm. historiakirjojen sisältö vastaa nimekkeitään.

Väestörekisteriaineistojen käyttö- ja näyttörajoitukset ovat tuoneet paljon palautetta. Yksittäisen kirkonkirjan rajoitukset perustuvat sen nuorimpaan rajavuoteen. Esimerkiksi kirkonkirjan vuosilta 1880 – 1890 nuorimmasta rajavuodesta on kulunut 123 vuotta, jolloin koko kirja (arkistoyksikkö) on näyttörajoitettu internetissä. Rajavuosilla varustetut hakemistot toisivat mahdollisuuden saada vanhempia osia tällaisista arkistoyksiköistä avattua osittain julkisiksi. Tämä kuitenkin vaatii valtavasti käsityötä ja resursseja. Rippikirjojen osalta tämä ei onnistu, koska niiden sisältö ei etene kronologisesti, mutta esimerkiksi historiakirjojen osalta kuvakohtainen julkisuusasetusten määrittäminen olisi mahdollista toteuttaa.

Arkistolaitos pyrkii myös edistämään karttojen löydettävyyttä ja käytettävyyttä. Ensimmäinen askel otettiin muutama viikko sitten, kun karttapohjaisen aineistohaun pilottisivu avattiin. Sivustolle on tuotu Maamittaushallituksen kartta-arkistoihin kuuluvan Senaatin kartaston yleissilmäyskartta, johon varsinaiset digitoidut kartat on linkitetty. Lisäksi viisi Senaatin karttaa on viety koordinaatteihin ja Google Earth –palveluun. Sivustolla on myös kysely pilottiin liittyen.

Yksi tulevaisuuden tavoite onkin, että osa historiallisista kartoista olisi oikaistu koordinaatistoon ja viety modernin kartan päälle sopivaan karttapalveluun. Karttapalvelu laajentaa mahdollisuuksia aineistohakuihin; esimerkiksi Rakennushallituksen toiseen piirustuskokoelmaan kuuluvat rakennuspiirustuksetkin voisivat olla haettavissa karttapalvelun kautta linkillä. 

Arkistolaitoksen tavoitteena onkin kasvattaa digitoitujen aineistojen määrää ja parantaa niiden käyttöä. Käytettävyyden parantamiseen tullaan tarvitsemaan käyttäjäkunnan apua. Talkoistaminen tullee nousemaan yhdeksi keskeiseksi toimintamuodoksi. Metatietojen rikastaminen esimerkiksi hakemistoja tekemällä sekä karttojen oikaisu koordinaatteihin ovat esimerkkejä siitä työstä, mitä myös käyttäjät voivat tulevaisuudessa tehdä parantaakseen arkistolaitoksen palveluita ja edistääkseen omaa tiedonsaantiaan.

István Kecskeméti 
Sektorijohtaja, Kansallisarkisto