Sota-ajan aineiston kunnostus valmistuu vuonna 2015

Muutama viikko sitten varmistui, että Sota-arkiston aineistojen kunnostusprojekti jatkuu vielä vuosina 2014-2015. Alun perin työn piti olla valmista jo tämän vuoden lopulla. Kunnostettava aineistomäärä on kuitenkin osoittautunut selvästi projektin alussa arvioitua suuremmaksi, eikä kunnostusvauhtikaan ole aivan vastannut alkuperäisiä laskelmia. Kunnostettavia aineistoja on yhteensä noin 18 hyllykilometriä, ja nyt saaduilla lisäresursseilla turvataan niiden valmistuminen.

Kunnostusprojektin vastuulla ovat itsenäisen Suomen puolustushallinnon asiakirjat vuoden 1918 sisällissodan jälkeisestä ajasta aina Lapin sodan päättymiseen vuonna 1945. Varsinaisten armeijaan luettavien yksiköiden arkistojen lisäksi tähän kokonaisuuteen sisältyvät myös esimerkiksi puolustusministeriön ja suojeluskuntajärjestön aineistot.

Tästä lähdettiin...

Projektissa työskentelevien kunnostajien käsien kautta on runsaan viiden vuoden aikana kulkenut jo lähes 12 hyllykilometriä asiakirjoja. Millaisia käytännön hyötyjä projektissa tavoitellaan nimenomaan aineistojen käyttäjän kannalta? Heitä vartenhan kunnostustyö juuri tehdään. Projektin tärkeimpiä tavoitteita ovat asiakirjojen säilymisen varmistaminen ja niiden käytettävyyden parantaminen. Käytännössä nämä tavoitteet toteutetaan esimerkiksi poistamalla asiakirjoista metalliliittimet, suojaamalla asiakirjat asianmukaisesti ja syöttämällä aineistojen luettelotiedot tietojärjestelmään. Se, joka on aikanaan käyttänyt Sota-arkiston kunnostamattomia ja luetteloimattomia asiakirjoja, osaa parhaiten antaa arvoa siisteille arkistokoteloille ja yhdenmukaiselle luetteloinnille. Jotkut ovat tosin puoliksi tosissaan haikailleet vanhojen Mercantile-mappien perään ja todenneet aineistojen autenttisuuden tunnun kadonneen.

Kunnostetun aineiston käytettävyys tulee ensi syksyn aikana paranemaan entisestään. Projektissa Aarre-arkistorekisteriin syötetyt tiedot saadaan silloin Astia-verkkopalvelun piiriin. Se merkitsee ensinnäkin sitä, että kunnostetun aineiston tiedot ovat haettavissa myös Astiasta. Astian monipuolisemmat hakuominaisuudet lisäävät asiakkaan mahdollisuuksia löytää sellaisiakin asiakirjoja, jotka Aarre-haulla olisivat jääneet katveeseen. Aarteessahan haku on käytännössä ollut mahdollista tehdä vain sen joukko-osaston tai muun yksikön nimellä, jonka arkistoon asiakas on olettanut tarvitsemansa aineiston kuuluvan. Astiassa haku voidaan kohdistaa kaikkeen syötettyyn tietoon. Vapaa sanahaku voi olla satoisa esimerkiksi tutkittaessa erilaisia puolustushallinnon organisaatiorakenteesta tai arkistonmuodostushierarkiasta riippumattomia ilmiöitä.  Toiseksi Astian tilausjärjestelmä tulee selkeyttämään kunnostettujen aineistojen tilaamista ja tilaustenhallintaa.

Kaikki projektissa käsiteltävät aineistot ovat olleet aiemminkin asiakkaiden käytettävissä. Varsinkin sota-ajan aineistoja on vuosikymmenten saatossa tutkittu paljon. Sama koskee myös suojeluskuntajärjestön asiakirjoja. Puutteellisen luetteloinnin vuoksi ovat monet aineistot kuitenkin olleet hankalasti käytettävissä tai jääneet kokonaan pimentoon. Sen vuoksi usein kysytään ”Mitä uutta kunnostusprojektissa on löytynyt?” tai ”Muuttuuko historiankirjoitus?”. Kumpaankin kysymykseen saadaan konkreettinen vastaus vasta sitten, kun tutkijat käyttävät näitä aineistoja. Yleinen käsitys on, että esimerkiksi sotahistoriaa ei suinkaan tarvitse kirjoittaa uudelleen, mutta mahdollisuudet yksityiskohtien täsmentämiseen ja uusien näkökulmien löytämiseen tulevat lisääntymään.

... ja tähän päädytään.

Kansallisarkiston kannalta kunnostusprojektilla on myös välillisiä hyötyjä. Asianmukainen arkistointi nopeuttaa aineiston käsittelyä talon sisäisissä prosesseissa ja tehostaa tilankäyttöä. Tähän mennessä aineistot ovat tiivistyneet yli 600 hyllymetriä, mikä merkitsee huomattavaa säästöä.

Kansallisarkiston tehtävä on luoda hallussaan olevien aineistojen tutkijoille hyvät toimintaedellytykset. Puolustushallinnon aineistojen kohdalla kunnostusprojekti toimii siinä työssä eräänlaisena urakoitsijana ja sisällöntuottajana. Asiakkaat voivat arvioida, miten työssä on onnistuttu.

Ville Vuolle
Tutkija, Kansallisarkisto