Vuorotteluvapaalta takaisin virka-aikaan

Hämeenlinnan maakunta-arkistossa moni on käyttänyt vuorotteluvapaaoikeuttaan keskittyäkseen mm. omaishoitoon, omiin projekteihin tai hallituksen paheksumaan lonkan vetämiseen. Vuorotteluvapaalta töihin palaajat ovat täynnä energiaa ja rentoa oloa, mikä kuitenkin saattaa nopsaan karista vapaan aikana tapahtuneisiin uudistuksiin törmätessä.

Ensimmäinen työpäivä vuorotteluvapaan jälkeen alkaa lupaavasti. Muistan työpaikan osoitteen, oma työhuonekin löytyy ja suurin osa käytävällä vastaantulijoista näyttää hämärästi tutulta. Puhelimen akku on tyhjentynyt, joten sen latautumista odotellessa käynnistän tietokoneen. Käyttäjätunnus ja salasana? Hetkinen, minnekäs kätkinkään sen salasanalistan… Löytyi! Kun viidennenkään yrittämisen jälkeen kone ei suostu aukeamaan, kuulen ICT-henkilöltä, että arkistolaitos vaihtoi kuukausia sitten palvelinta, minkä seurauksena kaikkien käyttäjätunnukset muuttuivat. Uusi käyttäjätunnus lähetettiin tiedoksi tietenkin sähköpostilla. Nyt pitäisi enää keksiä, miten pääsen lukemaan sähköpostia kirjautumatta ensin koneelle…

Käyn läpi mahdollisia vaihtoehtoja ja yhden kohdalla kone yllättäen aukeaa. Uusia toimisto-ohjelmia ei ole sentään otettu vielä käyttöön, joten pääsen sähköpostilaatikolleni. Seuraava haaste on löytää vuoden aikana tulleiden sähköpostien joukosta se yksi, jossa uusi käyttäjätunnukseni piilottelee. Tuossa! – mutta miksi siinä on aivan eri käyttäjätunnus kuin se, jolla kone äsken aukesi? ICT selvittää, että olen onnistunut kirjautumaan sille vanhalle, käytöstä poistetulle palvelimelle. Hienosti tehty. Sitkeän yrittämisen jälkeen paljastuu vihdoin oikea käyttäjätunnus-salasana-yhdistelmä, jolla pääsen kiinni arkiston tietovarantoihin. Kas, se onkin jo lounasaika.

Palattuani työpöytäni ääreen muistan avata puhelimen. Lounaalla työkaverit valistivat, että arkistolaitos on ottanut kesäkuussa käyttöön valtionhallinnon uudet 0295-alkuiset puhelinnumerot. Hyvä, en minä vanhaakaan numeroani enää muistanut. Intranetistä saan kaivettua esille puhelinuudistusta koskevat ohjeet ja tunnen suurta onnistumisen iloa. Rautalankaversiota apuna käyttäen tallentelen puhelimeen merkittäviä kustannussäästöjä tuottavat uudet puhelinnumerot pitkässä ja lyhyessä muodossaan. Kännykkäpeukalot kramppaavat urakan jälkeen. Katson parhaakseni perehtyä puhelinhallintatyökalun mahdollisuuksiin.

Tämähän vaikuttaa mainiolta uudistukselta: näen helposti kaikkien yhteystiedot ja omat vastaamattomat puheluni, ja pystyn vaihteen tavoin siirtämään puheluita muille. Lisään suosikkeihini pari kollegaa ja tutkin tyytyväisenä lopputulosta. Yhdellä vilkaisulla näen, ketkä ovat tavoitettavissa (vihreät), keitä ei passaa häiritä (siniset tai punaiset) tai ketkä eivät ole puhelintaan vielä avanneet (harmaat). Työkalun avulla voin muuttaa myös ”statustani” ja viestittää siten talon muulle väelle, olenko kokouksessa vai asiakaskäynnillä. Ensimmäisellä kytkennällä onnistun siirtämään kaikki puheluni suoraan vaihteeseen 24/7.  Tämä ei kuitenkaan kelpaa työkavereille; väittävät että virka-aikana pitää olla tavoitettavissa. Kokeilen toista lähestymiskulmaa ja saan luotua kaksi uutta soitonsiirtoasetusta. Värikoodini muuttuu violetista vihreäksi. Hei, nyt puhelimeni soi! Lyhytvalintanumerotyötoverini siellä muistuttaa, että työpäivän aikana on tehtävä myös töitä eikä vain tarkkailtava puhelinvaihteen tapahtumia.

No, jos minä nyt sitten lukisin ne vuoden sähköpostit ja selvittäisin, mitä uusia normeja ja ohjeita on annettu, miten organisaatiorakenne on muuttunut ja… Kappas, virka-aika päättyi. Katsotaan niitä töitä sitten taas huomenna.

Mervi Lampi & Auli Rantanen

vuosina 2012–2013 yhteensä 20 kuukautta vuorotteluvapailleet, nyt takaisin sähköpostin ja puhelimen ääreen palanneet tiedonhaun asiantuntijat