Politiikkaa tekemässä

Arkistolaitoksessa on noin 195 hkm asiakirjoja, joista 175 hkm on viranomaisten arkistoja ja loput 20 hkm yksityisarkistoja. Vuosittain arkistolaitokseen luovutetaan uusia aineistoja 4-5 hkm. Viranomaisten arkistot otetaan vastaan nykyään pääsääntöisesti järjestettynä ja luetteloituna, yksityisarkistojen luovutuskunto on ollut vaihtelevampi. Yksityisarkistoja on järjestetty ja kuvailtu vastaanoton jälkeen arkistolaitoksen yksiköissä. Yksiköt huolehtivat myös siitä, että kaikkien vastaanotettujen aineistojen tiedot ovat hakemistotietokannoissa, josta ne tulevat Astia-tilausjärjestelmän käyttöön.

Arkistolaitoksessa on jouduttu viime vuosina pohtimaan sitä, miten prosessi saadaan toimimaan vähemmällä henkilökunnalla, mutta niin, että aineistot ovat tutkijoiden haettavissa järjestelmiemme kautta mahdollisimman sujuvasti. Vuosien mittaan luovutetuista aineistoista on ehtinyt kertyä jo rästejäkin. Tänä vuonna tietovarantotiimi, jossa on edustus kaikista arkistolaitoksen yksiköistä ja vastuualueilta, on laatinut Kuvailu- ja järjestämispolitiikkaa. Sen avulla määritetään toimintamallia aineiston käsittelylle.

Kuvailu- ja järjestämispolitiikka (tai lyhyemmin KJP) keskittyy erityisesti arkistolaitoksessa jo olevan, vielä järjestämättömän tai Astia-järjestelmän ulottumattomissa olevan aineiston käsittelyyn. Tätä on kaikkiaan reilu 30 hkm eli 16 % kaikesta aineistosta.

Kuvailu- ja järjestämispolitiikassa lähtökohtana on se, että kaikkea aineistoa ei käsitellä enää samalla tavalla. Suunnitteilla on kolme tasoa, joilla aineiston järjestämiseen, kuvailuun ja fyysiseen säilytykseen otetaan kantaa. Inventointitasolla dokumentoidaan toimijan ja aineiston vähimmäistiedot ja turvataan säilytyksen asianmukaisuus, mutta totutusta joudutaan poikkeamaan, jotta tiedot saadaan joutuisasti tietopalvelun käyttöön. Perustaso edustaa vakiintuneen arkistonmuodostuksen käytäntöjä ja siten tyypillisesti viranomaisarkistojen käsittelytapaa. Erityistasolla arkistoa tai vielä ehkä tavallisemmin sen osia voidaan kuvailla ja järjestää tarkemmin käytettävyyden parantamiseksi. Erityistaso voi koskea esim. digitoitavaa aineistoa.

Tasojen sisältöjen määrittely ja vaikutukset on herättänyt monenlaisia mietteitä. Riittääkö tutkijalle inventointitaso? No, vaihtoehtona on se, että hänelle joudutaan antamaan käyttöön järjestämätön arkisto tai aineistoa ei voi lainkaan saada tutkijasaliin. Tietopalvelua helpottaa, kun aineisto saadaan tilausjärjestelmän piiriin. Kuormittuuko tietopalvelu, jos kuvailutiedot ovat niukempia? Kuvailulla voidaan vähentää järjestämistyötä, mutta voiko kuvailua tehdä hyvin, jos aineistoa ei käydä perusteellisesti läpi? Helpottavatko tulevat kuvailusäännöt tätä? Kuinka laajoja toimenpiteitä aineiston säilyvyys vaatii? Onko kartat tai digitoitava aineisto kuvailtava aina tarkemmin?

Kuvailu- ja järjestämispolitiikkaa hiotaan vielä. Käytäntöön se on tarkoitus viedä seuraavien vuosien aikana järjestämättömän aineiston toimenpideohjelmalla.


Päivi Rossi
Ylitarkastaja
Jyväskylän maakunta-arkisto