Kansallista hankintapolitiikkaa luomassa

Vuoden vaihteessa voimaan tulossa olevan Kansallisarkistolain mukaan yhtenä Kansallisarkiston tehtävä on hankkia pysyvään säilytykseen kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvia yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa. Vaikka erillistä lakia yksityisistä arkistoista ei nyt säädetä alkuperäisistä suunnitelmista poiketen, Kansallisarkisto toimii mainitun tehtävänsä mukaisesti yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa mm. kansallisen hankintapolitiikan luomiseksi.


Kansallisella hankintapolitiikalla pyritään varmistamaan teemallisesti, ajallisesti ja alueellisesti monimuotoisen ja yhteiskunnallisesti edustavan yksityisluontoisen arkistoaineiston talteen saaminen. Tätä aineistoa tarvitaan tukemaan yksilöiden ja yhteisöjen identiteettien rakentamista ja sosiaalista muistia sekä tutkimuksen, kansalaisten ja yhteisöjen oppimisen, elämysten ja tiedon tarpeita. 

Yhteistyötä arkistotoimijoiden kesken

Erilaisten arkistotoimijoiden yhteistyössä sovittavan työnjaon laatiminen aloitettiin arkistolaitoksen ja yksityisluontoisten valtionapua saavien keskusarkistojen kesken viime keväänä. Vuoden loppuun mennessä on valmistumassa näiden välinen työnjako. Tämän myötä arkistojen luovuttajat voidaan ohjata joustavasti oikean arkisto-organisaation puoleen ja arkistojen niukentuneet resurssit saadaan tehokkaampaan käyttöön, kun päällekkäistä hankintaa ei tehdä ja kun proaktiivisesti voidaan huolehtia, ettei säilyvään aineistoon jää tutkimuksen mahdollisuuksia haittaavia aukkoja.

Vuoden 2017 aikana kansallista hankintapolitiikkaa laajennetaan – osana KDK:n (Kansallinen Digitaalinen Kirjasto) Arkistosektorin yhteistyöverkoston toimintaa – muihin yksityisen arkistotoiminnan harjoittajiin, jotka ottavat vastaan, säilyttävät ja antavat tutkimuksen ja muiden kiinnostuneiden käyttöön yksityisiä asiakirja-aineistoja. Näitä tahoja ovat tietyt museot ja kirjastot sekä kotiseutuarkistot.  Jotta tietty museo, kirjasto tai kotiseutuarkisto voisi olla mukana kansallisessa hankintapolitiikassa, siltä edellytetään arkistoammatillista osaamista ja arkistotoiminnan vaatimukset täyttäviä käytänteitä sekä sitoutumista arkistotoiminnan pitkäjänteisyyteen. Kunkin mukaan tulevan yksityisen arkistotoiminnan harjoittajan oma hankintapolitiikka on osa kansallista hankintapolitiikkaa siinä vaiheessa, kun kyseinen organisaatio on näin sopinut muiden arkistotoimijoiden kanssa yhteistyössä ja sopeuttaa oman hankintapolitiikkansa osaksi kansallista kokonaisuutta.

Luovuttaja arkistotoimijaa valitsemassa

Mitä kansallinen hankintapolitiikka tarkoittaa muille kuin arkisto-organisaatioille? Mitä se tarkoittaa niiden henkilöiden, erilaisten yhteisöjen tai liikelaitosten kannalta, joilla on hallussaan menneiden vuosikymmenten ajalta asiakirja-aineistoa ja jotka ovat päätymässä aineiston luovuttamiseen arkistoon niiden säilymisen turvaamiseksi?

Luovuttaja  identifioi erityisesti henkilö-, perhe- ja sukuarkistojen kohdalla luovutettavan aineistokokonaisuuden keskeisimmän merkityksen ja sisällön: esimerkiksi jos ruotsinkielinen, poliittisesti vasemmistolainen entinen huippu-urheilija ja myöhempi kaunokirjailija identifioi itsensä ja aineistonsa ensisijaisesti eteläpohjalaiseksi kotiseutuihmiseksi ja aineistonsa sisällön ilmentymäksi tästä,  mahdollisista arkisto-organisaatioista valikoituisi nykyinen Vaasan maakunta-arkisto, jatkossa nimeltään Kansallisarkiston Vaasan toimipaikka. Sama henkilöarkisto olisi mahdollista identifioida ja luovuttaa sekä ottaa vastaan myös ainakin Suomalaisen Kirjallisuuden seuran arkistoon, Svenska Litteratursällskapetin arkistoon, Svenska Centralarkivetiin, Työväen arkistoon, Kansanarkistoon ja Suomen Urheiluarkistoon. Olennaista on, että kukin arkistokokonaisuus, esimerkiksi tietyn henkilön arkisto, säilyy ja säilytetään kokonaisuutena, joten aineiston pirstominen tässä esimerkkitapauksessa eri arkisto-organisaatioiden kesken ei ole mahdollista.

Kuten tähänkin asti luovuttaja päättää, luovuttaako ja mihin arkistoon aineistoaan.  Tästä peruslähtökohdasta huolimatta kukin arkisto-organisaatio viime kädessä päättää oman hankintapolitiikkansa mukaisesti, ottaako se tarjotun aineiston vastaan vai ohjaako kansallisen hankintapolitiikan perusteella luovuttajan kääntymään muun arkisto-organisaation puoleen.

Julkiset tiedot arkistolaitokseen tähän asti luovutetuista n. 20 000 hyllymetristä yksityisiä aineistoja löytyvät kotisivulta.

Lue lisää yksityisarkistojen luovuttamisesta ja luovutuskuntoon saattamisesta.

Vuokko Joki
maakunta-arkiston johtaja,
käytettävyyden edistämisen ja yksityisarkistotoiminnan johtaja