Lakimuutokset selkeyttävät ja tehostavat Kansallisarkiston toimintaa

Laki Kansallisarkistosta (1145/2016) ja laki arkistolain muuttamisesta (1146/2016) tulivat voimaan 1.1.2017 lukien. Uudistuksella kumottiin arkistolaissa olleet arkistolaitosta koskevat säännökset ja asetus arkistolaitoksesta. Tehtäviä koskevat säännökset nostettiin lain tasolle.

Kansallisarkisto

Kansallisarkistosta annetun lain nojalla arkistolaitos (Kansallisarkisto ja seitsemän maakunta-arkistoa) sulautui yhdeksi valtakunnalliseksi opetus- ja kulttuuriministeriön alaiseksi Kansallisarkisto-nimiseksi viranomaiseksi. Kansallisarkiston toimialueena on koko maa.

Arkistolaitos-nimi poistui lainsäädännöstä

Eri puolilla Suomea olevat toimipaikat takaavat palvelujen saatavuuden ja kielellisten oikeuksien toteutumisen. Lain mukaan toimipaikkojen sijainnista säädetään valtioneuvoston asetuksella.
Tarkoituksena on, että toimipaikat sijaitsevat samoilla paikkakunnilla kuin entiset maakunta-arkistot.

Pääjohtaja johtaa edelleenkin Kansallisarkistoa apunaan neljä vastuualuejohtajaa. Arkistoneuvos-nimike poistui käytöstä. Entisten maakunta-arkistojen henkilöstö on siirtynyt Kansallisarkiston palvelukseen hoitamaan sekä paikallisia että valtakunnallisia tehtäviä. Lain mukaan Kansallisarkistossa on opetus- ja kulttuuriministeriön nimittämä neuvottelukunta, jonka tehtävänä on tukea ja kehittää viraston toimintaa ja tehdä aloitteita sekä edistää yhteistyötä toimialalla.

Tehtävät kirjattiin lakiin

Kansallisarkiston tehtävien osalta keskeisiä muutoksia ovat yksityisiin arkistoihin liittyvien velvoitteiden kirjaaminen lakiin. Lisäksi Kansallisarkiston yhteydessä toimii opetus- ja kulttuuriministeriön nimittämä yksityisarkistojen neuvottelukunta, jonka tehtävänä on edistää yksityisiin asiakirjoihin ja niihin sisältyviin tietoihin kohdistuvan arkistotoiminnan koordinointia ja alan toimijoiden yhteistyötä.

Toinen muutos on heraldisten kysymysten asiantuntijaviranomaisena toimimisen nosto lain tasolle. Kansallisarkisto toimii lain mukaan heraldisten kysymysten asiantuntijaviranomaisena ja heraldisen kulttuurin edistäjänä. Heraldiikkaa koskevien lausuntojen käsittelijänä toimivasta heraldisesta lautakunnasta määrätään Kansallisarkiston työjärjestyksessä.

Kansallisarkisto määrittää digitointiprosessin

Kansallisarkiston toiminnan kannalta tärkeä muutos on arkistolakiin lisätty säännös, jonka nojalla Kansallisarkistolla on oikeus määrätä sellaisten asiakirjojen hävittämisestä, jotka Kansallisarkisto on määrännyt pysyvään säilytykseen ja jotka on muutettu sähköisiksi. Kansallisarkisto siis määrittää minkälainen digitointiprosessi mahdollistaa hävittämisen ja mitä aineistoja hävittämisoikeus koskee.
Käytännössä hävittämiseen oikeutettu digitointi voisi tapahtua vain Kansallisarkiston toimesta ja sen hyväksymällä tavalla. Oikeus määrätä alkuperäiskappaleiden hävittämisestä laskee tilakustannuksia ja nopeuttaa digitalisaatiota, samalla aineistojen saatavuus ja käytettävyys paranevat.

Tietojen antamiseen helpotuksia

Arkistolakiin lisättiin uusi säännös, jonka nojalla Kansallisarkistolla on oikeus antaa säilyttämästään, pysyvästi säilytettävästä viranomaisen asiakirjasta tieto sähköisesti. Samojen asiakirjojen osalta ratkaisu asiakirjan antamista koskevaan pyyntöön on annettava kuukauden kuluessa tai eräissä tapauksissa kahden kuukauden kuluttua siitä kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjaa koskevan pyynnön. Säännös helpottaa asiakaspalvelun ruuhkatilanteita, koska tietopyyntöjä voi tulla suuria määriä ja mitä moninaisimmista asiakirjoista.

Vielä jäi tekemättä

Yksityisarkistoja koskevaa lainsäädäntöä ei vielä uusittu eikä arkistolain aineellisia säännöksiä. Vireillä olevan tiedonhallintaa koskevan lainsäädännön uudistaminen tulee mitä ilmeisimmin muuttamaan arkistolain säännöksiä.

Anitta Hämäläinen
Hallintojohtaja
Kansallisarkisto