Matkalla muutokseen

Pysyvyyttä Kansallisarkiston tietopalvelussa edustaa suomalaiseen yhteiskuntaan kuuluva tiedonsaantioikeus. Se antaa kansalaisille mahdollisuuden valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä valvoa oikeuksia ja etuja. Tiedonsaantioikeutta tukee viranomaisten velvollisuus toteuttaa toiminnassaan avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa. Arkistoilla on lisäksi keskeisenä tehtävä taata jokaiselle oikeus historiaan ja mahdollisuus vapaasti tarkistaa kollektiivisen menneisyytemme kuvaa.

Muutosta Kansallisarkiston tietopalvelussa edustaa toimintaympäristö, joka on viimeisten vuosien aikana muuttunut nopeammin ja enemmän kuin koskaan aiemmin. Asiakaspalvelun perinteinen muoto oli pitkään tutkijasaleissa tapahtuva palvelu, mutta viime vuosina merkityksessä sen rinnalle ja ohi on noussut sähköinen tietopalvelu.

Kansallisarkiston asiakirjojen digitoinnin myötä asiakkaiden määrät Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleissa ovat nopeasti vähentyneet. Kun vielä vuosituhannen vaihteessa Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen tutkijasaleihin tehtiin vuositalolla yli 80 000 tutkijakäyntiä, niin vuonna 2016 määrä oli enää runsaat 30 000. Asiakkaat eivät kuitenkaan ole vähentyneet, päinvastoin. Digitoinnin myötä valtaosa Kansallisarkiston asiakkaista, jopa yli 90 % hakee tänä päivänä tarvitsemansa palvelut verkosta. Tarkkaa lukua on vaikea arvioida, mutta ns. ip-osoitteiden perusteella käyntien määrä Kansallisarkiston digitaaliarkistossa olisi vuositasolla jo 1,4 miljoonaa. Määrän arvioidaan nousevan vuosikymmenen loppuun mennessä lähes 2 miljoonaan.

Kansallisarkistossa vuoden 2017 alussa toteutettu organisaatiomuutos on osa tätä muutosta. Kansallisarkisto toimii nyt yhtenä virastona, mutta sillä on edelleen toimipaikat myös entisissä maakunta-arkistokaupungeissa, Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa. Näin taataan palveluiden saatavuus ja kielellisten oikeuksien toteutuminen. Kansallisarkiston keskuspaikka sijaitsee Helsingissä.

Aloitin oman työrupeamani silloisessa Valtionarkistossa vuonna 1974 eli 43 vuotta sitten. Asiakkaiden tietokeskuksia olivat tutkijasalit ja luettelohuoneet. Niissä ainakin satunnainen asiakas sai, ja saa tietysti edelleen, päivystäjältä opastuksen löytää tarvitsemansa tiedot. Tiloissa oli asiakkaiden käytettävissä erilaisia arkistojen käytön apuvälineitä, oppaita, arkistoluetteloita ja hakemistoja. Jos asiakkaan tarkoituksena oli laajemmin tutkia jotain aihetta, jossa lähteinä käytettiin viranomaisten asiakirjoja, hänen tuli selvittää, miten hallinnossa kyseisiä asioita eri aikoina oli käsitelty. Tällöin oli tarpeen bibliografioiden avulla perehtyä vastaavia kysymyksiä käsitteleviin tutkimuksiin sekä hallinnon menettelytapoja säädelleisiin lakeihin ja asetuksiin.

Viime vuosina tapahtunut on valtava muutos. Neuvonta, apuvälineet, oppaat, arkistoluettelot, hakemistot ja bibliografiat ovat siirtyneet pääosin verkkoon. Vanhat apuneuvot ovat toki edelleen käytettävissä, mutta asiakaspalvelussa korostuu itsepalvelu, kun kansalaiset, tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat voivat hakea julkiset tiedot palveluista itse.

Astia-palvelun avulla voi hakea arkistolaitoksessa säilytettäviä aineistoja, tilata niitä käytettäviksi tutkijasaliin tai jopa päästä käyttämään julkisia digitoituja aineistoja. Palvelussa voi lisäksi hakea käyttölupaa käyttörajoitettuun aineistoon sekä tilata maksullisia asiakirjajäljenteitä ja tietopyyntöjä. Palvelussa voi myös seurata tilauksen käsittelyn etenemistä. Palvelut ovat auki vuoden jokaisena päivänä yötä päivää ja ne ovat siten kaikkien käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Astia-palvelua tukeva Portti-palvelu laajenee jatkuvasti, mutta jo nyt se korvaa valtaosan eri vuosikymmeninä laadituista arkistojen käytön oppaista.

Tietopalvelun vastuualueen palvelulupaus on toteuttaa Kansallisarkiston asiakirjoihin kohdistuva tiedonsaantioikeus. Perinteinen tutkijasalipalvelu joudutaan kuitenkin sovittamaan käytettävissä oleviin resursseihin.

Vuonna 2017 Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleista on kaikkina arkipäivinä avoinna enää Kansallisarkiston päärakennuksen tutkijasalit Helsingissä. Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Oulussa ja Turussa tutkijasalit ovat kiinni maanantaisin, Mikkelissä ja Vaasassa maanantain lisäksi myös perjantaisin.

Asiakaspalvelussa pyritään asiakaslähtöisyyteen, mutta ainakin Kansallisarkisto uskoo, että tutkijasalien aukioloa voidaan vähentää asiakaslähtöisyyttä vaarantamatta, jos palvelut voidaan sähköisiä järjestelmiä kehittämällä saada siirrettyä verkkoon. Asiakkaiden tyytyväisyyttä mitataan jatkossakin. Minulle jo toimitetut palautteet lupaavat hyvää; vain vähän närää, paljon ymmärrystä. Tuskin tavataan nahkurin orsilla.

Jarno Linnolahti
Vastuualuejohtaja
Kansallisarkisto