Arkistolain muutos ja viranomaisarkistojen vastaanotto Kansallisarkistoon

Kuluvan vuoden alusta tuli voimaan laki Kansallisarkistosta (1145/2016) ja laki arkistolain muutoksesta (1146/2016). Arkistolakiin sisältyy nyt 14 a pykälä, joka antaa Kansallisarkistolle toimivallan määrätä pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Hävittäminen on mahdollista tietyin lain määrittelemin ehdoin.
Kansallisarkiston strategian mukaan tavoitetilana on digitaalisen muodon ensisijaisuus pysyvän säilytyksen tallennemuotona ja viranomaisarkistojen siirto Kansallisarkistoon pääsääntöisesti digitaalisessa muodossa. Tämä tukee hallitusohjelman digitaalisuuden edistämisen tavoitetta ja palvelee laajasti hallinnon, kansalaisten sekä tutkimuksen etua.

Lain antama oikeus alkuperäiskappaleiden hävittämiseen digitoinnin jälkeen muuttaa analogisen aineistohallinnan perustan täysin. Aineistojen järjestäminen tulee muuttumaan esivalmisteluksi digitointia ja hävittämistä tai säilyttämistä passiiviaineistona varten. Vaikka digitointi tapahtuisi viiveelläkin, ei aineistoa tulla käsittelemään samalla yksityiskohtaisuuden tasolla kuin silloin kun se valmistellaan käytettäväksi ja säilytykseen analogisessa muodossa. Tämä koskee myös sitä 10 – 20 prosenttia aineistosta, jota ei hävitetä digitoinnin jälkeen, koska se säilytetään passiiviaineistona. Kulttuurihistoriallisesti erityisen arvokkaiksi katsottujen analogisten kappaleiden säilyminen varmistetaan erityistoimenpitein.

Siirtoprosessi muuttuu

Näillä perustein Kansallisarkisto antoi 23.1.2017 päätöksen vastaanotettavien viranomaisten arkistoaineistojen siirtojen lykkäämisestä ainakin 1.6.2018 saakka. Siirtoja lykätään, koska viranomaisten arkistoja ei tulla enää siirtämään nykymuotoisen siirtoprosessin puitteissa, vaan Kansallisarkisto tulee laatimaan, yhteistyössä viranomaisten kanssa, viranomaisten hallussa olevien analogisten aineistojen digitaaliseen muotoon siirtämisen tiekartan, jonka mukaisesti siirrot jatkossa toteutetaan. Kansallisarkiston tavoitteena on, että analogiset aineistot siirretään digitaaliseen muotoon suunnitelmallisena hankkeena yhteistyössä viranomaisten kanssa.

Monissa viranomaisissa on menossa aineistojen siirtokuntoon saattaminen Kansallisarkiston nykyisen ohjeistuksen mukaisesti. Lähes valmiina olevat järjestämishankkeet on tarkoituksenmukaista viedä loppuun, mutta uusia siirtovalmisteluja ei nykyohjeistuksen mukaisena ole aiheellista käynnistää. Aineistojen siirtokuntoon saattamista ja arkistokelpoisuutta koskevat ohjeet tullaan uudistamaan uutta toimintamallia vastaaviksi ja viranomaiset voivat jatkaa aineistojen siirtokuntoon saattamista näiden uusien ohjeiden mukaisella tavalla.

Kansallisarkistolla edessä siirtojen jättiurakka

Päätös tuli vuonna 2017 aineistojaan siirtämään valmistautuneille viranomaisille yllätyksenä. Arkistolain muutos kuitenkin hyväksyttiin eduskunnassa aivan vuoden 2016 lopulla ja vasta tämän jälkeen Kansallisarkiston on ollut mahdollista antaa viranomaisarkistojen vastaanottoon liittyviä uusia linjauksia. Jo sovittujen ja uusien siirtojen lykkääminen aikaisintaan syksyyn 2018 vapauttaa Kansallisarkistossa resurssia uuden toimintamallin ja ohjeistuksen valmisteluun. Se tukee myös Kansallisarkiston valmistautumista uuden keskusarkiston käyttöönottoon, jossa 57 hyllykilometriä aineistoja siirretään säilytyspaikasta toiseen. Keskusarkistosiirtojen yhteydessä otetaan myös käyttöön uusi aineistohallinnan logistiikkaohjelma, joka tulee tukemaan viranomaisarkistojen siirtoa tulevaisuudessa.

Kansallisarkiston tiedossa on, että siirtojen lykkäyspäätös voi aiheuttaa viranomaisille arkistotiloihin liittyviä ongelmia. Näissä tapauksissa on mahdollista neuvotella erillisratkaisuista aineistojen säilyttämiseksi Kansallisarkistossa niin, että niiden omistusoikeus ja siihen liittyvät vastuut jäävät viranomaiselle.

Päivi Hirvonen
Johtaja
Aineistohallinnan vastuualue, Viranomaisarkistojen vastaanotto ja arkistologistiikka