Tietopyynnöt Kansallisarkistoon

Kansallisarkiston digitoitu aineisto ei vastaa kaikkiin mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Ja vaikka Arkistojen Portti antaakin vinkkejä omatoimisen tutkimuksen tekemiseen, niin aina oma aika tai taito ei riitä. Tällöin Kansallisarkistolle voi tehdä tietopyynnön, kunhan se on riittävän yksilöity eli siihen pystytään vastaamaan esimerkiksi maksullisella jäljennöksellä jostakin asiakirjasta.


Muistathan, että Kansallisarkisto ei tee tutkimuksia eli yhdistele eri asiakirjalähteistä löytyvää tietoa uudeksi kokonaisuudeksi. Esimerkiksi sukututkimuksille löytyy tarvittaessa tekijöitä yksityisistä palveluista, kuten vaikkapa Suomen Sukututkimusseuran kotisivuilta tai vaikkapa googlettamalla sanalla "sukututkimuspalvelu".

Yksityishenkilö tekee tietopyynnön Kansallisarkistoon näppärimmin Astia-verkkopalvelussa - samalla palvelussa voi seurata tietopyynnön käsittelyä. Lisätietoa Astian kautta tehtävistä yleisimmistä tietopyynnöistä löydät kotisivuiltamme. Yritysten ja yhteisöjen käyttöön Astia ei vielä taivu, mutta kansallisen palveluarkkitehtuurin myötä tämäkin korjaantuu tulevaisuudessa. Kansallisarkiston palvelukanavista löytyykin jo nyt tietoa myös Suomi.fi -palvelun kautta.

Tämän vuoden helmikuun alusta lähtien Kansallisarkisto on kokeillut palvelunumeroita tietopyyntöjen vastaanotossa. Kaikenlaisia tietopyyntöjä otetaan vastaan puhelimitse Kansallisarkiston kirjaamossa, joka myös vastaa Kansallisarkistolle lähetetyn sähköpostin vastaanotosta ja lähettämisestä käsittelyyn. Perunkirjoituksiin ja muihin virallisiin tarkoituksiin tarvittaville sukuselvityksille, joita laaditaan Kansallisarkistossa erityisesti ns. luovutettujen alueiden kirkonkirjoista ja siviilirekistereistä, on puolestaan oma palvelunumeronsa. Nämä numerot, kuten muutkin yhteystietomme, löytyvät kotisivuiltamme ja palvelevat arkisin klo 10–15 välillä. Lisäksi Kansallisarkiston toimipaikkojen (entisten maakunta-arkistojen) paikalliset puhelinvaihteet ottavat toistaiseksi entiseen tapaan vastaan tietopyyntötilauksia. Puhelinpalvelussa vaarana on aina kuulla asioita väärin, varsinkin kun tietopyynnöt yleensä vilisevät nimiä, päivämääriä ja paikkakuntia. Sähköposti onkin siten toiseksi paras vaihtoehto tehdä tietopyyntö Kansallisarkistoon, ellei sen tekeminen Astia-verkkopalvelussa ole mahdollista.

Ja malta odottaa vastausta. Kaikkiin tietopyyntöihin vastataan, mutta etusijalla ovat viranomaisasioinnissa tarvittavat tilaukset. Toimitusajat vaihtelevat siten parista viikosta pariin kuukauteen. Äkilliset kysyntäpiikit saattavat myös aiheuttaa ruuhkia. Esimerkiksi kantakorttitilausten käsittelyaika on tällä hetkellä tilausruuhkan vuoksi noin 2–2,5 kuukautta.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja
Kansallisarkisto