Kansallisarkistossa on suunniteltu kuluvana vuonna julkisen hallinnon hallussa olevien analogisten aineistojen massadigitointia. Valtioneuvoston periaatepäätöksen 21.6.2017 mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain digitaalisessa muodossa. Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirja-aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessä.
Kansallisarkisto toteutti kuluvan vuoden kesän ja syksyn aikana laajat aineistokyselyt, joilla kartoitettiin julkisen hallinnon organisaatioiden hallussa olevia analogisia aineistoja. Kyselyillä kerättiin pohja-aineistoa Kansallisarkiston valmistelemalle tiekartalle, joka kertoo, missä järjestyksessä ja millä aikataululla valtionhallinnon organisaatioiden paperiarkistot muutetaan tulevaisuudessa digitaaliseen muotoon ja säilytetään pelkästään digitaalisina. Tiekartta koskee myös kuntien aineistoja siltä osin kun on kyse maakunnille siirtyvistä aineistoista.
Kyselyn 1. vaiheessa kartoitettiin julkishallinnon organisaatioiden analogisten asiakirja-aineistojen määriä ja ominaisuuksia
Valtionhallinnon ja maakuntauudistuksen kohteena olevien organisaatioiden aineistokartoituksen ensimmäinen vaihe toteutettiin kuluvan vuoden kesällä. Kyselyn ensimmäisen vaiheen tarkoituksena oli kerätä laajasti tietoa valtionhallinnon organisaatioilta ja maakuntauudistuksen yhteydessä maakunnille siirtyviä tehtäviä nykyisin hoitavilta toimijoilta. Kyselyssä kartoitettiin tietoja aineiston määristä ja jakautumisesta eri aineistotyyppeihin.
Valtionhallinnon osalta kyselyn vastausprosentti oli peräti 91 %. Saatujen vastausten perusteella valtionhallinnon hallussa on noin 387 hyllykilometriä analogista asiakirja-aineistoa, josta pysyvästi säilytettävän osuus on noin 171 ja määräajan säilytettävien noin 209 hyllykilometriä.
Maakuntauudistuksen kohteena olevien organisaatioiden osalta kyselyn vastausprosentti oli noin 50 %. Sairaanhoitopiirien, aluehallintovirastojen ja nykyisten maakuntien osalta saatujen vastausten määrä ylitti 75 %, mutta kuntien osalta jäätiin alle 50 %, ja tämä laski koko kyselyn vastausprosenttia. Vastausten perusteella uusille maakunnille olisi siirtymässä noin 22 hyllykilometriä analogista aineistoa. Kansallisarkiston vastaajilta saama palaute osoittaa, että erityisesti kunnilla on hankaluuksia määritellä uusille maakunnille siirtyviä analogisia aineistoja. Kyselyllä saatiin kuitenkin koottua karkea arvio uusille maakunnille siirtyvän aineiston määrästä.
Kyselyn 2. vaihe kohdennettiin vain valtionhallinnolle
Kyselyn 2. vaihe kohdennettiin valtionhallinnon aineistomäärältään 54 suurimmalle organisaatiolle ja kaikilta osallistujilta saatiin vastaukset. Kyseessä oli poikkeuksellisen laaja ja yksityiskohtainen kysely. Saavutettu tulos antaa hyvän pohjan tiekartan ja digitoinnin suunnittelun jatkotyölle. Saatujen vastausten perusteella aineistomäärältään suurimpien viranomaisten hallussa on yli 1 000 erillistä arkistokokonaisuutta, ja niihin on arkistoitu noin 266 hyllykilometriä analogista aineistoa.
Aineistojen digitoitavuuteen ja miten paljon aineistojen valmisteluun ennen digitointia on panostettava vaikuttaa muun muassa aineistojen kunto, ovatko asiakirjat yhdistetty paperiliittimillä ja ovatko aineistot järjestetty sekä luetteloitu. Kyselyllä kartoitettiin yksityiskohtaisten kysymysten kautta aineiston fyysisiä ominaisuuksia ja kuvailun tasoa. Vastausten perusteella suurin osa, noin 86 % analogisista asiakirjoista on paperiasiakirjoja, kuten A4-kokoisia papereita ja kortistoja. Sidoksia kyselyn perusteella on noin 7 % ja erikoisaineistoja on noin 3 %.
Digitoitavuuden kannalta työmäärältä todennäköisesti helpoimpia ja nopeimpia aineistoja ovat paperiarkit, joita ei ole liitetty toisiinsa paperiliittimillä, kuten niiteillä tai klemmareilla. Kyselyn perusteella tällaista aineistoa on yhteensä reilut 50 hyllykilometriä jakaantuneena lähes kaikkien organisaatioiden kesken. Kysely ei anna tietoa aineistoista sarja-tasolla. Näin ollen ei voida suoraan päätellä, että edellä mainitut 50 hyllykilometriä olisi yhtenäisiä kokonaisuuksia tai sarjoja arkistoissa, vaan ne saattavat koostua eri sarjojen osista.
Kyselyn tulokset antavat tarvittavaa pohjatietoa digitoinnin suunnitteluun. Vastausten avulla luodaan digitoinnin järjestystä ohjaava tiekartta. Aineistojen saattaminen digitointiin ja digitointi vaatii tulvaisuudessa aineisto- tai sarjakohtaisen yksityiskohtaisemman käsittelysuunnitelman laatimista.
Kyselyn toinen vaihe oli tarkoitus kohdentaa myös maakuntauudistuksen kohteena oleville organisaatioille, mutta koska toistaiseksi ei ole tehty selkeää määrittelyä siitä, mitä aineistoja tuleville maakunnille siirtyy, Kansallisarkisto katsoi, että tässä tilanteessa yksityiskohtaisemman kyselyn toteuttaminen ei ole tarkoituksenmukaista. Kansallisarkisto pyrkii edistämään yhteistyössä valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton kanssa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistuksen laadintaa maakuntauudistusta varten.
Tiekarttakyselyn molempien vaiheiden tuloksista on julkaistu yhteenvedot Kansallisarkiston Tiekartta-verkkosivuilla www.arkisto.fi/tiekartta:
Linkki kyselyn 1. vaiheen tulosten yhteenvetoon
Linkki kyselyn 2. vaiheen tulosten yhteenvetoon
Aihetta koskevia kysymyksiä ja tiedusteluita voi lähettää osoitteeseen: tiekartta@arkisto.fi
Jani Karell
ylitarkastaja
Kansallisarkisto
Ulrika Köngäs
ylitarkastaja
Kansallisarkisto
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti
Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.