Eräänä päivänä vuonna 1799 kauppias Abraham Falanderin talossa Vanhassa Vaasassa on käynnissä touhukas valmistelu. Parikymmentä pientä piikaa ja renkiä ahertaa erilaisissa askareissa: yksi ryhmä valmistaa muodikasta makeaa ruokalajia syllabubia, toiset maalaavat kasveja Linnaeuksen hengessä. Falanderin kauppahuoneen alati kasvava laivasto saa kyynäräkaupalla uutta vahvaa köyttä näppärien punojien avustuksella. Yläkerran salissa ollaan käytöskoulussa ja opetellaan muotitanssia polskaa.
Mitä oikeastaan on tekeillä?
Falanderin apujoukko ei tarkemmin katsoen koostu 1700-luvun lopulla eläneistä lapsista vaan nyky-Vaasan kuudesluokkalaisista. He ovat kuitenkin päätyneet vuoteen 1799 – aikamatkan avulla. Tekniikka tähän on seuraava: lasketaan yhteen ääneen taaksepäin 3…, 2…, 1… ja napsautetaan sormia! Yht’äkkiä janinat ja teemut ovat vaihtuneet aliisoiksi ja reinholdeiksi. Toinen on torpparin lapsi ja työskentelee jo nuoresta iästään huolimatta perheen elannon eteen kun taas toinen opiskelee triviaalikoulussa tullakseen isänsä tavoin papiksi. Ajanmukainen vaatetus, essut ja myssyt, sekä nykyisin museona toimivan Falanderin talon autenttisuus auttavat menneeseen siirtymisessä.
Aikamatkalla jokaisella osallistujalla on siis aikakauden mukainen roolihahmo, jonka kautta hän voi tarkastella mennyttä maailmaa. Myös aikuiset ovat uusissa rooleissa. Tuossa on mamselli Anna, joka tomeralla otteella opettaa lapset käyttäytymään 1700-luvun etiketin mukaisesti. Tuo arvokkaan näköinen frakkiherra taas on itse kauppias Falander, hänet kohdatessa on syytä kumartaa tai niiata erityisen kauniisti. Opettaja on päässyt piika- ja renkijoukon jatkoksi.
Aikamatkalla on myös tositapahtumiin pohjaava taustatarina. Vuonna 1799 Vaasassa vieraili italialainen tutkimusmatkailija Giuseppe Acerbi, jonka matkan päämääränä oli pohjoinen Nordkapp. Acerbin vuonna 1802 ilmestyneen matkakertomuksen Vaasan-osuudessa ei tosin mainita kauppias Falanderia, mutta italialainen on hyvinkin voinut vierailla kauniissa ”Falanderska gårdenissa”, kaupungin ensimmäisessä yksityisessä kivitalossa. Talossa nyt tehtävät toimet liittyvätkin Acerbin vierailun valmisteluun.
Vaasassa elo-syyskuussa järjestetyt 1799-aikamatkat olivat usean paikallisen kulttuuritahon yhteisponnistus. Koko Vaasan kuudesluokkalaiset kutsuttiin kymmenenä päivänä pidettyihin suomen- ja ruotsinkielisiin matkoihin ja niihin osallistui yhteensä yli 500 koululaista opettajineen. Primus motorina järjestelyissä toimi Pohjanmaan lastenkulttuuriverkosto BARK. Vaasan maakunta-arkiston henkilöstöä oli mukana aikamatkojen toteutuksessa toimien aktiviteettipisteillä ohjaajina 1700-luvun rooleissa. Lisäksi maakunta-arkistossa kerättiin kouluille paketti nk. Vanhaa Vaasaa (kaupunki ennen vuoden 1852 paloa) käsittelevästä arkistoaineistosta. Pakettiin sisältyi kopioita Vanhan Vaasan kartoista ja asemakaavoista, kaupungin triviaalikoulun asiakirjoista, Mustasaaren-Vaasan seurakunnan kirkonkirjoista sekä 1700-luvun perukirjoista. Materiaalin avulla kouluissa voitiin tutustua aikakauden Vaasaan jo ennen aikamatkaa.
Roolihahmojen ja aktiviteettien avulla koululaisilla oli mahdollisuus oppia moninaisia asioita aikamatkakohteestaan. Sosiaaliset erot tulivat ilmi roolihahmojen erilaisen yhteiskunnallisen aseman kautta. Aikakauden aatteista nousi esiin linneläinen luonnontiedeinnostus. Ajan mentaliteeteista kertoivat erilaiset suhtautumiset suosittuun polskaan: jotkut hengenmiehethän varoittivat sen transsinkaltaiseen tilaan vaivuttavasta vauhdista. Herrasväen eri käänteissä käyttämä maailmankieli ei ollutkaan englanti vaan ranska. Eroavuuksien rinnalla huomattiin ehkä myös yhtymäkohtia omaan aikaamme. Yhtenä kantavana teemana 1799-aikamatkoilla oli monikulttuurisuus ja -kielisyys.
Opettajilta ja oppilailta kiitosta keränneet aikamatkat olivat opettavainen kokemus myös meille järjestelevissä tahoissa toimiville. Historian eläväksi tekeminen ja osallistuva oppiminen ovat varteenotettavia keinoja saada uudet sukupolvet kiinnostumaan menneestä ja sen lähteistä. Arkistolaitoksen strategiaan 2015 on kirjattu arkistopedagogisen toiminnan kehittäminen, joten odotettavissa lähitulevaisuudessa on monenlaisia aikamatkoja niin lapsille kuin aikuisille.
Mikko Nykänen
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto
Syntysähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö edellyttää selvityksiä
Tulevan tutkimuksen lähdeaineistoa tuottavia julkisen hallinnon prosesseja hoidetaan lähes yksinomaan sähköisissä tietojärjestelmissä. Yhä edelleen harvat näistä tietojärjestelmistä ovat ominaisuuksiltaan sellaisia, että niissä käsiteltävät tiedot on mahdollista myös säilyttää sähköisesti. Näin siitä huolimatta, että Suomessa on ollut jo useiden vuosien ajan erityisesti asianhallintajärjestelmiä, jotka täyttävät arkistolaitoksen asettamat vaatimukset tiedon elinkaaren hallinnasta ja tiedon syntykontekstin riittävästä todentumisesta. Hallinto ja etenkin sen käytössä olevat tietojärjestelmät kehittyvät ja uusiutuvat monta vuotta kestävän syklin mukaisesti. Jokaisen uuden tietojärjestelmän yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi tulisikin asettaa tietojen sähköinen säilyttäminen. Tietojen tulostaminen paperille ei voi enää olla kenenkään mielestä tuottavaa toimintaa. Tietojen uudelleen käyttö eli tutkimuksellinen hyödyntäminen hankaloituu, kun tulostuksen yhteydessä asiakirjan monipuoliset hakuominaisuudet usein häviävät ja kun tarvittava asiakirja täytyy hakea tutkijan tai muun tiedon tarvitsijan käyttöön arkistosta.
Arkistolaitoksen sähköinen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on valtionhallinnon organisaatioiden käytettävissä helmikuun alusta 2011 alkaen. Valitettavasti ensimmäisinä vuosina VAPA-palvelua pystyvät hyödyntämään vain harvat organisaatiot. Käytettävissä olevien tietojen mukaan VAPA-palveluun tallennettavien aineistojen määrä kasvaisi vuoden 2015 tietämillä. Siinä vaiheessa yhä useamman organisaation tietojärjestelmät ovat saavuttaneet VAPA-palvelun käytön edellyttämän kypsyystason.
Sähköisten aineistojen tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain
VAPA-järjestelmässä on heti sen valmistuttua toiminnallisuudet, jotka mahdollistavat sähköisten tietojen haettavuuden ja saatavuuden arkistolaitoksen asiakas- ja tilausjärjestelmän ASTIAn kautta. Näitä toiminnallisuuksia ei kuitenkaan heti oteta käyttöön, vaan VAPA-palveluun siirretystä sähköisestä aineistosta annettavasta tietopalvelusta vastaa se organisaatio, joka on aineistoaan VAPA-palveluun tallentanut. Organisaatiolla on suorakäyttöyhteys omaan aineistoonsa. Tietopalvelua koskevaan rajaukseen vaikuttavat lainsäädäntö, siirrettävän aineiston tuoreus ja metatietojen sisältöön kohdentuvat epävarmuustekijät. Sähköiset aineistot siirretään arkistolaitokseen keskimäärin noin vuoden kuluttua operatiivisen käsittelyprosessin päättymisestä.
Sähköisen aineiston tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain siirtosopimuksessa määritellyn ajan kuluttua. Tämä edellyttää sitä, että aineiston metatiedot ovat kunnossa ja että julkisiin metatietokenttiin ei ole tallennettu yksittäistä henkilöä koskevia tietoja. Metatietokenttien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen on aineiston omistavan organisaation tehtävä. Pahimmassa tapauksessa tehtävä voi olla mittava, joten on tarkoituksenmukaista kysyä, tarvitaanko sittenkin entistä yksityiskohtaisempaa metatietoihin liittyvää ohjeistusta kuin mitä arkistolaitoksen SÄHKE-normit ovat tähän asti sisältäneet. Yksityiskohtaisemman säätelyn lisääminen ei välttämättä herätä tyytyväistä hyrinää, mutta joitakin linjauksia pitänee tehdä, jotta sähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö olisi edes jollakin aikajänteellä laajemmassa mittakaavassa mahdollista.
Nykyinen henkilötietolaki ei salli asianhallintajärjestelmissä syntyneiden tietojen avointa Internet-hakua, koska asianhallintajärjestelmä on henkilörekisteri. Siten VAPA-palveluun siirrettävien, pääsääntöisesti asianhallintajärjestelmissä tuotettujen tietojen julkista, organisaatioriippumatonta Internet-hakua ei voida ASTIAn kautta toteuttaa – edes hyvin rajallisin hakukriteerein. Kun arkistolaitos ryhtyy todennäköisesti muutaman vuoden sisällä hoitamaan asteittain sähköisen aineiston tietopalvelutehtäviä, on sitä ennen lopullisesti ratkaistava sähköisen aineiston hakua ja käyttöä koskevat menettelytavat. Todennäköistä on, että julkisen sähköisen aineiston hakeminen ja käyttö edellyttävät vahvaa tunnistautumista ja käyttölupaa.
Tutkijoiden haave sähköisten tietojen monipuolisesta haettavuudesta ja tietojen yhdistämismahdollisuuksista antaa odottaa itseään. Häviääkö julkisen hallinnon sähköisen asioinnin tavoitetilasta jotakin, jos ja kun sähköiset tiedot eivät ole lähitulevaisuudessa käytettävissä yhteismitallisesti?
Toisaalta voidaan kysyä, miten tutkija ymmärtää käyttämiensä yksittäisten sähköisten tietojen kontekstin. Lainsäädäntö ja sen muutokset vaikuttavat organisaatioiden tuottamiin tietoihin, jolloin tietojen yhteismitallisuus pitemmällä aikajanalla tarkasteltuna tuo tiettyjä haasteita tietojen tulkintaan. Sen takia on vielä pohdittava, pitääkö hallinnossa käytettävien tietojärjestelmien tuottamiin aineistoihin lisätä tutkijoita varten erillisiä kuvailutietoja, jotka helpottavat tiedon ymmärtämistä.
Avoimia kysymyksiä on toistaiseksi paljon ja vastausten muotoutuminen vie oman aikansa. Täytyy vain toivoa, ettei tämä aika ole pitkä.
Päivi Happonen
Kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto
Kansallisarkiston näyttelytoiminta
Syyskuun 16. päivänä Kansallisarkistossa avattiin juhlallisin menoin näyttely ”Suomi-Meksiko 2010”. Avajaisiin osallistui noin 400 kutsuvierasta. Näyttelyn avasi presidentti Tarja Halonen.
Perinteisten näyttelyiden järjestäminen on työlästä ja vie paljon aikaa. On keskusteltu siitä vastaako hyöty panosta. Käykö näyttelyissä tarpeeksi väkeä? Saadaanko julkisuutta, ylitetäänkö uutiskynnystä? Riittääkö, että näyttelyiden avajaiset ovat suosittuja? Olisi tärkeää saada yleisö liikkeelle myös avajaisten jälkeen. Tämä on ongelma varsinkin Helsingissä, jossa kulttuuritarjonta on suuri. Tiedottamisen ongelmista pitäisi keskustella enemmän.
Tästä huolimatta on tärkeää, että myös arkistot suuntautuvat aktiivisesti ulospäin. Näyttelyiden avulla pyritään tavoittamaan uusia asiakasryhmiä, esim. koululaisten ja nuorten tavoittaminen on tärkeää. Passiivinen asiakkaiden ja käyttäjien odottelu ei enää riitä.
Kansallisarkisto järjestää vuodessa 1-2 perinteistä näyttelyä. Näyttelyt järjestetään nykyään melkein poikkeuksetta yhteistyöprojekteina muiden tahojen kanssa. Yhteistyöprojekteissa voi hyödyntää laajempia aineistoja, monipuolisempaa asiantuntemusta, leveämpiä verkostoja sekä jakaa työtaakkaa ja kustannuksia. Hyöty on näin molemminpuolista.
Perinteisten näyttelyiden lisäksi arkistot järjestävät verkkonäyttelyitä. Ensi vuonna käynnistyy arkistolaitoksen yhteinen verkkonäyttelyhanke teemalla ”Arkistot kertovat”. Jokainen arkistolaitoksen yksikkö (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) esittää vuoden aikana 5-11 asiakirjaa omista arkistoistaan. Näyttelyssä ei ole tarkoitus esittää asiakirjoja, jotka liittyvät merkittäviin kansallisiin tapahtumiin vaan tarkoitus on tuoda esille arkisia asioita, jotka valottavat tavallisen ihmisen elämää. Ideana on myös saada yleisö osallistumaan näyttelyyn pyytämällä heiltä vinkkejä aiheista.
Verkkonäyttelyiden etuna on se, että ne saavuttavat aivan erilaisia katsojamääriä kun perinteiset näyttelyt. Verkkonäyttelyitä voi myös suunnitella esim. kouluille historiaopetuksen tueksi tai jollekin muulle varta vasten valitulle kohderyhmälle.
Kaikki näyttelyt vaativat paljon työtä ja panostusta. Hyvän näyttelyn pohjana on hyvä suunnittelu ja
mielenkiintoinen käsikirjoitus. Sekä perinteiset näyttelyt että verkkonäyttelyt puolustavat paikkansa.
On tärkeää, että Kansallisarkisto kulttuurilaitoksena tarjoaa uusille kohderyhmille mahdollisuuden tutustua alkuperäisiin lähteisiin jolloin kosketus historiaan konkretisoituu. Verkkonäyttelyt eivät täytä tätä vaatimusta mutta toisaalta levikki on rajaton ja antaa mahdollisuuksia saavuttaa suuria yleisöjoukkoja.
Christina Forssell
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Perinteisten näyttelyiden järjestäminen on työlästä ja vie paljon aikaa. On keskusteltu siitä vastaako hyöty panosta. Käykö näyttelyissä tarpeeksi väkeä? Saadaanko julkisuutta, ylitetäänkö uutiskynnystä? Riittääkö, että näyttelyiden avajaiset ovat suosittuja? Olisi tärkeää saada yleisö liikkeelle myös avajaisten jälkeen. Tämä on ongelma varsinkin Helsingissä, jossa kulttuuritarjonta on suuri. Tiedottamisen ongelmista pitäisi keskustella enemmän.
Tästä huolimatta on tärkeää, että myös arkistot suuntautuvat aktiivisesti ulospäin. Näyttelyiden avulla pyritään tavoittamaan uusia asiakasryhmiä, esim. koululaisten ja nuorten tavoittaminen on tärkeää. Passiivinen asiakkaiden ja käyttäjien odottelu ei enää riitä.
Kansallisarkisto järjestää vuodessa 1-2 perinteistä näyttelyä. Näyttelyt järjestetään nykyään melkein poikkeuksetta yhteistyöprojekteina muiden tahojen kanssa. Yhteistyöprojekteissa voi hyödyntää laajempia aineistoja, monipuolisempaa asiantuntemusta, leveämpiä verkostoja sekä jakaa työtaakkaa ja kustannuksia. Hyöty on näin molemminpuolista.
Perinteisten näyttelyiden lisäksi arkistot järjestävät verkkonäyttelyitä. Ensi vuonna käynnistyy arkistolaitoksen yhteinen verkkonäyttelyhanke teemalla ”Arkistot kertovat”. Jokainen arkistolaitoksen yksikkö (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) esittää vuoden aikana 5-11 asiakirjaa omista arkistoistaan. Näyttelyssä ei ole tarkoitus esittää asiakirjoja, jotka liittyvät merkittäviin kansallisiin tapahtumiin vaan tarkoitus on tuoda esille arkisia asioita, jotka valottavat tavallisen ihmisen elämää. Ideana on myös saada yleisö osallistumaan näyttelyyn pyytämällä heiltä vinkkejä aiheista.
Verkkonäyttelyiden etuna on se, että ne saavuttavat aivan erilaisia katsojamääriä kun perinteiset näyttelyt. Verkkonäyttelyitä voi myös suunnitella esim. kouluille historiaopetuksen tueksi tai jollekin muulle varta vasten valitulle kohderyhmälle.
Kaikki näyttelyt vaativat paljon työtä ja panostusta. Hyvän näyttelyn pohjana on hyvä suunnittelu ja
mielenkiintoinen käsikirjoitus. Sekä perinteiset näyttelyt että verkkonäyttelyt puolustavat paikkansa.
On tärkeää, että Kansallisarkisto kulttuurilaitoksena tarjoaa uusille kohderyhmille mahdollisuuden tutustua alkuperäisiin lähteisiin jolloin kosketus historiaan konkretisoituu. Verkkonäyttelyt eivät täytä tätä vaatimusta mutta toisaalta levikki on rajaton ja antaa mahdollisuuksia saavuttaa suuria yleisöjoukkoja.
Christina Forssell
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Otanta elämästä
Sateisena kesäkuun 18. päivänä mustahiuksinen ja pyöreäposkinen tyttölapsi näkee päivänvalon keskussairaalan vihreässä huoneessa. Siinäpä oikea onnentyttö, historian tekijä jo pienenä punaisena parkujana, jonka kriittiset mitat neuvolantäti naputtaa asiakastietojärjestelmään. Tyttö on osa otantaa: tässä tapauksessa 18. ja 28. päivä syntyneiden joukkoa, joiden valikoidut elämänvaiheet tulevat tallentumaan arkistolaitoksen päätöksellä osaksi kansallista kulttuuriperintöä.
Tyttösen elämä jatkuu vaiherikkaissa merkeissä. Lapsi on tullut vaariinsa, sanoo joku. Historian lehdille kirjautuu tieto otsaan pudonneesta taulusta sekä pulleasta mustaherukasta, jonka nuori naislääkäri näppärästi onkii syvältä lapsen sieraimesta. Vaariakin vietiin aikanaan lääkäriin ongenkoukku korvassa, mutta koska vaari on syntynyt 23. päivä, on tutkijoiden vaikea todistaa päivystyksessä asioinnin perinnöllisyyttä.
Lapsi varttuu nuoreksi naiseksi, opiskelee lääkäriksi ja lankeaa äidin varoituksista huolimatta pikavippien houkutuksiin. Tämän toteavat myös ulosottoviranomaiset ja neitonen päätyy todisteeksi ajan ilmiöstä. Myös ulosoton keskeiset tiedot kuuluvat syntymäpäiväotannan piiriin ja säilytetään pysyvästi, toki yksilönsuoja ja tietoturva huomioiden. Velat tulevat onneksi maksetuiksi ja helpottunut nuori nainen rakastuu ulosottomieheen.
Nuori pari saa heti kohta perheenlisäystä. Ulosottomies on kuitenkin kelvoton puoliso ja nuori äiti lapsineen ja laukkuineen muuttaa mummolaan. Onneksi kaupungin sosiaalitoimesta saa apua. Perheneuvola auttaa ja äidin asiakastiedoista tulee sosiaalihistorian tutkimusaineistoa. Terapiassa käytyään ulosottomieskin ryhdistäytyy ja saa uuden mahdollisuuden.
Keski-ikäistyvän naisen elämä on työntäyteistä ja seesteistä. Enempää asiakirjoja ei synny ulosotto- tai sosiaalitoimen arkistoihin, vankeinhuollosta puhumattakaan. Ainoastaan liian innokkaasta kasvimaan kuopimisesta ärtynyt selkä tukevoittaa potilaskertomusta.
Ja niin kääntyy elämä ehtoopuolelle. Vuosia sitten leskeksi jääneelle harmaapäiselle rouvalle on onneksi kertynyt mukavasti säästöjä. Iloisen vanhuksen vireää sosiaalista elämää hankaloittavat muistihäiriöt, ja kun hän haaskaa säästönsä ylelliseen elämään sulavan savolaisen Julkusen kanssa, hakee poika äitinsä holhoukseen. Vielä vanhoilla päivillänsä hän tekee historiaa ja saa ikioman pysyvästi säilytettävän asiakirjavihkon maistraatin arkistoon.
Syntymäpäiväotanta on erityisesti Pohjoismaille tyypillinen otantamenetelmä, joka mahdollistaa paitsi tilastollisen tutkimuksen, myös henkilön elämänkaaren seuraamisen ”kehdosta hautaan”. Syntymäpäivään ei vaikuta maantiede tai yhteiskuntaluokka, joten otantaan sisältyvä aineisto on tutkimuksen näkökulmasta neutraalia. Otantoja otetaan erityisesti sellaisista tutkimuksellisesti mielenkiintoisista massa-aineistoista, jota ei suuren määrän takia pystytä säilyttämään kokonaan. Otanta 8., 18. ja 28. päivä syntyneistä kattaa noin 10 % ja 18. ja 28. päivä syntyneistä 6 % massasta. Otanta-aineistoja on muun muassa Kansaneläkelaitoksella, verotoimistoilla, työvoimatoimistoilla, sosiaaliviranomaisilla ja terveydenhuollon toimintayksiköillä, suuri osa henkilöstä kertyvistä tiedoista jää kuitenkin otannan ulkopuolelle.
Syntymäpäiväotantoihin kuuluvat tiedot ovat tyypillisesti yksilönsuojan vuoksi salassapidettäviä. Tietoja luovutetaan tutkijoiden käyttöön ainoastaan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Tyttösen elämä jatkuu vaiherikkaissa merkeissä. Lapsi on tullut vaariinsa, sanoo joku. Historian lehdille kirjautuu tieto otsaan pudonneesta taulusta sekä pulleasta mustaherukasta, jonka nuori naislääkäri näppärästi onkii syvältä lapsen sieraimesta. Vaariakin vietiin aikanaan lääkäriin ongenkoukku korvassa, mutta koska vaari on syntynyt 23. päivä, on tutkijoiden vaikea todistaa päivystyksessä asioinnin perinnöllisyyttä.
Lapsi varttuu nuoreksi naiseksi, opiskelee lääkäriksi ja lankeaa äidin varoituksista huolimatta pikavippien houkutuksiin. Tämän toteavat myös ulosottoviranomaiset ja neitonen päätyy todisteeksi ajan ilmiöstä. Myös ulosoton keskeiset tiedot kuuluvat syntymäpäiväotannan piiriin ja säilytetään pysyvästi, toki yksilönsuoja ja tietoturva huomioiden. Velat tulevat onneksi maksetuiksi ja helpottunut nuori nainen rakastuu ulosottomieheen.
Nuori pari saa heti kohta perheenlisäystä. Ulosottomies on kuitenkin kelvoton puoliso ja nuori äiti lapsineen ja laukkuineen muuttaa mummolaan. Onneksi kaupungin sosiaalitoimesta saa apua. Perheneuvola auttaa ja äidin asiakastiedoista tulee sosiaalihistorian tutkimusaineistoa. Terapiassa käytyään ulosottomieskin ryhdistäytyy ja saa uuden mahdollisuuden.
Keski-ikäistyvän naisen elämä on työntäyteistä ja seesteistä. Enempää asiakirjoja ei synny ulosotto- tai sosiaalitoimen arkistoihin, vankeinhuollosta puhumattakaan. Ainoastaan liian innokkaasta kasvimaan kuopimisesta ärtynyt selkä tukevoittaa potilaskertomusta.
Ja niin kääntyy elämä ehtoopuolelle. Vuosia sitten leskeksi jääneelle harmaapäiselle rouvalle on onneksi kertynyt mukavasti säästöjä. Iloisen vanhuksen vireää sosiaalista elämää hankaloittavat muistihäiriöt, ja kun hän haaskaa säästönsä ylelliseen elämään sulavan savolaisen Julkusen kanssa, hakee poika äitinsä holhoukseen. Vielä vanhoilla päivillänsä hän tekee historiaa ja saa ikioman pysyvästi säilytettävän asiakirjavihkon maistraatin arkistoon.
Syntymäpäiväotanta on erityisesti Pohjoismaille tyypillinen otantamenetelmä, joka mahdollistaa paitsi tilastollisen tutkimuksen, myös henkilön elämänkaaren seuraamisen ”kehdosta hautaan”. Syntymäpäivään ei vaikuta maantiede tai yhteiskuntaluokka, joten otantaan sisältyvä aineisto on tutkimuksen näkökulmasta neutraalia. Otantoja otetaan erityisesti sellaisista tutkimuksellisesti mielenkiintoisista massa-aineistoista, jota ei suuren määrän takia pystytä säilyttämään kokonaan. Otanta 8., 18. ja 28. päivä syntyneistä kattaa noin 10 % ja 18. ja 28. päivä syntyneistä 6 % massasta. Otanta-aineistoja on muun muassa Kansaneläkelaitoksella, verotoimistoilla, työvoimatoimistoilla, sosiaaliviranomaisilla ja terveydenhuollon toimintayksiköillä, suuri osa henkilöstä kertyvistä tiedoista jää kuitenkin otannan ulkopuolelle.
Syntymäpäiväotantoihin kuuluvat tiedot ovat tyypillisesti yksilönsuojan vuoksi salassapidettäviä. Tietoja luovutetaan tutkijoiden käyttöön ainoastaan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Minna-Liisa Mäkiranta
Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto
Mihin maakunta-arkistoja tarvitaan?
Suomen maakunta-arkistoverkostossa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia sitten 1970-luvun alun jolloin Joensuun maakunta-arkisto perustettiin. Piirijakoon on tehty pieniä muutoksia niin, että piirirajat noudattavat nykyisiä maakuntarajoja. Perusrakenteesta löytyy edelleen 1700-luvun läänijako, jota maakunta-arkistojen ensimmäisessä perustamisvaiheessa 1920-luvun lopulta lähtien pidettiin perusteltuna vastaanotettavan viranomaisaineiston ryhmittelyn ja säilyttämisen kannalta.
Muuttumattomuus on kuitenkin näennäistä, todellisuudessa maakunta-arkistojen toiminta ja toiminnot ovat kehittyneet ja monipuolistuneet. Vuoden 1994 arkistolain myötä alkoi kehitys kohti yhtenäistä arkistolaitosta, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja 7 maakunta-arkistoa. Vuoteen 2015 ulottuvan strategian mukaisesti maakunta-arkistojen tehtäviä ja piirijaon tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan parhaillaan ja tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena.
Muuttumattomuus on kuitenkin näennäistä, todellisuudessa maakunta-arkistojen toiminta ja toiminnot ovat kehittyneet ja monipuolistuneet. Vuoden 1994 arkistolain myötä alkoi kehitys kohti yhtenäistä arkistolaitosta, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja 7 maakunta-arkistoa. Vuoteen 2015 ulottuvan strategian mukaisesti maakunta-arkistojen tehtäviä ja piirijaon tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan parhaillaan ja tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena.
Toimintaympäristön muutokset edellyttävät nykyisten toimintamallien kriittistä arviointia. Maakunta-arkistojen on syytä tuoda esiin omat näkemyksensä alueellisen arkistoinstituution tehtävistä ja merkityksestä nyt ja tulevaisuudessa. Keskeistä on määritellä ne tehtävät, joita arkistolaitoksen on perusteltua hoitaa alueellisen organisaation kautta, päätettävä niihin käytettävistä resursseista ja sen jälkeen muutettava organisaatio näitä tavoitteita parhaiten palvelevaksi.
Toimintaympäristön muutos on monitahoinen kokonaisuus, joka vaikuttaa eri tavoin arkistolaitoksen eri tehtäväalueilla. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan osalta maakunta-arkistot ovat perinteisesti ohjanneet eri keinoin omassa piirissään toimivia arkistonmuodostajia, lähinnä julkishallinnon organisaatioita. Valtionhallinnon muutokset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa yhä harvemman viranomaisen piiri vastaa maakunta-arkiston piiriä. Valtakunnalliset tietojärjestelmät yhdenmukaistavat asiakirjahallintoa kaikilla hallinnonaloilla siinä määrin, että yksittäisen viranomaisen ohjaaminen alueellisella tai paikallisella tasolla menettää merkitystään. Toisaalta Suomessa on edelleen yli 300 kuntaa, joiden ohjauksessa maakunta-arkistot ovat onnistuneet hyvin. Pääsääntöisesti kunnat ovat pitäneet arkistolaitoksen ohjaustoimintaa omaa toimintaansa tukevana yhteistyönä, ei niinkään valtion viranomaisen valvontatoimena. Toisaalta on arvioitava ovatko tulokset riittäviä suhteessa käytettyihin resursseihin.
Turun maakunta-arkiston eläkkeelle siirtynyt johtaja Riitta Sihvonen luonnehti Turun Sanomien haastattelussa maakunta-arkistoa eräänlaiseksi kulttuurilaitokseksi. Varovainen ilmaisu on oikeutettu kaupungissa, jonka kulttuuritoimen budjetti on huomattavasti koko arkistolaitoksen budjettia suurempi ja yksityiset kulttuurilaitokset ovat kasvaneet voimakkaasti. Pienemmissä maakunta-arkistokaupungeissa maakunta-arkiston suhteellinen painoarvo on suurempi. Maakunta-arkisto on voinut aidosti profiloitua kaupunkinsa ja alueensa kulttuuritarjonnan osana. Nykyinen maakunta-arkistoverkosto on kuitenkin liian harva, jotta tällaista profiloitumista voitaisiin toteuttaa edes kaikkien suurimpien aluekeskusten kohdalla. Näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen on toteutettava arkistolaitoksen yhteisin ponnistuksin, jossa vahvoilla alueellisilla yhteistyöverkostoilla kuitenkin voi olla merkittävä rooli.
Vastaavaa vertailua ja arviointia voidaan tehdä maakunta-arkistojen kaikkien nykyisten ja eräiden mahdollisten uusien tehtävien osalta. Arvioinnissa on tärkeää kartoittaa yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden rooli ja odotukset. Todennäköisesti niissä korostuu palvelujen saatavuus, saavutettavuus ja laatu, ei niinkään se miten arkistolaitos niiden tuottajana on organisoitunut.
Ruotsin arkistolaitos siirtyi tämän vuoden alusta yhden viranomaisen malliin (en-myndighet). Maakunta-arkistot ovat jatkossa Riksarkivetin yksiköitä ja jatkavat, ainakin toistaiseksi, entisillä nimillään entisissä kiinteistöissään. Organisaatiomuutos tuskin pysähtyy tähän, mutta näyttää siltä, että tietylle jatkuvuudelle annettiin arvoa muutostilanteessa. Suomessa maakunta-arkistot ovat nykyisillä nimillään ja keskeisillä paikoilla sijaitsevine rakennuksineen alueellisesti hyvin tunnettuja toimijoita. Näiden kiveen hakattujen nimien ja paksujen seinien takana on kuitenkin halua ja kykyä tehdä ja toteuttaa muutoksia. Arkistolaitos voi jatkossa toimia entistä yhtenäisemmin valtakunnallisesti ja kansainvälisesti, ja samalla vahvistaa alueellista toimintaansa huolella valituilla tehtäväalueilla.
Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja (ma), Turun maakunta-arkisto
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)