29.6.2010

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka on huolella harkittua

Taannoin eräässä sanomalehdessä todettiin, että ”Aiemmin viranomaiset arkistoivat kaiken kertyvän materiaalin joka kymmenes vuosi. Siitä on luovuttu rahan- ja tilanpuutteen takia.” Näin mittavaa säilyttämiskäytäntöä viranomaisissa ei kuitenkaan ole missään vaiheessa ollut. Viranomaisasiakirjojen säilyttäminen ei myöskään perustu sattumanvaraisuuteen, vaan arkistolaitoksen vahvistamiin seulontapoliittisiin ja – strategisiin tavoitteisiin. Niiden perusteella ratkaistaan, mitkä julkishallinnon tuottamat asiakirjat ja tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Kaikkea olemassa olevaa tai syntyvää tietoa ei voida säilyttää, eikä se ole edes tarkoituksenmukaista.

Seulontapolitiikan ja -strategian avulla arkistolaitos osoittaa viranomaisille, tutkijoille ja kansalaisille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Taustalla ovat myös arkistolaitoksen strategiaan kirjatut arvot: avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus. Esimerkiksi viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että arkistolaitoksen ammatillisen toiminnan tulee olla riippumatonta poliittisista, uskonnollisista, taloudellisista tai muista sellaisista tavoitteista, jotka voivat vaarantaa luottamuksen arkistolaitoksen tasapuolisuuteen ja riippumattomuuteen. Arkistolaitoksen seulontapolitiikkaan ja –strategiaan voi tutustua täällä.

Kiteytettynä arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysaikapäätösten valmistelu tapahtuu yhteistyössä viranomaisen, arkistonmuodostajan, kanssa.  Erityisen merkittävissä ja laajakantoisissa päätöksissä kuullaan myös erilaisia intressiryhmiä. Julkishallinnon arkistojen tulee seulonnan jälkeenkin säilyä menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjota monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille sekä kansalaisille. Julkishallinnon asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi keskimäärin 10 - 15 prosenttia. Tavoite koskee ensisijaisesti paperiasiakirjoja, sillä sähköisten aineistojen osalta tällaista määrällistä tavoitetta ei ole tarkoituksenmukaista asettaa, vaan niiden säilytystarve on syytä arvioida tapauskohtaisesti.

Arkistolaitoksen hallussa on tällä haavaa yli 180 hyllykilometriä asiakirjoja pääosin 1960-luvulle saakka. Viranomaisissa pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja on arvioiden mukaan noin 190 hyllykilometriä ja määrä jatkaa kasvuaan sähköistymisestä huolimatta! Seulonnan ja tarpeettomien asiakirjojen ja tietojen hävittäminen tietosuoja huomioon ottaen, niille vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua onkin tärkeää riippumatta siitä, missä muodossa niitä säilytetään. Seulonnan periaatteista on kuitenkin hyvä käydä jatkuvaa avointa keskustelua, jossa erilaiset – kyseenalaistavatkin – näkökohdat nousevat esille. Arkistolaitoksen seulontapolitiikan voi kuitenkin täydellä syyllä sanoa olevan huolella harkittua: nykyiset linjaukset vahvistettiin nimittäin 10 vuoden valmistelun jälkeen

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Viranomaisarkistoyksikkö

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.