24.6.2010

Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys. Perinteisesti asiakkailla on ollut mahdollisuus tutustua aineistoon arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Viime vuosina meillä kuten muuallakin arkistolaitosten strategisina tavoitteina on ollut tarjota avointen verkkojen avulla aineistoja digitaalisesti. Asiakkaat voivat siten ajasta ja paikasta riippumatta tutustua aineistoon mahdollisimman vaivattomasti.

Maakunta-arkistoihin tai Kansallisarkistoon saapuva henkilö voi kuitenkin yllätyksekseen joutua täyttämään erilaisia lappuja ennen kuin kaivattu asiakirja, sidos tai vaikkapa kirje toimitetaan hänelle tai hän voi huomata, että tiettyjä digitaalisessa muodossa olevia asiakirjoja ei voikaan katsoa vapaasti kotikoneelta. Kyse on tällöin ns. käyttörajoitetuista aineistoista. Mistä on lähemmin kyse?

Käyttörajoitettuja aineistoja ovat kuntonsa puolesta rajoitetut, järjestämättömät sekä salassa pidettäviksi määrätyt aineistot. Ikuisesti mikään aineisto ei ole käyttörajoitettua. Aineisto konservoidaan ja sen jälkeen se digitoidaan käyttöä varten tai arkisto järjestetään ja luetteloidaan; tosin niukat resurssit aiheuttavat usein viivästystä.

Salassa pidettäviksi määrätyt aineistot eivät nekään ole ikuisesti vapaan käytön ulottumattomissa, vaan tavallisesti salassapito päättyy 25 vuoden tai 100 vuoden kuluttua. Viimeksi mainittu aikamääre koskee usein yksityisen henkilön tietoja. Arkistolaitoksella on kuitenkin mahdollisuus lain mukaan antaa salainen asiakirja kontrolloidusti käyttöön tutkijasalissa tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Näitä hyväksyttäviä syitä ovat mm. tieteellinen tutkimus ja sukututkimus. Kuitenkin esim. potilasasiakirjoja annetaan vain tieteelliseen tutkimukseen ja ja tilastointiin. Näiden salaisten asiakirjojen käyttö kuitenkin edellyttää asiakkaalta käyttölupalomakkeen täyttämistä, käyttötarkoituksen selvittämistä ja sitoutumista siihen, että käyttää tietoja eettisesti kestävällä tavalla.

Edellä mainittu lainsäädäntö koskee viranomaisaineistoja. Arkistolaitoksessa on paljon myös yksityishenkilöiden, sukujen ja erilaisten yksityisten yhteisöjen arkistoja. Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.

Internetin yleistyminen 15 viime vuoden aikana on muuttanut radikaalisesti tiedonvälitystä. Arkistolaitoksen kotisivuilla oleva tieto on ilmestyessään välittömästi saatavilla missä tahansa, jossa on toimiva verkkoinfrastruktuuri. Verkon avoimuus ja mahdollisuus yhdistellä ja levittää tietoja tuo myös vaaroja. Sen takia kaikkea aineistoa ei voi verkkoon viedä. Salaisia asiakirjoja tai nuorta henkilötietoaineistoa ei saa julkaista. Viimeksi mainitun kohdalla tietosuojaviranomaiset ovat ottaneet ratkaisuissaan kannan, että arkistolaitos ei voi asettaa vapaasti verkkoon 125 vuotta nuorempia henkilörekistereitä.  Päätös rajoittaa esim. henkikirjojen vapaata käyttöä verkossa.

Tilanne kuitenkin helpottunee asiakkaiden kannalta arkistolaitoksen ottaessa käyttöön uuden ASTIA-palvelujärjestelmän. Sen kautta asiakkaillamme on mahdollisuus vahvan tunnistautumisen avulla saada kotikoneelleen myös käyttörajoitettuja aineistoja allekirjoitettuaan ensin sähköisesti käyttölupahakemuksen.

Arkistolaitoksen asiakaspalvelussa toimivat joutuvat päivittäin pohtimaan ja tekemään ratkaisuja julkisuus- ja tietosuojaperiaatteiden välillä. Molemmat ovat tärkeitä, länsimaisen oikeusjärjestelmän kulmakiviä. Arkistot ovat syntyneet kovin monella tavalla eivätkä viranomaiset ole ajatelleet niiden myöhempää käyttöä kansioita tai sidoksia tehdessään. Julkinen ja käyttörajoitettu aineisto saattaa olla hyvin sekaisin samassa säilytysyksikössä, joten oikean menettelyn löytäminen saattaa olla joskus hankalaa ja aiheuttaa viivästystä asiakirjojen välittämisessä.

On myös tärkeää, että käyttäjät ymmärtävät ja sitoutuvat käyttämään asiakirjojen tietoja mahdollisimman eettisesti. Asiakirjoihin sisältyviä tietoja, vaikka ne olisivat julkisia, ei tule käyttää väärin toisten ihmisten vahingoksi. Arkistojen käyttäjien on ymmärrettävä vastuunsa. Asiakkaittemme kunniaksi on mainittava, että ilkeämielinen tietojen väärä käyttö on ollut äärimmäisen harvinaista.
Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.