13.5.2011

Kirkonkirjojen käyttöönantamisen uudet käytännöt

Viime marraskuinen Korkeimman hallinto-oikeuden päätös ja kirkkohallituksen sen johdosta antama yleisohje ovat mutkistaneet sukututkimusta. Suomen sukututkimusseuran, kirkkohallituksen ja arkistolaitoksen edustajat kävivät KHO:n päätöksen tiimoilta helmikuussa keskustelun tietosuojavaltuutetun kanssa. Tämän keskustelun pohjalta arkistolaitos tuli hieman toisenlaiseen lopputulemaan kuin kirkkohallitus omassa harkinnassaan. Tietosuojavaltuutetun esittämän näkemyksen mukaisesti arkistolaitos lähtee siitä, että KHO:n päätös edellyttää sata vuotta nuorempien kirkonkirjojen entistä tietoturvallisempaa ja valvotumpaa käyttöönantamista, mutta ei näiden asiakirjojen omatoimisen tutkimisen täyskieltoa.

Korkein hallinto-oikeus ottaa päätöksessään kantaa vain sukututkimukseen, mutta päätös vaikuttaa arkistolaitoksen käytäntöihin antaa kirkonkirjoja omatoimiseen käyttöön kaikkiin muihin käyttötarkoituksiin kuin tieteelliseen tukimukseen. Arkistolaitoksessa kyse on ensisijaisesti luovutetun alueen seurakuntien kirkonkirjoista ja siviilirekisteriasiakirjoista. Arkistolaitoksen hallussa on myös joidenkin muidenkin seurakuntien sata vuotta nuorempien kirkonkirjojen mikrokorttikopioita, joita annetaan edelleen käyttöön, jollei seurakunta tätä kiellä.

Arkistolaitoksen uudessa toimintakäytännössä on kaksi peruslähtökohtaa. Ensinnäkin nykyinen käyttölupakäytäntö tulee tiukentumaan. Ennen KHO:n päätöstä tulkintana oli, että sukututkimus on automaattisesti hyväksyttävä tutkimustarkoitus käyttölupaa edellyttäviin kirkonkirjatietoihin. Jatkossa lupaprosessiin tulee sisältymään tutkimuskohtaista harkintaa.  Harkinta kohdistuu siihen, miten hyvin tutkimushankkeen arvioidaan tuntevan henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja toimivan sen mukaisesti.

Toisekseen asiakirjojen käyttöönantamisen käytännöt tulevat tiukentumaan. Tutkija saa kerralla käyttöönsä vain ne asiakirjat, joita hän tutkimuksessaan kulloinkin tarvitsee. Arkistolaitokselle jää yksityiskohtainen dokumentaatio asiakirjoista, joita kukin tutkija on käyttänyt. Nämä vaatimukset voidaan toteuttaa antamalla kirkonkirjoja käyttöön vain digitaalisina kopioina silloin kun arkistolaitoksella tällaiset on. Digitaaliarkistossa kirkonkirjat voidaan tarvittaessa avata käyttöön vaikka kuva kuvalta, ja järjestelmä kerää automaattisesti kuvakohtaista lokitietoa tiedostoista, jotka tutkija on avannut.

Aikaisemmin ilmoitettiin, että uusi käytäntö otetaan käyttöön kesäkuun alusta alkaen. Käyttöluvan osalta tähän pyritään edelleen. Parhaillaan valmistellaan käyttöluvan hakemisen uusia käytäntöjä yhteistyössä Suomen Sukututkimusseuran kanssa. Käytäntöön liittyy kuitenkin yksityiskohtia, jotka vielä tällä hetkellä ovat ratkaisua vailla. Se on varmaa jo nyt, että arkistolaitoksen tutkijasalien ICT-valmiuksia ei saada ennakoidussa aikatalussa tasolle, jota luovutetun alueen seurakuntien mikrokorteista luopuminen edellyttää. Kesän ajan kirkonkirjoja siis annetaan edelleen sekä mikrokortteina että digitaalisina. Saattaa olla, että uusi käyttölupakäytäntökin voidaan ottaa käyttöön vasta syyskuun alusta.

Periaatteellisella tasolla kirkonkirjojen käyttöönantamisessa on kyse kahden perusoikeuden välillä tasapainottelemisesta. Toisaalla on tutkimuksen vapaus, toisaalla yksilöiden oikeus yksityisyyden suojaan, jota kirkkohallitus on painottanut. Arkistolaitoksen ydintehtävä on tukea kansallisen muistin rakentamista, johon sukututkijatkin omalta osaltaan osallistuvat. Siksi olemme yrittäneet löytää ratkaisun, joka yksityisyyden suojaa vaarantamatta mahdollistaisi myös muunlaisen kuin tieteellisen tutkimuksen tekemisen. Toivon, että asiakkaamme ymmärtäisivät tämän tasapainottelun vaatimukset, kun he tutkimustaan uusien käytäntöjen puitteissa tekevät. Käytäntöjen kehittämisehdotuksia otetaan mielellään vastaan.

Jaana Kilkki
Kehitysjohtaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.