6.5.2011

Matka ullakon hämystä makasiinin hyllylle

Tammikuun lopussa blogissa käsiteltiin yksityisarkistojen luovuttamista arkistolaitokseen. Nyt tarkastelun kohteena ovat ne toimenpiteet, joiden myötä arkisto on tutkijoiden käytettävissä. Yleensä yksityisarkiston luovuttamista edeltää yhteydenotto arkistolaitokseen, mutta käypä joskus niinkin, että sukujuhlien alla suursiivouksen yhteydessä ullakolta löytynyt arkisto saapuu auton takakontissa ilman sen kummempia ennakkovaroituksia. Yksityisarkistot ovat kuitenkin hyvin tervetulleita, koska ne valaisevat elettyä elämää täydentäen viranomaisarkistojen antamaa kuvaa yhteiskunnastamme.

Moni yksityisarkisto voi olla pakattuna kuljetusta varten esimerkiksi pahvi- tai puulaatikkoon, muovikassiin tai matkalaukkuun. Osa näistä arkistoista on järjestetty ja luetteloitu mallikkaasti jo ennen luovutusta. Eräänkin arkiston mukana oli huolellisesti laadittu luettelo, mistä selvisi, että pöytäkirjat ovat appelsiinilaatikossa, kun taas saapuvia kirjeitä sisältävää laatikkoa koristaa Elovena-tyttö. Suuri osa yksityisarkistoista on kuitenkin luovutusvaiheessa haasteellisen näköinen kasa paperia, joka voi kätkeä sisälleen suuriakin aarteita. Asiantuntemusta siis tarvitaan, jotta lopputulos palvelisi tiedonjanoisia mahdollisimman hyvin.

Arkiston järjestäminen alkaa tutustumisella arkistonmuodostajan historiaan/elämänvaiheisiin ja toimintaan. Näitä tietoja löytyy mm. arkiston luovuttajalta, arkiston sisältämästä materiaalista, matrikkeleista ja historiikeista. Tämän jälkeen arkisto käydään tarkasti läpi, jotta sen rakenteesta ja kunnosta saadaan kokonaiskuva. Mahdolliset muiden arkistonmuodostajien hengentuotteet kiinnittävät heti kokeneen järjestäjän huomion ja ne erotetaan omaksi kokonaisuudekseen. Toisinaan arkistolla on jo valmiiksi jokin järjestys, joka pyritään säilyttämään.

Asiakirjat ryhmitellään asiakirjatyypeittäin tai henkilöarkiston ollessa kyseessä henkilön toimintavaiheiden mukaan, mutta valmiita kokonaisuuksia ei kuitenkaan pureta. Suureksi avuksi ovat arkistonjärjestäjän taisteluvälineet: niitinpoistaja, lyijykynä, kärsivällinen luonne sekä puuvillahansikkaat, mikäli aineisto on pölyistä tai erityisen vanhaa. Arkistosta poistetaan siihen kuulumattomat ainekset, kuten saapuneet mainokset, kopiot, muovitaskut, ruosteiset niitit ja klemmarit sekä pikkuotusten maalliset tomumajat.

Asiakirjat oiotaan tarvittaessa paperi paperilta ja järjestetään asiakirjatyypeittäin aika- tai muussa selkeässä järjestyksessä siisteihin nippuihin. Jos asiakirjoihin täytyy tehdä merkintöjä, niitä saa tehdä ainoastaan lyijykynällä. Valmiit niput ympäröidään tunnistetiedoin varustetuilla suojapapereilla ja laitetaan sopivan kokoisiin kartonkikoteloihin suojaan pölyltä, valolta ja pahalta maailmalta. Napakasti täytetyn kotelon sisällä paperit pysyvät särmästi ojennuksessa eivätkä hölsky koteloa liikuteltaessa tai painu joutsenen kaulan kaltaisille mutkille kotelon sisällä. Koteloihin liimataan tunnistetiedot sisältävät nimiölaput. Arkiston sisältö luetteloidaan tarkasti ja luettelon tiedot syötetään Vakka-tietokantaan suuren yleisön nähtäville. Arkiston luovuttajaakin muistetaan kiitoskirjeellä.

Ullakolta alkanut matka voi kaikkinensa kestää yhdestä päivästä useisiin kuukausiin arkiston koosta ja haasteellisuudesta riippuen. Näin arkisto kuitenkin saadaan turvaan tuhoutumiselta ja se päätyy järjestettynä ja koteloituna makasiinin optimaalisiin oloihin tutkijoita odottelemaan. Haikeanhelpottunut arkistonjärjestäjä ehtii ennen seuraavan arkiston järjestämistä hetken pohtia, että mitähän tähän Elovena-tyttö -laatikkoon nyt laittaisi.

Hanna Kiiski
Tutkija, Joensuun maakunta-arkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.