Astialla

Uusi verkkopalvelu Astia herättää toiveita: tervetulleita ovat kaikki välineet, jotka auttavat arkistoaineiston löytämisessä – eritotenkin, kun yhteistyö temppuilevan Vakan ja oikuttelevan Aarteen kanssa on ajoittain ollut kovin takkuista.  Pääsin koeajamaan Astiaa.

Päätin, että kokenut arkiston ja verkon käyttäjä selviää ilman ohjeita ja avasin aloitusnäkymän. Se vakuutti samaa – tämä ei voi mennä pieleen. Aloitusnäkymässä ei näet juuri ollut vaihtoehtoja: se oli tyhjä kuin tallinnalaisen tavaratalon hyllyt neukkuaikaan. Pitkulainen laatikko hakusanoille, kaksi hakutapavaihtoehtoa ja muutamia linkkejä, joista saa apua. Tämä on hyvä asia, tuumin. Aloitus ei säikäytä käyttäjää edellyttämällä montaa valintaa jo lähtöruudussa, ja toisaalta siihen mahtuu lisäämään informaatiota, kun tarvetta ilmenee. Varmasti ilmenee.

Hankalimpia tavoitettavia ovat monenkirjavat yksityiset aineistot, ja laitoinkin Astian näyttämään, mihin se pystyy. Tein ns. relevanssihaun ja hain päiväkirjoja: päiväkirj*. (Hakutavat on nimetty relevanssihauksi ja perinteiseksi hauksi. Olen kovin samaa mieltä arkiston edustajan kanssa siitä, että nimiä tulee vielä miettiä.)

Päiväkirjahakuni tuotti liki 46000 osumaa. Sen voisi arvella olevan melko kattava. Miten käsitellä tällaista ylenpalttisuutta? Miten tarkentaa hakua? Jouduin sittenkin turvautumaan käyttöohjeisiin. Sieltäkään en löytänyt tietoa siitä, miten saan rajattua pois mm. Turun luotsipiirin sumusireenipäiväkirjat, jotka Astiassa näin hakien olivat päällimmäisenä. Olisin halunnut listan vain yksityisaineistoista.

Astia järjestää tulokset hakusanan frekvenssin mukaan: mitä useammin se esiintyy, sitä ylemmäs listalla arkistoyksikkö sijoittuu. Järjestämisen tapa ei äkkiseltään tuntunut tutkijan näkökulmasta kovin hyödylliseltä. Miten opin hakemaan niin, että kannaltani antoisimmat aineistot nousevat listaykkösiksi?  ”Tätäkin hakua oppii käyttämään vain käyttämällä”, kannustettiin ohjeissa. Olisiko mitään nopeampaa tapaa?

Tein vielä (perinteisiä) hakuja kahden hakusanan yhdistelmillä tavoitellen tietyn alueen, aikakauden tai viranomaisen asiakirjoja ja koin monia ihmetyksen tuokiota: Miten kummassa saan tällaiset tulokset? Vaihdoin hakusanojen keskinäistä järjestystä päätyen tismalleen samaan tulokseen.

Aloin ihmetellä, miten ja mihin tarkoitukseen Astiaa kuuluisi käyttää. Astian omin sanoin tavoite on ”ohjeistaa käyttäjää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti”. Astia lupaa löytää kaiken Vakkaan luetteloidun aineiston niin, että käyttäjä voi tehdä niihin kohdistuvia asiakirjatilauksia - oikein. Astiaa käyttämällä eliminoituu koko joukko käyttäjälähtöisiä ongelmia kuten väärin ja epätäsmällisesti täytetyt tilauslomakkeet. Epäilemättä me kaikki hyödymme siitä.

Astian luvataan myös olevan uusi tapa hakea aineistoa. Tämä piti paikkansa. Uusi hakutapa tuotti uudenlaiset osumat. Kaltaisellani vanhalla käyttäjällä riittää vielä tekemistä niiden tarjoaman informaation hyödyntämisessä ja käyttömahdollisuuksien oivaltamisessa.

Astiasta on linkki arkistotietokanta Vakkaan. Se toimi hyvin ja oli tarpeen. Aloin katua Vakkaan kohdistamiani äkäisiä moitteita. Itse asiassa Vakka on looginen ja selkeä.  Se on tuttu ympäristö, jonka toimintaperiaatteet ymmärsin.  Olen aivan ilmeisesti käyttänyt sitä tarpeeksi.

Marianne Junila
FT, dosentti, Oulun yliopisto

Oulun yliopisto on arkistolaitoksen kumppani.