Arkistonmuodostus Nyt?

Kolme kuukautta sitten pohdin viime töikseni entisessä työpaikassani tietojärjestelmien arkistonmuodostussuunnitelma-asioita; prosesseja, jotka eivät pysy yhden tehtäväluokan sisällä vaan tekevät hyppyjä muihin luokkiin; asiakokonaisuuksia, joiden metatietoja tulisi voida hyödyntää muiden asiaryhmien ohjaustietona; tehtäväluokituksen painotuksia; käyttäjäystävällisyyttä, käyttäjien vaihtelevia näkökulmia aineiston käyttöön ja heidän odotuksiaan toimivalta asiakirjahallinnalta.

Asiankäsittelyjärjestelmissä arkistonmuodostussuunnitelmalla on haaste pysyä kaiken tämän perässä ja työkalut suunnitelman ylläpitoon ovat vielä kauniisti sanottuna perinteisiä. Mallinnamme prosesseja yksiulotteisesti tehtäväluokkaputkeen, vaikka tehtävät usein oikeassa elämässä muodostavat verkostoja. Suuntaamme näkökulman yhteen tehtäväluokkaan, vaikka toiminnan seurannan tarpeita tulee useammalta suunnalta. Ja asiakirjahallinto ylläpitää AMS-tietoja naputtamalla ja monistamalla niitä taulukosta toiseen ja taulukoiden sisällä tai kokonaan uuteen muotoon.

Nämä mietteet välähtelevät toisinaan mieleen täällä Jyväskylän maakunta-arkistossakin. Viimeksi aihepiiriä käsiteltiin eilen maakunta-arkiston sähköisen asiakirjahallinnan koulutuksessa, ja mielenkiintoista on arvioida parhaillaan muodostuvia sähköisiä aineistoja arkistolaitoksen tulevaisuuden tietopalvelun kannalta. Arkistolaitoksen aineistonhallinnan ja tietopalvelun välineet ovat sähköistyneet, mutta varsinaiset sähköiset arkistot eivät vielä ole täällä. Järjestelmissä tuotettuja, paperille siirrettyjä arkistoja löytyy tietysti runsaasti ja digitoitua tietoakin paljon. Näiden aineistojen luonteelle on kuitenkin tyypillistä se, että lopputuloksessa näkyy takautuva arkistonhoitajan kädenjälki ja arkistolaitoksen panostus hakemistoihin ja tutkijapalveluun.

Asiakirjahallinto luo puitteet sähköiselle arkistonmuodostukselle, mutta asiankäsittelyjärjestelmissä muodostuvat arkistot heijastavat jatkossa myös järjestelmien käyttäjien näkemyksiä, valintoja ja viitseliäisyyttä. ’Sarjojen’ virtaviivaisuus ja kattavuus muodostuvat tai jäävät muodostumatta heidän toimintansa tuloksena. Järjestelmiin liittyvät systemaattisuutta luovat ominaisuudet kuten osoitekirjat, valmiit lomakkeet, koodistot tai toimintatavat ja ennen kaikkea se miten niitä on hyödynnetty, vaikuttavat niin ikään tiedonhaun tuloksiin ja monipuolisuuteen. Voi tosin olla, että hyvän tiedonhaun tuntomerkitkin määrittyvät jossain kohtaa uusiksi.

Selvitykset järjestelmien käyttöönotoista, kuvaukset toimintaperiaatteista ja uurastukset arkistonmuodostussuunnitelman rakentamiseksi alkavat olla tuttuja artikkeleista ja seminaareista, mutta vähemmän on kuultu arjesta, jossa järjestelmät ovat olleet jo hyvän aikaa tuotantokäytössä. Ensimmäinen polvi asiankäsittelyjärjestelmiä (ja muutakin sähköistä aineistonhallintaa) on sen ikäistä, että kokemusta sähköisestä arkistonmuodostuksesta on kertynyt yllin kyllin. Ennen kuin rynnätään tekemään seuraavaa vaihetta, olisi seurannan paikka: toimivatko nykyiset rakenteet ja opit?


Päivi Rossi
Ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto