31.5.2013

Alku aina hankalaa, lopussa kiitos seisoo


Aluehallinnon uudistusten seurauksena mm. lääninhallitusten ja työsuojelupiirien toiminta päättyi 31.12.2009. Lääninhallitusten tehtävät jakaantuivat eri viranomaisille, pääosin kuudelle aluehallintovirastolle. Aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta- ja järjestämishanke, ns. ALKU-hanke, sai alkunsa keväällä 2011. Hankkeen taustalla on Kansallisarkiston 10.3.2009 tekemä periaatepäätös, jossa se on sitoutunut maksutta vastaanottamaan aluehallintovirastojen (AVI) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) edeltäjävirastojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Edellytyksenä on, että asiakirjat ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa ja siirtojen on toteuduttava 31.12.2014 mennessä. 

Lounais-Suomen aluehallintovirasto lähti toukokuussa 2011 mukaan pilotoimaan hanketta. Kansallisarkiston ja valtiovarainministeriön välisen sopimuksen perusteella ja ministeriön rahoituksella palkattiin ALKU-hankkeeseen työntekijät, jotka seuloivat ja järjestivät arkistoa tiloissamme.  Hankkeen ohjausvastuu oli maakunta-arkistolla ja Kansallisarkistolla. Emme virastossa ihan tarkkaan ymmärtäneet mihin lupauduimme ja minkälainen työmäärä edessä olisi. Arkistomme sijaitsivat valtion virastotalolla, jossa oli keväällä 2011 aloitettu talon peruskorjaus. Korjauksen eri vaiheiden edetessä, myös kaikki arkistoissa olevat aineistot siirrettiin evakkoon eri paikkoihin. Aineistoa oli yli 2 hyllykilometriä, joten mistään pienistä siirroista ei ollut kysymys. Hankkeen alkaessa pääosa aineistosta siirrettiin virastotalon viereiseen johtokeskusluolaan. Maan alla sijaisevien tilojen huonojen työskentelyolosuhteiden takia haimme aineistoa työhuoneisiin, joissa tehtiin varsinainen järjestäminen ja seulonta. Suurempia kokonaisuuksia haettiin autolla, mutta paljon aineistoa kulki myös kainaloissa ja kasseissa. Keväällä 2012 saimme asiakirjat ja työskentelytilat remontoituihin tiloihin, mikä helpotti huomattavasti työskentelyä. Tosin talon remontti jatkui vielä kevääseen 2013 asti ja välillä järjestämistöitä tehtiin remonttimelun takia kuulosuojaimet korvilla.  

Miten tästä kaikesta sitten selvisimme?  Ammattitaitoisten ja oma-aloitteisten järjestäjien osuus työn onnistumisessa oli suuri. Aluksi järjestäjät kauhistelivat mihin he olivat joutuneet, mutta inventoinnin edetessä heidän uskonsa työstä selviämiseen vahvistui. Viraston kahden oman työntekijän vastuulle jäi omien töiden ohella järjestää osa aineistosta, toimia asiantuntijana aineistoa koskevissa kysymyksissä, luetteloida ja hävittää määräajan säilytettävät, joiden säilytysaika ja -tarve olivat jo umpeutuneet. Viraston osuudeksi jäi myös arkistokelpoisten koteloiden hankkimisesta ja aineiston maakunta-arkistoon siirtämisestä koituneet kustannukset. Työn ihanuuksiin kuului ”historiallisesti hauskojen” asiakirjojen löytyminen. Ihan kaikkea hauskaa ei voinut heittää pois, vaikka seulontapäätösten perusteella näin olisi voinut tehdäkin. Viraston haltuun jäi vielä mm. kaksoiskappale asiakirjasta ”luettelo Turun ja Porin läänissä laillistamattomassa avioyhteydessä elävien pariskuntien lukumäärästä” ja kansanhuoltoministeriön 13.3.1942 päivätty kirje, jolla se on antanut lääninkonttorille ostoluvan viidelle kilolle pellavalankaa. Aarteita löytyy mielestäni myös Turun maakunta-arkistoon siirretyistä asiakirjoista. Esimerkiksi maaherrojen aineistot kertovat paljon senhetkisestä ajasta ja maaherrojen omista kiinnostusten kohteista.  

Turun ja Porin lääninhallituksen ja Länsi-Suomen lääninhallituksen pysyvästi säilytettävät aineistot ovat nyt pääosin Turun maakunta-arkistossa. Lounais-Suomen aluehallintoviraston arkisto kiittää ja kumartaa.  Aineiston määrä on vähentynyt, tietopalvelumme on helpottunut, arkistotilojen määrä ja sitä kautta tilojen vuokrat ovat pienentyneet huomattavasti.
 
Kirsi Vaajasaari
suunnittelija, arkistoista vastaava
Lounais-Suomen aluehallintovirasto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.