Arkistoasiakkaan paras ystävä

Asiakirjat sisältävät valtavan määrän tietoa, jota ilman yhteiskunta ei toimisi. Asiakirjoilla on myös tärkeä merkitys monenmuotoisen tutkimuksen lähdeaineistona sekä kansalaisen tiedontarpeiden ja uteliaisuuden tyydyttäjänä.

Aivan niin kuin kirjastossa säilytettävät kirjat ja muut julkaisut, arkistoissa säilytettävät asiakirjat täytyy tietenkin paikallistaa, ennen kuin ne voidaan saada käyttöön. Nykyään tämä tapahtuu paljolti hakujärjestelmien avulla. Järjestelmien toimivuus riippuu paitsi teknisistä ratkaisuista myös siitä tiedosta, mitä järjestelmiin on hakukohteista tallennettu. Tämä ”tieto tiedosta” on kuvailutietoa.

Arkistokuvailu kerää ja tallentaa tietoa asiakirjallisesta tiedosta (tai yleisemmin tiedosta, jota käsitellään asiakirjallisena) tarkoituksenaan parantaa sen hallintaa ja käytettävyyttä. Historian varrella arkistoinstituutiot, virastot ja muut organisaatiot ovat käyttäneet monenlaisia välineitä kuvailutiedon esittämiseen: lähdejulkaisuja, lähdeoppaita, diaareja, kortistoja, arkistoluetteloita, arkistointisuunnitelmia jne. Arkistolaitoksen säilyttämien arkistoaineistojen kuvailutiedot löytyvät nykyään sähköisessä muodossa mm. arkistotietokannoista (Vakka, Aarre), Digitaaliarkistosta ja Arkistojen Portista. Arkistolaitoksen Astia-verkkopalvelun hakukeinot perustuvat viitetietokantoihin tallennettuihin kuvailutietoihin.

Arkistokuvailu poikkeaa kirjastojen ja muiden tietopalvelulaitosten harjoittamasta kuvailusta yhdessä keskeisessä suhteessa. Kuvailu ei palvele ensisijaisesti tiedonhakua vaan tiedon ymmärrettävyyttä ja todistusarvoa. Lähtökohtana on, että asiakirjallinen tieto kadottaa todistusvoimaansa, ellei sitä kiinnitetä siihen toimintayhteyteen, jossa se on syntynyt ja jossa sitä on käsitelty. Paperisessa asiakirjamaailmassa asiakirjojen sitominen toimintayhteyteensä on tapahtunut pitkälti arkistoinnin eli fyysisen järjestyksen avulla.  Digitaalisessa maailmassa kuvailu on ainoa keino toimintayhteyden dokumentoimiseen.

Asiakirjojen sisältöön perustuva tiedonhaku on ollut arkistoille ikuisuusongelma. Tämä johtuu monesta seikasta. Ensinnäkin asiakirjoja ei pidä järjestää sisällön mukaan, jos se merkitsee niiden erottamista alkuperäisestä toimintayhteydestään. Toiseksi asiakirjoja kertyy niin suuria määriä, että asiahakemistoja ja sisällönkuvauksia on voitu laatia vain rajoitetusti. Kolmanneksi edellä mainittu arkistokuvailun näkökulma vaikuttaa käytännössä edelleen niin, että tiedonhakua edistetään kuvailun ensisijaisen tehtävän ehdoilla. Voidaan jopa argumentoida, ettei asiahakemistojen ja vastaavien tiedonhaun apuvälineiden luominen ole oikeaa arkistokuvailua.

Neljänneksi, vaikka arkistot ja muut asiakirjallista tietoa hallinnoivat organisaatiot ovat varsinkin 1980-luvulta lähtien hyödyntäneet tietotekniikkaa asiakirjahallinnossaan ja tietopalvelussaan, panostukset sisällöllistä tiedonhakua edistävän kuvailutiedon sähköiseen tallentamiseen ovat jääneet puutteellisiksi.  Arkistolaitoskin voi katsoa asiassa peiliin. Vain osa arkistolaitoksen aineistoista on kyetty kuvailemaan ohjeistetusti. Tästä seuraa, että esimerkiksi Astia-palvelun hakutulos aiheenmukaisissa hauissa jää kovin vajaaksi.

Arkistolaitos on yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa ryhtynyt uudistamaan arkistokuvailua. Tarkoituksena on saada aikaan kuvailusäännöt, jotka ottavat huomioon kaiken arkistollisin periaattein käsitellyn tietoaineiston ja kaiken kuvailutiedon, jota aineiston synnyn, käsittelyn ja käytön aikana kertyy. Toisin sanoen hankkeen kunnianhimoisena tavoitteena on luoda kattavat säännöt asiakirjallisen tiedon toimintayhteyden kuvailulle.

Nähtäväksi jää, miten uusi kuvailu onnistuu vastaamaan arkistoasiakkaiden tiedonhaun tarpeisiin. Arkistossa asiakkaan paras ystävä on perinteisesti ollut arkistonhoitaja-asiakaspalvelija. Voiko kuvailusta tulla joskus arkistoasiakkaan paras ystävä? Ja jotta niin kävisi, joutuvatko asiakkaat itse kuvailemaan ne aineistot, joita he eniten tarvitsevat, tavalla, jonka he näkevät parhaaksi?

Anssi Lampela

Ylitarkastaja

Oulun maakunta-arkisto