31.5.2013

Alku aina hankalaa, lopussa kiitos seisoo


Aluehallinnon uudistusten seurauksena mm. lääninhallitusten ja työsuojelupiirien toiminta päättyi 31.12.2009. Lääninhallitusten tehtävät jakaantuivat eri viranomaisille, pääosin kuudelle aluehallintovirastolle. Aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta- ja järjestämishanke, ns. ALKU-hanke, sai alkunsa keväällä 2011. Hankkeen taustalla on Kansallisarkiston 10.3.2009 tekemä periaatepäätös, jossa se on sitoutunut maksutta vastaanottamaan aluehallintovirastojen (AVI) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) edeltäjävirastojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Edellytyksenä on, että asiakirjat ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa ja siirtojen on toteuduttava 31.12.2014 mennessä. 

Lounais-Suomen aluehallintovirasto lähti toukokuussa 2011 mukaan pilotoimaan hanketta. Kansallisarkiston ja valtiovarainministeriön välisen sopimuksen perusteella ja ministeriön rahoituksella palkattiin ALKU-hankkeeseen työntekijät, jotka seuloivat ja järjestivät arkistoa tiloissamme.  Hankkeen ohjausvastuu oli maakunta-arkistolla ja Kansallisarkistolla. Emme virastossa ihan tarkkaan ymmärtäneet mihin lupauduimme ja minkälainen työmäärä edessä olisi. Arkistomme sijaitsivat valtion virastotalolla, jossa oli keväällä 2011 aloitettu talon peruskorjaus. Korjauksen eri vaiheiden edetessä, myös kaikki arkistoissa olevat aineistot siirrettiin evakkoon eri paikkoihin. Aineistoa oli yli 2 hyllykilometriä, joten mistään pienistä siirroista ei ollut kysymys. Hankkeen alkaessa pääosa aineistosta siirrettiin virastotalon viereiseen johtokeskusluolaan. Maan alla sijaisevien tilojen huonojen työskentelyolosuhteiden takia haimme aineistoa työhuoneisiin, joissa tehtiin varsinainen järjestäminen ja seulonta. Suurempia kokonaisuuksia haettiin autolla, mutta paljon aineistoa kulki myös kainaloissa ja kasseissa. Keväällä 2012 saimme asiakirjat ja työskentelytilat remontoituihin tiloihin, mikä helpotti huomattavasti työskentelyä. Tosin talon remontti jatkui vielä kevääseen 2013 asti ja välillä järjestämistöitä tehtiin remonttimelun takia kuulosuojaimet korvilla.  

Miten tästä kaikesta sitten selvisimme?  Ammattitaitoisten ja oma-aloitteisten järjestäjien osuus työn onnistumisessa oli suuri. Aluksi järjestäjät kauhistelivat mihin he olivat joutuneet, mutta inventoinnin edetessä heidän uskonsa työstä selviämiseen vahvistui. Viraston kahden oman työntekijän vastuulle jäi omien töiden ohella järjestää osa aineistosta, toimia asiantuntijana aineistoa koskevissa kysymyksissä, luetteloida ja hävittää määräajan säilytettävät, joiden säilytysaika ja -tarve olivat jo umpeutuneet. Viraston osuudeksi jäi myös arkistokelpoisten koteloiden hankkimisesta ja aineiston maakunta-arkistoon siirtämisestä koituneet kustannukset. Työn ihanuuksiin kuului ”historiallisesti hauskojen” asiakirjojen löytyminen. Ihan kaikkea hauskaa ei voinut heittää pois, vaikka seulontapäätösten perusteella näin olisi voinut tehdäkin. Viraston haltuun jäi vielä mm. kaksoiskappale asiakirjasta ”luettelo Turun ja Porin läänissä laillistamattomassa avioyhteydessä elävien pariskuntien lukumäärästä” ja kansanhuoltoministeriön 13.3.1942 päivätty kirje, jolla se on antanut lääninkonttorille ostoluvan viidelle kilolle pellavalankaa. Aarteita löytyy mielestäni myös Turun maakunta-arkistoon siirretyistä asiakirjoista. Esimerkiksi maaherrojen aineistot kertovat paljon senhetkisestä ajasta ja maaherrojen omista kiinnostusten kohteista.  

Turun ja Porin lääninhallituksen ja Länsi-Suomen lääninhallituksen pysyvästi säilytettävät aineistot ovat nyt pääosin Turun maakunta-arkistossa. Lounais-Suomen aluehallintoviraston arkisto kiittää ja kumartaa.  Aineiston määrä on vähentynyt, tietopalvelumme on helpottunut, arkistotilojen määrä ja sitä kautta tilojen vuokrat ovat pienentyneet huomattavasti.
 
Kirsi Vaajasaari
suunnittelija, arkistoista vastaava
Lounais-Suomen aluehallintovirasto

24.5.2013

Pohjoisen sukututkijat ja OMA arkistomme


Oulun sukututkimusseura ry:n 40-vuotisjuhla pidettiin 23.3.2013 Oulun Ruotsalaisella koululla. Virkeässä keski-iässä olevan yhdistyksemme perustamiskokous pidettiin Oulussa 15. joulukuuta 1973. Perustajajäsenissä oli kolme metsänhoitajaa, kaksi insinööriä, yksi opettaja ja tietysti tarvittiin vielä se tärkein - eli myyntipäällikkö! Siinäkö salaisuus nopeasti kehittyneelle ja satoja jäseniä keränneelle yhdistyksellemme?

Neljässäkymmenessä vuodessa on nähty huiman muutos – aluksi selailtiin varovasti alkuperäisiä dokumentteja arkistoissa ja kirkkoherranvirastoissa, sitten tulivat mikrofilmit ja niiden lukulaitteet. Nyt materiaalia löytyy internetistä digitaalisessa muodossa - tieto on helpommin saatavilla, kiitos moninaisten hakutoimintojen - ja tutkittavan tiedon määrä on valtava.

Oulun sukututkimusseura järjesti kaksi vuotta sitten jäsenkyselyn. Vastausprosentti oli hyvä, 43%. Seurassa on tällä hetkellä 330 jäsentä - keski-iän ollessa 65 vuotta. Jäsentiedot saatiin ajan tasalle ja jäsenistön tutkimat suvut kartoitettua. Lisäksi saatiin arvokasta palautetta seuran toiminnasta sekä toiveita ja ideoita tulevalle toiminnalle. Näitä toiveita on hallitus pyrkinyt toteuttamaan kuluneiden kahden vuoden aikana. Olemme lisänneet merkittävästi sähköistä tiedottamista ja kuluvan vuoden suunnitelmiin kuuluu myös seuran digitaalisten julkaisujen tuonti jäsenistön saataville.

Haasteita yhdistyssektorilla riittää - yhdistystoimintaa ylläpitävät Suomessa tällä hetkellä pääosin suuret ikäluokat ja 1950-luvulla syntyneet. Ihmisten aktiivisuus osallistua yhteisölliseen toimintaan on vähentynyt. Myös vastuunjaossa on toisinaan ongelmia, sillä tehtävät kasaantuvat toistuvasti samoille ihmisille. Tiedottaminen on tärkeä asia yhdistystoiminnassa. Näihin haasteisiin pyrimme vastaamaan ja se on mahdollista vain aktiivisen jäsenistön avulla. Toivomme lisää nuoria ja innokkaita sukututkimusharrastajia jäsenistöömme!

Pohjoissuomalaisen sukututkijan apuna on ollut alusta lähtien oma arkistomme, sanalla sanoen OMA - Oulun maakunta-arkisto. Yhteistoimintamme on ollut moninaista - aikojen saatossa on järjestetty lukuisia kursseja ja koulutustilaisuuksia sekä opastusta sukututkijoiden eri tietolähteisiin. Sukututkimuksen 350-juhlavuonna OMA järjesti meille iltapäivän kahvitarjoiluineen. Myös OMA:n 80-vuotispäivänä sukututkijoita muistettiin - pidettiin Astia ja Portti -järjestelmien esittelytilaisuudet ja kerrottiin muutakin ajankohtaistietoa.

Oulun sukututkimusseuran ja Oulun maakunta-arkiston välinen tiedonkulku on mutkatonta ja nopeaa, onhan arkiston edustaja ollut yhdistyksemme varapuheenjohtajana aina vuodesta 1988 lähtien. Tässä tehtävässä ovat olleet Vuokko Joki ja Samuli Onnela vuoronperään, Vuokko nyt vuodesta 2002 lähtien. Myös useat arkiston tutkijat ovat tulleet tutuksi - aina löytyy henkilö jolta saa tietoa nopeasti. Arkiston väki on myös ilahduttanut Oulun sukututkija-lehden lukijoita asiantuntevilla artikkeleillaan.

Nyt kun on sopiva tilaisuus - esitän lämpimät kiitokset koko Oulun maakunta-arkiston väelle ja toivon yhtä antoisaa yhteistyötä myös tulevina vuosina!

Solja Holappa
Oulun sukututkimusseura, pj

http://suvut.genealogia.fi/oulu/

 

17.5.2013

Arkistolaitos palvelee maalla, merellä ja ilmassa


Näin kesän korvalla ja auringon lämmittäessä on hyvä muistutella mieliin palveluita, joita arkistolaitos tarjoilee mökkilaitureiden nokkaan ja kesäterasseille. Paletin käytetyimpiä osia ovat Digitaaliarkisto ja Arkistojen Portti, mutta myös esimerkiksi tutkimustietokannat kiinnostavat kesälläkin monia tiedonetsijöitä.

Talven mittaan töitä on tehty ahkerasti. Digitaaliarkistoon tallennetun aineiston kokonaismäärä on kohonnut jo yli 19 miljoonaan kuvaan ja kaiken aikaa tätä kirjoitettaessa yhä lisää aineistoa kuvataan ja siirretään verkkoon. Vanhimmat kirkonarkistot alkavat jo mukavissa määrin löytyä verkosta ja karttatietojenkin tarvitsijoille materiaalia alkaa olla mukavasti saatavilla. Maanmittaustoimituksissa syntynyttä aineistoa on verkossa käytettävissä etenkin Varsinais-Suomen alueelta.

Arkistojen Portti on sekin kasvanut talven aikana: palvelusta löytyy tietoja jo yli 250 käytetyimpiin kuuluvasta aineistosta. Jatkossa panostamme etenkin teemasisältöön eli tietoon siitä, mitä aineistoja eri tutkimustarkoituksiin voi arkistoista löytää. Kanssamme tätä työtä tekemässä ovat Helsingin kaupungin tietokeskus sekä Suomen Urheiluarkisto, joiden aineistoja koskeva tieto on linkittymässä saumattomasti yhteen omamme kanssa.
Arkistolaitos lisää vähitellen
palveluja mobiililaitteiden
käyttäjille. Tästä pääset
äänitetarjontamme pariin.

Tutkimustietokantoihin, joista käytetyimmät ovat Suomen sotasurmat 1914-1922 ja Suomen sodissa 1939-1945 menehtyneet, on tämän vuoden puolella tehty jo yli 60 000 varsin pitkäkestoista käyntiä. Näiden kahden tietokannan erityispiirteenä on niiden rooli kollektiivisena muistamisen paikkana. Tilastoista huomaa, että varsinkin itsenäisyyspäivinä ja veteraanipäivinä kohdistuu molempiin selvästi havaittava kävijäpiikki. Jos kaikki menee odotusten ja toiveiden mukaan, pääsemme loppuvuodesta tiedottamaan näihin palveluihin kohdistuvista uudistuksista.

Tekstisisällöistä lomaa pitäville tiedonetsijöille on tarjolla sisältöä sekä video- että äänitemuodossa. Näistä huolehtivat ViisaanHiiren kanava Youtubessa sekä vastikään avattu Arkistolaitoksen äänitepankki. Edellisen kautta saat tietoja arkistolaitoksen palveluista, tai voit seurata koosteita menneen talven yleisötilaisuuksista. Onpa tarjolla myös tutustumispaketti Kansallisarkiston taloon ja tehtäviin. Äänitepankissa puolestaan voit kartuttaa tietojasi aineistoista ja niiden käytöstä. Päälähteenä tällä hetkellä on ylitarkastaja Aila Narvan teos Tiedonjyväsiä – asiakirja-aineistojen käyttäjän opas. Lataa kiinnostavat sisällöt soittimeesi ja ota mukaan kesän automatkoille ja pyöräreissuille.

Kaiken verkkotarjonnan ohessa on syytä mainita myös tiedon kivijalka, tutkijasalipalvelu. Kaikki toimipisteet palvelevat myös helteisimpään kesäaikaan ja mikä olisikaan sen parempi  lomanviettopaikka, kuin valoisa ja viileä lukusali. :-) Omasta kesälomastani ajattelin uhrata pari päivää maakunta-arkistossa sukumme kotipitäjän historiaan uppoutuneena. Tuo merkillisen hyvän tunteen, kun menneisyyden tapahtumia saa pala palalta kiinnitettyä omaan ympäristöön. Sitä tunnetta voi aistia verkossa, kunnes mieli alkaa tehdä paikan päälle lisätietojen pariin.

Tietorikasta kesää toivottaen,

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

10.5.2013

60 vuotta muutosta Mikkeliin

Kuusikymmentä vuotta sitten Kuopion Satamatorilla sijaitsevassa SOK:n varastorakennuksessa ryhdyttiin suunnittelemaan Savo-Karjalan maakunta-arkiston muuttoa Mikkeliin. Kokemusta arkistokilometrien siirtämisestä oli saatu talvi- ja jatkosodassa, jolloin Viipuriin vuonna 1934 perustettu maakunta-arkisto evakuoitiin kahdesti.

Jatkosodan jälkeen Viipurin maakunta-arkisto toimi väliaikaisesti Äänekoskella Hietaman nuorisoseurantalossa. Arkistoaineistot ja osa henkilökuntaa oli hajautettu Oulun, Vaasan ja Hämeenlinnan maakunta-arkistoihin. Ahdas, hyllytön ja hyytävän kylmä nuorisoseurantalo oli täysin sopimaton arkiston toiminnalle. Maakunta-arkiston nimi muuttui vuonna 1945 Savo-Karjalan maakunta-arkistoksi ja sen piiri muodostui Kuopion, Mikkelin ja Kymen läänien alueista.

Olot kohenivat kesäkuussa 1946, kun maakunta-arkistolle vuokrattiin Kuopiosta SOK:n talosta pieni toimistotila ja aineistoja varten lämmin ja kylmä varasto. Suurin osa Kuopioon vastaanotetuista arkistoista sijaitsi puulaatikoista rakennetuilla hyllyillä kylmässä varastossa, jonne toimistosta oli 200 metrin matka ja jossa pakkanen laski talvisin 16 – 18 asteeseen. Kosteus nousi tilassa pahimmillaan yli sadan prosentin.  Maakunta-arkistonhoitaja Keijo Astala kiinnitti jatkuvasti huomiota ”Kuopion varikon” henkilökunnan terveydelle ja asiakirjoille vaarallisiin oloihin. Hän kantoi myös huolta siitä, että arkistopiirin viranomaisten vanhimmat asiakirjat olivat huonoissa arkistotiloissa, kun maakunta-arkisto ei voinut ottaa vastaan kuin osan luovutetun alueen lakkautettujen viranomaisten arkistoista. Kuopion kautena maakunta-arkisto keskittyi arkistojen vastaanottoon, viranomaisten ohjaukseen ja karjalaisen siirtoväen tarvitsemien virallisten selvitysten laadintaan. Tutkijoiden palveluun tai arkistojen järjestämiseen ja luettelointiin ei ollut mahdollisuuksia.

Oli selvää, ettei maakunta-arkisto voinut pysyvästi toimia SOK:n tiloissa. Muolaalainen kansanedustaja ja Karjalan Liiton puheenjohtaja Eemil Luukka ehdotti vuonna 1947 määrärahaa arkistorakennuksen rakentamiseksi joko Kuopioon tai Mikkeliin. Kuopio lupasi ilmaisen tontin arkistorakennukselle, Mikkeli tarjosi tontin lisäksi Naisvuoren sisältä louhitun kalliosuojan ja huomattavan avustuksen. Koska Mikkelin tarjous oli valtiolle taloudellisesti edullisempi, eduskunta päätti vuonna 1949 sijoittaa maakunta-arkiston Mikkeliin.

Sodan jälkeinen tarvikepula viivytti rakennustöiden alun kesään 1951. Vuoden 1953 alussa rakennustyöt olivat niin pitkällä, että maakunta-arkisto laati toukokuussa arkiston muutto- ja pakkaussuunnitelman.  4200 hyllymetrin pakkaus paperikääreisiin tai puulaatikoihin aloitettiin heinäkuussa kylmässä varastossa sijaitsevasta aineistosta. 8000 pakettia ja 2000 laatikkoa numeroitiin arkistoittain, jotta niitä voitiin hallita koko muuttoajan ja sijoittaa Mikkelissä heti hyllyihin. Muutto Kuopiosta Mikkeliin alkoi 21.11. ja päättyi 14.12. Muuton aikana henkilökunta jakaantui kahteen ryhmään: Kuopiossa toimiviin aineistojen lähettäjiin ja Mikkelin pään vastaanottajiin. Oman henkilökunnan lisäksi muutossa oli apuna seitsemän muuta henkilöä. Aineiston kuljetuksesta vastasi Kuopion Autotilauskeskus, joka viiden auton ja seitsemän miehen voimin ajoi 52 suurta ajokuormaa Kuopiosta Mikkeliin. Valtionarkisto lähetti kolme rautatievaunullista asiakirjoja Mikkeliin. Aineiston lisäksi Mikkeliin muutti arkiston henkilökunta perheineen ja tavaroineen: maakunta-arkistonhoitaja, amanuenssi, puhtaaksikirjoittaja ja vahtimestari. Perimätieto ei kerro, mitä arkiston väki Mikkeliin muutosta ajatteli.

Mikkelin maakunta-arkisto tänään. Vanhan arkistorakennuksen kylkeen tehtiin vuonna 1997 lisärakennus.
Arkiston vuosikertomuksista näkyy, että muuttajien iloa evakkotien päättymisestä latisti uuden arkistotalon keskeneräisyys ja rakennusvirheet. Arkistohuoneiden betonilattiat pölysivät päällystämättöminä, hyllyjen päällä kulkevat vesi- ja lämpöjohtoputket olivat kouruttamatta ja  tutkijainsali oli vailla kalusteita. Toimistohuoneissa oli liian pienien pattereiden ja lämpöeristeen puuttumisen vuoksi talvella niin kylmä, että henkilöstö linnoittautui yhteen huoneeseen Viipurin kaupunginarkistosta mukana tulleiden kahden sähkölämmittäjän ympärille. Pahiten kesken oli kalliosuoja, jonka käyttöönotto viivästyi siksi, ettei sen Ruotsista tilattujen ilmastointilaitteiden hankintaan myönnetty valuuttaa, mistä Keijo Astala puhisi vuoden 1953 kertomuksessa: ”Tällainen viivytys, joka estää Itä-Suomen vanhojen ja korvaamattomien asiakirjojen pelastamista ja jättää kalliosuojarakennukseen kiinnitetyt pääomat hyödyttöminä lojumaan tuntuukin turhalta ja arvoitukselliselta, kun samaan aikaan saadaan kuulla, miten esim. korutimanttien ja kahvin ostoon ulkomailta on valuuttaa riittänyt.”

Kalliosuojan käyttöönotto viivästyi vuoteen 1957, minkä jälkeen maakunta-arkisto saattoi ottaa vastaan ympäri maata olleita Viipurin maakunta-arkiston aineistoja ja  arkistopiirinsä viranomaisten  50 vuotta vanhempia asiakirjoja.  Henkilökunnan työskentelyolot  paranivat vähitellen. Vuonna 1959 viimeisetkin rakennuksen puutteet oli korjattu.

Tytti Voutilainen
Maakunta-arkiston johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto