29.6.2010

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka on huolella harkittua

Taannoin eräässä sanomalehdessä todettiin, että ”Aiemmin viranomaiset arkistoivat kaiken kertyvän materiaalin joka kymmenes vuosi. Siitä on luovuttu rahan- ja tilanpuutteen takia.” Näin mittavaa säilyttämiskäytäntöä viranomaisissa ei kuitenkaan ole missään vaiheessa ollut. Viranomaisasiakirjojen säilyttäminen ei myöskään perustu sattumanvaraisuuteen, vaan arkistolaitoksen vahvistamiin seulontapoliittisiin ja – strategisiin tavoitteisiin. Niiden perusteella ratkaistaan, mitkä julkishallinnon tuottamat asiakirjat ja tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Kaikkea olemassa olevaa tai syntyvää tietoa ei voida säilyttää, eikä se ole edes tarkoituksenmukaista.

Seulontapolitiikan ja -strategian avulla arkistolaitos osoittaa viranomaisille, tutkijoille ja kansalaisille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Taustalla ovat myös arkistolaitoksen strategiaan kirjatut arvot: avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus. Esimerkiksi viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että arkistolaitoksen ammatillisen toiminnan tulee olla riippumatonta poliittisista, uskonnollisista, taloudellisista tai muista sellaisista tavoitteista, jotka voivat vaarantaa luottamuksen arkistolaitoksen tasapuolisuuteen ja riippumattomuuteen. Arkistolaitoksen seulontapolitiikkaan ja –strategiaan voi tutustua täällä.

Kiteytettynä arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysaikapäätösten valmistelu tapahtuu yhteistyössä viranomaisen, arkistonmuodostajan, kanssa.  Erityisen merkittävissä ja laajakantoisissa päätöksissä kuullaan myös erilaisia intressiryhmiä. Julkishallinnon arkistojen tulee seulonnan jälkeenkin säilyä menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjota monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille sekä kansalaisille. Julkishallinnon asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi keskimäärin 10 - 15 prosenttia. Tavoite koskee ensisijaisesti paperiasiakirjoja, sillä sähköisten aineistojen osalta tällaista määrällistä tavoitetta ei ole tarkoituksenmukaista asettaa, vaan niiden säilytystarve on syytä arvioida tapauskohtaisesti.

Arkistolaitoksen hallussa on tällä haavaa yli 180 hyllykilometriä asiakirjoja pääosin 1960-luvulle saakka. Viranomaisissa pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja on arvioiden mukaan noin 190 hyllykilometriä ja määrä jatkaa kasvuaan sähköistymisestä huolimatta! Seulonnan ja tarpeettomien asiakirjojen ja tietojen hävittäminen tietosuoja huomioon ottaen, niille vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua onkin tärkeää riippumatta siitä, missä muodossa niitä säilytetään. Seulonnan periaatteista on kuitenkin hyvä käydä jatkuvaa avointa keskustelua, jossa erilaiset – kyseenalaistavatkin – näkökohdat nousevat esille. Arkistolaitoksen seulontapolitiikan voi kuitenkin täydellä syyllä sanoa olevan huolella harkittua: nykyiset linjaukset vahvistettiin nimittäin 10 vuoden valmistelun jälkeen

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Viranomaisarkistoyksikkö

24.6.2010

Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys. Perinteisesti asiakkailla on ollut mahdollisuus tutustua aineistoon arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Viime vuosina meillä kuten muuallakin arkistolaitosten strategisina tavoitteina on ollut tarjota avointen verkkojen avulla aineistoja digitaalisesti. Asiakkaat voivat siten ajasta ja paikasta riippumatta tutustua aineistoon mahdollisimman vaivattomasti.

Maakunta-arkistoihin tai Kansallisarkistoon saapuva henkilö voi kuitenkin yllätyksekseen joutua täyttämään erilaisia lappuja ennen kuin kaivattu asiakirja, sidos tai vaikkapa kirje toimitetaan hänelle tai hän voi huomata, että tiettyjä digitaalisessa muodossa olevia asiakirjoja ei voikaan katsoa vapaasti kotikoneelta. Kyse on tällöin ns. käyttörajoitetuista aineistoista. Mistä on lähemmin kyse?

Käyttörajoitettuja aineistoja ovat kuntonsa puolesta rajoitetut, järjestämättömät sekä salassa pidettäviksi määrätyt aineistot. Ikuisesti mikään aineisto ei ole käyttörajoitettua. Aineisto konservoidaan ja sen jälkeen se digitoidaan käyttöä varten tai arkisto järjestetään ja luetteloidaan; tosin niukat resurssit aiheuttavat usein viivästystä.

Salassa pidettäviksi määrätyt aineistot eivät nekään ole ikuisesti vapaan käytön ulottumattomissa, vaan tavallisesti salassapito päättyy 25 vuoden tai 100 vuoden kuluttua. Viimeksi mainittu aikamääre koskee usein yksityisen henkilön tietoja. Arkistolaitoksella on kuitenkin mahdollisuus lain mukaan antaa salainen asiakirja kontrolloidusti käyttöön tutkijasalissa tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Näitä hyväksyttäviä syitä ovat mm. tieteellinen tutkimus ja sukututkimus. Kuitenkin esim. potilasasiakirjoja annetaan vain tieteelliseen tutkimukseen ja ja tilastointiin. Näiden salaisten asiakirjojen käyttö kuitenkin edellyttää asiakkaalta käyttölupalomakkeen täyttämistä, käyttötarkoituksen selvittämistä ja sitoutumista siihen, että käyttää tietoja eettisesti kestävällä tavalla.

Edellä mainittu lainsäädäntö koskee viranomaisaineistoja. Arkistolaitoksessa on paljon myös yksityishenkilöiden, sukujen ja erilaisten yksityisten yhteisöjen arkistoja. Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.

Internetin yleistyminen 15 viime vuoden aikana on muuttanut radikaalisesti tiedonvälitystä. Arkistolaitoksen kotisivuilla oleva tieto on ilmestyessään välittömästi saatavilla missä tahansa, jossa on toimiva verkkoinfrastruktuuri. Verkon avoimuus ja mahdollisuus yhdistellä ja levittää tietoja tuo myös vaaroja. Sen takia kaikkea aineistoa ei voi verkkoon viedä. Salaisia asiakirjoja tai nuorta henkilötietoaineistoa ei saa julkaista. Viimeksi mainitun kohdalla tietosuojaviranomaiset ovat ottaneet ratkaisuissaan kannan, että arkistolaitos ei voi asettaa vapaasti verkkoon 125 vuotta nuorempia henkilörekistereitä.  Päätös rajoittaa esim. henkikirjojen vapaata käyttöä verkossa.

Tilanne kuitenkin helpottunee asiakkaiden kannalta arkistolaitoksen ottaessa käyttöön uuden ASTIA-palvelujärjestelmän. Sen kautta asiakkaillamme on mahdollisuus vahvan tunnistautumisen avulla saada kotikoneelleen myös käyttörajoitettuja aineistoja allekirjoitettuaan ensin sähköisesti käyttölupahakemuksen.

Arkistolaitoksen asiakaspalvelussa toimivat joutuvat päivittäin pohtimaan ja tekemään ratkaisuja julkisuus- ja tietosuojaperiaatteiden välillä. Molemmat ovat tärkeitä, länsimaisen oikeusjärjestelmän kulmakiviä. Arkistot ovat syntyneet kovin monella tavalla eivätkä viranomaiset ole ajatelleet niiden myöhempää käyttöä kansioita tai sidoksia tehdessään. Julkinen ja käyttörajoitettu aineisto saattaa olla hyvin sekaisin samassa säilytysyksikössä, joten oikean menettelyn löytäminen saattaa olla joskus hankalaa ja aiheuttaa viivästystä asiakirjojen välittämisessä.

On myös tärkeää, että käyttäjät ymmärtävät ja sitoutuvat käyttämään asiakirjojen tietoja mahdollisimman eettisesti. Asiakirjoihin sisältyviä tietoja, vaikka ne olisivat julkisia, ei tule käyttää väärin toisten ihmisten vahingoksi. Arkistojen käyttäjien on ymmärrettävä vastuunsa. Asiakkaittemme kunniaksi on mainittava, että ilkeämielinen tietojen väärä käyttö on ollut äärimmäisen harvinaista.
Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

18.6.2010

Heraldiikka pohjoismaisen arkistoakatemian teemana

Yhteinen piirre Pohjoismaisille kansallisarkistoille on, että ne toimivat asiantuntijavirastoina myös heraldiikan alalla. Näin on kaikissa maissa ollut pitkään, osittain siksi, että heraldiikka toimi aikaisemmin historiantutkimuksen tärkeänä aputieteenä ja siksi, että heraldiset tunnukset olivat tärkeässä asemassa modernien kansakuntien syntyvaiheissa. Eri maiden traditiot sekä julkista heraldiikkaa säätelevät määräykset ovat johtaneet siihen, että kansallisarkistojen toiminta poikkeaa osittain toisistaan. Toiminnassa löytyy kuitenkin myös selviä yhtymäkohtia. Arkistot käsittelevät ennen kaikkea julkisia vaakunoita, sinettejä ja lippuja ja niiden toiminnasta on säädetty tarkasti.

Kansallisarkistojen heraldista toimintaa käsiteltiin Pohjoismaisen arkistoakatemian yhteydessä toukokuun 6-7 päivänä Kansallisarkistossa. Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan kansallisarkistossa on heraldisista asioista vastaava virkailija. Tämän lisäksi Ruotsin ja Suomen arkistojen yhteydessä toimii heraldinen lautakunta, jonka puheenjohtaja on valtionarkistonhoitaja. Heraldisen toiminnan ohella seminaarin esitelmät käsittelivät tietokantojen kehittämiseen liittyviä suunnitelmia, leimojen ja sinettien käyttämistä Suomessa ja uusien vaakunoiden suunnittelua Ruotsin valtionarkistossa. Seminaarin päätteeksi osallistujat siirtyivät Sotamuseoon, jossa suunnittelija Liisa Kontiainen esitteli puolustusvoimien tunnuksia.

Mitkä ovat sitten ne heraldiset tunnukset, joista kansallisarkistot antavat lausuntoja? Niihin kuuluu tietysti valtakunnanvaakuna. Kuningaskunnilla on sekä suuri että pieni vaakuna, joista valtion viranomaiset käyttävät jälkimmäistä. Kaikissa maissa on myös maakunta- ja kunnanvaakunoita. Ruotsin kansallisarkistossa on heraldinen taiteilija Vladimir A. Sagerlund, joka suunnittelee viranomaisille vaakunoita ja muita tunnuksia. Ruotsin kansallisarkisto käsittelee säännöllisesti myös puolustusvoimien uusia tunnuksia. Norjassa, Tanskassa ja Suomessa tämä tapahtuu puolustusvoimien omassa piirissä.   

Yhteinen piirre on myös, että kansallisarkistot käsittelevät tavaramerkkiehdotuksia, joissa on vaakuna tai maan lippu. Vastaavalla tavalla henkilö- tai sukuvaakunoita käsitellään vain siinä tapauksessa, että niiden osana on käytetty julkista tunnusta.

Kansalliset heraldiset seurat ylläpitävät rekisteriä vaakunoista, jotka kuuluvat yksityisille henkilöille, suvuille tai yhteisöille. Suomen Heraldisella Seuralla on esimerkiksi rekisteri, jossa tällä hetkellä on toista tuhatta vaakunaa. Seura antaa myös neuvoja vaakunoiden suunnitteluun.

Suomen tiedotusvälineissä heraldiikka on viime vuosien aikana saanut laajamittaista huomiota osakseen ennen kaikkea silloin, kun kaupunki tai kunta on hankkinut uuden vaakunan itselleen. Osa kuntajaossa tapahtuneiden muutosten kautta syntyneistä uusista kaupungeista tai kunnista on järjestänyt kutsukilpailun ja sen tulosten perusteella valinnut itselleen uuden vaakunan. Julkisuudessa vaakunaehdotuksista on käyty keskustelua, päivälehdet ovat jossain määrin järjestäneet omia kilpailuja ja pyytäneet yleisöä suunnittelemaan ehdotuksia. Uusien vaakunoiden herättämä mielenkiinto julkisuudessa osoittaa selvästi sen, että kunnan tunnuksen valitseminen kiinnostaa myös laajaa yleisöä. Kunta valitsee itse tunnuksensa, mutta ennen vaakunan hyväksymistä sen on hankittava siitä Kansallisarkiston lausunto.

John Strömberg
Tutkija, Heraldisen lautakunnan sihteeri

11.6.2010

Mitä meistä jäljelle jää?

Suomalaisissa arkistoissa on mitä kattavimmat tietovarannot menneisyyden ihmisistä ja tapahtumista: väestökirjanpito kehittyi pohjoismaissa korkealle tasolle jo keskiajan lopulla, kansalaissotamme puolestaan on kattavimmin dokumentoitu sisällissota maailmassa. Niin ainakin sanotaan. Yksityiskohtana voi vielä lisätä, että esimerkiksi viime sotien yhteydessä luovutetulle alueelle kultakin yksityishenkilöltä, yhteisöltä tai yritykseltä jäänyt kiinteä ja irtain omaisuus tunnetaan varsin hyvin, kiitos valtiokonttorin maksamien korvausten ja korvauksenhakijoiden yksityiskohtaisten hakemusten.

Väestökirjanpito on siis tallentanut arkielämän päälinjat: missä on asuttu, kenen kanssa ja kenelle oltu sukua. Myös yksityiskohtaisempia tietoja on joissakin tapauksissa käytettävissä. Toisaalta erilaisilla tragedioilla on taipumus jäädä historian lehdille, myös arkistossa säilytettäville, normaalioloja tarkemmin. Täten esimerkiksi rikoksista, niihin liittyvistä oikeudenkäynneistä, vangeista ja sotien ajoista on materiaalia verrattain runsaasti käytettävissä. Kaikkiaan suomalaisten mahdollisuudet saada tietoa menneisyydestä ovat kansainvälistä huipputasoa.

Lähdeongelmat ovat kuitenkin sukututkijoille tuttuja tilanteissa, joissa esipolvista on tahdottu syvemmälle heidän henkilöönsä meneviä tietoja. Parhaimmin asiat ovat niillä, joilla on yksityisarkistoja tai muita muistelmatyyppisiä aineistoja käytettävissään. Otan tästä esimerkin. Joitakin vuosia sitten selvitellessäni oman isoisäni (1912-1990) elämän vaiheita sain niistä eri arkistolähteistä hyvän kuvan: palvelus varusmiehenä ja osallistuminen viime sotiin ovat tallentuneet asiakirjojen lehdille. Myös rintamamiestilan perustamisen ja laajentamisen vaiheet ovat selvitettävissä. Kirkonarkistojen avulla pääsi puolestaan suvun vaiheissa taaksepäin. Isoisä henkilönä ajatuksineen, tunteineen ja sosiaalisine verkkoineen oli kuitenkin jäädä lapsuuden ja nuoruuden muistumien ja varttuneemman sukupolven välittämän suullisen perimätiedon varaan. Hänen isästään sitäkään ei enää juuri ole: monet muistajat ovat jo manan majoilla.

Isoisä oli kuitenkin tietoisesti tai tietämättään niin fiksu, että tuli pitäneeksi päiväkirjaa lähes kolmen vuosikymmenen ajan. Niissä näkyvät pienviljelijän elämän ilot ja surut, tehdyt matkat, vieraiden virta ja uuden polven nousu. Eläkkeelle jäämisen jälkeen jäi aikaa kirjoittaa ja muistikirjat suurenivat vuosi vuodelta. Mies jätti itsestään muiston, joka on jälkipolvelle henkilökohtainen.

Joskus sitä tulee miettineeksi, millainen asiakirjallinen jäämistö meistä kustakin omalle jälkipolvellemme jää. Meistä jokainen kuuluu jos johonkin rekisteriin ja tietokantaan. Moni on Facebookissakin. Meidän aikanamme syntynyt bittiavaruus on tiedon säilyttäjänä kuitenkin vielä vaikeasti ennustettava: tämäkin kirjoitus voi hävitä kuukausissa tiedon valtamereen – tai se voi olla olemassa vielä vuosikymmenten kuluttua.

Isoisän esimerkistä viisastuneena olen ryhtynyt kirjoittelemaan muistelmatasolla ylös oman elämäni merkittäviä hetkiä. Varsinaista päiväkirjatyyppiä kun en tunnista olevani. Pieneen mustakantiseen vihkoon ovat päätyneet omat häät, lapsen syntymä ja viimekesäinen junamatka Helsingistä Vladivostokin kautta Pekingiin. Ehkä joku saa siitä joskus tietoa, jota viranomaiset eivät ole talteen kirjanneet. Ja voihan siihen itsekin palata, kun muisti alkaa pätkiä. Arkistojen tiedot ovat korvaamattomat, mutta omatoimisuudella niiden antia voi entisestään rikastuttaa. Osittain meistä itsestämme riippuu, mitä tulevat sukututkijapolvet meistä tietävät.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto

4.6.2010

Tutkijasalin päivystyksen kuulumisia

Kesän merkit alkavat näkyä jo tutkijasalissakin. Talven satapäiset kävijäryppäät ovat osittain siirtyneet jo toukokuusta alkaen kesälaitumille. Vaikka melkoinen joukko talvisia tutkijoita onkin poissa, tulee heidän tilalleen pienempi joskin haastavampi asiakasryhmä eli ulkomaalaiset turistit. Turisteistakin suurin osa on sukututkijoita, joskin muutakin tutkimusta tullaan Suomeen tekemään. Varsinkin Yhdysvalloista saapuneet suomalaisten siirtolaisten jälkeläiset ovat tavallinen näky tutkijasalissa.

”Hello! I am from Michigan and I want to know everything of my family!”

Tällainen keskustelunavaus ei ole suinkaan vieras päivystäjille. Tavallisesti nämä matkailijat ovat vain päivän pysähdyksellä Helsingissä, kunnes jatkavat risteilyään Itämerellä. Aikaa on siis vain joitakin tunteja. Onneksi näillä innokkailla sukututkijoilla on usein hyviä lähtötietoja, jolloin päivystäjät voivat opastaa heitä mikrofilmien ja digitaaliarkiston ääreen. Useimmiten turistit poistuvat onnellisina päästyään yhden sukupolven taaksepäin tutkimuksessaan, joskus jopa useammankin. Myös naapuristamme Ruotsista suuntaa joukko sukututkijoita kesäisin Kansallisarkistoon. Muut maat ovat satunnaisemmin edustettuina.

Näin kesäkuun alussa ovat vasta turistien pienet etujoukot saapuneet, mutta sen sijaan kesän saapumisesta kertovat monenlaiset linnut ja eläimet. Arkisto on monelle tuttu pienestä Arkistohiirestä, mutta näkyvämpiä ja eritoten äänekkäämpiä ovat erilaiset linnut. Luettelohuoneen ja uuden tutkijasalin katot ovat jo useina vuosia olleet lokkien suosimana pesänrakennuspaikkana. Pitkälle kesään jatkuva kirkuna muistuttaa päivystäjiä ja asiakkaita luonnon läheisyydestä. Jännittyneenä odotetaan myös vuosittaista iloista perhetapahtumaa. Sorsaemo näet munii munansa Kansallisarkiston sisäpihalle, kaupungin komeimpien rhododendronien alle. Poikasten siirto-operaatiossa riittääkin sitten ihmeteltävää.

Päivystyksessä kesä sujuu leppoisasti, mitä nyt välillä vetreytetään ruostuneita kielitaitoja. Varsinkin mikrofilmiskannerin toimintojen opastaminen vieraalla kielellä pistää savolaispojan kielen solmuun. Hiljaisempaa aikaa jatkuu aina elokuun loppuun asti. Kun monet korkeakoulut ja oppilaitokset aloittavat lukukautensa ja ihmiset palaavat mökeiltänsä, nousevat myös Kansallisarkiston kävijämäärät.

Päivystäjiltä on jo pitkään kyselty milloin arkisto on taas pidempään asti auki. Varsinkin päivätöiden ohella tutkimusta tehneet ovat kärsineet supistetuista aukioloajoista. Nyt on vihdoin näkyvissä valoa tunnelin päässä. Suunnitelmissa näet on, että syyskuusta alkaen talvikauden aikana arkisto olisi auki kerran viikossa kello 20.00 asti ja lauantaisinkin kerran kuussa. Toivottavasti tämä näkyy asiakasmäärissä, sillä viime kädessä juuri asiakasmäärät tulevat ratkaisevasti vaikuttamaan aukioloaikoihin.

Ville Kontinen
Tutkija, Kansallisarkisto