Uusilla sähköisillä palveluilla edistetään käyttörajoitteisten viranomaisaineistojen tutkimuskäyttöä

Suomi on tutkimusaineistojen osalta erityinen maa; tutkijoilla on mahdollisuus saada käyttöönsä laaja kirjo laadukkaita julkishallinnon rekistereihin pohjautuvia valtakunnallisia kokonaisaineistoja. Lisäksi rekisteritietojen yhdistäminen henkilötunnuksen avulla muihin aineistoihin kuten biopankkidataan, potilastietoihin tai muuhun kliiniseen dataan sekä kysely-, haastattelu- tai terveysmittausaineistoihin tarjoaa hyvin rikkaan lähtökohdan muun muassa terveys- ja hyvinvointitutkimukselle.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen liikkumavara

Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät 27.4.2016 Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus). Tietosuoja-asetus on velvoittavaa sääntelyä ja sitä sovelletaan sellaisinaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen.

Tietosuoja-asetuksella korvataan EU:n henkilötietodirektiivi (95/46/EY), ja sen kansalliseksi täytäntöönpanemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999) säännökset niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely kuuluu asetuksen soveltamisalaan.

Digitalisaatiota edistämässä

Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.

Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.

Mitä olet ehkä pohtinut Astia-verkkopalvelua käyttäessäsi, mutta et ole tullut koskaan kysyneeksi

Kannattaako Astia-verkkopalvelun käyttäjäksi rekisteröityä? Saako rekisteröitynyt käyttäjä enemmän hakutuloksia?

Kyllä ja ei. Astia-verkkopalvelun haku on vapaasti kaikille käytettävissä ja kokeiltavissa. Haun toiminnallisuuksissa ja vaikkapa hakutuloksen rajausmahdollisuuksissa ei ole eroja rekisteröityneen ja ilman rekisteröitymistä palvelua käyttävän välillä. Yksi merkittävä ero on kuitenkin olemassa. Sellaiset henkilö- ja sukuarkistot, jotka sisältävät 100 vuotta nuorempia asiakirjoja, eivät ole haun piirissä, jos hakua käyttää ilman rekisteröitymistä. Rajauksen taustalla on henkilötietoja suojaava lainsäädäntö.

Digitoinnin jälkeistä hävittämistä – vai säilyttämistä?

Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmistelussa hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta. Uuden lainsäädännön toivotaan tulevan voimaan ensi vuoden alusta. Voimaan tullessaan lakiesitys muuttaisi nykyisin arkistolaitoksen nimellä toimivan Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista koostuvan viranomaiskokonaisuuden Kansallisarkistoksi paikallisine toimipaikkoineen. Suurempaa yleistä merkitystä on kuitenkin sillä, että hallituksen esityksessä arkistolakiin on lisätty uusi pykälä, joka antaisi Kansallisarkistolle oikeuden asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämiseen digitoinnin jälkeen silloin, kun se on mahdollista vaarantamatta asiakirjan säilymistä ja autenttisuuden ja eheyden varmistamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa.