Poimintoja Kansallisarkiston asiakaskyselystä 2019

Kansallisarkiston asiakaspalveluun ja verkkopalveluihin kohdistunut kysely oli tänä vuonna avoinna kaksi viikkoa ja se toteutettiin sekä verkossa että paperiversiona toimipaikkojen tutkijasaleissa. Vastauksia saimme verkossa ennätysmäärän, 440 kappaletta. Paperikyselyitä palautui 24 kappaletta, joten seuraava kysely toteutetaan ainoastaan sähköisenä. Edellinen, yksinomaan sähköisenä toteutettu kysely vuonna 2017 tuotti 160 vastausta.

AHAA-hankeen edistysaskeleita

Vuoden 2011 lopulla käynnistetty AHAA-hanke on tällä palstalle viettänyt hiljaiseloa jo pidemmän aikaa, vaikka työtä hankkeessa onkin koko ajan tehty täydellä teholla. On korkea aika antaa tilannekatsaus varsinkin kun, hankkeen oma blogi on matkan varrella myös lakkautettu.

AHAA-hankkeessa luodaan arkistojen yhteinen hakemistopalvelu, joka kattaa erityyppisen aineiston kuvailutiedot. Edellisen AHAA:ta enemmän käsitelleessä blogin jälkeen hanke on edennyt huomattavasti. Tietomallia ja vaatimusmäärittelyä on tarkennut jatkuvasti hankkeen aikana. Tarvetta päivityksiin ilmenee jatkuvasti, sillä AHAA:ta ei tehdä valmiiseen maailmaan, vaan toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Samaan aikaan on hankkeen yhteydessä tehty uutta arkistokuvailun kansallista käsitemallia, joka puolestaan pyrkii noudattamaan – niin ikään samanaikaisesti työstettävää – kansainvälistä käsitemallia. Lisäksi myös mm. KDK-yhteistyön puitteissa tapahtuva Finton ja Finnan kehittyminen asettavat omia haasteitaan AHAA:n toteutukselle.

Iteratiivinen toteuttaminen lähti käyntiin vuoden 2013 loppupuolella. Toteutuksen edetessä työ on osoittautunut oppimisprojektiksi varmasti kaikille mukanaolijoille. Vastatakseen AHAA-palvelulle alusta asti asetettuihin vaatimuksiin on tietomalli osoittautunut monimutkaiseksi. Jotta sen pohjalta toteutettava järjestelmä ei kuitenkaan olisi monimutkainen käyttäjälleen, asettaa se omia vaatimuksiaan toteutukselle. Tästä johtuen iteratiivinen toteutustapa on osoittautunut toimivaksi. Haasteita matkan varrelle toi kuitenkin se, että riittävän yksityiskohtaisten määritysten tuottaminen etukäteen ja toisaalta määritysten pohjalta tehtyjen työmääräarvioiden tekeminen osoittautui hankalaksi. Tämän seurauksena kokonaisarvioiden tekeminen oli myös hankalaa.

Kokonaisuuden haltuun ottamiseksi toteutus laitettiin vuoden 2015 aikana joksikin aikaa tauolle. Toteutuksen tuoman kokemuksen perusteella pystyimme tarkentamaan vielä tarvittavia määrityksiä sekä tekemään tarkempia työmääräarvioita sekä parantamaan seurantakäytäntöjämme. Tämän kokonaissuunnittelun avulla saimme varmistettua rahoituksen hankkeen loppuun viemiseksi ja toteutus päästiin käynnistämään uudelleen vuoden 2015 lopulla.

Uudelleen käynnistetty toteutus on edennyt hyvin ja syksyllä valmistuu ensimmäinen versio (0.91), joka sisältää kaikki ne kentät, joihin nykyjärjestelmistä on migroitavissa tietoja. Tämän version avulla voimme tarkastella miltä, tiedot AHAA:ssa näyttävät sekä testata tietojen migroimista AHAA:seen ja niiden vientiä mm. Finnaan.

Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus parantaa järjestelmän käytettävyyttä siten, että AHAA-palvelu voidaan ottaa käyttöön vuoden 2017 aikana. Tämän version (0.95) valmistuminen tulisi ajoittua kevääseen 2017, mutta käyttöönotto edellyttää myös mm. migraatioiden ja käyttäjäkoulutusten järjestämistä, joten tarkkaa käyttöönottoajankohtaa ei voida vielä sanoa.

Toteutusvaiheen viimeinen versio (1.0) sisältää ne toiminnallisuudet, joita tarvitaan alkuperäisten vaatimusten toteuttamiseksi. Tämän versio valmistuu tammikuussa 2018, mutta AHAA:n kehittäminen ei tietenkään pääty tähän. Jo nyt on tunnistettu kohteita, joita voidaan jatkossa kehittää ja ennen kaikkea kehitettävää löytyy varmasti yhteentoimivuudessa ympäröivien järjestelmien kanssa sekä mm. erilaisten koodistojen (sanastojen ym.) työstäminen KDK-yhteistyönä käyttäviksi Fintoon.

Kenneth Ahlfors
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Kuva kuin tuhat sanaa - arkistolaitos paperista biteiksi ja kuviksi?

Jos arkistolaitokseen pitäisi liittää yksi kuvaileva sana ja huomio (!), yksi sana ainoastaan, olisi se sana vuosikymmenten ajan voinut olla vaikkapa paperi. Esimerkiksi. 

Paperiahan arkistoissa riittää: hyllykilometreittäin tuomiokirjoja, pinkkakaupalla asiakirjoja, päättymättömiä kansio- ja kotelorivejä pullollaan päiväkirjoja, piirustuksia, muistilappuja, rakennussuunnitelmia, vanhoja kortteja ja kiehtovaa kirjeenvaihtoa. Rivit ja rivien välit huokuvat tarinoita ihmisten, aatteiden ja kansakuntien kohtaloista historian ristiaallokossa

Mutta maailma muuttuu. Paperi muuttuu biteiksi. Digitaalinen asiakirjanhallinta luo syntysähköistä materiaalia ja digitoinnin uudet välineet tallentavat vanhat asiakirjat ja arkistot kuviksi. Kuviksi tuomiokirjoista, kuviksi kantakorteista, kuviksi päätöslauselmista – ja tietenkin myös digitoiduiksi kuviksi arkistoiduista valokuvista. (Kannattaa muuten vilkaista vaikkapa Digitaaliarkistoon tallennettuja 1800-luvun lopun luotsi- majakkakuvia, jotka on digitoitu suoraan vanhoista lasinegatiiveista. Hienoja!)

  

Digitaalisen maailman levitessä arkistoalan käytäville, nousee myös isoja kysymyksiä esiin. Arkistolaitoksen tarkoitushan on säilyttää kulttuuriperintöämme ja tuoda sitä tutkijoiden saataville. Aineistoa menneestä ja nykypäivästä, tutkijoille tänään ja tulevaisuudessa. Miten voimme turvata materiaalien pysyvän säilyvyyden? Kuka päättää, mikä on tärkeää? Onko kuva asiakirjasta yhtä pätevä kuin konkreettinen paperinen asiakirja? Näitä digitaalisuuteen liittyviä kysymyksiä käsitellään, kun uutta arkistolakia suunnitellaan. Lakipykälien lisäksi tarvitsemme myös uusia käytäntöjä ja metatietojärjestelmiä, jotta infopaljous järjestyy käyttöön ja säilöön järkevästi myös paperisen aikakauden jälkeen. Siksi tarvitaan vaikkapa AHAA:n kaltaisia hankkeita.

Digitaalisuudesta, kuvien ja bittien maailmasta sekä uudesta arkistolaista puhutaan myös uusimmassa Aktissa, joka tässä digitaalikuvassa lojuu paperisena vedosversiona päätoimittajan tarkastelussa. Digitaalisenakin lehti toki on aikanaan luettavissa, mutta uusimman numeron julkaisua saadaan vielä hetki odotella. 

Mikä voisi olla arkistolaitoksen uusi kuvaileva sana, joka hivuttautuu paperin rinnalle?

Sari Saaristo
Kansallisarkiston viestintä

AHAA-elämyksiä

Vuoden 2011 lopulla pistettiin pystyyn hanke, jonka tarkoituksena on tuottaa työkalu arkistoille kuvailu- ja luettelointitietojen hallintaan. Sittemmin hanke on saanut nimekseen AHAA-hanke. Nyt töitä on paiskittu vuoden verran ja on aika avata hieman sitä, mitä me täällä oikein olemme puuhailleet. Perustiedot hankkeesta löytyvät esimerkiksi arkistolaitoksen kotisivuilta.

Olemme vuoden 2012 yhteisvoimin kuvanneet mukana olevien arkistojen nykytilaa, koonneet vaatimuksia sekä määritelleet tulevan palvelun tietomallia. Nykytilaa kuvattaessa työt etenivät pitkälti suunnitelmien mukaan ja nykytilat arkistoittain saatiin kuvattua kevään aikana tarpeellisella tasolla. Erilaisten vaatimusten ja tietomallin kanssa olemme työskennelleet koko vuoden. Työ on vieläkin kesken, mutta koko ajan olemme edenneet tasaisella tahdilla.

Ensi vuonna vuorossa on toteutussuunnittelu ja toteuttamisen aloittaminen. Jo tällä hetkellä on aistittavissa, että toteutus kannattaisi toteuttaa jollakin iteratiivisella mallilla. Tämä siksi, että jatkuvasti huomaamme asioita, joita tulisi ottaa huomioon toteutuksessa eikä ideoiden virta näytä tyrehtyvän. Luonnollisesti on helpompi ottaa kantaa konkreettiseen olemassa olevaan kuin ”paperilla” mallinnettuihin asioihin.

Samalla, kun työmme jatkuu palvelun rakentamisen merkeissä, luodaan kansallista käsitemallia arkistokuvailuun. Lisäksi ensi vuonna tuotetaan kansalliset arkistoaineiston luettelointi- ja kuvailusäännöt. Montaa asiaa siis tehdään päällekkäin ja väistämättäkin tästä syntyy riskejä suuntaan jos toiseen. Aika näyttää, miten hyvin vältämme pahimmat sudenkuopat.

Olemme muutama viikko sitten pistäneet AHAAn puitteissa pystyyn oman blogin, jotta hankkeessa mukana olevat pääsisivät purkamaan tuntemuksiaan AHAAsta. Mikäli siis kiinnostaa päästä enemmän sisään AHAAssa tapahtuvaan, suosittelen käymään vilkaisemassa blogia.

Vili Haukkovaara
Hankepäällikkö, AHAA-hanke