Salatut pöytäkirjat – kuvailu- ja järjestämispolitiikan toteutusta Oulun maakunta-arkistossa

Harjoittelija joutuu usein työssään uudenlaisten tilanteiden eteen. Minun kohdallani se tarkoitti koekaniinin roolia arkistolaitoksen uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan käytännön soveltamisessa. Kuvailu- ja järjestämispolitiikka on jo esitelty tässä blogissa viime marraskuussa kirjoituksessa ”Politiikkaa tekemässä”, joten keskityn kirjoituksessani siihen, miten se vaikuttaa käytännössä arkiston järjestämiseen, kuvailuun ja tietopalveluun.

”Perinteinen” arkiston järjestäminen oli minulle ennestään tuttua puuhaa, mutta viime syksyn ja talven aikana sain tehtäväkseni yksityisarkiston järjestämisen pääasiassa inventointi-, mutta osaksi myös perustason käsittelyn mukaisesti. Koska tämän kirjoituksen ei ole tarkoitus pitkästyttää lukijoita pituudellaan ja tylsällä(?) teorialla, totean lyhyesti, että alimman tason eli inventointitason käsittelyssä arkistoa käsitellään mahdollisimman vähän. Jos asiakirjat ovat pahvilaatikossa, ne jätetään siihen. Asiakirjojen järjestykseen laatikon sisällä ei pääsääntöisesti puututa eikä seulomiseenkaan juuri aikaa käytetä. Aineistoa ei käydä järjestelmällisesti läpi, vaan tarkastellaan pintapuolisesti. Noudatin tätä inventointitason käsittelyä muuten, mutta perustason käsittelyn mukaisesti koteloin aineiston, suoristin piirustukset ja jaottelin arkistoyksiköt sarjoihin (kuvailutasolla – fyysisesti ne ovat alkuperäisellä paikallaan).

Periaatteessa työ vaikutti selkeältä, mutta käytännössä huomasin ongelmia. Järjestämässäni arkistossa oli johtokunnan pöytäkirjojen joukossa sikin sokin lääkärintodistuksia. Koska asiakirjojen järjestystä ei muutettu, lääkärintodistukset jäivät pöytäkirjojen joukkoon ja koko arkistoyksikölle tuli käyttörajoitus. Se ei ole hyvä uutinen sille tutkijalle, joka ehkä muutaman vuoden päästä haluaa laatia kyseisestä arkistonmuodostajasta 100-vuotishistoriikin. Mikäli asiakas haluaa tutkia pöytäkirjoja, hänen on hankittava käyttölupa tai jonkun henkilökunnasta on eroteltava julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat. Seurauksena voi olla tutkijasalipalvelun työmäärän kasvu ja asiakirjojen toimitusajan pidentyminen.  Pintapuolisesta aineiston läpikäymisestä johtuen järjestäjä ei välttämättä edes huomaa kaikkea salassa pidettävää aineistoa, jolloin tietosuojan säilyminen on uhattuna.

Toinen havaitsemani ristiriita koskee kuvailua. Inventointitasolla myös kuvailu tehdään pintapuolisen tarkastelun pohjalta, vaikka kuvailu- ja järjestämispolitiikan mukaan kuvailulla on tarkoitus vähentää tai korvata fyysistä järjestämistä. Kovin niukka kuvailu ei korvaa järjestämistä eikä se oikein palvele tiedonhakuakaan. Nämä näkökohdat on tuotu esille myös järjestämis- ja kuvailupolitiikassa.

Arkistolaitoksen tehtävänä on ”varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä” – ei varsinaisesti järjestäminen, joka tosin palvelee asiakirjojen säilymistä. Kuvailu sen sijaan parantaa asiakirjojen käytettävyyttä. Asiakkaiden kannalta hyvät hakutiedot ovat olennaiset, sillä ne parantavat tiedonhakumahdollisuuksia verkkopalveluiden kautta. Kaikki asiakkaat eivät välttämättä edes ymmärrä luetteloissa olevia arkistomaailman käsitteitä.

Uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan tarkoituksena on tuoda asiakkaiden käyttöön järjestämättömiä arkistoja entistä pienemmällä työmäärällä. Vaihtoehtona on, etteivät asiakkaat saa aineistoa ollenkaan käyttöönsä. Uusi politiikka on menossa oikeaan suuntaan siinä, että se kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä ja keventää järjestämistyötä. Resurssien vähetessä on hyvä miettiä, mikä loppujen lopuksi arkistojen järjestämisessä ja kuvailussa on olennaista. Ketä varten sitä tehdään? Veronmaksajina ja koko touhun rahoittajina asiakkailla tulisi olla mahdollisuus tuoda esille toiveensa, varsinkin kun arkistokuvailua ollaan juuri uudistamassa.

 

Henriikka Halmetoja

Ylemmän arkistotutkinnon harjoittelija 14.10.2013 - 11.4.2014

Oulun maakunta-arkisto

Salaiset kansiot

Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja tarjota sitä käytettäväksi. Joskus kuitenkin aineisto on sisällöltään sellaista, että sitä ei voida antaa käyttöön noin vain, vaan vaaditaan käyttölupamenettely. Markku Mäenpää on blogikirjoituksessaan kesällä 2010 käsitellyt arkistolaitoksen käyttölupa- ja käyttörajoituskäytäntöjä. Täydennyksenä siihen voi todeta, että kirjoituksessa mainittu Astia-verkkopalvelu on otettu käyttöön, ja sen kautta voi myös hakea käyttölupaa arkistolaitoksen aineistoihin. Tämä edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnusten tai muun ns. vahvan tunnistautumisen avulla.

Viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tämä lähtökohta on ilmaistu perustuslain 12.2 §:ssä, jonka mukaan ”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta”. Perustuslain säädös merkitsee sitä, että julkisuus on näiden aineistojen kohdalla lähtökohta ja salassapito siitä erityisestä syystä ja lain nojalla tehtävä poikkeus. Tästä syystä esimerkiksi arkistolaitoksen aineistoista on suurin osa julkisia, eli niitä voi tutkia ilman käyttölupamenettelyä. Heti perään on kuitenkin todettava, että laissa on erilaisia julkisuuden rajoitusperusteita varsin runsaasti. Tässä ei riitä tila läheskään kaikkien niiden tarkasteluun, mutta yleisen pohdinnan lisäksi on hyvä ottaa pari esimerkkiä. 

Perustuslain maininta "välttämättömien syiden vuoksi" viittaa siihen, että julkisuuden rajoittamiselle on oltava painavat perusteet. Nämä voivat liittyä joko tärkeään yleiseen tai yksityiseen etuun. Ensin mainitusta tunnettu, joskin käytännössä harvoin esiin tuleva esimerkki ovat tiedot, joiden antamisesta saattaisi aiheutua vahinkoa maan sisäiselle turvallisuudelle tai kansainvälisille suhteille. Yksityinen etu, josta asiakirjojen salassapidossa useimmiten on kysymys, puolestaan voi liittyä paitsi konkreettisen vahingon vaaraan, myös yksityisyyden suojan vaarantumiseen. Viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että henkilöä koskevia enemmän tai vähemmän arkaluonteisia tietoja leviää asiaan kuulumattomien tietoon. Tämän henkilö saattaa kokea kiusallisena tai loukkaavana. Asiakirjojen julkisuus ei kuitenkaan sinänsä ole kiinni tästä subjektiivisesta kokemuksesta.

Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa harkittaessa on siis useimmiten huomioitava nämä kaksi tärkeää periaatetta: yksityisyyden suoja ja julkisuusperiaate. Niiden kahden välillä on jännite, jonka kanssa viranomaiset – myös arkistolaitos – joutuvat taiteilemaan. Arkistolaitoksen osalta tilannetta tosin helpottaa hieman se, että meillä eletään ”ajasta jäljessä”. Toisin sanoen arkistolaitokseen siirrettävät asiakirjat ovat useimmiten niin vanhoja, että lyhimmät salassapitoajat (laissa säädetyt salassapitoajat vaihtelevat suojattavan edun mukaan) ovat ehtineet jo kulua umpeen. Vaikeinta ongelmaa tämä ei kuitenkaan ratkaise, sillä yksityisyyden suojan vuoksi salassa pidettävät asiakirjat ovat salassa pidettäviä 50 vuotta sen henkilön kuolemasta jota asiakirja koskee tai, ellei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä. Käytännössä 50 vuoden salassapitoaikaa voidaan käyttää lähinnä ruumiinavausasiakirjojen ja seurakuntien kuolleiden luetteloiden kohdalla. Muissa tapauksissa arkistolaitoksella ei lähtökohtaisesti ole tietoa asiakirjoihin merkittyjen henkilöiden kuolinajoista.

Kaikki päättyy siis kuitenkin aikanaan, myös asiakirjojen salassapito. Lain mukaan ikuisesti salassa pidettäviä asiakirjaryhmiä on vain kaksi: rippisalaisuuden piiriin kuuluvat asiakirjat sekä oikeudenkäyntiavustajan ja tämän päämiehen välinen kirjeenvaihto. Näitäkin on arkistolaitokseen kertynyt, vaikka ne tarkkaan ottaen eivät sinne kuuluisikaan. Arkistossa olevat asiakirjat kun ovat viimeistään salassapitoaikojen päätyttyä tai vaihtoehtoisesti määrättyjen edellytysten täyttyessä aina tarkoitettu asiakkaiden tutkittaviksi. 

Jukka Hokkanen
Tutkija
Joensuun maakunta-arkisto

'Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?' Markku Mäenpään blogi (24.6.2010)

Astia -verkkopalvelu