Pääjohtajan katsaus: Arkistolaitoksen vuosi 2016

Vuosi 2016 oli arkistolaitokselle merkittävä monellakin tavalla. Arkistolaitos vietti 200-vuotisjuhlavuottaan, vahvisti uuden strategiansa ja valmistautui organisaatiouudistukseen. Eduskunta puolestaan vahvisti uuden lain Kansallisarkistosta sekä lain arkistolain muuttamisesta.

René Nyberg: Menneisyyttä hallitsemassa

Missä kulkevat Suomen ja Venäjän yhteisen historiantulkinnan rajat?

Oman historian tunteminen on edellytys sille, että kykenee suhteuttamaan sen naapurimaan historiaan ja tulkintoihin. Joskus keveämpi ote on paikallaan, ja mielirepliikkini on todeta, että Suomen suuriruhtinaskunta oli kuin Buharan emiirikunta. Kumpikaan ei ollut osa Venäjää, vaikka molemmat kuuluivat Venäjän valtakuntaan ja nauttivat huomattavaa hallintoautonomiaa. Mutta toisin kuin Buharalla, Suomella ei ollut omaa emiiriä, sillä suuriruhtinas oli samalla keisari, eli kuten Matti Klinge sanoisi Vår Storfurste och Kejsare.

Kansallista hankintapolitiikkaa luomassa

Vuoden vaihteessa voimaan tulossa olevan Kansallisarkistolain mukaan yhtenä Kansallisarkiston tehtävä on hankkia pysyvään säilytykseen kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvia yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa. Vaikka erillistä lakia yksityisistä arkistoista ei nyt säädetä alkuperäisistä suunnitelmista poiketen, Kansallisarkisto toimii mainitun tehtävänsä mukaisesti yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa mm. kansallisen hankintapolitiikan luomiseksi.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen liikkumavara

Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät 27.4.2016 Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus). Tietosuoja-asetus on velvoittavaa sääntelyä ja sitä sovelletaan sellaisinaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen.

Tietosuoja-asetuksella korvataan EU:n henkilötietodirektiivi (95/46/EY), ja sen kansalliseksi täytäntöönpanemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999) säännökset niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely kuuluu asetuksen soveltamisalaan.

Eurooppalaisella yhteistyöllä vauhtia digitointiin ja arkistotutkimukseen

Kansallisarkisto lähti vuoden 2014 lopulla mukaan kiinnostavaan eurooppalaiseen projektiin, joka lupasi paljon erityisesti pöytälaatikkojen ja vinttien kätköissä uinuvien historiallisten aineistojen digitoinnille. Sittemmin kuva projektista on tarkentunut ja suunnitelmat täsmentymässä käytännön toimiksi. Community as Opportunity (CO:OP) –hankkeesta on paljastanut monenlaisia kiinnostavia ja kaikkia arkistojen käyttäjiä hyödyttäviä puolia, joista hieman enemmän seuraavassa.

Digitointilaitteiden testaus on parhaillaan menossa Kansallisarkistossa.
Jokaiseen laitteeseen on jo laadittu yksityiskohtainen käyttöohje.

Vapaaehtoisdigitoinnin kehittämisen tiimoilta olemme hankkineet projektin käyttöön neljä liikkuvaa digitointiasemaa, joilla vapaaehtoiset voivat digitoida omia aineistojaan kuluvan vuoden mittaan järjestettävissä viidessä digitointipäivässä. Tapahtumat järjestetään yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa ja jo nyt neljän tilaisuuden paikat on alustavasti sovittu. Uskon ja luulen niin, että viideskin löytää järjestäjänsä aivan lähitulevaisuudessa. Tapahtumissa digitoitava aineisto viedään projektissa tuotetulle karttapohjaiselle Topoteekki-alustalle, jonka se on kaikkien kiinnostuneiden tutkittavissa.

Alun alkaen tavoitteenamme oli, että kaikki Topoteekkeihin Suomesta vietävä aineisto saisi CC-BY 4.0 –lisenssin, jonka turvin aineistojen katselijat voisivat melko vapaasti käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. Marraskuussa pidetyssä Topoteekki-infossa (katso koostevideo) ajatus kuitenkin jalostui niin, että aineiston voi lisensoida myös muulla Creative Commons –perheen lisenssillä tai jättää oikeudet itselleen, jolloin digitoitua kuvaa voi vain katsella ruudulla. Eurooppalaiset kumppanit hyväksyivät tämän ajatuksen marraskuussa pidetyssä projektitapaamisessa ja CC-lisenssit on jo lisätty Topoteekki-alustalle. Digitointilaitteiston valmistelu ja sisäinen koulutus jatkuvat – niiden etenemisestä pysyy parhaiten selvillä hankkeen kotisivua seuraamalla. Suomenkielisen Topoteekki-alustan rakentelu ja testaus on juuri meneillään.

Noin kuukausi sitten pureuduimme hankkeen työpaketti WP 2:een, jonka aiheena on kansainvälinen liikkuvuus. Toimemme sen suhteen olivat vielä suunnittelematta ja ryhdyimmekin selvittämään, mitä kansainvälisen liikkuvuuden lisäämiseksi voitaisiin tehdä. Pian kävi ilmi, että projektilla on käytettävissään jonkin verran varoja ulkomaille suuntautuvien arkistomatkojen tukemiseen. Erittäin hyvä linjaus tässä on se, että tällä kertaa tuki on kaikkien arkistojen käyttäjien haettavissa. Lisäksi projektin käytettävissä on varoja myös naapurimaidemme arkistoihin suuntautuvien ryhmämatkojen tukemiseen. Lisätietoja tuista löytyy niiden omalta sivulta.

Toivoisinkin nyt kaikkien tämän kirjoituksen lukevien kollegoiden, ammatti- ja sukututkijoiden, opiskelijoiden ja muiden arkistojen käyttäjien selvittävän omat mahdollisuutensa tämän tuhannen taalan – tai jopa enemmänkin – tilaisuuden hyödyntämiseen. Ripeästi toimien saamme tästä mahdollisuudesta parhaan hyödyn.

Tulevina vuosina CO:OPin avulla pyritään toteuttamaan vielä muitakin toiveita esimerkiksi talkoistamiseen liittyen. Tästä voimme kuitenkin kertoa enemmän myöhemmin kun suunnittelu on mennyt eteenpäin. Pysyttele siis kuulolla hankkeesta! Tietoa löytyy sekä kotisivulta että aika ajoin myös Kansallisarkiston Facebookista.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, CO:OP-projektipäällikkö Kansallisarkistossa

Toimivaa viranomaisyhteistyötä

Arkistolaitoksen ja muiden valtion viranomaisten yhteistyö on aina ollut tiivistä. Nyt Alku-hankkeen myötä on yhteistyö Alku-viranomaisten kanssa lisääntynyt entisestään. Aluehallintovirastojen ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten edeltäjien arkistoja on järjestetty Turun alueellakin hankkeena nyt jo yli kaksi vuotta. Tuona aikana on tullut tutuiksi suuri määrä arkistonhoitajia, arkistovastaavia sekä viranomaisten muuta henkilökuntaa.  Asioita on selvitelty lähinnä sähköpostilla ja puhelimella, mutta tarvittaessa on myös pidetty palavereja, välillä virallisia välillä vähän epävirallisempia.

Meillä Turussa Länsi-Suomen lääninhallituksen arkisto on tuottanut kontakteja myös oman alueen ulkopuolelle.  Keski-Suomi ja Pohjanmaa ovat kuuluneet vuonna 2009 toimintansa päättäneen suurläänin alueeseen ja siellä syntyneet pysyvästi säilytettävät lääninhallituksen aineistot ovat jo suurimmaksi osaksi siirretty Turun maakunta-arkistoon, mutta yhteistyötä tarvitaan edelleen.

Koska vuosi 2009 on ollut niin hiljattain, ei lääninhallituksen arkisto ymmärrettävästä syystä ollut aivan yhtä valmis siirtovaiheessa kuin vaikkapa 40 vuotta vanhat arkistot. Arkiston viimeisiä kokonaisuuksia järjestetään vielä eri pisteissä ja ne todennäköisesti siirretään maakunta-arkistoon ensi vuoden kuluessa. Selkeiden kokonaisuuksien lisäksi virastoista on löytynyt yksittäisiä asiakirjoja ja asiakirjanippuja. Asiakirjoista ei aina pysty päättelemään, että onko kyseessä kopio vai se alkuperäinen kappale, joka kuuluisi arkistoon. Tästä on syntynyt ylimääräistä selvittelyn tarvetta ja uudenmuotoista yhteistyötä.

Virastoista löytyneet epäselvät asiakirjat ovat meillä aiheuttaneet sen, että viime viikolla tietopalvelusihteerimme ei löytänyt makasiinista pelkästään lääninhallituksen arkistoa vaan myös lääninhallituksen entisen arkistonhoitajan. Etsitty asiakirja löytyi hienosti yhteisvoimin. Kyseessä oli pelkkä sattuma, emme pääsääntöisesti säilytä arkistonhoitajia arkistojen yhteydessä. Paikalla olivat Lounais-Suomen aluehallintoviraston arkistoista vastaavien henkilöiden lisäksi myös Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston arkistovastuuhenkilöt sekä Vaasasta että Jyväskylästä. Sen lisäksi, että saimme arkistoihin taas lisäykset paikoilleen, päivitimme samalla lounaalla kuulumisia tästä meidän yhteisestä asiakirjahallinta- ja arkistokentästämme.  Ainakin meidän näkökulmastamme yhteistyö on toiminut erinomaisesti.

 

Marita Vallenius
Tutkija, Turun maakunta-arkisto

Pysyvät tunnisteet puhuttivat tutkijaseminaarissa

Kansallisarkisto järjesti 8.11.2013 tutkijaseminaarin Lisätietoja verkossa, joka lähetettiin etäyhteyksin Jyväskylän ja Turun maakunta-arkistoihin. Tältä osin seminaari toimi pilottina ensi vuonna suunnitelluille vastaaville tapahtumille. Helsingissä osallistujia oli lähes 50, Turussa ja Jyväskylässä muutamia. Seminaaria pidettiin erittäin antoisana myös etäpaikkakunnilla. Puheenvuorojen suunnittelussa onnistuttiin hyvin ja puhujavalinnat olivat oikeaan osuneita. Jessica Parland – von Essen on blogissaan tiivistänyt tutkijaseminaarin puheenvuorojen keskeisen sisällön.

Historiantutkimuksen käyttämä lähdeaineisto sähköistyy. Tänä päivänä syntyvät aineistot säilytetään sähköisesti ja aikaisemmin muodostunutta aineistoa digitoidaan – tosin rahoituksen sanelemin reunaehdoin. Tietovarantoja avataan, koska tietojen tulee olla vaivattomasti käytettävissä. Pelkkä julkisten metatietojen ja aineistojen tarjoaminen verkkopalveluiden välityksellä ei riitä, vaan julkiset tiedot on julkaistava avoimena datana. Tämä avaa eri tahoille myös mahdollisuuden luoda niihin erityyppisiä palveluita.

Tutkimus hyötyy, koska sähköisiin tietoihin voi kohdentaa täysin uudentyyppisiä tutkimuskysymyksiä. Tiedot ovat linkitettävissä ja yhdisteltävissä toisiinsa, joka nopeuttaa tutkimusprosessia ja monipuolistaa johtopäätösten tekemistä.

Helsingin sotasurmat 1918 –hankkeen johtaja Jarmo Nieminen toivoi paikkatietojen yhdistämistä arkistolaitoksen tutkimustietokantoihin, jolloin esimerkiksi henkilöiden kuolinluokkatietojen sijoittaminen kartalle edesauttaisi johtopäätösten tekemistä taisteluiden luonteesta.  Arkistolaitos julkaisee vuonna 2014 tutkimustietokantojen tiedot avoimena datana ja samalla selvittää paikkatietojen yhdistämistä tietokantojen tietoihin.

Sähköisen tutkimusprosessin kehittämisessä yhtenä keskeisenä osa-alueena on sähköisiin aineistoihin viittaaminen ja siihen liittyvä pysyvä urn-tunniste (”pid”). Arkistolaitos toteuttaa tiiviissä yhteistyössä tutkijoiden kanssa lähdeviitepalvelua, jota on pilotoitu tämän vuoden aikana. Pilotointi jatkuu ensi vuonna. Palvelua pilotoidaan sähköisessä muodossa julkaistavilla tieteellisillä artikkeleilla, joiden lähdeviitteissä käytetään palvelun antamia pysyviä tunnisteita. Lähdeviitepalvelu on tarkoitus ottaa tuotantokäyttöön vuonna 2015 arkistolaitoksen sähköisten palveluiden uudistamisen yhteydessä.

Seminaariin osallistuneita huolestutti teknisen kehityksen vaikutus pysyvän tunnisteen pysyvyyteen. Lähdeviitteeseen liittyvä pysyvä urn-tunniste kohdistuu tietosisältöön. Jos tiedostoformaattien kehityksen takia tai muista syistä tuotetaan myöhemmin uusia käyttökopioita tai jopa uudelleen digitoidaan samaa aineistoa, on lähtökohtana se, että tietosisällön pysyessä samana, mutta digitoidun ilmiasun muuttuessa, urn-tunniste säilyy samana. Toistaiseksi kuitenkin tähän liittyvät tekniset ja toiminnalliset käytänteet ovat määrittelemättä.

Tiedon avaaminen ja sähköisen tutkimusprosessin kehittäminen edistävät tutkimusta. Tieto ei kulu käytössä, vaan sen arvo vain kasvaa, kun sitä käytetään.

Päivi Happonen
Tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto

Lähihistoriaamme löytämässä

Pohjoismaiden valtionarkistonhoitajien kokouksen tuoreesta raportista ilmenee, että pohjoismaisen historiamme tutkijoiden käytössä on noin 150 miljoonaa kuvaa, jotka on digitoitu Ruotsissa. Suomen arkistolaitos on tuloksellaan hieman jäljessä, 18 miljoonaa sivua ovat luettavissa omassa digitaaliarkistossamme.  Suunta ja latu ovat oikeat, mutta maali kaukana.

Tutkijasalin päivystäjä törmää päivittäin mitä monimutkaisimpiin kysymyksiin. Onko arkistossanne vuoden 1917-mallisen 155 millimetrin haupitsin kantakirja? Entä missä ovat 1930-luvulla valtionarkistoon luovutetut Rauman raastuvanoikeuden tuomiokirjeet? Tai missä sijaitsi kotitilamme vuonna 1789? Edellä vain muutama työpäivän ensimmäisistä kysymyksistä. Olen varma, että kollegani niin maakunta- kuin muissakin arkistoissa törmäävät samanlaisiin kysymyksiin jatkuvasti. Yhteistä on se, että päivystäjä pyrkii kaikin tavoin auttamaan tiedonhakijaa. Toimipisteisiimme hakeutuu uteliaita, ongelmien ratkomisesta kiinnostuneita, siis valistuneita ihmisiä.

Tämän tekstini lähtökohta on kuitenkin hieman erilainen. Luen parhaillaan dosentti Antti Kujalan uutta kirjaa Neukkujen taskussa. Kekkonen, suomalaiset puolueet ja Neuvostoliitto 1956-1971 (Tammi, 2013). Se on tietääkseni ensimmäinen, erinomaisen tarkasti kirjoitettu tutkimus ajasta, joka on vaikuttanut ikäisteni elämään paljon, ehkä paljon enemmän kuin olemme osanneet ajatellakaan. Mitä oikeastaan tarkoittaakaan ns. rähmälläänolo? Kuinka härskisti toimivat johtavat poliitikkomme mielistellessään neuvostoliittolaisia rahankerjäysmatkoillaan Moskovaan, Tukholmaan ja muualle Eurooppaan? Kujalan kirjan keskeinen aineisto on Suomen ja Venäjän arkistolaitoksien yhteisen mikrofilmausvaihtosopimuksen ensimmäinen, kaunis hedelmä. Kuinka paljon tuleekaan maamme menneisyyden kuva muuttumaan kunhan saamme jatkoa kopiointiprojektille? Ei ehkä lähivuosina kovin paljon, mutta pari- kolmekymmentä vuotta, ja katso. Se edellyttää jo nyt, että tulevia historiantutkijoita kouluttavat yliopistot kiinnittävät entistä enemmän huomiota venäjänkielen ja -historian opiskeluun, väheksymättä yhtään ruotsinkielen osaamisen merkitystä.

Valtionarkisto, ja myöhemmin arkistolaitos, on toki aikaisemminkin kiinnittänyt huomiota siihen, että Suomen historian keskeisten arkistoaineistojen saaminen tutkijoiden käyttöön on turvattava kaikin mahdollisin keinoin. Suomen kirkonarkistot, sukututkimuksen ja paikallishistorian peruslähdekokonaisuudet, tallennettiin mormonien varoin vuodesta 1949 lähtien. Ylimääräisillä rahoilla kuvattiin niin voudin- kuin läänintilitkin, samoin vanhimmat tuomiokirjamme.

Vähintään yhtä tärkeä projekti oli kun arkistonhoitaja Kauko Pirinen lähetettiin 1950-luvun alussa pohjustamaan Ruotsin valtionarkistossa säilytettävän, Suomea koskevien asiakirjojen mikrokuvaamista. Sivumennen sanoen tuo aineisto olisi pitänyt siirtää alkuperäisenä Suomeen jo Haminan rauhansopimuksen mukaisesti, mutta se ei koskaan toteutunut. Arkistot ovat edelleen Mariebergissä vaan väliäkö sillä enää. Kansallisarkistossa ja useassa maakunta-arkistossa on tutkijoiden käytössä lähes täydellinen kokonaisuus yhteisen historiamme ajalta.

Vielä Venäjän kanssa käytävään mikrokuvausvaihtoon. Nykyinen tilanne ei ole missään tapauksena ainutkertainen. Jo vuonna 1955 valtionarkisto teki aloitteen Neuvostoliitossa säilytettävien Suomea koskevien asiakirjojen mikrokuvaamisesta. Monimutkaisen hallinnollisen prosessin jälkeen vuonna 1956 varattiin suomalaisille asiantuntijoille tilaisuus tutustua kahden kuukauden ajan Neuvostoliiton valtionarkiston asiakirjoihin. Työ päättyi 14.12.1956, ja sen tulos on käytettävissä NL-tunnuksella varustetuilla mikrofilmeillä. Valtionarkiston tehtävän vaikeutta kuvastaa, tänään ehkä käsittämättömällä tuntuva, luettelon huomautus: ulkomaalaisilta on näiden filmien käyttö kielletty. Tämä rajoitus poistui, kun Neuvostoliitto hajosi.

Digitalisointi, sähköinen formaatti ja tiedonhakemisen nopeuden vaatimus ovat tämän päivän mantroja, hyvä niin. Mutta olen vakuuttunut siitä, että edellisten arkistonhoitajapolvien mikrokuvausvisio palvelee tutkijoita vielä vuosikymmeniä yhtä hyvin kuin sen on tehnyt sitä jo yli 60 vuotta.

Pertti Vuorinen
tietopalvelija Kansallisarkistosta

Onnea Aboa Mare

Keisarillinen Suomen senaatti (viralliselta nimeltään tuolloin vaatimattomasti vielä Suomen hallituskonselji) ehdotti vuonna 1812 keisarille, että Turkuun, Helsinkiin ja Vaasaan perustettaisiin merenkulkukoulut. Suunnitteluvaiheessa koulujen ensisijainen tarkoitus oli kouluttaa alipäällystöä ja päällystöä laivastolle. Tilanne kuitenkin muuttui.  Myös kasvavaan kauppalaivastoon kaivattiin kipeästi niin taitavia perämiehiä, että he tarvittaessa pystyivät korvaamaan kapteenin. Keisari myöntyi ehdotukseen ja merenkulkukoulu aloitti toimintansa vuonna 1813 Turussa, osoitteessa Iso Hämeenkatu, talossa numero 25. Vuonna 1836 koulu muutti arkkitehti Carl Ludvig Engelin Turun akatemialle suunnittelemaan Observatoriorakennukseen Vartiovuorelle. 1830-luvulta alkaen koulusta tuli merenkulunopetuksen keskuspaikka Suomessa.

Tähtitorninmäellä, kuten monet turkulaiset paikkaa kutsuvat, koulu toimi noin 130 vuoden ajan, aina vuoteen 1967 asti. Toiminta jatkui seuraavaksi matkustajalaivasataman lähistöllä, Malminkatu 5:ssä ja vuoden 2013 kesästä alkaen entiseen Valion satamavarastoon upeasti saneeratuissa tiloissa, Juhana Herttuan Puistokadulla. Siis tulevan uuden kaupunkisydämen laajennuksen, Linnanfältin keskellä.

Merenkulun opetuksen ja samalla ammattikoulutuksen pitkää historiaa Turussa voi seurata alkuperäisaineistoon nojautuen myös täältä Turun maakunta-arkistosta käsin. Maakunta-arkisto sai kuluvan vuoden helmikuussa Aboa Marelta haltuunsa lisää Turun merenkulkuopiston arkistoa. Aineisto oli jatkoa täällä entuudestaan säilytettävään Turun merenkulkukoulun (Åbo Navigationskola 1813–1918) ja sen seuraajien, Turun merenkulkuopiston (Åbo navigationsinstitut 1918–1944), arkistoihin. Aineisto järjestettiin ja luetteloitiin asiakaskäyttöä varten kesän aikana.

Koulun oppilasmäärä oli viiden ensimmäisen toimintavuoden aikana pieni. Opetus oli jaettu perämies- ja kapteeniosastoihin. Pääsyvaatimuksena olivat ruotsinkielentaito sekä välttävä luku-, kirjoitus- ja laskutaito. Meriharjoittelua ei vaadittu ennen vuotta 1851. Koulun oppiaineita olivat purjehdustaito, takilointi ja laivanrakennus. Vuodesta 1839 alkaen oppiaineisiin kuuluivat myös piirustus, englanti ja saksa; vuonna 1851 koulussa alettiin opettaa ruotsinkieltä, vuonna 1857 maantietoa ja liikekirjeenvaihtoa, vuonna 1874 terveydenhoitoa ja vuonna 1900 koneoppia.

Syyskuun 20. päivänä 1918 koulu sai merenkulkuoppilaitoksia koskevan asetuksen perusteella nimekseen Navigationsinstitutet vid Åbo svenska sjöfartsläroanstalt. Perämiesten ja merikapteenien lisäksi koulutettiin myös diplomimerikapteeneita. Diplomimerikapteenilla oli muodollinen pätevyys mihin tahansa merenkulkualan toimeen ja etenkin opettajanvirkoihin merenkulkuoppilaitoksissa. Noin kuusikymmentä vuotta myöhemmin, vuonna 1983 perustettiin merimieskoulutuksen peruslinja, Sjömansskolan inom Åbo Navigationsinstitut, joka oli toiminnassa aina vuoteen 1998 asti.

Koulun ylimpänä johtona toimi johtokunta. Se koostui kaupungin porvareista ja puheenjohtajana toimi läänin kuvernööri. Koulun rehtoreina alkutaipaleella toimivat 1818–1833 August Hagelstam laivaston majuri, 1833–1845 Erik Benzelstierna merikapteeni ja 1845–1865 Bror Ekelund merikapteeni. Jatkossa kaikki seuraavat rehtorit ovat olleet Turun merenkulkuoppilaitoksessa koulutuksensa saaneita merikapteeneja: 1865–1890 Carl Stenius, 1890–1915 Gustaf Mattsson, 1916–1924 Erik Tengström, 1925–1928 Napoleon Ceder, 1928–1929 O. Jansson, 1929–1931 J. Lagström, 1931–1936 K. Päiviö, 1936–1948 A. Relander, 1948–1972 B. Forman, 1972–1974 H. Myrén, 1974–1976 P. Forsberg, 1976–1996 B. Gyllenberg, 1996–1997 A. Palola, 1998–2001 M. Forsén. Vuodesta 2002 alkaen tämän kunniakkaan koulun rehtorina on toiminut merikapteeni P-O Karlsson.

Lämpimät onnittelut 200-vuotisen perinteen jatkajille!

Anne Wilenius
ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Alku aina hankalaa, lopussa kiitos seisoo

Aluehallinnon uudistusten seurauksena mm. lääninhallitusten ja työsuojelupiirien toiminta päättyi 31.12.2009. Lääninhallitusten tehtävät jakaantuivat eri viranomaisille, pääosin kuudelle aluehallintovirastolle. Aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta- ja järjestämishanke, ns. ALKU-hanke, sai alkunsa keväällä 2011. Hankkeen taustalla on Kansallisarkiston 10.3.2009 tekemä periaatepäätös, jossa se on sitoutunut maksutta vastaanottamaan aluehallintovirastojen (AVI) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) edeltäjävirastojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Edellytyksenä on, että asiakirjat ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa ja siirtojen on toteuduttava 31.12.2014 mennessä. 

Lounais-Suomen aluehallintovirasto lähti toukokuussa 2011 mukaan pilotoimaan hanketta. Kansallisarkiston ja valtiovarainministeriön välisen sopimuksen perusteella ja ministeriön rahoituksella palkattiin ALKU-hankkeeseen työntekijät, jotka seuloivat ja järjestivät arkistoa tiloissamme.  Hankkeen ohjausvastuu oli maakunta-arkistolla ja Kansallisarkistolla. Emme virastossa ihan tarkkaan ymmärtäneet mihin lupauduimme ja minkälainen työmäärä edessä olisi. Arkistomme sijaitsivat valtion virastotalolla, jossa oli keväällä 2011 aloitettu talon peruskorjaus. Korjauksen eri vaiheiden edetessä, myös kaikki arkistoissa olevat aineistot siirrettiin evakkoon eri paikkoihin. Aineistoa oli yli 2 hyllykilometriä, joten mistään pienistä siirroista ei ollut kysymys. Hankkeen alkaessa pääosa aineistosta siirrettiin virastotalon viereiseen johtokeskusluolaan. Maan alla sijaisevien tilojen huonojen työskentelyolosuhteiden takia haimme aineistoa työhuoneisiin, joissa tehtiin varsinainen järjestäminen ja seulonta. Suurempia kokonaisuuksia haettiin autolla, mutta paljon aineistoa kulki myös kainaloissa ja kasseissa. Keväällä 2012 saimme asiakirjat ja työskentelytilat remontoituihin tiloihin, mikä helpotti huomattavasti työskentelyä. Tosin talon remontti jatkui vielä kevääseen 2013 asti ja välillä järjestämistöitä tehtiin remonttimelun takia kuulosuojaimet korvilla.  

Miten tästä kaikesta sitten selvisimme?  Ammattitaitoisten ja oma-aloitteisten järjestäjien osuus työn onnistumisessa oli suuri. Aluksi järjestäjät kauhistelivat mihin he olivat joutuneet, mutta inventoinnin edetessä heidän uskonsa työstä selviämiseen vahvistui. Viraston kahden oman työntekijän vastuulle jäi omien töiden ohella järjestää osa aineistosta, toimia asiantuntijana aineistoa koskevissa kysymyksissä, luetteloida ja hävittää määräajan säilytettävät, joiden säilytysaika ja -tarve olivat jo umpeutuneet. Viraston osuudeksi jäi myös arkistokelpoisten koteloiden hankkimisesta ja aineiston maakunta-arkistoon siirtämisestä koituneet kustannukset. Työn ihanuuksiin kuului ”historiallisesti hauskojen” asiakirjojen löytyminen. Ihan kaikkea hauskaa ei voinut heittää pois, vaikka seulontapäätösten perusteella näin olisi voinut tehdäkin. Viraston haltuun jäi vielä mm. kaksoiskappale asiakirjasta ”luettelo Turun ja Porin läänissä laillistamattomassa avioyhteydessä elävien pariskuntien lukumäärästä” ja kansanhuoltoministeriön 13.3.1942 päivätty kirje, jolla se on antanut lääninkonttorille ostoluvan viidelle kilolle pellavalankaa. Aarteita löytyy mielestäni myös Turun maakunta-arkistoon siirretyistä asiakirjoista. Esimerkiksi maaherrojen aineistot kertovat paljon senhetkisestä ajasta ja maaherrojen omista kiinnostusten kohteista.  

Turun ja Porin lääninhallituksen ja Länsi-Suomen lääninhallituksen pysyvästi säilytettävät aineistot ovat nyt pääosin Turun maakunta-arkistossa. Lounais-Suomen aluehallintoviraston arkisto kiittää ja kumartaa.  Aineiston määrä on vähentynyt, tietopalvelumme on helpottunut, arkistotilojen määrä ja sitä kautta tilojen vuokrat ovat pienentyneet huomattavasti.

 

Kirsi Vaajasaari

suunnittelija, arkistoista vastaava

Lounais-Suomen aluehallintovirasto

Keskusarkistopäätös – viimeinkin!

Maaliskuun 1. päivänä opetus- ja kulttuuriministeriö onnistui yllättämään meidät. Saimme ilmoituksen, että se oli päässyt valtiovarainministeriön kanssa yhteisymmärrykseen arkistolaitoksen keskusarkiston rakentamisesta Mikkeliin. Hanke toteutettaisiin siten, että uusi rakennus on valmis vuoden 2017 lopulla ja sen jälkeen Sörnäisten toimitilasta Helsingissä voidaan luopua kevään 2018 aikana.

Hanketta on valmisteltu pitkään. Ensimmäisen kerran arkistolaitos ehdotti rakentamisen keskittämistä yhteen paikkaan vuoden 2009 alussa. Sota-arkisto ja valtioneuvoston arkisto oli liitetty Kansallisarkistoon vuotta aikaisemmin ja Mikkelissä oli käynnistetty entisen Sota-arkiston mittava järjestämistyö. Vuoden 2008 syksyllä oli selvitetty myös arkistolaitokseen siirrettävien aineistojen määrää. Silloin oli todettu, että arkistolaitoksen aineistomäärä tulisi kaksinkertaistumaan ennen analogisten aineistojen vastaanoton loppumista. Aikaisempi periaate, jonka mukaan uutta tilaa rakennettiin tilojen täyttyessä, oli todettu aineistojen käytön kannalta vaikeaksi ja kustannuksiltaan keskittämistä kalliimmaksi.

Tämän jälkeen alkoi pitkä vakuuttelun vaihe. Arkistolaitos päätyi sisäisessä valmistelussaan siihen, että paras paikka uudelle keskusarkistolle olisi Mikkeli. Siellä oli yksi suurimmista maakunta-arkistoista, Elinkeinoelämän keskusarkisto ja Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskus. Mikkelin kaupunki oli kaiken lisäksi nähnyt arkistoaineistojen säilyttämisen – niin analogisten kuin digitaalistenkin – strategiseksi painopisteekseen ja oli valmis panostamaan hankkeeseen sen mukaisesti.

Kun kysymys oli alueellistamistoimesta, tuli esitys kuitenkin valmistella käyttäen valtiovarainministeriön alueellistamisen arviointikehikkoa. Oleellinen osa sitä oli sijoituspaikkavertailu. Tällainen tehtiinkin Jyväskylän, Mikkelin ja Vaasan välillä. Arviointi toteutettiin ripeästi ja se valmistui jo maaliskuussa 2009. Myös siinä päädyttiin Mikkeliin. Ratkaisu perustui ennen muuta niihin synergiaetuihin, joita Mikkelin eri toimijoiden yhteistyön katsottiin tarjoavan.

OKM ei silti ollut vielä valmis tekemään päätöksiään arkistolaitoksen arvioinnin pohjalta. Senaattikiinteistöistä eläkkeelle jäänyt kiinteistöneuvos Erkki Aho sai syyskuussa 2009 ministeriöltä tehtäväksi laatia selvitysmiehenä arvion keskusarkiston tarkoituksenmukaisuudesta ja ehdotuksen parhaasta sijoituspaikasta. Aho päätyi neljän kuukauden työn jälkeen samaan mihin arkistolaitos oli jo päätynyt. Keskusarkistoa pidettiin toiminnallisesti ja taloudellisesti hyvänä ratkaisuna ja Mikkeliä parhaana sijoituspaikkana. Maaliskuussa 2010 jättämässään lausunnossa arkistolaitos ilmoitti tukevansa Ahon esitystä.

Kesän ja syksyn aikana arkistolaitos täsmensi laskelmia ja valmisteli rakentamishanketta yhdessä Mikkelin kaupungin ja Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Joulukuun 14. päivänä 2010 opetusministeri Henna Virkkunen teki periaatepäätöksen keskusarkiston rakentamisesta Mikkeliin. Tuntui jo siltä, että vääntö oli voitettu ja käytännön työhön voitaisiin päästä kiinni. Valmistelutyöt etenivät vuosina 2011 ja 2012 hyvin, mutta lopullinen rahoituspäätös antoi yhä odottaa itseään.

Opetus- ja kulttuuriministeriö esitti elokuussa 2012 hallituksen budjettiriihessä myöntövaltuuden myöntämistä rakentamiseen. Uskoimme jälleen kerran, että tämä oli ratkaiseva askel, josta ministeriöt olivat päässeet sopuun. Näin ei ollutkaan. Valtiovarainministeriö ei esittänyt vuokravaltuuden myöntämistä kehysriihessä. Tämä oli suuri pettymys valmistelijoille. Aloimme olla huolissamme siitä, ehtiikö keskusarkisto ylipäätään valmiiksi niin, että ehdimme luopua Sörnäisten tiloista ennen vuokrasopimuksen umpeutumista.

Valtiovarainministeriön vaatimuksesta valmistelu palasi tämän jälkeen useita askelia taaksepäin. Arkistolaitoksen edellytettiin selvittävän voitaisiinko uuden rakennuksen sijaan hyödyntää puolustusvoimilta tai muualta valtionhallinnosta vapautuvia tiloja. Senaatti-kiinteistöiltä valtiovarainministeriö pyysi vuokravertailuja eri tiloista. Me yritimme vuorostamme painottaa, ettei ole kohtuullista verrata vain vuokrakustannuksia eri vaihtoehtojen välillä. Meille kustannustehokkuus merkitsi myös toiminnallista tehokkuutta. Keskusarkiston sijoittaminen jonnekin, missä ei ennestään olisi arkistolaitoksen yksikköä tai muita synergiaetuja, olisi kallis ja kannaltamme paljon hankalampi ratkaisu.

Ratkaisun jatkuva viipyminen herätti huolestusta myös eduskunnassa. Mikkeliläinen kansanedustaja Lenita Toivakka esitti 9.10.2012 ja uudelleen 23.11.2012 opetusministeri Jukka Gustafssonille kirjallisen kysymyksen asiasta. Vastauksessaan ministeri vakuutti, että arkistolaitos tulisi saamaan keskusarkiston suunnitellussa aikataulussa. Sijoituspaikka jäi kuitenkin yhä auki ja selvitystyöt jatkuivat. 

Joulukuun lopulla ministeri Gustafsson kommentoi asiaa toteamalla, että keskusarkisto sijoitetaan Mikkeliin, ellei muualta löydy sille sopivaa tilaa. Vielä helmikuun 2013 lopulla arkistolaitos vertaili ministeriön pyynnöstä uusia tiloja. Uskoimme, että päätös viipyisi ainakin hallituksen puolivälitarkasteluun ja kehysriiheen saakka. Näin ei kuitenkaan käynyt. Valtiovarainministeriö taipui useiden selvitysten ja vertailujen jälkeen uskomaan, että Mikkeli todella oli taloudellisesti ja toiminnallisesti paras vaihtoehto ja sopi asiasta opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. 

Arkistolaitoksen ja Senaatti-kiinteistöjen johto olivat sopineet tapaamisesta päätöstä seuranneelle viikolle. Onneksi emme kuitenkaan enää joutuneet vääntämään kättä eri vaihtoehdoista ja vertailujen perusteista. Nyt saatoimme keskustella konkreettisista aikatauluista ja vaihtoehdoista. Suurin ja toivoaksemme ratkaisevin askel kohti uutta keskusarkistoa on nyt toivoaksemme otettu.

Jussi Nuorteva

Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja

Arkistoholistin tähystyksiä



Tikkalan lapset 1912

Kaikki alkoi 50-luvun kannellisesta kenkälaatikosta. Se oli täpötäynnä mustavalkoisia valokuvia. Joukossa oli pahvipohjalle liimattuja käyntikorttimuotokuvia, postikortteja, mutta enin osa oli isän tai äidin sukulaisten kuvia. Katselin kuvia ja pienen osan henkilöistä arvelin tuntevani tai tietäväni. Näytti, että enoni on tuossa Reidar ja Anttu Särestöniemen kaverina ja tuossa on Kolin huipulla otettuja kuvia.
Elettiin joulunalusaikaa 1965. Äitini oli haaveillut saavansa joskus laatikossa olevat kuvat valokuva-albumiin. Sain idean. Tuossahan on ihan sopiva joululahja äidille! Ja niin kuvat sitten siirtyivät isoon albumiin, mutta kuvatekstejä tuli vain tuntemieni henkilöiden kohdalle. Vasta joulupukin käytyä oli lupa kysyä, keitä nämä kauan sitten eläneet tai kuolleet ja minulle tyyten tuntemattomat sukulaiset tai tuttavat oikein ovatkaan?

Saatujen vastausten perusteella oli kiva mennä Valtionarkistoon. Sieltä varmaan saisin jotakin lisätietoja isän ja äidin sukulaisista ja voisin rakentaa oikean sukupuun seuraavaksi jouluksi. Maalaispojasta näytti mahtavalta tuo tutkimussali kattoon asti hyllytettyine ylipaksuine kirjoineen. Tutkijoilla oli pöydillä puisia vankkoja telineitä, joiden päälle vanhan tuomiokirjan tai maakirjan saattoi asettaa. Ei tultu tarjoamaan valkeita hansikkaita silloin vuonna 1966.

Hyvin sankka tupakansavu leijaili sisäänkäynnin viereisessä tauko- eli tupakkahuoneessa, jossa Valtionarkiston asiakaskunnan vanhat herrat kävivät keskusteluja satojen vuosien takaisista asioista. Sikaarin ystäviä oli joukossa ja arkistoon tulijat joutuivat kokemaan sen saman tuoksun tai katkun, mikä nykyään on lievempänä vastassa julkisten rakennusten ulko-ovea lähestyttäessä.

Viiden vuoden ajan keräsin tiiviisti sukutietoja Valtionarkiston syövereistä ja täytin lappuja, joissa vakuutin, etten kenenkään vahingoittamiseksi tai halventamiseksi tule ainuttakaan saamaani tietoa käyttämään. Sinä aikana tapasin monen monta arkistokuuluisuutta. Joka päivä saapuivat kammioihinsa Kauko Pirinen, Pentti J. Voipio, Yrjö Blomstedt ja monet muut, joita en oppinut tunnistamaan.

Valtionarkiston päivystäjä istui korkean kateederipöydän takana ja otti vastaan tilauslappuja, joiden perusteella vahtimestari toi vaunullaan iänikuisen vanhoja kirjoja makasiineista.

Ympärilleen ei kenelläkään ollut aikaa vilkuilla, sillä vahtimestarin tuomat kirjat tai huoneen takana olevasta hyllystä poimitut Mustat Kirjat veivät talon asiakkaiden kaiken huomion ja hiljaisuus oli tuotu selvästikin Juntusen Huopatossutehtaasta. Singerin ompelukoneen ääniä mukaillen kuului silloin tällöin rullafilmien kelausääniä.

Mutta minäpä salaa tähystin, vilkuilin ja mitä ihmettä näinkään? Näin arkistoholisteja mielipuuhissaan! Pikkuhiljaa ja kenties huomaamattaan he näyttivät jääneen arkistolaitoksen tarjoamien tuotteiden suurkuluttajiksi. Olivat jääneet koukkuun. Kiskontiellä naapuritalossa asuva Suomen Sukututkimusseuran silloinen puheenjohtaja Pentti J. Voipio oli töissä raastuvanoikeudessa, mutta jokainen ilta hän istui, kai rentoutuakseen, Valtionarkiston tutkijasalissa. Niin tein minäkin.

Arkistoalan ja sukututkimuksen yhteistyön klassikkojuttu on kerrottu kirjassa Kekkoset Suomen asuttajina (1994). Tuli Sisä-Suomesta mies ensikertalaisena Valtionarkistoon ja kertoi päivystäjälle olevansa Kekkonen ja haluavansa tutkia onko hän ja millä viissiin sukua presidentti Kekkoselle. Päivystäjä tiesi miten ylen ystävällinen mies Pentti J. Voipio on ja sen vuoksi neuvoi miestä esittämään asiansa Voipiolle.

Nyt sen sitten tiedämme: Meni 20 vuotta aikaa, kun Pentti J. Voipio tutki Kekkosen sukua. Tapasi UKK:n monesti asian tiimoilta ja sai lisäpuhtia. Lopulta ilmestyi mainio sukukirja. Sisä-Suomen mies oli jo alkumetreillä saanut kunnon selvityksen sukulaisuudestaan.

Nyt huomaan harrastaneeni sukututkimusta 47 vuoden ajan. Sinä aikana on rakentunut hieno maakunta-arkistojen verkosto. On rakennettu Kansallisarkistoa varten toimivat lisätilat. Sen verran on itselleni taitoa karttunut, että huomaan esipolvia tähystettyäni olevani samaa Riskan sukua kuin Pentti J. Voipio. Ja että vaimoni on saman Karttusen Susannan isän jälkeläinen kuin UKK. Aina tuntuu löytyvän uutta ja ihmeellistä. Ja se uusi ei näytä olevan mikään uusi harrastus vaan entisen harrastuksen syventäminen. Vaarana on, että arkistoihin suuntautunut harrastukseni menee niin syvällä oleviin makasiineihin, että ympäröivä maailma katoaa silmistäni.

En uskalla itseni lisäksi nimetä ketään muuta arkistoholistiksi. En tiedä tarvitaanko per vuosi peräti 300 kuittausta arkiston vieraskirjaan tuollaisen tittelin saamiseksi, mutta muutaman viime vuoden aikana kaikki näyttää nettiin siirrettyjen arkistotietojen ansiosta muuttuvan. Arkistojen tutkijasaleista kellastuneiden kirjojen suurkuluttajat siirtyvät kotikoloihinsa tähystämään nettiä. Kenen on vastuu, jos arkistoholistit Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen aukioloajan päätyttyä jatkavat kotikoneillaan arkistojen asiakirjojen tutkimista? Mitä kivaa pitää jättää digitoimatta, että saadaan edes osa asiakkaista vielä viihtymään arkistojen tutkijasaleissa?

Ja pitääkö kuluttajansuojan nimissä meikäläisiä varten harkita varoitustekstien laittamista arkistolaitoksen kotisivuille:

VAROITUS. Vanhojen asiakirjojen lukeminen saattaa aiheuttaa elinikäisen riippuvuuden...


Tapani Kovalaine
Maistraatin päällikkö, emeritus, Joensuu

Portti siirtyi uuteen aikaan

Pienestä se lähti liikkeelle. Syksyllä 2009 mietittiin, miten voitaisiin hoitaa tehokkaasti ne tiedustelut, jotka aiheutuisivat sotapäiväkirjojen siirtymisestä Digitaaliarkistoon. Ja keksittiin, että hei! Laitetaan verkkoon niiden käyttöön opastava oppimisympäristö. Alustavaihtoehtoina pyöriteltiin Moodlea ja Mediawikiä, joista jälkimmäinen sitten valittiin. Sitä on helppo muokata kaikkialta ja siihen tulee jatkuvasti uusia päivityksiä. Lisäksi sen käyttö on tuttu kaikille Wikipediaa joskus päivittäneille.

Kun sotapäiväkirjoja koskeva tietoympäristö näytti toimivan moitteettomasti oli seuraava idea, että laajennetaan tätä kaikkiin digitoituihin aineistoihin. Rakenteellinen perusratkaisu oli alusta pitäen selvä: tuotetaan yksittäisiin aineistoihin perehdyttäviä aineistoympäristöjä ja historian eri aiheisiin liittyvistä arkistoista kertovia teemaympäristöjä. Aika pian oppimisympäristölle tuli kokoava nimikin: Portti. Pian saatiin ylimääräinen määräraha digitointiin, josta osa sijoitettiin aineiston käytettävyyden parantamiseen palkkaamalla kirjoittajia tuottamaan Porttiin yhä lisää aineistoa. Elettiin vuotta 2010. Seuraava askel valkeni ennen pitkää: miksi rajoittua digitoituihin aineistoihin, kun vaikka mitä mielenkiintoista on arkiston seinien suojassa yhä digitoimatta? Niistä kertomalla voidaan myös yrittää vastata pelkoihin, jotka kohdistuvat tutkimuksen keskittymiseen vain verkkoaineistojen käyttöön.

Uuden palvelumuodon käyttöä tilastoitiin alusta pitäen. Ensimmäinen vau!-elämys tuli, kun Portissa oli yhden päivän aikana käynyt yli 100 yksilöityä tiedonetsijää. Myös palvelussa keskimäärin käytetty aika oli rohkaiseva, yli 3 minuuttia. Juuri sen verran, mitä tiettyä aineistoa koskevan tietoympäristön lukeminen kestää, ajateltiin. Aikanaan saavutettiin toinen virstanpylväs, kun alle sadan kävijän päiviä ei enää esiintynyt kuin korkeintaan satunnaisesti. Nykytasolla Porttia käyttää päivittäin 200-400 yksilöityä tiedonetsijää. Sisällön lisääntyessä myös keskimääräinen käynnin kesto on kohonnut yli 5 minuutin. Tänä vuonna palvelua on käytetty jo yli 100 000 kertaa.

Halusimme viedä Porttia eteenpäin kahdella tasolla: toisaalta tuntui järkevältä avata Portti kaikille arkistoille, toisaalta kerryttää aineistoihin liittyvää tietoa ottamalla Portin käyttäjät mukaan tiedontuottajiksi. Yllättäen paljastui, että ensiksi mainittu tehtävä oli helpompi toteuttaa. Käyttäjien mukaan ottamisen esteenä on se, ettei tunnuksensa itse luovaa käyttäjää voi estää luomasta uusia sivuja, vaikka aikeenamme on mahdollistaa vain sisällön kommentointi ja täydentäminen. Vielä toistaiseksi haluamme pitää arkistojen henkilökunnan ja käyttäjien tuottaman tiedon toisistaan erottuvina kokonaisuuksina, kummankaan sisällöllistä arvoa ja merkitystä mitenkään arvottamatta. Tulevaisuuden haasteena on jo tuotetun sisällön ajan tasalla pitäminen. Tässä käyttäjien kokemukset ja havainnot ovat ensisijaisen tärkeitä.

Maanantaina 12.11.2012 Portti siirtyi uuteen aikaan, kun Helsingin kaupungin tietokeskus tuotti järjestelmään tietoa Helsingin kaupungin kiinteistökortistosta. Nyttemmin myös Suomen Urheiluarkiston aineistoista saa tietoja Portista. Tiesitkö esimerkiksi, että jokseenkin täydellistä kokoelmaa Suomessa eri aikoina tuotettuja suunnistuskarttoja säilytetään siellä, Suomen Suunnistusliiton arkistossa? Yksityiskohtaisempaa kuvaa maastosta on vaikea kuvitella. Uusi Portti on avoinna myös muille arkistoille. Maksutta ja ilman merkittäviä sitoumuksia.

Porttia ollaan jatkossakin kehittämässä määrätietoisesti ja pitkäjänteisesti. Alkaa tuntua, että mikäli arkistot innostuvat tulemaan mukaan yhteiseen järjestelmäämme voi tästä tulla vielä jotakin suurta. Mikä hyöty olisikaan, jos voisin tiedonetsijänä yhdestä ja samasta paikasta selvittää, missä kiinnostuksen kohteeseeni liittyvää aineistoa säilytetään. Ja arkistoihmisenä olen tyytyväinen, kun voin tuottaa sisältöä palveluun, jossa tieto on vuositasolla yli 70 000 siitä kiinnostuneen saatavilla.

Katsotaan miten Portin tulevaisuudessa käy. Jo tässä vaiheessa on kuitenkin syytä kiittää niitä kymmeniä ihmisiä, jotka ovat tarjonneet osaamisensa ja aineistotietämyksensä kaikkien saataville. Sekä sitä hyvää ilmapiiriä, joka on mahdollistanut tällaisen uuteen hyppäämisen niin arkistolaitoksen sisällä kuin kumppaniorganisaatioissammekin. Kiitos myös Portin käyttäjille, jotka ovat toiminnallaan kannustaneet meitä jatkamaan tällä valitsemallamme tiellä. Yhdessä tätä on hyvä jatkaa.

Tomi Ahoranta

Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Isoveljen tiedot Sinun elämästäsi jälkipolvien tutkittavaksi

Huomio! Isoveli valvoo Sinua! Isoveljen tehtävänä on pitää yllä lakia ja järjestystä, huolehtia terveydestäsi ja sosiaaliturvastasi sekä edistää muutenkin kansakunnan menestystä. Sen vuoksi Isoveljelle on kertynyt valtavasti tietoja arkielämästämme, taivalluksestamme kätilön pöydältä patologin pöydälle. 

Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.

Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.

Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.

Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.

Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt.  Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.

Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.

Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.

Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Postscript

Viime viikon blogikirjoituksessa mainittiin, että Pohjoismaisten arkistopäivien järjestelyt Hämeenlinnassa sujuivat kuin tanssi. Ennen kuin tähän kuitenkaan päästiin, oli takana koko talven kestänyt tanssiaskelten harjoittelu – naturligtvis endast på svenska.

Hämeenlinnan maakunta-arkiston valmistautuminen Kevään 2012 Suureen Koitokseen alkoi oikeastaan jo syksyllä 2009, kun pääsimme vakoilemaan arkistopäivien järjestelyjä Trondheimiin. Erityisesti tapaaminen norjalaisen ”työrukkaskaksikon” kanssa oli valaiseva, ja antoi esimakua siitä, mitä kaikkea käytännön järjestelyissä on hyvä ottaa huomioon. Ensimmäiset päätökset Hämeenlinnan arkistopäivien sisällöstäkin tehtiin jo Norjassa: maakunta-arkiston henkilökunta ei leipoisi itse avoimien ovien tarjottavia makupaloja…

Viime syksynä koko henkilökunta aloitti tiukan ruotsin opiskelun ulkopuolisen kielenopettajan johdolla tavoitteenaan ’att våga tala svenska’. Kerran viikossa palautimme aktiivisesti mieliimme, miten sitä toista kotimaista oikein puhuttiinkaan. Henkilökunnan kahvion pöydälle ilmestyneisiin HBL-lehtiin tutustuttiin ennakkoluulottomasti vähintään sarjakuvien osalta. YLE Femman ohjelmat ja uutisaiheet nousivat myös kahvitaukojen keskusteluihin eli kielikylpy jatkui virka-ajan ulkopuolellakin. Toukokuun lähestyessä ei ruotsi väistynyt mielestä edes öisin: osa henkilökunnasta näki nimittäin unensakin ruotsiksi. Kun ruotsi alkoi sujua, tutustuimme varovaisesti myös muihin skandinaavisiin kieliin. ”Juutuupin” videot antoivat esimakua norjan ja tanskan kielen koukeroista. Niin rohkeiksi emme itsemme kuitenkaan tunteneet, että olisimme islantia kuunnelleet.

Ahkeran opiskelun jälkeen Hämeenlinnan maakunta-arkiston henkilökunta osaa nyt sujuvasti mm. aina hyödylliset fraasit ’det knallar och går’ ja ’jag är ute och cyklar’. Harmiksemme huolellisesti ulkoa opeteltua ’toaletterna ligger bakom den fuchsiafärgade skärmen’ –lausetta emme päässeet käyttämään, mutta muuten keskustelu pohjoismaisten kollegoiden kanssa gick ju bra – ehkä tanskan kuullun ymmärtämistä lukuun ottamatta. Oli kieli mikä hyvänsä, ymmärsimme kyllä sujuvasti aina kun maakunta-arkiston rakennusta, julkisivun graafista betonia tai aurinkoista säätä kehuttiin.

Seminaariväen kiittäessä arkistopäivien järjestäjiä seisaaltaan aplodeeraten saatoimme vihdoin huokaista ”Gudskelov! – nu är det förbi!”.

Kaikki luennot ja alustukset julkaistaan kolmessa erässä kesän aikana Pohjoismaisten arkistopäivien kotisivulla (linkki: http://www.nordiskaarkivdagar2012.fi/). Sitä odotellessa voi vaikka vilkaista kuvallisia tunnelmia (linkki: http://nordiskaarkivdagar2012.fi/index.php?page=sivu-12 ) från Nordiska Arkivdagar 2012 i Tavastehus.

Ylitarkastaja Mervi Lampi
Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Arkistojen tärkeimmät tehtävät on taata oikeus tietää, selvittää ja oppia

Kevään suuri rutistus, Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa on onnellisesti takana. Järjestelyt sujuivat kuin tanssi ja aurinko helli kesäisillä lämpötiloilla satoja kaupunkiin taivaltaneita arkistonhoitajia ja asiakirjahallinnon ammattilaisia.

Monista puhujista ylitse muiden nousi tohtori Trudy Huskamp Peterson, tunnustettu kansainvälisen uran tehnyt arkistoammattilainen Yhdysvalloista. Ympäripyöreästi otsikoitu esitelmä ”Archives and authoritarianism, archives and democracy” sisälsi tiukkaa analyysiä, mutta myös suurien linjojen maalaamista, mikä on mahdollista vain ihmiseltä, joka puhuu vuosikymmenten kokemuksella.  Vaikka Huskamp Peterson puhui arkistojen merkityksestä kriisitilanteissa, hän tuli samalla linjanneeksi sen, minkä takia arkistolaitokset ylipäänsä ovat olemassa.

Huskamp Peterson avasi luentonsa hätkähdyttävällä kuvalla Kosovon sodasta. Kuvassa ei näkynyt haavoittuneita siviilejä, aseistettuja taistelijoita tai tuhoutuneita taloja, vaan tuhansia passeja, henkilöpapereita ja syntymätodistuksia. Ne oli viety kosovolaisilta, jotta he eivät voisi todistaa kansalaisuuttaan, omaisuuttaan tai työpaikkaansa. Kuva tulvi paperiin sidottuja ihmisoikeusrikkomuksia, joiden tavoitteena oli estää ihmisjoukolta paluu kotipaikoilleen.

Trudy Huskamp Peterson kertoi kokemuksistaan monissa entisissä kriisipesäkkeissä, sota-alueilla ja diktatuureissa, joissa hän oli ollut ohjaamassa asiakirjahallintoa, jotta se palvelisi tilintekoa menneen kanssa. Huskamp Peterson korosti, että yhteiskunnan tasolla tapahtuneen kriisin jälkeen asiakirjat auttavat selvittämään tilannetta. Hän listasi kolme oikeutta, jotka asiakirjat mahdollistavat:

1. ihmisillä on oikeus tietää, mitä on tapahtunut
2. ihmisillä on oikeus selvittää, miten on toimittu
3. ihmisillä on oikeus oppia siitä, mitä on tapahtunut

Oikeudet koskevat niin yksilöllistä kuin kollektiivistakin tasoa, mutta molemmissa korostuu ihmisten oikeus - ei niinkään viranomaisten, organisaatioiden tai instituutioiden. Kun kriisi on ratkennut, on ihmisten ensimmäinen tarve tietää, mitä heidän läheisimmilleen ja omaisuudelleen on tapahtunut. Seuraavaksi heillä on tarve selvittää, miten on toimittu, millaiset teot ovat johtaneet kriisiin ja mitä sen aikana on tehty. Kolmantena ihmisillä on oikeus kokemansa ja oppimansa perusteella varmistaa, ettei samanlaista voi koskaan tapahtua uudelleen.

Asiakirjallinen tieto selvittää tapahtunutta ja rekonstruoi aiempaa, jotta hyvitykset ovat mahdollisia. Jos ihmiseltä on viety henkilöllisyyden ja omaisuuden todistavat asiakirjat, ovat viranomaisarkistot useimmiten ainoa mahdollisuus palauttaa tarvittava tieto. Jos ihminen on kokenut vääryyksiä, ovat niistä vastuussa olevan arkistot usein ainoa mahdollisuus tietää, mitä ja millä perusteilla on tehty - ja kuinka järjestelmällistä toiminta on ollut, eli onko kyse yksittäisestä rikoksesta vai jostain paljon pahemmasta. Arkistolaitosten  tehtävä ei ole tehdä arvioita tai jakaa tuomioita, vaan tarjota asiakirjallinen aineisto, jonka avulla voidaan tutkia ja arvioita tehdä.

Trudy Huskamp Peterson korosti, että vastuu tämän työn onnistumisesta on arkistonhoitajalla. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että ihmisarvon turvaavat tiedot säilyvät ja ovat saatavilla. Tässä nousee esiin mielestäni koko asiakirjahallinnon ja arkistolaitosten olemassaolon perusta. Emme ole olemassa, jotta virastot voisivat säilyttää oman historiansa, vaan jotta tiedot niiden toiminnan myötä ihmisistä tallentuneet tiedot säilyisivät ja jotta ne olisivat saatavilla ja saavutettavissa.

Suomen arkistolaitos on viimeisen kymmenen vuoden aikana kunnostautunut juuri tällä saralla tuomalla uudella tavalla esiin sota-aikojen tietoja yksittäisistä ihmisistä. Sotasurmat 1914–1922, Sodissa 1939–1945 menehtyneet sekä Sotavangit ja ihmisluovutukset tuovat tärkeää perustietoa valtiollisten kriisivaiheiden yhteydessä kuolleista ihmisistä, mutta eivät tee muita tulkintoja kuin tilastollista analyysiä kuolleiden määristä.

Näyttävien tietokantojen ja suurhankkeiden ohessa on myös tuhansia ja taas tuhansia tapauksia, jotka eivät ehkä historian oppikirjoissa saa kovin montaa riviä, mutta jotka ovat ne kokeneille ihmisille tärkeääkin tärkeämpiä. Tämän takia arkistot tallettavat tietoja esimerkiksi sotalapsista, rikostuomioista tai steriloinneista, jotta ihmiset voivat tietojen avulla selvittää, mitä on tapahtunut ja miten on tapahtunut sekä tarvittaessa myös oppia tapahtuneesta.

Arkistot menevät myös paljon tätä pidemmälle. Kyse ei ole vain poikkeusolojen tallentamisesta, vaan myös tavallisen tasaisen arkipäivän kanssakäymisistä. Vanhojen palkkaustietojen löytyminen arkistosta on tärkeä asia sillä hetkellä, kun ihminen huomaa eläkelaskelmastaan puuttuvan työsuhde poikineen.

Trudy Huskamp Peterson päätti esitelmänsä siteeraamalla Etelä-Afrikan apartheidin vastaisessa taistelussa ansioitunutta Alex Borainea: Meidän on tärkeää kääntää historian lehteä ja siirtyä eteenpäin, mutta ensin meidän on luettava mitä lehdelle on kirjoitettu. Arkiston tehtävä on säilyttää se lehti, jotta sen voi lukea.

Kehittämispäällikkö Outi Hupaniittu
Kansallisarkisto