Time Machine lupaa ratkaisuja kulttuuriperintöalan avainkysymyksiin

Euroopan kulttuuriperintötoimijoita kootaan yhteen

Euroopasta kuului tänään hyviä uutisia: Time Machine FET Flagship –hankeaihion ympärille rakentuvaan Time Machine –organisaatioon (TMO) on ilmoittautunut jo yli 400 kulttuuriperintöalaan eri tavoin sidoksissa olevaa organisaatiota – muistiorganisaatioita, yliopistoja ja muita tutkimuslaitoksia sekä alalla toimivia yrityksiä.

Jäsenmäärän kasvu on ollut voimakasta, sillä vielä keväällä organisaatioita oli 200, Suomesta Kansallisarkiston lisäksi Helsingin yliopisto (HELDIG) ja Aalto-yliopisto. Nyt Suomesta ovat mukana myös Kansalliskirjasto ja Musiikkiarkisto. Lisäksi muutamat muut tahot harkitsevat omaa osallistumistaan.

Time Machine on muutenkin kiinnostavassa vaiheessa: se on yhtenä kuudesta finalistista kilpailemassa EU:n uuden ja nousevan teknologian rahoitukseen kohdennettavasta miljardin euron rahoituspotista. Alkuaan hankkeita oli mukana 30. Kun komissio viime vuoden lopulla pisteytti jäljellä olevat kilpailijat, sijoittui Time Machine joukossa ensimmäiseksi. Ensi vuoden jälkipuolella se käy läpi finalistien lopulliset hankehakemukset ja päättää miljardin euron potin jakamistavasta. Mikäli Time Machine on rahoituksen saajien joukossa, alkaisi noin 10 vuoden pituiseksi kaavailtu projekti vuonna 2021.

Time Machine -hankeaihio katsoo sekä menneisyyteen että tulevaisuuteen:
historian aineistot halutaan digitaalisiksi ja tekoälypohjaisten sovellusten piiriin.
Kuva: Time Machine Organisation

Hankeaihion sisältö

Miksi Time Machine sitten on niin kiinnostava? Siksi, että toteutuessaan projekti lupaa ratkaista aikamme suurimmat kysymykset, joita on pyritty eri tavoin ratkaisemaan jo yli vuosikymmenen ajan.

Ensinnäkin Time Machine aikoo kehittää huomattavan nopean vanhojen aineistojen digitointiratkaisun, jolla Euroopan arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa säilytettävät historian aineistot voidaan saattaa laajassa mitassa digitaaliseen muotoon. Tämän tavoitteen toteutuminen olisi suurta, sillä esimerkiksi Suomessa Kansallisarkisto on digitoinut aineistojaan kaikin keinoin jo 15 vuoden ajan melkeinpä Euroopan ennätysvauhtia, mutta digitointiaste on edelleen noin 5 prosentin tuntumassa. Meidän ikäpolvellemme luontevasti sopiva tehtävä digitoinnin suorittamisesta uhkaakin nykyteknologialla paisua ylisukupolviseksi urakaksi.

Toiseksi Time Machine pyrkii kehittämään pitkäaikaisratkaisun massadigitoinnilla tuotettavan menneisyyden big datan säilyttämiseen. Sen yhteydessä on puhuttu synteettisen DNA:n hyödyntämisestä. Se vaikuttaa lupaavalta, sillä DNA:n pitkäaikaissäilymisen edellytykset tunnetaan, minkä lisäksi myös tulevat sukupolvet pystynevät lukemaan DNA:ta riippumatta siitä, mihin suuntaan tekninen kehitys etenee.

Kolmas Time Machinen tavoite on luoda ratkaisuja ja palveluita, joilla kansalaiset, tutkijat ja muut käyttäjäryhmät voivat päästä tuotettavan digitaalisen kulttuuriperintömme ääreen ja hyödyntää yhteistä dataa aivan uusilla tavoilla. Tavoitteena on siis ensiluokkainen tekoälytuote, jonka avulla voidaan esimerkiksi etsiä ja yhdistellä kulttuuriperintöaineistoihin sisältyviä tietoja uudella tavalla.

Merkittävää hankeaihiossa on myös alussa mainittu Time Machine –organisaatio (TMO). Verkoston toiminnan on määrä jatkua, vaikkei itse projekti lopulta toteutuisikaan. TMO tarjoaa tulevina vuosina jäsenilleen kumppanuuksia sekä kansallisella että Euroopan tasolla. Jäsenyys verkostossa on toistaiseksi maksuton, mutta jatkossa jäsenyydestä peritään 0-2000 euron vuotuinen maksu. Maksu perustuu valittuun jäsenyysluokkaan, eikä esimerkiksi organisaation kokoon.

Suomen rooli hankkeessa

Suomella on mahdollisesti toteutuvassa hankkeessa paitsi paljon saatavaa, myös paljon annettavaa. Meillä on runsaasti osaamista esimerkiksi digitoinnissa, metatietotyössä ja käyttöliittymäsuunnittelussa. Myös tekoälyosaamiseen on satsattu Suomessa paljon. Kansallisarkiston kannalta miellyttävää on, että projektiaihion eri tasoilla toimii lukuisia henkilöitä ja organisaatioita, joiden kanssa olemme jo vuosia olleet toimivassa ja jatkuvassa yhteistyössä. Työskentely vanhojen tuttujen kanssa voi vauhdittaa Suomen tavoitteita hankkeessa.

Yhdessä voimme olla kokoamme suurempia – tule mukaan!

Allekirjoittanut on saanut tehtäväksi toimia Time Machinen kansallisena yhteyshenkilönä. Kiitos luottamuksesta eurooppalaisille kollegoille! Ensimmäisenä toiveenani tehtävässä on, että kaikki kulttuuriperintöalalla toimivat tai hankkeen tavoitteista muuten kiinnostuneet organisaatiot muodostaisivat pikimmiten kantansa hankesuunnitteluun osallistumiseen.

Yhdessä voimme olla kokoamme suurempia. Osallistumisen ensimmäinen askel on rekisteröityminen TMO:n jäseneksi. Se tehdään englanninkielisellä verkkolomakkeella. Syksyllä on tarkoituksena järjestää tapaaminen suomalaisten TMO-jäsenten kesken ja sopia yhteistoiminnan muodoista siitä eteenpäin.

Minuun voi olla yhteydessä hankeaihioon liittyvissä mieltä askarruttavissa kysymyksissä. Tervetuloa mukaan kaikki asiasta kiinnostuneet! Katsotaan yhdessä tämä kortti ja se, miten voimme osaltamme edistää hankkeen tärkeitä tavoitteita.

Tomi Ahoranta
kehittämispäällikkö, Time Machine –hankkeen kansallinen yhteyshenkilö
Kansallisarkisto
tomi.ahoranta@arkisto.fi
p. 0295 33 7004

Kohti Kansallisarkiston asiakirjojen vapaaehtoisdigitointia

Vapaaehtoisuus on nouseva trendi

Kansallisarkisto on päivittämässä digitointistrategiaansa, jossa kahtena keskeisenä tavoitteena on edistää asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöä digitoimalla asiakaslähtöisesti sekä edistää digitoitujen aineistojen avointa saatavuutta. Samalla Kansallisarkisto on laajentamassa takautuvan digitoinnin toimintatapoja. Digitoinnissa kumppanuusyhteistyö monella eri tavalla on jo arkea.

Yksi uusista toimintatavoista on digitoinnin toteuttaminen vapaaehtoistoiminnan kautta. Vapaaehtoistoiminnan tavoitteena on saada digitoitua tutkimukselle keskeisiä julkisia aineistoja, joiden digitointi aineistojen ominaisuuksien puolesta on hidasta ja Kansallisarkiston omien resurssien ulkopuolella. Vapaaehtoistoiminta ei siis vie yhtään työpaikkaa, mutta mahdollistaa tutkimukselle tärkeiden aineistojen saamisen vapaasti Digitaaliarkiston kautta kaikkien ilmaiskäyttöön avoimen datan periaatteiden mukaisesti.

Vapaaehtoistoimintaa digitoinnissa ja metatietotyössä toteutetaan useissa muissa keskeisissä Kansallisarkistoissa ja monet ovat kehittämässä toimintaa. Esimerkiksi Yhdysvaltain, Tanskan, Viron ja Hollannin Kansallisarkistoissa asiakkaat voivat skannata itseään kiinnostavia asiakirjoja tutkijasalissa olevalla skannerilla myös julkiseen käyttöön laitoksen järjestelmien kautta. Tanskassa vapaaehtoisdigitointia toteutetaan myös antamalla vapaaehtoisten digitoida asiakirjoja Kansallisarkiston laitteilla ja tiloissa. Norjassa ja Iso-Britanniassa osa metatietojen rikastamisesta toteutetaan vapaaehtoisvoimin.

Kansallisarkisto tarjoaa aineistojen käyttäjille mahdollisuuden tulla
mukaan niiden digitointiin. Kuvassa kumppanuusyhteistyömuotoinen
digitointiprojekti digitoimassa alkuperäisiä sidoksia.

Vapaaehtoistoimintaa varten Kansallisarkisto on hankkimassa uusia kamerapöytiä ja kirjahissillä varustettuja kameralaitteistoja, joiden käyttö on nopeaa ja laadun puolesta täyttävät Kansallisarkiston laatukriteerit. Näillä laitteilla digitointi on nopeampaa kuin perinteisillä kirjaskannereilla, ja laite mahdollistaa alkuperäisten aineistojen, myös paksujen sidostenkin digitoinnin kohdetta vaurioittamatta parhaalla mahdollisella teknisellä laadulla.

Kyselyllä suuntaviivoja kehittämiselle

Suunnittelun pohjaksi järjestettiin tammikuun lopulla kysely, jolla selvitettiin ihmisten halukkuutta ja mahdollisuuksia vapaaehtoiseen digitointiin Kansallisarkiston tiloissa. Vastauksia saatiin noin 70 kappaletta.

Kyselyyn vastanneista noin puolet arveli voivansa käydä digitoimassa kerran viikossa tai useammin toisen puolen uskoessa voivansa tehdä työtä harvemmin kuin kerran viikossa. Samoin puolet vastaajista arvioi, että työjakson sopivin kesto olisi enintään muutamia tunteja kerrallaan, kolmannes arvioi voivansa tehdä työtä vähän useammankin tunnin kerrallaan ja hieman harvempi kuin joka viides mietti, että voisi työskennellä kerralla jopa kahdeksan tuntia.

Sopivien aineistojen suhteen monella vastaajalla oli mielessään ajallisia ja alueellisia rajauksia koskien aineistoja, joita he haluaisivat mieluiten digitoida. Uudemmat aineistot kiinnostivat useampaa vastaajaa kuin vanhemmat: itsenäisyyden ajan aineistoista oli kiinnostunut noin 70 % vastaajista, kun Ruotsin ajan aineistojen (vuoteen 1808 saakka) digitointi keräsi noin 50 % kannatuksen.

Tehty kysely ei sitonut vastaajia mihinkään mutta antoi tärkeää ennakkotietoa työjaksojen määrästä ja kestosta sekä vastaajien aineistoihin liittyvistä mieltymyksistä. Suunnittelun edetessä, kevään aikana, on määrä käynnistää vielä toinen kysely, jolla jo etsitään vapaaehtoisia uuden digitointitavan pilotointia varten.

Mitä tehdään seuraavaksi

Kansallisarkisto pyrkii käynnistämään vapaaehtoisdigitoinnin pilotoinnin huhtikuun aikana. Pilotti toteutetaan Helsingissä ja työskentely tapahtuu arkipäivisin klo 8-16. Pilotoinnissa selvitetään vapaaehtoisdigitointiin liittyviä käytänteitä ja pyritään siihen, että kehitettävät toimintatavat ovat mahdollisimman toimivat. Pilottiaineistot on valittu tehdyn kyselyn tulosten pohjalta.

Liikkeelle lähdetään pilottiin osallistuvien vapaaehtoisten valinnan mukaan joko Tilattoman väestön alakomitean tai Suomen Vapaussodan itsenäisyysarkiston materiaalista. Edellinen sisältää kyselykaavakkeet vuonna 1901 suoritetusta maaseudun ruokakuntia koskeneesta tutkimuksesta ja jälkimmäinen on kokoelma vuosiin 1899–1922 liittyviä muistelmatekstejä, joissa kuvataan Suomen itsenäisyyteen johtaneita vaiheita sekä sisällissotaa ja heimosotia. Myös jatkossa päätökset digitoitavasta aineistosta tehdään yhdessä osallistuvien vapaaehtoisten kanssa.

Havainnekuva vapaaehtoiskäyttöön rakennettavasta digitointipöydästä.
Pöytien määrää kasvatetaan niiden käytön lisääntymisen mukaan.

Mitä vapaaehtoisdigitointi voi tuoda tullessaan?

Vapaaehtoisdigitoinnin tärkeimmät edunsaajat ovat arkistoaineistoja käyttävät tutkijat. Jo digitoinnin alkuajoista lähtien on keskusteltu siitä, miten ja missä määrin digitointi vaikuttaa historiantutkimuksen menetelmiin, aihevalintoihin ja tutkimusprosessiin. Tähän saakka digitointi on vaikuttanut lähinnä vain niiden tutkijoiden työhön, joiden käyttämät aineistot ovat olleet digitoitujen joukossa. Aika näyttää, onko historiantutkimuksen uusi normaali se, että tutkijoilta odotetaan käyttämiensä aineistojen digitointia niissä tapauksissa, joissa työmäärä ei ole kohtuuton. Tai näemmekö jatkossa tutkimusprojekteja, joiden suunnittelussa huomioidaan tutkittavan aineiston digitointiin tarvittavat resurssit?

Toiseksi vapaaehtoisdigitoinnista hyötyvät ne kansalaiset, joiden aikataulut mahdollistavat omatoimisen aineistojen digitoinnin. Ajan mittaan esimerkiksi omaa sukua, kotiseutua tai tutkimusaihetta koskevat asiakirjat voi saattaa käytettäväksi ajasta ja paikasta riippumatta.

Lopuksi tulevaisuuden visiota hahmotellessa on syytä nostaa esiin horisontissa jo siintävät uuden teknologian mahdollisuudet, jotka myös vapaaehtoisdigitoitua aineistoa koskevat. Konekirjoitetun tekstin koneellinen tunnistus (OCR) on jo aloitettu ja kaiketi muutamassa vuodessa myös käsinkirjoitetun tekstin koneellinen tunnistus (HTR) saadaan mukaan digitointiprosessiin. Kun nämä tekniikat on saatu osaksi jokapäiväistä toimintaa, lisääntyvät aineistojen käyttömahdollisuudet oleellisesti. Jo yksittäisen tuhatsivuisen tuomiokirjan kattava vapaasanahaku on houkutteleva, mutta entäpä kokonaiseen hyllylliseen tai huoneelliseen aineistoa kohdistuva vapaa sisältöhaku? Tähän suuntaan olemme matkalla.

Tulevaisuus voi siis olla sukututkijoita ja historianopiskelijoita digitoimassa tutkimusaineistojaan ja vanhojen autojen tai lääketieteen historian harrastajia digitoimassa niihin liittyviä asiakirjoja. Tällaisista toiveista saatiin viitteitä jo edellä mainitussa kyselyssä. Myös puhtaita kulttuuritekojen tekijöitä lienee tulevien digitoijien joukossa. Kaikkia tarvitaan, jotta arkistoon tallentunut kulttuuriperintö tulisi yhä useamman saataville. Tällä hetkellä Kansallisarkiston aineistoja on digitoitu 68,6 miljoonaa tiedostoa, mikä on noin 4-5 prosenttia aineistoista. Työsarkaa on vielä runsaasti jäljellä.

Tomi Ahoranta, kehittämispäällikkö
Juho Haavisto, ylitarkastaja
István Kecskeméti, johtaja
Markku Mäenpää, erityisasiantuntija

Lakimuutokset selkeyttävät ja tehostavat Kansallisarkiston toimintaa

Laki Kansallisarkistosta (1145/2016) ja laki arkistolain muuttamisesta (1146/2016) tulivat voimaan 1.1.2017 lukien. Uudistuksella kumottiin arkistolaissa olleet arkistolaitosta koskevat säännökset ja asetus arkistolaitoksesta. Tehtäviä koskevat säännökset nostettiin lain tasolle.

Kansallisarkisto

Kansallisarkistosta annetun lain nojalla arkistolaitos (Kansallisarkisto ja seitsemän maakunta-arkistoa) sulautui yhdeksi valtakunnalliseksi opetus- ja kulttuuriministeriön alaiseksi Kansallisarkisto-nimiseksi viranomaiseksi. Kansallisarkiston toimialueena on koko maa.

Perinteitä kunnioittaen

Arkistolaitos juhlii ensi vuonna 200-vuotista historiaansa. Turussa toimineeseen hallituskonseljiin päätettiin keisarillisella reskriptillä 13.11.1816 palkata arkistonhoitaja. Arkisto sijaitsi kahdessa huoneessa Akatemiatalossa, joka oli valmistunut kokonaisuudessaan edellisenä vuonna ja vihittiin käyttöön vasta 1817. Tällä hetkellä Akatemiatalossa, jonka pitkäaikaisin käyttäjä on ollut Turun hovioikeus, on käynnissä sen historian suurin peruskorjaushanke. Peruskorjaus valmistuu vuoden 2017 syksyllä, jolloin hovioikeus pääsee muuttamaan takaisin taloon. Ehkä olisi perusteltua kiinnittää muistolaatta talon seinään kertomaan sen merkityksestä Suomen arkistolaitoksenkin historiassa.

Nykyisen arkistolaitoksen muuttuminen uudeksi Kansallisarkistoksi juhlavuoden aikana alkaa näyttää yhä todennäköisemmältä. Aikataulu riippuu organisaatiota säätelevän lain Kansallisarkistosta voimaantulon ajankohdasta. Sen myötä nykyinen piirihallintomalli ja maakunta-arkistot siirtyvät historiaan. Uuden organisaation valmistelut nykyisen Kansallisarkiston organisaation pohjalta ovat täydessä käynnissä. Kansallisarkistolla olisi toimipaikka Helsingissä, Saamelaisarkisto Inarissa ja maakunta-arkistoista tulisi Kansallisarkiston toimipaikkoja paikkakunnillaan. Tällä hetkellä muutos näyttäytyy hyvin positiivisena, työpaikat säilyvät ja useimpien kohdalla tehtävänkuvan muutokset ovat pienehköjä. Toimintamme suurin muutos, eli digitalisaatio, on jatkunut jo pitkään ja vahvistuu entisestään, ja siihen verrattuna organisaation muuttaminen on pieni harjoitus.

Hektinen valmistelu kohti tulevaisuutta ei juuri anna tilaa jäädä pohtimaan mennyttä, sitä mikä on ollut ja kohta loppuu nykymuodossaan. ”Clousaamaan” projekti nimeltä maakunta-arkistot. Niiden historiaa ja perinteitä on viime vuosina jonkin verran koottu ja käsitelty esim. 70-, 75- ja 80-juhlintojen yhteydessä. Maakunta-arkistojen virka-arkistot on käytännössä päätetty, sillä erilaiset arkistolaitoksen ja valtionhallinnon yhteiset järjestelmät ovat ne korvanneet. Turun maakunta-arkiston virka-arkistoa on kuitenkin yhdeltä osin pyritty kartuttamaan: valokuvia on hankittu ja kopioitu ja niiden kuvailutietoja on täydennetty. Tässä maakunta-arkiston eläkeläisten vapaaehtoinen työpanos on ollut merkittävä. Kiitos siitä heille.

 

Turun maakunta-arkisto on ainoa arkistolaitoksen yksiköistä, joka on toiminut samassa rakennuksessa alusta alkaen eli vuodesta 1932. Maakunta-arkisto on turkulaisessa katukuvassa vakiintunut näky, mutta sen toiminta ei ehkä ole kovin hyvin tunnettu. Sekoittaminen maakuntamuseoon oli aiemmin yleistä, koska museolla ei ollut yhtä tiettyä museoksi miellettyä rakennusta vaan se toimi useissa eri kiinteistöissä eri puolilla kaupunkia. Nimen muuttaminen Turun museokeskukseksi on vähentänyt väärinymmärryksiä.

 

Millä nimellä tämä arvokas rakennus jatkossa tunnetaan? Voisiko se olla Maakunta-arkiston talo vai yksinkertaisesti Maakunta-arkisto? Jälkimmäistä tukee pääoven yläpuolelle 83 vuotta sitten valettu teksti. Julkisivu on tarkoitus korjata ja maalata ensi vuonna, sen jälkeen voisi olla ajankohtaista kiinnittää katutasoon muistolaatta: ”Maakunta-arkisto, 1932. Turun maakunta-arkisto toimi tässä rakennuksessa vuosina 1932-2016”. Oven sähköiseen info-tauluun sen sijaan ilmestyy teksti ”Kansallisarkisto - Turun toimipaikka” samana päivänä kun laki Kansallisarkistosta astuu voimaan.

Vanha talo ottaa perinteet huomaansa, säilyttää ne myös kaupunkitilassa ja kantaa ne tuleville sukupolville. Samalla se tarjoaa tilat uudelle tulevaisuuteen kurkottavalle organisaatiolle. Perinteitä kunnioittaen.

Veli-Matti Pussinen, maakunta-arkiston johtaja

Turun maakunta-arkisto

Kohti maakunnallista arkistotoimintaa?

Puheenvuorossaan Suomen talouspolitiikan lähtökohdista tulevalla hallituskaudella valtiovarainministeriön virkamiehet ovat käsitelleet myös julkisen hallinnon rakenteiden kehittämistä.[1] Arkistolaitoksen virkamiehen näkökulmasta on kiinnostavaa verrata VM:n näkemyksiä valtion alue- ja paikallishallinnon kehittämisestä suhteessa opetus- ja kulttuuriministeriössä valmistelussa olevaan uuteen arkistolainsäädäntöön.

VM:n virkamiesjohto tarkastelee ns. toisen asteen itsehallintoa yhtenä mahdollisena hallintomallina sote-uudistuksen toteuttamiselle. Toisen asteen itsehallinnolla tarkoitetaan esim. maakunnallista itsehallintoa. VM:n näkökulmasta olisi järkevää, että toisen asteen itsehallintotasolla hoidettaisiin mahdollisimman pitkälle kuntien nykyisin yhteistoiminnassa hoitamat tehtävät, ei siis pelkästään sosiaali- ja terveyshallinnon tehtävät. Mutta lisäksi VM siirtäisi toisen asteen itsehallintotasolle valtiolta ”alueiden kehittämiseen liittyvät tehtävät, joissa ei ole suurta yhtenäisyyden tarvetta”.

Jäljelle jäävät valtion aluehallinnon tehtävät VM kokoaisi valtakunnallisen toimivallan omaaviin virastoihin, joiden tehtäviä hoidettaisiin hajautetusti alueellisissa toimipisteissä. Nämä virastot jakautuisivat tyypiltään yhden toimialan virastoihin ja monialavirastoihin. Kummankin tyyppisillä virastoilla voisi olla joissain erikseen määritellyissä toimintayksiköissä alueellista toimintaa. 

Valmistelussa oleva esitys laiksi Kansallisarkistosta[2] ei noteeraa alueellista arkistotoimintaa, vaikka nykyisen arkistolainsäädännön mukaan maakunta-arkistot ovat alueellisia keskusarkistoja ja tutkimus- ja kehittämiskeskuksia. Esitys näyttäisikin ehdottavan perustettavan ”Kansallisarkisto”-nimisen viraston tyypiksi sellaista yhden toimialan virastoa, jolla on kyllä alueellisia toimipisteitä mutta ei alueellista toimintaa. Esitystä perustellaan valtakunnallisen arkistotoiminnan yhtenäisyyden ja tehokkuuden näkökulmasta ja taustalla vaikuttavat arkistolaitoksen jatkuvasti supistuvat henkilöstövoimavarat. Valitettava tosiasia onkin, että valtiontalouden säästöt ovat käytännössä jo pitkään nakertaneet maakunta-arkistojen edellytyksiä harjoittaa lakisääteistä alueellista arkistotoimintaa.

Arkistolaitoksen näkökulmasta arkistotoiminnassa on viime kädessä kyse asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojelemisesta ja tarjoamisesta tutkimuskäyttöön. On sanomattakin selvää, että kulttuuriperinnön arvo riippuu sen rikkaudesta ja moninaisuudesta. Siinä määrin kuin hallinnon yhtenäistämiskehitys yhtenäistää myös asiakirjallista kulttuuriperintöä, kulttuuriperinnön arvon voidaan katsoa heikkenevän. Sen vuoksi paikallisen ja yksityisen arkistoaineiston merkitys asiakirjallisen kulttuuriperinnön rikastajana kasvaa.

Jos arkistolaitos vetäytyy alueellisesta arkistotoiminnasta niukkenevien voimavarojensa takia, kysymys kuuluu, mikä pelastaa erityisen paikallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön. Taloudellisesti kannattavaa liiketoimintaa arkistotoiminnasta on vaikea saada.

Monille paikkakunnille on perustettu viime vuosikymmeninä kotiseutuarkistoja, mutta niiden voimavarat ovat yleensä joko pienet tai hankeriippuvaiset, elleivät kokonaan loppuneet. Usein kotiseutuarkistot ovat jääneet yhden kiireisen kunnan kulttuuritoimen tai asiakirjahallinnon viranhaltijan päänsäryksi. Valmisteilla oleva Yksityisarkistolaki[3] tuskin tuo alueelliseen arkistotoimintaan merkittävästi lisävoimavaroja, koska keskeiset yksityisarkistotoimijat ovat valtakunnallisia.

Voitaisiinko alueellinen arkistotoiminta siirtää toisen asteen itsehallintotasolle, esimerkiksi maakuntahallinnon vastuulle? On täysin mahdollista koota kunnallisista kulttuuriperintötoimijoista kuten kirjastoista, museoista ja kotiseutuarkistoista toiminnallinen kokonaisuus, jota voidaan kehittää yhteisrahoituksella alueellisesta näkökulmasta. Muistiorganisaatioilla on perinteisesti ollut hallinnolliset raja-aidat ylittävää yhteistoimintaa. Digitalisaation ansiosta yhteistä toimintakenttää on enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Aineiston sähköisen luetteloinnin, digitoinnin ja sähköisen aineiston säilyttämisen haasteet suorastaan huutavat paikallisten toimijoiden pitkäjänteistä alueellista yhteistyötä.

Tällaiseen yhteistyöhön arkistolaitos voisi hyvin osallistua asiantuntemuksellaan ja alueellisen toimipaikkaverkostonsa välityksellä. Asiakirjojen keskitetyillä säilytysratkaisuilla saavutettaisiin kustannussäästöjä. Lisäksi yhteistyössä voitaisiin hyödyntää alueella toimivien kulttuuriperinneyhdistysten ja muiden kolmannen sektorin toimijoiden verkostoja. Mikkelin suunnalta löytyy onnistunut esimerkkikin arkistoalan alueellisesta, sektorirajat ylittävästä yhteistoiminnasta.

 

Anssi Lampela

Ylitarkastaja

Oulun maakunta-arkisto

Blogi on kirjoitettu ennen hallitusohjelman julkaisemista

---

[1] Talouspolitiikan lähtökohdat 2015–2019. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro. Valtiovarainministeriön julkaisuja – 13/2015.

[2] Arkistolakityöryhmän muistio. Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3.

[3] Yksityisarkistolakityöryhmän muistio. Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:4.

Arkistolaitoksen keskusarkiston käyttöönoton suunnittelu etenee

Mikkeliin rakennettava arkistolaitoksen keskusarkisto otetaan käyttöön vuoden 2018 alussa. Arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuvasta lainsäädännöllisestä ja muusta julkisen hallinnon kehityksestä seuraa muutoksia, jotka muuttavat vaiheittain arkistolaitoksen nykyisiä toimintakäytänteitä jo ennen keskusarkiston valmistumista. Niiden ohella itse keskusarkiston käyttöönotolla on merkittäviä vaikutuksia arkistolaitoksen toimintaan, joten muutosten valmistelu edellyttää huolellista harkintaa. Erityisesti aineistojen sijoitusperiaatteet uudistuvat, kun sijoittaminen ei jatkossa perustu yksinomaan maantieteelliseen jakoon. Keskusarkiston käyttöönoton suunnittelu onkin jo hyvässä vauhdissa.

Keskusarkiston ensimmäisen rakennusvaiheen kokonaiskapasiteetti on 70 hyllykilometriä. Lisäksi varataan säilytystilaa kartoille ja piirustuksille. Lähtökohtaisesti keskusarkistoon siirrettävät aineistot ovat digitoituja alkuperäisasiakirjoja, ns. passiiviaineistoja. Niiden määrä on kuitenkin suppea, joten keskusarkistoon on siirrettävä myös sellaista aineistoa, jonka käyttö on ollut tähän saakka vähäistä tai sen arvioidaan yhä jatkuvan sellaisena. Keskusarkiston käyttöönoton edellytyksenä on lisäksi, että Kansallisarkisto luopuu Sörnäisten toimipisteestä kesällä 2018. Siellä olevien aineistojen sijoittamiseen muihin Kansallisarkiston Helsingin toimitiloihin on rajallinen mahdollisuus. Sen vuoksi keskusarkistoon on siirrettävä myös sellaista aineistoa, johon kohdistuu suurta kysyntää, kuten kantakortit ja niihin liittyvät potilasasiakirjat. Sotavuosien 1939-1945 sekä Suojeluskunta ja Lotta Svärd -aineistot jäävät kuitenkin edelleen Helsinkiin. Arkistolaitoksen yksiköistä eri puolilta maata on tarkoitus siirtää vaiheittain yhteensä noin 65 hyllykilometriä aineistoja Mikkeliin.

Arkistolaitoksen tilankäytön kokonaissuunnittelua ja tilanhallintaa ohjataan aineistojen sijoituspolitiikan avulla. Usean vuoden kattavat viranomaisarkistojen vastaanottosuunnitelmat toimivat sijoituspolitiikan toteuttamisen instrumentteina. Aineistohallintajärjestelmä tukee säilytystilanhallinnan suunnittelua ja käytännön toteutusta sekä varmistaa, että säilytysyksiköiden reaaliaikaista sijaintia kyetään seuraamaan myös silloin, kun ne eivät ole vakiopaikallaan vaan esimerkiksi tutkijoiden käytössä tai konservoitavana.

Keskusarkistoon sijoitettavien aineistojen tulee muodostaa suuria kokonaisuuksia, jotta niiden siirto on tarkoituksenmukaista kustannuksiin ja työmäärään nähden. Yhdenmukaiset ja selkeät hallinnonala-, arkisto- tai sarjakokonaisuuksien siirrot selkiyttävät myös sijoituspolitiikan johdonmukaista toteuttamista sekä muuta toimintojen suunnittelua, tietopalvelua ja viranomaisten ohjausta jatkossa.

Tulevien vuosien viranomaisarkistojen sijoituspaikka ratkaistaan ensisijaisesti sen mukaan, ovatko ne täydennystä jo aiemmin keskusarkistoon siirretyille aineistoille vai arkistolaitoksen muissa toimipisteissä säilytettäville aineistoille.

Keskusarkiston toiminnot suunnitellaan mahdollisimman kustannustehokkaiksi ja ne toteutetaan Mikkelin maakunta-arkiston ja keskusarkiston muodostamassa kokonaisuudessa. Samalla arvioidaan myös laajemmin arkistolaitoksen toimintaprosesseja sekä mahdollisuuksia aineistoihin sitoutuvien toimintojen keskittämiseen ja/tai työnjaon kehittämiseen ja erikoistumiseen arkistolaitoksen eri yksiköiden kesken.

Keskusarkistoon siirrettyjen aineistojen tietopalvelu tulee perustumaan ensisijaisesti verkkoasiointiin ja digitaalisiin jäljenteisiin. Tietyntyyppisille aineistoille tällainen palvelukonsepti soveltuu erityisen hyvin, ja sen vuoksi esimerkiksi kaikki arkistolaitoksessa säilytettävät kihlakunnanoikeuksien ilmoitusasioiden pöytäkirjat vuodesta 1960 alkaen siirretään Mikkeliin. Jäljennepalvelun keskittäminen vapauttaa voimavaroja muissa arkistolaitoksen toimipisteissä ja mahdollistaa tarvittaessa niiden uudelleenkohdentamisen osana pitkäjänteistä henkilöstösuunnittelua. Tämän hetkisen arvion mukaan keskusarkistoon siirrettävien aineistojen tietopalveluun sitoutuu noin kolme henkilötyövuotta. Keskusarkiston osalta fyysiset tutkijakäynnit ja muu paikan päällä tapahtuva asiointi ohjataan Mikkelin maakunta-arkistoon, sillä keskusarkistoon ei tule omaa asiakas- tai tutkijapalvelua. Asiakirjatilausten tekeminen verkon yli mahdollistaa asiakkuuksien kuten ajan, paikan ja toimitustavan entistä paremman ja kustannustehokkaamman hallinnan.

Kuluvan syksyn aikana keskusarkiston käyttöönoton suunnittelu jatkuu siirrettävien aineistojen ja erityyppisten tilavarausten täsmentämisellä. Säilytystapa- ja hyllytysratkaisujen linjaaminen on niin ikään tärkeää, koska niillä on erittäin suuri vaikutus säilytystilakapasiteettiin ja sen käyttötehokkuuteen.

Aineistohallintajärjestelmän toteutus on tarkoitus käynnistää loppuvuoden aikana yhteistyössä CSC:n kanssa. Järjestelmän käyttöönoton suunnittelu etenee järjestelmätoteutuksen ja keskusarkistovalmistelujen rinnalla. Aineistohallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa arkistolaitoksen kaikkien olemassa olevien säilytystilojen ja niiden hyllyrakenteiden mallintamista sekä säilytysyksikköjen fyysisten mittojen keräämistä. Arkistolaitoksen hallussa on yli 200 hyllykilometriä aineistoja, joten tiedot tullaan keräämään vaiheittain yli kolmesta miljoonasta säilytysyksiköstä.

Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, maakunta-arkiston johtaja (HMA)
Kirjoittaja toimii keskusarkiston käyttöönoton suunnittelutyöryhmän vetäjänä.

Kulttuuriperinnön säilyttämistä ja jakamista - Suomen Lontoon instituutin uusi raportti

IT-teknologian ja tietoverkkojen kehitys muokkaa yhteiskuntia. Digitaalinen maailma on muuttunut monelle meistä luontevaksi osaksi arkea, eikä se ole enää “oikeasta” maailmasta erillinen alue. Olemme jatkuvasti tietoverkossa ja käytämme sähköisiä työkaluja sitä edes huomaamatta. Sähköinen tieto on yhä laajemmin tarjolla kaikille ja kaikkialla. 

Digital humanities tarkoittaa IT-teknologian hyödyntämistä humanististen alojen tutkimuksessa, opetuksessa ja julkaisemisessa. Käsite on ollut muodissa erityisesti englanninkielisessä humanististen tieteiden keskustelussa viime vuosina. Suomenkielistä yleispätevää käännöstä digital humanities -termille ei ole ainakaan toistaiseksi löytynyt, vaikka esimerkiksi “digitaalinen humanismi” -muotoa näkee ajoittain.

Suomen Lontoon instituutin uusi selvitys Digital Humanities and Future Archives tarkastelee digital humanities -alaa ja kulttuuriperinnön sähköistä säilyttämistä. Selvityksessä ehdotetaan yliopistojen ja muistiorganisaatioiden yhteistyön syventämistä digital humanities -hankkeissa ja avoimen tiedon edistämisessä. Raportti keskittyy erityisesti historiantutkimuksen ja arkistojen tulevaisuuteen.

Isossa-Britanniassa, Suomessa ja eri puolilla maailmaa on käynnissä mielenkiintoisia avoimen datan ja tiedon hankkeita, jotka pyrkivät tieteen ja tutkimuksen avoimuuteen sekä kulttuuriperinnön sähköiseen julkaisuun kaikkien saataville. Iso-Britannia on tähän asti nähty edelläkävijänä avoimen datan ja tiedon hyödyntämisessä. Suomessa teema oli vahvasti esillä esimerkiksi Helsingissä juuri järjestetyillä Avoin Suomi 2014 -messuilla ja Avoin tiede ja tutkimus -hankkeessa.

Arkistonhoitajat ja IT-ammattilaiset ovat toisaalta varoitelleet niin sanotusta pimeästä digitaalisesta ajasta (digital dark age), jos kulttuuriperintöä menetetään tiedon nopean digitalisoitumisen ja luotettavan sähköisen pitkäaikaissäilytyksen puutteen vuoksi. Miten nämä muutokset vaikuttavat humanistisiin tieteisiin ja kulttuuriperinnön säilyttämiseen? Mitkä ovat sähköisen säilyttämisen lähitulevaisuuden utopia ja dystopia -skenaariot?

Selvityksen lähdemateriaalina olivat kirjallisuuden lisäksi alan ammattilaisten haastattelut. Raportissa viitataan ajankohtaiseen kirjallisuuteen, keskusteluihin ja lukuisiin mielenkiintoisiin projekteihin. Selvityksen tavoitteena on avata keskustelua ja levittää hyviä ideoita Suomessa, Isossa-Britanniassa ja Irlannissa sekä maiden välillä.

Selvityksen tärkeimmät tutkimustulokset olivat:

• Sähköisten aineistojen parempi saatavuus on hyödyttänyt tutkijoita, ja kehitys voi kaventaa maantieteellisiä ja sosioekonomisia eroja.
• Digitaalinen historiantutkimus (digital history) voi lähentää akateemista ja populaaria historiaa sekä lisätä poikkitieteellistä ja kansainvälistä yhteistyötä.

• Uudet sähköiset työkalut ja menetelmät eivät ole muuttaneet useimpien historiantutkijoiden tutkimusta, mutta niitä pitäisi sisällyttää yliopistojen historian opetussuunnitelmiin.
• Kirjastot, arkistot ja yliopistot näkevät sähköisen säilyttämisen haasteet samalla tavoin, mikä rohkaisee syvempään yhteistyöhön.
• Digitointiprojektit vaativat paljon työtunteja sekä uusia taitoja ja asenteita.
• Julkisten organisaatioiden ja yksityisten yritysten yhteistyöhön kulttuuriperintöprojekteissa liittyy ongelmia, mutta yhteistyössä on myös uudenlaisia mahdollisuuksia. 
• Digital humanities -projektien yhteiskunnallisen vaikutuksen mittaaminen on vaikeaa, mutta tulevaisuudessa toivottavasti toteuttamiskelpoista.  

Kirjallisuuden ja haastattelujen perusteella digital humanities, avoin tieto ja avoin data ovat teemoina monella tapaa toisiinsa yhteydessä. Olisi tärkeää yhdistää digital humanities -tutkijat, tiedon säilyttäjät ja laajempi yhteisö. Muistiorganisaatiot nähtiin tärkeänä kanavana akateemisen tutkimuksen ja laajemman yleisön välillä. Arkistot, kirjastot ja museot painivat samantapaisten ongelmien kanssa, mikä hämärtää näiden instituutioiden välisiä rajoja.

British Library julkaisi Flickrissä yli miljoona kuvaa ilman tekijänoikeusrajoitteita.

Selvityksen tulokset ovat monilla tavoin samankaltaisia kuin suomalaisessa Tutkijoiden ääni -raportissa, Britanniassa tehdyssä Reinventing research? -selvityksessä ja amerikkalaisissa Ithaka S+R:n laatimissa raporteissa vuosilta 2012 ja 2014. Nämä kaikki peräänkuuluttavat yhteistyötä yliopistojen sisällä, ja korkeakoulujen yhteistyötä muistiorganisaatioiden kanssa.

Näiden lisäksi korostamisen arvoista on voittoa tavoittelemattomien järjestöjen kuten Open Knowledgen ja Wikimedian ja ruohonjuuritason aktivistien tärkeä rooli digitaalisten aineistojen luomisessa ja levittämisessä. Nämä organisaatiot ja henkilöt voivat tarjota muistiorganisaatioille tärkeää tietoa esimerkiksi käyttöoikeuksista ja lisensseistä. Hyviä esimerkkejä ovat Open Knowledge Finlandin järjestämät Avoimen kulttuuridatan ja Avoimen julkishallinnon datan mestarikurssit vuonna 2014. Kulttuuriperinnön vapautta painotetaan myös Euroopan unionin strategioissa.

Suomalaisesta näkökulmasta organisaatioiden yhteistyö ja kansainväliset verkostot ovat erityisen tärkeitä, jotta kaikki saatavilla olevat resurssit voitaisiin hyödyntää. Britannian suuriin instituutioihin kuten British Libraryyn verrattuna suomalaiset muistiorganisaatiot ovat pieniä. Pieni koko voi olla myös etu, jos se mahdollistaa ketterät suunnanvaihdokset uusien haasteiden edessä. Yhteistyö on tärkeää myös eri organisaatioiden tuottaman metadatan linkittämisessä, jotta tieto ei siiloutuisi.

Poliittiset voimasuhteet tulevat myös aina olemaan taustalla kulttuuriperinnön säilyttämisessä . University College Londonin arkistoalan professorin Elizabeth Shepherdin mukaan Britannian arkistoammattilaiset ovat olleet hyvin näkymättömiä julkisessa keskusteluissa. Arkistonhoitajien pitäisi olla proaktiivisia ja tuoda vahvemmin julki arkistojen tärkeä yhteiskunnan muistin säilyttämisessä.

Julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuudet koettiin monella tapaa ongelmallisiksi, mutta yhteistyö voi olla myös hedelmällistä. Kuinka pitkälle muistiorganisaatiot voivat osallistua tällaisiin kumppanuuksiin vaarantamatta oman tehtävänsä? Yhtiöt saattavat haluta rahastaa verorahoin tuotetuilla aineistoilla tai käyttää niitä hyväksi muilla tavoin. Aiheesta kaivataan avointa ja rehellistä keskustelua.

Selvityksessä käsitelty teema tarjoaa monenlaisia mielenkiintoisia ja tärkeitä tutkimuskohteita tulevaisuudessa:

• Digitointi- ja yleisemmin digitaalisten projektien yleinen yhteiskunnallinen vaikuttavuus.
• Avoin tieteellinen julkaiseminen ja sen vaikutukset eri sosioekonomisten ryhmien tietämyksen välille.
• Millaiset politiikat johtavat utopiaan ja dystopiaan sähköisessä säilyttämisessä?
• Sähköisen ja analogisen aineistojen väliin saattaa online-aikakaudella myös kasvaa kuilu, jos tutkijat huomioivat pelkästään verkossa saatavilla olevat aineistot. Tällainen tilanne vääristää tutkimusprosesseja ja tutkimuksen kohteita.

Voit ladata raportin täältä.

Sampo Viiri

Kirjoittaja laati Suomen Lontoon instituutissa raportin digital humanities -aiheesta ja on valmistunut arkistonhallinnan maisteriohjelmasta Jyväskylän yliopistosta.

Arkisto marssii eteenpäin

Kansallisarkistossa ja koko arkistolaitoksessakin on käynnissä voimakas eteenpäin menon vuosi. Uusilla tekniikoilla niin verkossa kuin sen ulkopuolellakin näyttäisi olevan paljon annettavana myös arkistoille.

Ensinnäkin digitoinnin näkymät ovat tällä hetkellä erittäin lupaavat: viime vuonna Kansallisarkistossa digitoitiin yhteensä noin viisi miljoonaa asiakirjasivua. Määrä on huima kun muistaa, että ensimmäisen miljoonan asiakirjasivun digitointiin kului aikaa suunnilleen neljä vuotta. Laitteet ja menetelmät ovat vuosien saatossa kehittyneet. Digitaaliarkiston päivittäin karttuva sisältö kattaa jo suuren osan erityisesti sukuhistoriastaan kiinnostuneiden kansalaisten perusaineistosta.

Olemme ottamassa ensimmäisiä askeleita myös avoimen datan alalla. Täksi vuodeksi sovittuna tavoitteena on, että vuoden loppuun mennessä kolmen keskeisen tutkimustietokantamme (Suomen sotasurmat 1914-1922, Suomen sodissa 1939-1945 menehtyneet ja Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939-1955) sisällöt ovat avoimesti saatavilla. Niiden avaamisen yhteydessä pyrimme muodostamaan rutiinin, jolla datan avaamista voitaisiin jatkaa myös muiden sähköisten aineistojen osalta.

Datan avaamisella tavoittelemme oikeastaan kahdenlaisia hyötyjä. Yhtäältä tietokantojen käyttäjät voivat tuottaa tietokantojen sisällöstä tarpeisiinsa sopivia otantoja ilman nykyisten käyttöliittymien rajoitteita. Toisaalta pyrimme luomaan edellytyksiä aineistoihimme kiinnittyville sovelluksille, joita nykyisin on olemassa valitettavan vähän, vaikka teknisiä edellytyksiä niille onkin ollut olemassa –ainakin periaatteessa – jo noin vuosikymmenen ajan. Olisi hienoa, jos tätä kautta aukeaisi mahdollisuuksia esim. tietokantojen tiedon ja paikkatietojen yhdistämiselle (tästä on jo ainakin yksi arkistosta riippumattomasti toteutettu esimerkki olemassa) tai vaikkapa tietokantojen sisältöjen ja erilaisten verkossa olevien henkilömatrikkelien linkittymiseen toisiinsa.

Kolmas sektori, jolla tällä hetkellä olemme menossa voimakkaasti eteenpäin on koululaisille suunnattu palvelutarjonta. Tähän mennessä olemme huomioineet koululaisia etenkin ryhmäesittelyjä tarjoamalla mutta nyt pyrimme kehittämään myös mahdollisimman hyödyllisiä ja kiinnostavia verkko-oppimisen välineitä.

Ensimmäiset kokeilut uuden materiaalin tuottamiseksi ovat jo käynnissä, kun tähän saakka Vaasan seudulla fyysisessä muodossa saatavilla olleesta Amerikan-siirtolaisuuden historiaan perehdyttävästä arkistosalkusta on kehitteillä verkkoversio. Arkistosalkku valottaa paitsi siirtolaisuutta ilmiönä myös siihen liittyvää runsasta lähdeaineistoa. Arkistona meille on tärkeää viestiä, että täällä on jokaiselle jotakin omaan sukuun tai kotiseutuun liittyvää kiinnostavaa tietoa. Sen lisäksi tietenkin, että saatavilla on inhimillisesti ajatellen rajaton määrä muutakin Suomen historian eri vaiheissa syntynyttä aineistoa.

Alan uskoa, että arkistoihin, museoihin ja kirjastoihin tallentuneen tiedon auttaminen ulos rakennuksista suurimittaisempaan käyttöön ja osaksi ihmisten elämää tulee olemaan muistiorganisaatioissa nyt työskentelevän ikäpolven keskeisin elämäntyö. Kun asenne ja resurssit ovat kunnossa, voimme saavuttaa sen mistä edelliset sukupolvet ovat voineet vain haaveilla.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Pysyvät tunnisteet puhuttivat tutkijaseminaarissa

Kansallisarkisto järjesti 8.11.2013 tutkijaseminaarin Lisätietoja verkossa, joka lähetettiin etäyhteyksin Jyväskylän ja Turun maakunta-arkistoihin. Tältä osin seminaari toimi pilottina ensi vuonna suunnitelluille vastaaville tapahtumille. Helsingissä osallistujia oli lähes 50, Turussa ja Jyväskylässä muutamia. Seminaaria pidettiin erittäin antoisana myös etäpaikkakunnilla. Puheenvuorojen suunnittelussa onnistuttiin hyvin ja puhujavalinnat olivat oikeaan osuneita. Jessica Parland – von Essen on blogissaan tiivistänyt tutkijaseminaarin puheenvuorojen keskeisen sisällön.

Historiantutkimuksen käyttämä lähdeaineisto sähköistyy. Tänä päivänä syntyvät aineistot säilytetään sähköisesti ja aikaisemmin muodostunutta aineistoa digitoidaan – tosin rahoituksen sanelemin reunaehdoin. Tietovarantoja avataan, koska tietojen tulee olla vaivattomasti käytettävissä. Pelkkä julkisten metatietojen ja aineistojen tarjoaminen verkkopalveluiden välityksellä ei riitä, vaan julkiset tiedot on julkaistava avoimena datana. Tämä avaa eri tahoille myös mahdollisuuden luoda niihin erityyppisiä palveluita.

Tutkimus hyötyy, koska sähköisiin tietoihin voi kohdentaa täysin uudentyyppisiä tutkimuskysymyksiä. Tiedot ovat linkitettävissä ja yhdisteltävissä toisiinsa, joka nopeuttaa tutkimusprosessia ja monipuolistaa johtopäätösten tekemistä.

Helsingin sotasurmat 1918 –hankkeen johtaja Jarmo Nieminen toivoi paikkatietojen yhdistämistä arkistolaitoksen tutkimustietokantoihin, jolloin esimerkiksi henkilöiden kuolinluokkatietojen sijoittaminen kartalle edesauttaisi johtopäätösten tekemistä taisteluiden luonteesta.  Arkistolaitos julkaisee vuonna 2014 tutkimustietokantojen tiedot avoimena datana ja samalla selvittää paikkatietojen yhdistämistä tietokantojen tietoihin.

Sähköisen tutkimusprosessin kehittämisessä yhtenä keskeisenä osa-alueena on sähköisiin aineistoihin viittaaminen ja siihen liittyvä pysyvä urn-tunniste (”pid”). Arkistolaitos toteuttaa tiiviissä yhteistyössä tutkijoiden kanssa lähdeviitepalvelua, jota on pilotoitu tämän vuoden aikana. Pilotointi jatkuu ensi vuonna. Palvelua pilotoidaan sähköisessä muodossa julkaistavilla tieteellisillä artikkeleilla, joiden lähdeviitteissä käytetään palvelun antamia pysyviä tunnisteita. Lähdeviitepalvelu on tarkoitus ottaa tuotantokäyttöön vuonna 2015 arkistolaitoksen sähköisten palveluiden uudistamisen yhteydessä.

Seminaariin osallistuneita huolestutti teknisen kehityksen vaikutus pysyvän tunnisteen pysyvyyteen. Lähdeviitteeseen liittyvä pysyvä urn-tunniste kohdistuu tietosisältöön. Jos tiedostoformaattien kehityksen takia tai muista syistä tuotetaan myöhemmin uusia käyttökopioita tai jopa uudelleen digitoidaan samaa aineistoa, on lähtökohtana se, että tietosisällön pysyessä samana, mutta digitoidun ilmiasun muuttuessa, urn-tunniste säilyy samana. Toistaiseksi kuitenkin tähän liittyvät tekniset ja toiminnalliset käytänteet ovat määrittelemättä.

Tiedon avaaminen ja sähköisen tutkimusprosessin kehittäminen edistävät tutkimusta. Tieto ei kulu käytössä, vaan sen arvo vain kasvaa, kun sitä käytetään.

Päivi Happonen
Tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto

Keskusarkistopäätös – viimeinkin!

Maaliskuun 1. päivänä opetus- ja kulttuuriministeriö onnistui yllättämään meidät. Saimme ilmoituksen, että se oli päässyt valtiovarainministeriön kanssa yhteisymmärrykseen arkistolaitoksen keskusarkiston rakentamisesta Mikkeliin. Hanke toteutettaisiin siten, että uusi rakennus on valmis vuoden 2017 lopulla ja sen jälkeen Sörnäisten toimitilasta Helsingissä voidaan luopua kevään 2018 aikana.

Hanketta on valmisteltu pitkään. Ensimmäisen kerran arkistolaitos ehdotti rakentamisen keskittämistä yhteen paikkaan vuoden 2009 alussa. Sota-arkisto ja valtioneuvoston arkisto oli liitetty Kansallisarkistoon vuotta aikaisemmin ja Mikkelissä oli käynnistetty entisen Sota-arkiston mittava järjestämistyö. Vuoden 2008 syksyllä oli selvitetty myös arkistolaitokseen siirrettävien aineistojen määrää. Silloin oli todettu, että arkistolaitoksen aineistomäärä tulisi kaksinkertaistumaan ennen analogisten aineistojen vastaanoton loppumista. Aikaisempi periaate, jonka mukaan uutta tilaa rakennettiin tilojen täyttyessä, oli todettu aineistojen käytön kannalta vaikeaksi ja kustannuksiltaan keskittämistä kalliimmaksi.

Tämän jälkeen alkoi pitkä vakuuttelun vaihe. Arkistolaitos päätyi sisäisessä valmistelussaan siihen, että paras paikka uudelle keskusarkistolle olisi Mikkeli. Siellä oli yksi suurimmista maakunta-arkistoista, Elinkeinoelämän keskusarkisto ja Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskus. Mikkelin kaupunki oli kaiken lisäksi nähnyt arkistoaineistojen säilyttämisen – niin analogisten kuin digitaalistenkin – strategiseksi painopisteekseen ja oli valmis panostamaan hankkeeseen sen mukaisesti.

Kun kysymys oli alueellistamistoimesta, tuli esitys kuitenkin valmistella käyttäen valtiovarainministeriön alueellistamisen arviointikehikkoa. Oleellinen osa sitä oli sijoituspaikkavertailu. Tällainen tehtiinkin Jyväskylän, Mikkelin ja Vaasan välillä. Arviointi toteutettiin ripeästi ja se valmistui jo maaliskuussa 2009. Myös siinä päädyttiin Mikkeliin. Ratkaisu perustui ennen muuta niihin synergiaetuihin, joita Mikkelin eri toimijoiden yhteistyön katsottiin tarjoavan.

OKM ei silti ollut vielä valmis tekemään päätöksiään arkistolaitoksen arvioinnin pohjalta. Senaattikiinteistöistä eläkkeelle jäänyt kiinteistöneuvos Erkki Aho sai syyskuussa 2009 ministeriöltä tehtäväksi laatia selvitysmiehenä arvion keskusarkiston tarkoituksenmukaisuudesta ja ehdotuksen parhaasta sijoituspaikasta. Aho päätyi neljän kuukauden työn jälkeen samaan mihin arkistolaitos oli jo päätynyt. Keskusarkistoa pidettiin toiminnallisesti ja taloudellisesti hyvänä ratkaisuna ja Mikkeliä parhaana sijoituspaikkana. Maaliskuussa 2010 jättämässään lausunnossa arkistolaitos ilmoitti tukevansa Ahon esitystä.

Kesän ja syksyn aikana arkistolaitos täsmensi laskelmia ja valmisteli rakentamishanketta yhdessä Mikkelin kaupungin ja Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Joulukuun 14. päivänä 2010 opetusministeri Henna Virkkunen teki periaatepäätöksen keskusarkiston rakentamisesta Mikkeliin. Tuntui jo siltä, että vääntö oli voitettu ja käytännön työhön voitaisiin päästä kiinni. Valmistelutyöt etenivät vuosina 2011 ja 2012 hyvin, mutta lopullinen rahoituspäätös antoi yhä odottaa itseään.

Opetus- ja kulttuuriministeriö esitti elokuussa 2012 hallituksen budjettiriihessä myöntövaltuuden myöntämistä rakentamiseen. Uskoimme jälleen kerran, että tämä oli ratkaiseva askel, josta ministeriöt olivat päässeet sopuun. Näin ei ollutkaan. Valtiovarainministeriö ei esittänyt vuokravaltuuden myöntämistä kehysriihessä. Tämä oli suuri pettymys valmistelijoille. Aloimme olla huolissamme siitä, ehtiikö keskusarkisto ylipäätään valmiiksi niin, että ehdimme luopua Sörnäisten tiloista ennen vuokrasopimuksen umpeutumista.

Valtiovarainministeriön vaatimuksesta valmistelu palasi tämän jälkeen useita askelia taaksepäin. Arkistolaitoksen edellytettiin selvittävän voitaisiinko uuden rakennuksen sijaan hyödyntää puolustusvoimilta tai muualta valtionhallinnosta vapautuvia tiloja. Senaatti-kiinteistöiltä valtiovarainministeriö pyysi vuokravertailuja eri tiloista. Me yritimme vuorostamme painottaa, ettei ole kohtuullista verrata vain vuokrakustannuksia eri vaihtoehtojen välillä. Meille kustannustehokkuus merkitsi myös toiminnallista tehokkuutta. Keskusarkiston sijoittaminen jonnekin, missä ei ennestään olisi arkistolaitoksen yksikköä tai muita synergiaetuja, olisi kallis ja kannaltamme paljon hankalampi ratkaisu.

Ratkaisun jatkuva viipyminen herätti huolestusta myös eduskunnassa. Mikkeliläinen kansanedustaja Lenita Toivakka esitti 9.10.2012 ja uudelleen 23.11.2012 opetusministeri Jukka Gustafssonille kirjallisen kysymyksen asiasta. Vastauksessaan ministeri vakuutti, että arkistolaitos tulisi saamaan keskusarkiston suunnitellussa aikataulussa. Sijoituspaikka jäi kuitenkin yhä auki ja selvitystyöt jatkuivat. 

Joulukuun lopulla ministeri Gustafsson kommentoi asiaa toteamalla, että keskusarkisto sijoitetaan Mikkeliin, ellei muualta löydy sille sopivaa tilaa. Vielä helmikuun 2013 lopulla arkistolaitos vertaili ministeriön pyynnöstä uusia tiloja. Uskoimme, että päätös viipyisi ainakin hallituksen puolivälitarkasteluun ja kehysriiheen saakka. Näin ei kuitenkaan käynyt. Valtiovarainministeriö taipui useiden selvitysten ja vertailujen jälkeen uskomaan, että Mikkeli todella oli taloudellisesti ja toiminnallisesti paras vaihtoehto ja sopi asiasta opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. 

Arkistolaitoksen ja Senaatti-kiinteistöjen johto olivat sopineet tapaamisesta päätöstä seuranneelle viikolle. Onneksi emme kuitenkaan enää joutuneet vääntämään kättä eri vaihtoehdoista ja vertailujen perusteista. Nyt saatoimme keskustella konkreettisista aikatauluista ja vaihtoehdoista. Suurin ja toivoaksemme ratkaisevin askel kohti uutta keskusarkistoa on nyt toivoaksemme otettu.

Jussi Nuorteva

Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja