Eurooppa-projekti toi ratkaisun paikalliskulttuurin säilyttämiseen ja esittämiseen verkossa

Topoteekki tulee Itävallasta

Vuonna 2014 käynnistettiin Itävallassa toimivan Kansainvälisen arkistotutkimuksen keskuksen (ICARUS) johdolla Community as Opportunity (CO:OP) –niminen projekti, jonka yhtenä päämääränä oli löytää ratkaisu kotiseutuyhdistyksiä ja muita paikallistoimijoita vaivanneeseen pulmaan siitä, miten kotiseutuaineistoja voisi säilyttää, esittää ja tarvittaessa jakaakin verkon välityksellä. Marraskuun loppuun jatkuva projekti on osa Luova Eurooppa –ohjelmaa ja siihen osallistuu 17 arkistoa ja yliopistoa 11 Euroopan maasta. Suomesta mukana on Kansallisarkisto.

Projektin aikana on luotu Topoteekki-niminen käyttöliittymä, jonka kautta kotiseututoimijat tai vaikka tietystä historian teemasta (esim. sotahistoria tai hautausmaat) kiinnostuneet voivat esittää kuvia, videoita tai ääntä sekä halutessaan myös saattaa sen topoteekin käyttäjien ladattavaksi. 

Topoteekit valloittavat Eurooppaa. Suomessa niitä on
tällä hetkellä kuusi.

Suomalaiset topoteekit

Keski-Euroopassa topoteekkeja on jo runsaasti ja Suomessakin niitä on jo kuusi kappaletta: Kaarinan Piikkiö, Mikkeli, Mäntsälä, Saamenmaa (Sápmi), Sastamalan Suodenniemi ja Säkylä. Neljää topoteekkia ylläpitää paikallinen kotiseutuyhdistys, yhtä kaupunginmuseo ja yhtä Kansallisarkisto itse.

Topoteekkien aineistot on etupäässä digitoitu ihmisten kotiarkistoista, mutta mukana on jonkin verran myös museoiden ja arkistojen kokoelmiin sisältyviä kuvia ja asiakirjoja. Kaikkiaan suomalaisiin topoteekkeihin on tallennettu jo tuhansia paikalliskulttuurin kuvia ja asiakirjasivuja ja muutama äänitiedostokin niistä löytyy. ICARUS on luvannut säilyttää pysyvästi CO:OP-projektin kestäessä topoteekkeihin ladatut kohteet ja niiden metatiedot.

Ensimmäiset kokemukset topoteekeista ovat olleet rohkaisevia ja nyt voimmekin tarjota uusia topoteekkeja avattavaksi mihin päin Suomea tahansa.

Miten topoteekki perustetaan?

Topoteekkia perustettaessa sille valitaan enintään viisi ylläpitäjää, joiden tehtävänä on viedä julkaistavaksi tarkoitetut aineistot topoteekkiin ja lisätä niihin tietyt metatiedot (mm. paikalliset ja yleiset tunnisteet, laatimisajankohta, aineistotyyppi, aineiston omistaja ja käyttölisenssi). Metatietotyö on ajoittain koettu työlääksi mutta toisaalta rutiinin muodostumisen on todettu nopeuttavan työskentelyä. Lisäksi ylläpitäjien tehtävänä on yleisön kommenttien (mikäli niitä vastaanotetaan) käsittely ja julkaisu.

Liikkuvia digitointiasemia on käytetty eri puolilla Suomea. Tässä
niitä viritellään Mäntsälän Pitäjäntuvalla.

Aineiston topoteekkiin digitoitavaksi luovuttanut omistaja päättää aineistonsa käyttölisenssistä ja jatkokäyttöoikeudesta. Käytössä ovat globaalisti tunnetut Creative Commons (CC) –lisenssit, joilla uudelleenkäyttöä säädellään. Vanhat aineistot ovat yleensä helposti julkaistavissa mutta uudemmissa on huomioitava tekijänoikeus- ja henkilörekisterikysymykset. Uuttakin aineistoa voi julkaista, jos aineiston luovuttaja on myös tekijänoikeuden haltija ja jos julkaisusta on sovittu kuvissa esiintyvien henkilöiden kanssa.

Topoteekki-sopimuksen ICARUKSEN kanssa tehneillä on mahdollisuus lainata Kansallisarkistosta liikkuvia digitointiasemia aineiston topoteekkiin digitoimista varten. Laitteita lainataan niiden edestakaisten rahtikustannusten hinnalla. Asemia on neljä, joista yksi sopii enintään A3-kokoisen aineiston digitointiin, kaksi (koko A4) erityisesti valokuvien, diojen ja negatiivien digitointiin sekä yksi hyväkuntoisen paperiaineiston läpisyöttödigitointiin. Ääntä ja liikkuvaa kuvaa laitteilla ei voi digitoida, mutta monet kirjastot tarjoavat mahdollisuuksia niiden saattamiseen sähköiseen muotoon ja sittemmin siirrettäviksi topoteekkiin yleisön katsottavaksi ja kuultavaksi.

Topoteekin kustannukset

Topoteekin avaaminen on vielä tänä vuonna maksutonta, mutta ensi vuodesta (2019) alkaen ICARUS perii tänä vuonna avatuista topoteekeista 300 euron vuosimaksun. Kustannustaso (25 €/kk) vastaa siis suunnilleen yhtä kiinteähintaista laajakaistaliittymää. Ensi vuonna avattavista uusista topoteekeista peritään puolestaan kyseisen EU-maan varallisuuteen (BKT/asukas) perustuvaa vuosimaksua, joka alustavien arvioiden mukaan olisi Suomen kohdalla noin 450 euron suuruinen. Topoteekeista kiinnostuneiden kannattaakin siis toimia nopeasti päästäkseen tuohon edullisempaan maksuluokkaan.

Kannattaakin tutustua yllä linkitettyihin suomalaisiin ja eurooppalaisiin topoteekkeihin, kokeilla niiden monia ominaisuuksia hakutulosten lajittelusta kuvien katseluun ja miettiä, palvelisivatko ne oman kotiseutuyhdistyksen tai muun historian harrastuspiirin tarpeita. Myönteisessä tapauksessa omaa topoteekkia avaamaan pääsee ottamalla yhteyttä meihin allekirjoittaneisiin ja joulukuusta 2018 lähtien suoraan ICARUKSEEN. Itse uskomme ja toivomme, että Topoteekki on vastaus monen yhdistyksen tarpeisiin ja että sille olisi Suomessakin yhä useampia kiinnostuneita käyttäjiä.

Tomi Ahoranta
kehittämispäällikkö, CO:OP-projektipäällikkö Kansallisarkistossa

Markku Mäenpää
erityisasiantuntija, Kansallisarkisto

sähköpostiosoitteet muotoa etunimi.sukunimi@arkisto.fi

Itsenäisen Suomen kuvaa kotimaassa ja ulkomailla

Kansallisarkisto liittyi mukaan SUOMI100-ohjelmakokonaisuuteen Pro Finlandia. Suomen tie itsenäisyyteen -näyttelyproduktiollaan jo Suomen itsenäisyyden juhlavuoden valmistelun alkumetreillä. Hankekokonaisuuden suunnittelu oli aloitettu hyvissä ajoin ja keväällä 2014 ohjelman valtuuskunta myönsi Kansallisarkistolle oikeuden juhlavuoden logon käyttöön näyttelytuotteissa ja sittemmin sihteeristö myös pienen taloudellisen avustuksen.

René Nyberg: Menneisyyttä hallitsemassa

Missä kulkevat Suomen ja Venäjän yhteisen historiantulkinnan rajat?

Oman historian tunteminen on edellytys sille, että kykenee suhteuttamaan sen naapurimaan historiaan ja tulkintoihin. Joskus keveämpi ote on paikallaan, ja mielirepliikkini on todeta, että Suomen suuriruhtinaskunta oli kuin Buharan emiirikunta. Kumpikaan ei ollut osa Venäjää, vaikka molemmat kuuluivat Venäjän valtakuntaan ja nauttivat huomattavaa hallintoautonomiaa. Mutta toisin kuin Buharalla, Suomella ei ollut omaa emiiriä, sillä suuriruhtinas oli samalla keisari, eli kuten Matti Klinge sanoisi Vår Storfurste och Kejsare.

Kansallisarkisto mukana kehittämässä käsinkirjoitetun tekstin tunnistusta

Kansallisarkisto on mukana vuoden 2016 alussa käynnistyneessä READ-hankkeessa, jonka tarkoituksena on mullistaa käsinkirjoitetun tekstin tunnistus. Tämä on tarkoitus toteuttaa tuomalla yhteen eri alojen vahvuudet ja asiantuntemus. Asiantuntemus koostuu arkistojen, tutkijoiden, sovelluskehittäjien ja vapaaehtoisten osaamisesta ja panoksesta.

Mikkelin maakunta-arkisto juhli 80-vuotispäiviään

Mikkelin maakunta-arkisto, joka aloitti toimintansa helmikuussa 1934 Viipurissa, vietti 80-vuotispäiviään Mikael Agricolan ja suomen kielen päivänä 9.4.2014. Juhlinta jatkui vielä seuraavana päivänä juhlaseminaarissa. Juhliin osallistui yhteistyökumppaneiden edustajia, entisiä työntekijöitä ja arkiston tutkijoita. Juhliin olivat tulleet myös Karjalan tasavallan kansallisarkiston ja Leningradin alueen valtionarkiston johtajat, joiden arkistot säilyttävät luovutetulle alueelle jäänyttä suomalaista arkistoaineistoa.

Juhlien tarjoilupöydät hehkuivat keväisissä väreissä. Pöytäkoristeina oli maakunta-arkiston konservaattorin Marja-Terttu Haikaravirran tekemiä pikkuruisia asiakirjasidoksia.
Kuva: Eila Salo, MMA.

Juhlassa kuultiin Itä-Suomen aluehallintoviraston, opetus- ja kulttuuriministeriön, Mikkelin kaupungin ja Karjalan tasavallan kulttuuriministerin tervehdykset. Maakunta-arkiston johtaja kertoi puheessaan maakunta-arkiston 80-vuotistaipaleesta Viipurista Kuopion kautta Mikkeliin. Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva käsitteli arkistolaitoksen tulevaisuuden näkymiä digitalisoituvassa maailmassa ja kiitti arkistolaitoksen ja Mikkelin arkistotoimijoiden hyvää yhteistyötä.

Torstaina 10.4.2014 pidetyn juhlaseminaarin teemat digitaalisuus ja Venäjällä olevat suomalaiset arkistoaineistot oli valittu Mikkelin maakunta-arkiston erikoisluonteen mukaan. Maakunta-arkiston erityisaineistoja ovat luovutetun Karjalan ja Vanhan Suomen arkistot. Seminaarissa haluttiin nostaa esiin Viipurissa ja Petroskoissa säilytettäviä suomalaisia arkistoja, minkä vuoksi seminaari oli kaksikielinen. Digitaalisuus liittyy Mikkelin kaupungin ja Mikkelin arkisto- ja kirjastotoimijoiden muodostaman yhteistyöverkoston, Digitalmikkeli-klusterin, toimintaan.
 

Seminaarin puheenjohtajana toimi arkistolaitoksen tutkimusjohtaja Päivi Happonen. Hän tarkasteli avauspuheessaan arkistolaitoksen Karjalan tasavallan kansallisarkiston ja Leningradin alueen valtionarkiston kanssa tekemää yhteistyötä.
 

Helsingin yliopiston digitaalisten aineistojen tutkimuksen tuoreen professorin Timo Honkelan alustus Digitaalisten aineistojen tutkimus: Inhimillistä sivistystä ja yhteisymmärrystä puolustamassa herätti kuulijoissa kiinnostusta ja keskustelua. Tekstinlouhinnan ja tilastollisen koneoppimisen keinoin kone voidaan laittaa lukemaan suuria tekstimääriä ja saamaan esille asioita, joita ihminen ei voi tehdä. Näiden lähestymistapojen avulla voidaan saada ymmärrystä suurista kokonaisuuksista ja asioiden välisistä suhteista. Humanististen ja sosiaalitieteiden sekä tietojenkäsittelytieteiden liittoutuminen auttaa monimutkaisten inhimillisten ja yhteiskunnallisesti merkittävien ilmiöiden ymmärtämisessä. Tässä digitaalisessa humanismissa muistiorganisaatioiden rooli on merkittävä.
 

FT Jessica Parland-von Essen tarkasteli laajasti, miten digitalisoituminen on muuttanut historiantutkimusta ja historiantutkijan työtä ja roolia. Humanistisen tutkijan on tultava ulos kammiostaan ja tehtävä yhä enemmän yhteistyötä arkistojen, kirjastojen, toisten tutkijoiden ja suuren yleisön kanssa. Parland-von Essen painotti, että digitaalisten aineistojen kriittinen lukeminen ja käyttö on tärkeä kansalaistaito.
 

Professori Eljas Orrmanin aiheena oli Vanhan Suomen viranomaisten asiakirjahallinto, jota ei ole juuri ollenkaan tutkittu. Orrman selvitti esityksessään Vanhan Suomen viranomaisten asiakirjahallinnon organisointia ja diariointia eri viranomaisissa sekä vertaili Vanhan Suomen viranomaisten ja Ruotsin lääninhallitusten diariointijärjestelmiä ja aktinmuodostusta. Vanhan Suomen ylempien viranomaisten aktinmuodostuksessa ja diarioinnissa on vaikutteita saksalaisista järjestelmistä ja ne olivat kehittyneempiä kuin Ruotsin lääninhallitusten asiakirjahallinnon käytännöt.
 

Leningradin alueen valtionarkiston (LOGAV) johtaja Svetlana Krasnotsvetova valotti alustuksessaan Viipuriin ja luovutetulle alueelle jääneen arkistoaineiston suuritöistä järjestämistä ja luettelointia välirauhan aikana ja jatkosodan jälkeen. LOGAV on skannannut arkistoluettelot ja pyrkii julkaisemaan ne verkossa. Krasnotsvetova kertoi LOGAVin asioimiskäytännöistä.
 

Karjalan tasavallan kansallisarkiston johtaja Olga Zharinova.
Kuva: Eila Salo, MMA.

Leningradin alueen arkisto siirsi 1980-luvulla Laatokan Karjalan arkistoaineistot Karjalan tasavallan kansallisarkistoon Petroskoihin. Kansallisarkiston johtaja Olga Zharinova esitteli suomeksi tähän ns. Viipurin fondiin kuuluvia asiakirja-aineistoja sekä kertoi Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkistojen ja Joensuun Carelicumin kanssa tehdystä yhteistyöstä.
 

FT Jukka Partanen on suomalaisista historiantutkijoista kaikkein eniten käyttänyt Viipurin ja Petroskoin suomalaisia arkistoaineistoja. Hänen 1990-luvun puolivälissä laatimansa luettelo Viipurin suomalaisista fondeista on opastanut tutkijoita näiden aineistojen pariin. Jukka Partanen kertoi tutkimuskokemuksistaan vuosina 1995 – 2010 Viipurin ja Petroskoin arkistoissa. Venäjäksi laaditut hakemistot, erilainen arkistonmuodostus ja erilaiset arkistokäytännöt tuottavat ongelmia, jotka ovat voitettavissa.
 

Juhlaseminaarin alustukset tulevat luettavaksi arkistolaitoksen kotisivuille.
 

Yhdeksännen vuosikymmenensä aloittava Mikkelin maakunta-arkisto toivottaa uudet ja vanhat asiakkaat tervetulleiksi tutustumaan ja käyttämään Mikkelin arkistoaarteita.

Tytti Voutilainen
Maakunta-arkiston johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Maakunta-arkistojen tulevaisuus Pohjoismaissa

Arkistolaitokset Pohjoismaissa ovat viime vuosiin asti organisaatioiltaan muistuttaneet suuresti toisiaan. Ne muodostuvat Islantia lukuun ottamatta kansallisesta keskusarkistosta (Suomessa Kansallisarkisto) ja alueellisista keskusarkistoista (Suomessa maakunta-arkistot). Kaikissa Pohjoismaissa on käynnissä kehitys ja muutos kohti yhdenmukaista arkistolaitosta, joka tarjoaa yhä enemmän paikasta ja ajasta riippumattomia sähköisiä palveluja. Keskusarkistohankkeiden ja muun keskittämisen myötä aineistojen sijoittelua ei enää ratkaista yksinomaan hallinnon hierarkian ja aluerajojen pohjalta.

Kulunut vuosi on jälleen tarjonnut arkistolaitoksen virkamiehille hyvät mahdollisuudet osallistua pohjoismaiseen yhteistyöhön. Joka kolmas vuosi pidettävät Pohjoismaiset arkistopäivät järjestettiin toukokuussa Hämeenlinnassa, pääjohtajat kokoontuivat paitsi siellä myös vuosittaisessa kokouksessaan syyskuun lopulla Oslossa ja maakunta-arkistojen johtajat samanaikaisesti Viborgissa Tanskassa. Nordisk Arkivakademi kokoaa asiantuntijoita ensi viikolla Kööpenhaminaan pohtimaan arkistojuridisia kysymyksiä. Nordisk Arkivnyt ilmestyy säännöllisesti ja esim. numerossa 2/2012 julkaistut pohjoismaiset arkistotilastot antavat hyvän yleiskuvan Pohjoismaiden arkistolaitosten tilanteesta ja toiminnasta vuonna 2011.

Maakunta-arkiston johtajat Viborgissa syyskuussa 2012.

Maakunta-arkistojen asema jo toteutetuissa ja käynnissä olevissa organisaatiomuutoksissa oli vilkkaan keskustelun kohteena Viborgin kokouksessa. Yhteistä eri maiden ratkaisuille on pyrkimys nykyisin tai vähenevin resurssein ylläpitää alueellista toimintaa. Se miten maakunta-arkistot (landsarkiv, statsarkiv) jatkossa yksiköinä tai toimipisteinä sijoittuvat kunkin maan arkistolaitoksen organisaatiossa vaihtelee. Kööpenhaminassa toiminut maakunta-arkisto suljetaan tämän vuoden aikana, kun arkistojen säilytys ja tietopalvelu voidaan hoitaa tehokkaammin Rigsarkivetin uusien tilojen myötä. Toisaalta alueille on tullut ja tulossa uusia kiinteistöjä ja toimijoita, näistä esimerkkeinä ovat Norjan ja Suomen saamelaisarkistot ja keskusarkistohankkeet.

Fyysisten asiakaskäyntien laskeva trendi on selvä kaikissa Pohjoismaissa ja se vaikuttaa tutkijasalipalveluihin. Suurin selittävä tekijä on keskeisten aineistojen digitointi ja se, että tutkijat eivät ole ”löytäneet” uusimpia paperiaineistojamme. Jälkimmäistä ei koskaan tule ehkä tapahtumaankaan perinteisissä tutkijasaleissa, vaan toimintatapojen muutos johtaa tämänkin aineiston liittämiseen sähköisten palvelujen piiriin tavalla tai toisella. Ajatus tutkijasalin sulkemisesta oli kaikille kollegoille, ellei vieras niin ainakin vaikea. Toisaalta kaikki raportoivat lyhennetyistä aukioloajoista ja supistetuista palveluista. Tiloja ja palveluita sopeutetaan resursseihin kuten Suomessakin. Tutkijasalit fyysisinä tiloina voidaan jatkossa muuntaa, ainakin osittain, esim. erilaisten yhteistyöhankkeiden ja arkistopedagogisen toiminnan käyttöön.

Kokouksen eräänä teemana oli joukkoistaminen (crowdsourcing), eli yhteistyö vapaaehtoisten toimijoiden kanssa. Toiminta asettaa myös omia tilavaatimuksiaan, etenkin jos yhteistyöprojekteissa käsitellään alkuperäisaineistoja (esim. tietokantojen syöttötyö, digitointi, aineistojen järjestäminen). Tutkijasaleista voidaan muuntaa tai rajata tähän sopivia tiloja, joissa esim. turvallisuusnäkökohdat on jo valmiiksi huomioitu.

Kokouksen teemoja olisi sisältönsä puolesta voitu käsitellä yhtä hyvin ja jopa paremmin kokoonpanolla, jossa myös kansallisarkistot ovat edustettuina. Alueellisten toimijoiden näkökulmat ja niiden vertailu ovat kuitenkin edelleen arvokas osa pohjoismaista yhteistyötä. Toivottavasti se hyödyttää myös maidemme arkistolaitosten piirissä tehtävää kehitystyötä, jolla pyritään laadukkaaseen ja tehokkaampaan palvelutarjontaan eri käyttäjäryhmille ja yhteistyötahoille. Yhdessä ja yhteistyössä.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja, Turun maakunta-arkisto

Arkistojen tärkeimmät tehtävät on taata oikeus tietää, selvittää ja oppia

Kevään suuri rutistus, Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa on onnellisesti takana. Järjestelyt sujuivat kuin tanssi ja aurinko helli kesäisillä lämpötiloilla satoja kaupunkiin taivaltaneita arkistonhoitajia ja asiakirjahallinnon ammattilaisia.

Monista puhujista ylitse muiden nousi tohtori Trudy Huskamp Peterson, tunnustettu kansainvälisen uran tehnyt arkistoammattilainen Yhdysvalloista. Ympäripyöreästi otsikoitu esitelmä ”Archives and authoritarianism, archives and democracy” sisälsi tiukkaa analyysiä, mutta myös suurien linjojen maalaamista, mikä on mahdollista vain ihmiseltä, joka puhuu vuosikymmenten kokemuksella.  Vaikka Huskamp Peterson puhui arkistojen merkityksestä kriisitilanteissa, hän tuli samalla linjanneeksi sen, minkä takia arkistolaitokset ylipäänsä ovat olemassa.

Huskamp Peterson avasi luentonsa hätkähdyttävällä kuvalla Kosovon sodasta. Kuvassa ei näkynyt haavoittuneita siviilejä, aseistettuja taistelijoita tai tuhoutuneita taloja, vaan tuhansia passeja, henkilöpapereita ja syntymätodistuksia. Ne oli viety kosovolaisilta, jotta he eivät voisi todistaa kansalaisuuttaan, omaisuuttaan tai työpaikkaansa. Kuva tulvi paperiin sidottuja ihmisoikeusrikkomuksia, joiden tavoitteena oli estää ihmisjoukolta paluu kotipaikoilleen.

Trudy Huskamp Peterson kertoi kokemuksistaan monissa entisissä kriisipesäkkeissä, sota-alueilla ja diktatuureissa, joissa hän oli ollut ohjaamassa asiakirjahallintoa, jotta se palvelisi tilintekoa menneen kanssa. Huskamp Peterson korosti, että yhteiskunnan tasolla tapahtuneen kriisin jälkeen asiakirjat auttavat selvittämään tilannetta. Hän listasi kolme oikeutta, jotka asiakirjat mahdollistavat:

1. ihmisillä on oikeus tietää, mitä on tapahtunut
2. ihmisillä on oikeus selvittää, miten on toimittu
3. ihmisillä on oikeus oppia siitä, mitä on tapahtunut

Oikeudet koskevat niin yksilöllistä kuin kollektiivistakin tasoa, mutta molemmissa korostuu ihmisten oikeus - ei niinkään viranomaisten, organisaatioiden tai instituutioiden. Kun kriisi on ratkennut, on ihmisten ensimmäinen tarve tietää, mitä heidän läheisimmilleen ja omaisuudelleen on tapahtunut. Seuraavaksi heillä on tarve selvittää, miten on toimittu, millaiset teot ovat johtaneet kriisiin ja mitä sen aikana on tehty. Kolmantena ihmisillä on oikeus kokemansa ja oppimansa perusteella varmistaa, ettei samanlaista voi koskaan tapahtua uudelleen.

Asiakirjallinen tieto selvittää tapahtunutta ja rekonstruoi aiempaa, jotta hyvitykset ovat mahdollisia. Jos ihmiseltä on viety henkilöllisyyden ja omaisuuden todistavat asiakirjat, ovat viranomaisarkistot useimmiten ainoa mahdollisuus palauttaa tarvittava tieto. Jos ihminen on kokenut vääryyksiä, ovat niistä vastuussa olevan arkistot usein ainoa mahdollisuus tietää, mitä ja millä perusteilla on tehty - ja kuinka järjestelmällistä toiminta on ollut, eli onko kyse yksittäisestä rikoksesta vai jostain paljon pahemmasta. Arkistolaitosten  tehtävä ei ole tehdä arvioita tai jakaa tuomioita, vaan tarjota asiakirjallinen aineisto, jonka avulla voidaan tutkia ja arvioita tehdä.

Trudy Huskamp Peterson korosti, että vastuu tämän työn onnistumisesta on arkistonhoitajalla. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että ihmisarvon turvaavat tiedot säilyvät ja ovat saatavilla. Tässä nousee esiin mielestäni koko asiakirjahallinnon ja arkistolaitosten olemassaolon perusta. Emme ole olemassa, jotta virastot voisivat säilyttää oman historiansa, vaan jotta tiedot niiden toiminnan myötä ihmisistä tallentuneet tiedot säilyisivät ja jotta ne olisivat saatavilla ja saavutettavissa.

Suomen arkistolaitos on viimeisen kymmenen vuoden aikana kunnostautunut juuri tällä saralla tuomalla uudella tavalla esiin sota-aikojen tietoja yksittäisistä ihmisistä. Sotasurmat 1914–1922, Sodissa 1939–1945 menehtyneet sekä Sotavangit ja ihmisluovutukset tuovat tärkeää perustietoa valtiollisten kriisivaiheiden yhteydessä kuolleista ihmisistä, mutta eivät tee muita tulkintoja kuin tilastollista analyysiä kuolleiden määristä.

Näyttävien tietokantojen ja suurhankkeiden ohessa on myös tuhansia ja taas tuhansia tapauksia, jotka eivät ehkä historian oppikirjoissa saa kovin montaa riviä, mutta jotka ovat ne kokeneille ihmisille tärkeääkin tärkeämpiä. Tämän takia arkistot tallettavat tietoja esimerkiksi sotalapsista, rikostuomioista tai steriloinneista, jotta ihmiset voivat tietojen avulla selvittää, mitä on tapahtunut ja miten on tapahtunut sekä tarvittaessa myös oppia tapahtuneesta.

Arkistot menevät myös paljon tätä pidemmälle. Kyse ei ole vain poikkeusolojen tallentamisesta, vaan myös tavallisen tasaisen arkipäivän kanssakäymisistä. Vanhojen palkkaustietojen löytyminen arkistosta on tärkeä asia sillä hetkellä, kun ihminen huomaa eläkelaskelmastaan puuttuvan työsuhde poikineen.

Trudy Huskamp Peterson päätti esitelmänsä siteeraamalla Etelä-Afrikan apartheidin vastaisessa taistelussa ansioitunutta Alex Borainea: Meidän on tärkeää kääntää historian lehteä ja siirtyä eteenpäin, mutta ensin meidän on luettava mitä lehdelle on kirjoitettu. Arkiston tehtävä on säilyttää se lehti, jotta sen voi lukea.

Kehittämispäällikkö Outi Hupaniittu
Kansallisarkisto

Tervetuloa Pohjoismaisille arkistopäiville Hämeenlinnaan keväällä 2012!

Kansallisarkisto ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto järjestävät XXIII Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa 23.–25.5.2012. Hämeenlinnan kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto toimivat tapahtumapaikkoina.

Kolmen vuoden välein järjestettävät Pohjoismaiset arkistopäivät ovat alan ammattilaisten keskeisin pohjoismainen tapahtuma, joille osallistuu 350–400 arkistoalan ammattilaista kaikista Pohjoismaista. Edellinen tapaaminen oli Trondheimissa vuonna 2009.

Arkistopäivien ohjelma tulee soljumaan ulkoisesti vakiintuneissa uomissaan. Yleisistunnot ja paralleelisessiot rytmittävät päivien kulkua, mutta niiden sisältöön on haettu tuoreutta ja uusia näkökulmia. Teemat sivuavat mm. asiakirjahallinnon viimeisimpiä kehitysvaiheita, tietopalvelua sosiaalisen median aikakaudella, marginaaliryhmien näkyvyyttä arkistoissa, arkistotekniikkaa ja -rakentamista, Kansallisarkistoja ja julkista heraldiikkaa sekä hiljattain valmistunutta yhteispohjoismaista yksityisarkistojen benchmarkingselvitystä. Jos jokin yhteinen nimittäjä paralleelisessioille pitäisi löytää, vahvimpia kandidaatteja on ajan hengen mukaisesti digitaalisuuden käsite laajassa merkityksessä.

Arkistopäivillä on lisäksi kaksi Key Note-puheenvuoroa. Toisen niistä pitää kansainvälisesti tunnettu arkistoalan vaikuttaja Trudy Huskamp Peterson. Trudy toimii Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n ihmisoikeustyöryhmän puheenjohtajana - puheenvuorossaan hän tarkasteleekin ihmisoikeuskysymyksiä arkistonäkökulmasta. Toinen Key Note –puheenvuoron pitäjä varmistuu tuonnempana.

Pohjoismaisia valtionarkistonhoitajia ”grillataan” perinteisellä kyselytunnilla ja kuullaan johtopäätöksiä tutkijoiden näkemyksiin digitaalisen aineiston käytettävyydestä. Arkistopäivillä on kuitenkin aikaa myös sosiaaliselle ohjelmalle ja vapaamuotoiselle seurustelulle kollegojen kanssa.

Arkistopäivien kotisivut avataan lähiaikoina osoitteessa www.nordiskaarkivdagar2012.fi. Kotisivujen sisältö täydentyy ja ohjelma tarkentuu loppuvuotta kohden. Ilmoittautuminen arkistopäiville avataan tammikuussa 2012.

Tervetuloa tapaamaan koti- ja pohjoismaisia kollegoja keväiseen Hämeenlinnaan!

Lisätietoja:

Maakunta-arkiston johtaja Juhani Tikkanen

Ylitarkastaja Aino Heikkinen

Osa Pohjoismaisten arkistopäivien tapahtumista
järjestetään Hämeenlinnan maakunta-arkistossa,
jonka seinää koristaa palkittu graafinen betoni.
Kuva: Mervi Lampi

Ps. Hämeenlinnan maakunta-arkisto viettää Arkistojen päivää keskiviikkona 16.11. klo 13-16. Tilaisuudessa kerrotaan Astia-palvelusta ja muista verkkopalveluista sekä esitellään uudistuneita tutkijasalikäytänteitä. Tilaisuus tarjoaa mahdollisuuden myös henkilökohtaisempaan opastukseen Astian toiminnallisuuksiin. Lämpimästi tervetuloa!

Kansainvälinen yhteistyö arkistoprofession määrittelyssä

Varsovan arkistokonferenssin aiheeksi ehdotettiin vuonna 2006  ”Eurooppalainen arkistonhoitaja”. Saksan johtava arkistoteoreetikko Angelika Menne-Haritz totesi siihen, että otsikossa ei saksalaisesta näkökulmasta ollut mieltä. Tällaista arkistonhoitajan konseptia ei ollut olemassa. Ammatin differentoituminen eri traditioiden mukaan oli liian suurta. Niinpä konferenssin teema muotoiltiin  hieman neutraalimmin: ”Archivist: Profession of the Future in Europe”.

Varsovan kokous antoi silti kahdelle Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) toimielimelle, SPA:lle (Section of Professional Associations) ja EURBICA:lle (European Regional Branch of ICA), tehtäväksi selvittää, onko mahdollista tuottaa arkistonhoitajan pätevyysvaatimukset koko Eurooppaa varten. Varsin pian päädyttiin samaan tulokseen kuin Menne-Haritz. Tällainen määritys ei ole mahdollinen.

ICA:n projektissa on tarkasteltu valmiita tai tekeillä olevia pätevyysmäärityksiä (competency models). Eräs kehittyneimmistä on Ranskan arkistoyhdistyksen määritys, joka joustavasti taipuu erilaisiin ammatillisiin konteksteihin. Työryhmän kokoonpanoon, projektin hallintaan ja palautteen analysointiin kiinnitettiin erityistä huomiota. Työn tuloksena on julkaisu nimeltä ”Référentiel métier : la profession d’archiviste ou les métiers des archives” (tiivistelmä). Sen tarkoituksena on mm. edistää profession tunnettuutta, auttaa koulutussuunnittelussa, helpottaa arkistonhoitajien urasuunnitelua ja palkkaneuvotteluja  sekä edistää professioiden yhteistyötä.

Ranskan pätevyysmäärittelyssä eri tehtävät on ikään kuin ”läpivalaistu”. Niihin liittyvät tiedolliset, tekniset ja käyttäytymiseen liittyvät vaatimukset on kartoitettu. Esimerkiksi seulonta- ja säilytyssuunnitelman laatiminen edellyttää tietoa mm. lainsäädännöstä, historiasta (erityisesti hallintohistoriasta) sekä organisaatioiden toiminnasta. Asiaan liittyviä teknisiä vaatimuksia ovat mm. taito laatia suunnitelma (teknisessä mielessä), arvonmäärityksen taito, ymmärrys tiedon hierarkkisuudesta, kyky tulkita lakitekstiä. Käyttäytymistä koskevia vaatimuksia ovat mm. ihmissuhdetaidot, sinnikkyys ja analyyttisyys. Voidaan keskustella siitä, mikä on kunkin vaatimuksen ”oikea” paikka. Esimerkiksi arvonmäärityksen taito tulisi luultavasti suomalaisessa kontekstissa tiedollisiin eikä teknisiin vaatimuksiin. (Konkreettinen hävitys kuuluu selvemmin tekniseen sektoriin.) Ranskalainen periaate on mielestäni kuitenkin hedelmällinen.

Ranskalainen pätevyysmäärittely ei ole suinkaan ainoa vaan niitä on tehty ainakin Yhdysvalloissa, Alankomaissa (suomennos Arkistoalan ammattiyhdistyksen (AAY) kotisivulla) ja Espanjassa. Sellainen on tekeillä myös Ruotsissa. Kukin on tuonut oman lisänsä vaatimusmäärittelyn metodiikkaan. Eräs on pätevyyksien hierarkkisuus. Puhutaan strategisesta, taktisesta ja operationaalisesta vaativuusalueesta. Tyypillistä tehdyille pätevyysmäärittelyille on se, että ne ovat useimmiten arkistoyhdistysten tekemiä.

ICA:n pätevyysmäärittelyprojekti pyrkii tuottamaan käsikirjan, jossa annetaan viitteitä siitä, miten määrittelyn voisi kansallisella tasolla tehdä. Mitään yleiseurooppalaista pätevyysmäärittelyä ei siis olla tekemässä. Käsikirja valmistuu elokuussa 2011. Keväällä kirjan luonnos tulee ICA:n kotisivulle jäsenistön kommentoitavaksi.

Olisiko meillä tilausta kansalliselle competency model –projektille? Se jää nähtäväksi. Suomessa eivät vastaavat koulutuksen ja edunvalvonnan kysymykset ehkä ole samalla tavoin ajankohtaisia kuin eräissä muissa maissa.  

Jari Lybeck

Erityisavustaja, Kansallisarkisto

Pohjoismaisen yhteistyön renessanssi

Suomen liittyessä vuoden 1995 alusta lukien EU:n jäseneksi moni ennusti, että jäsenyys tulee väistämättä vähentämään pohjoismaisen yhteistyön painoarvoa. Toisaalta kuitenkin toivottiin, että Pohjoismaat muodostaisivat EU:ssa vahvan blokin, joka voisi edistää yhteisiä asioita ja tuoda esiin pohjoismaisia arvoja. Kummatkin odotukset osoittautuivat vääriksi.

EU:n sisälle ei ole syntynyt pohjoismaista blokkia – eiväthän Norja ja Islanti ole olleet edes EU:n jäseniä, vaikka saattoivatkin monilta osin osallistua yhteiseurooppalaiseen toimintaan. Toisaalta myös ajatus siitä, että EU-toiminta korvaisi pohjoismaisen yhteistyön, osoittautui vääräksi. EU:n jäsenmaat muodostavat niin kirjavan kokonaisuuden, ettei kovin läheiselle yhteistyölle monenkaan kanssa ollut todellisia edellytyksiä.

Pohjoismaat ovat keskenään samankaltaisia ja yhteistyö niiden välillä on sekä helppoa että hyödyllistä. Pohjoismainen yhteistyö on 2000-luvulla kokenut melkoisen renessanssin. Yhteistyö on lähtenyt liikkeelle ennen muuta yksittäisten toimijoiden tasolta.

Pohjoismaisilla arkistoilla on pitkät perinteet yhteistyöstä. Nykyisin joka neljäs vuosi järjestettävät pohjoismaiset arkistopäivät on yli 400 arkistonhoitajaa kokoava suurtapahtuma. Ne käynnistyivät jo ennen toista maailmansotaa ja vakiinnuttivat nopeasti asemansa pohjoismaisen yhteistyön keskeisenä muotona.

Nordisk Arkivnyt-lehteä alettiin julkaista keväällä 1956. Sen toimitusvastuu kiertää viisivuotiskausittain pohjoismaisissa kansallisarkistoissa. Tällä hetkellä vetovuorossaa on Islanti. Itse olen kokenut erityisen tärkeiksi pohjoismaiset arkistotilastot, jotka julkaistaan vuosittain.

Arkistoalan pohjoismainen yhteistyö on kehittynyt voimakkaasti 1990-luvulta lähtien. Ruotsin vuonna 1998 aloittama arkistojen päivän vietto levisi nopeasti muihin pohjoismaihin. Suomessa pohjoismainen arkistojen päivä järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 2002. Sen jälkeen leviäminen on jatkunut niin, että nykyisin arkistojen päivää vietetään Suomessakin jo monilla paikkakunnilla ja eri arkistoissa.

Vuonna 1998 pohjoismaiset valtionarkistonhoitajat päättivät perustaa niin sanotun pohjoismaisen arkistoakatemian (Nordisk Arkivakademi). Se tarkoittaa kahdesti vuodessa pidettävää vaihtuva-alaista asiantuntijaseminaaria, johon kukin pohjoismaa voi lähettää kahdesta viiteen osallistujaa. Aiheista ja järjestämisvuoroista sovitaan valtionarkistonhoitajien vuotuisissa tapaamisissa. Aiheet ovat vaihdelleet yksityisarkistoista seulontaan, digitointiin, arkistorakentamiseen ja heraldiikkaan. Ensi syksynä Tanska isännöi akatemiaistunnon, jossa käsitellään aineistojen saatavuutta ja salaisuutta. Keväällä 2011 Islannissa teemana on voimavarojen hallinta ja kohdentaminen ja syksyllä Norjan Kautokeinon uudessa Saamelaisarkistossa tarkastellaan vähemmistöarkistoja. Osallistujille mahdollisuus keskustella omista käytännöistään ja niiden perusteista pohjoismaisten kollegoiden kanssa on koettu erittäin hyödylliseksi ja tärkeäksi.

Suomen aloitteesta käynnistettiin vuonna 2006 pohjoismainen benchmarking- eli vertaisarviointitoiminta. Se on vaativaa asiantuntijatyötä, jonka tavoitteena on tehdä läpikotainen kirjallinen arviointi määrätyltä toiminta-alueelta. Kansallisarkistojen nimeämä työryhmä kerää vertailutietoja kaikista pohjoismaista ja esittää pääjohtajille tekemänsä työn pohjalta arviointeja ja suosituksia toiminnan kehittämiseksi. Malli on herättänyt kiinnostusta myös muualla Euroopassa ja muutamat maat, kuten Alankomaat ja Viro, ovat tiedustelleet mahdollisuutta osallistua toimintaan. Ainakin toistaiseksi olemme kuitenkin päättäneet pysyä pohjoismaisella pohjalla.

Hyvä pohjoismainen yhteistyö tuntuu nykyisin itsestään selvältä. Aina asiat eivät kuitenkaan ole sujuneet kovin helposti pohjoismaiden välillä. Ruotsi ja Tanska olivat vuosisatojen ajan vihollismaita ja Norja juhli vuonna 2005 näyttävästi Ruotsin kanssa 1814 solmitusta pakkounionista irtautumisen satavuotisjuhlaa. Islanti itsenäistyi Tanskasta 1918, mutta säilytti personaaliunionin vuoteen 1944 saakka, jolloin se muuttui tasavallaksi. Nationalismi ja skandinavismi kehittyivät rinnakkaisina ilmiöinä 1800-luvun alkupuolelta lähtien. Kiinnostavaa onkin, että Norjan kansallisarkisto ilmoitti viettävänsä Eidsvollin vuoden 1814 valtiopäivien 200-vuotisjuhlaa teemalla ”Nationalism och skandinavism”.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja