Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.
Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.
Näytetään tekstit, joissa on tunniste sähköinen arkistonmuodostus. Näytä kaikki tekstit
Näytetään tekstit, joissa on tunniste sähköinen arkistonmuodostus. Näytä kaikki tekstit
Isoveljen tiedot Sinun elämästäsi jälkipolvien tutkittavaksi
Huomio! Isoveli valvoo Sinua! Isoveljen tehtävänä on pitää yllä lakia ja järjestystä, huolehtia terveydestäsi ja sosiaaliturvastasi sekä edistää muutenkin kansakunnan menestystä. Sen vuoksi Isoveljelle on kertynyt valtavasti tietoja arkielämästämme, taivalluksestamme kätilön pöydältä patologin pöydälle.
Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.
Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.
Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.
Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.
Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt. Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.
Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.
Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.
Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.
Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.
Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.
Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.
Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt. Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.
Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.
Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.
Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Arkistonmuodostus Nyt?
Kolme kuukautta sitten pohdin viime töikseni entisessä työpaikassani tietojärjestelmien arkistonmuodostussuunnitelma-asioita; prosesseja, jotka eivät pysy yhden tehtäväluokan sisällä vaan tekevät hyppyjä muihin luokkiin; asiakokonaisuuksia, joiden metatietoja tulisi voida hyödyntää muiden asiaryhmien ohjaustietona; tehtäväluokituksen painotuksia; käyttäjäystävällisyyttä, käyttäjien vaihtelevia näkökulmia aineiston käyttöön ja heidän odotuksiaan toimivalta asiakirjahallinnalta.
Asiankäsittelyjärjestelmissä arkistonmuodostussuunnitelmalla on haaste pysyä kaiken tämän perässä ja työkalut suunnitelman ylläpitoon ovat vielä kauniisti sanottuna perinteisiä. Mallinnamme prosesseja yksiulotteisesti tehtäväluokkaputkeen, vaikka tehtävät usein oikeassa elämässä muodostavat verkostoja. Suuntaamme näkökulman yhteen tehtäväluokkaan, vaikka toiminnan seurannan tarpeita tulee useammalta suunnalta. Ja asiakirjahallinto ylläpitää AMS-tietoja naputtamalla ja monistamalla niitä taulukosta toiseen ja taulukoiden sisällä tai kokonaan uuteen muotoon.
Nämä mietteet välähtelevät toisinaan mieleen täällä Jyväskylän maakunta-arkistossakin. Viimeksi aihepiiriä käsiteltiin eilen maakunta-arkiston sähköisen asiakirjahallinnan koulutuksessa, ja mielenkiintoista on arvioida parhaillaan muodostuvia sähköisiä aineistoja arkistolaitoksen tulevaisuuden tietopalvelun kannalta. Arkistolaitoksen aineistonhallinnan ja tietopalvelun välineet ovat sähköistyneet, mutta varsinaiset sähköiset arkistot eivät vielä ole täällä. Järjestelmissä tuotettuja, paperille siirrettyjä arkistoja löytyy tietysti runsaasti ja digitoitua tietoakin paljon. Näiden aineistojen luonteelle on kuitenkin tyypillistä se, että lopputuloksessa näkyy takautuva arkistonhoitajan kädenjälki ja arkistolaitoksen panostus hakemistoihin ja tutkijapalveluun.
Asiakirjahallinto luo puitteet sähköiselle arkistonmuodostukselle, mutta asiankäsittelyjärjestelmissä muodostuvat arkistot heijastavat jatkossa myös järjestelmien käyttäjien näkemyksiä, valintoja ja viitseliäisyyttä. ’Sarjojen’ virtaviivaisuus ja kattavuus muodostuvat tai jäävät muodostumatta heidän toimintansa tuloksena. Järjestelmiin liittyvät systemaattisuutta luovat ominaisuudet kuten osoitekirjat, valmiit lomakkeet, koodistot tai toimintatavat ja ennen kaikkea se miten niitä on hyödynnetty, vaikuttavat niin ikään tiedonhaun tuloksiin ja monipuolisuuteen. Voi tosin olla, että hyvän tiedonhaun tuntomerkitkin määrittyvät jossain kohtaa uusiksi.
Selvitykset järjestelmien käyttöönotoista, kuvaukset toimintaperiaatteista ja uurastukset arkistonmuodostussuunnitelman rakentamiseksi alkavat olla tuttuja artikkeleista ja seminaareista, mutta vähemmän on kuultu arjesta, jossa järjestelmät ovat olleet jo hyvän aikaa tuotantokäytössä. Ensimmäinen polvi asiankäsittelyjärjestelmiä (ja muutakin sähköistä aineistonhallintaa) on sen ikäistä, että kokemusta sähköisestä arkistonmuodostuksesta on kertynyt yllin kyllin. Ennen kuin rynnätään tekemään seuraavaa vaihetta, olisi seurannan paikka: toimivatko nykyiset rakenteet ja opit?
Päivi Rossi
Ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto
Asiankäsittelyjärjestelmissä arkistonmuodostussuunnitelmalla on haaste pysyä kaiken tämän perässä ja työkalut suunnitelman ylläpitoon ovat vielä kauniisti sanottuna perinteisiä. Mallinnamme prosesseja yksiulotteisesti tehtäväluokkaputkeen, vaikka tehtävät usein oikeassa elämässä muodostavat verkostoja. Suuntaamme näkökulman yhteen tehtäväluokkaan, vaikka toiminnan seurannan tarpeita tulee useammalta suunnalta. Ja asiakirjahallinto ylläpitää AMS-tietoja naputtamalla ja monistamalla niitä taulukosta toiseen ja taulukoiden sisällä tai kokonaan uuteen muotoon.
Nämä mietteet välähtelevät toisinaan mieleen täällä Jyväskylän maakunta-arkistossakin. Viimeksi aihepiiriä käsiteltiin eilen maakunta-arkiston sähköisen asiakirjahallinnan koulutuksessa, ja mielenkiintoista on arvioida parhaillaan muodostuvia sähköisiä aineistoja arkistolaitoksen tulevaisuuden tietopalvelun kannalta. Arkistolaitoksen aineistonhallinnan ja tietopalvelun välineet ovat sähköistyneet, mutta varsinaiset sähköiset arkistot eivät vielä ole täällä. Järjestelmissä tuotettuja, paperille siirrettyjä arkistoja löytyy tietysti runsaasti ja digitoitua tietoakin paljon. Näiden aineistojen luonteelle on kuitenkin tyypillistä se, että lopputuloksessa näkyy takautuva arkistonhoitajan kädenjälki ja arkistolaitoksen panostus hakemistoihin ja tutkijapalveluun.
Asiakirjahallinto luo puitteet sähköiselle arkistonmuodostukselle, mutta asiankäsittelyjärjestelmissä muodostuvat arkistot heijastavat jatkossa myös järjestelmien käyttäjien näkemyksiä, valintoja ja viitseliäisyyttä. ’Sarjojen’ virtaviivaisuus ja kattavuus muodostuvat tai jäävät muodostumatta heidän toimintansa tuloksena. Järjestelmiin liittyvät systemaattisuutta luovat ominaisuudet kuten osoitekirjat, valmiit lomakkeet, koodistot tai toimintatavat ja ennen kaikkea se miten niitä on hyödynnetty, vaikuttavat niin ikään tiedonhaun tuloksiin ja monipuolisuuteen. Voi tosin olla, että hyvän tiedonhaun tuntomerkitkin määrittyvät jossain kohtaa uusiksi.
Selvitykset järjestelmien käyttöönotoista, kuvaukset toimintaperiaatteista ja uurastukset arkistonmuodostussuunnitelman rakentamiseksi alkavat olla tuttuja artikkeleista ja seminaareista, mutta vähemmän on kuultu arjesta, jossa järjestelmät ovat olleet jo hyvän aikaa tuotantokäytössä. Ensimmäinen polvi asiankäsittelyjärjestelmiä (ja muutakin sähköistä aineistonhallintaa) on sen ikäistä, että kokemusta sähköisestä arkistonmuodostuksesta on kertynyt yllin kyllin. Ennen kuin rynnätään tekemään seuraavaa vaihetta, olisi seurannan paikka: toimivatko nykyiset rakenteet ja opit?
Päivi Rossi
Ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)