Kansallisarkiston digitointitoiminnan kuulumisia

Sateisen syksyn käynnistyessä on hyvä aika luoda katsaus tämän ja tulevan vuoden digitointitoimintaan. Kansallisarkiston digitointitoiminta voidaan jakaa kolmeen ryhmään, virkatyönä, maksullisissa projekteissa ja kumppanuusyhteistyönä toteutettava digitointi.

Virkatyönä tehtävä digitointi pohjautuu pitkäaikaisiin digitointisuunnitelmiin. Digitointi kokonaisuutena käsittää myös aineistoihin kohdistuvaa metatietotyötä ja fyysistä valmistelua sekä kaikkiin työvaiheisiin liittyvää suunnittelua. Täten työ on pitkäjänteistä ja tehdyt aineistovalinnat koskevat pääosin suuria ja valtakunnallisia aineistokokonaisuuksia. 

Tietopyynnöt Kansallisarkistoon

Kansallisarkiston digitoitu aineisto ei vastaa kaikkiin mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Ja vaikka Arkistojen Portti antaakin vinkkejä omatoimisen tutkimuksen tekemiseen, niin aina oma aika tai taito ei riitä. Tällöin Kansallisarkistolle voi tehdä tietopyynnön, kunhan se on riittävän yksilöity eli siihen pystytään vastaamaan esimerkiksi maksullisella jäljennöksellä jostakin asiakirjasta.

Onko Mikkeliin menijöitä?

Jos olet tulossa Mikkeliin maakunta-arkistoon tutkimusreissulle heti vuoden vaihtuessa, niin huomaathan, että tutkijasali on 1.1.–30.6.2016 kokeiluluonteisesti kiinni maanantaisin. Muina päivinä aukioloajat ovat entiset. Jatkosta päätetään saatujen kokemusten ja asiakaspalautteen perusteella. Aukiolokokeilun taustalla ovat vähentyneet kävijämäärät ja käytetyimpien aineistojen, kuten Luovutetun Karjalan kirkonkirjojen, tutkimisen siirtyminen verkkoon ja muihin arkistolaitoksen yksiköihin digitoinnin myötä.

Asiakirjoja haetaan tutkijasaliin tutkittavaksi ensi vuonna tiistaista perjantaihin klo 9–11 ja klo 12–15. Asiakirjojen hakijoiden lounastauko on siis aikaistunut tunnilla aiempaan verrattuna, mikä on hyvä muistaa, jos tulee yhdentoista aikoihin Mikkeliin saapuvalla Helsingin junalla. Ennakkotilaukset kannattaakin tehdä Astia-verkkopalvelun kautta. Maanantaina tutkijasalin ollessa kiinni tarkistamme verkkopalvelun kautta tulleet tilaukset kertaalleen iltapäivällä ja ennen klo 15 tehty tilaus toimitetaan tiistaiaamuksi saliin. Jos Astian käyttö arveluttaa, niin tutkijasalin henkilökunnalta saa opastusta.

Viipurin läänin maanmittauskonttorin tiluskartat olivat tämän vuoden aikana pitkään poissa käytöstä karttatilan remontin vuoksi. Kartat ovat nyt tutkittavissa, mutta niihin hakemistoina toimivat maarekisterit ja erikoisluettelot lähtivät joulukuun alussa digitoitavaksi ja ovat siten poissa käytöstä, kunnes digitointi valmistuu.

Muistattehan, että Mikkelin maakunta-arkistossa ei enää tehdä sukututkimuksia. Yksittäistenkään tietojen tarkastaminen ei käy meillä hetkessä, sillä etusijalla ovat ne tuhannet selvitykset ja jäljennökset, joita tarvitaan asiointiin eri viranomaisissa. Jos joulun pyhinä siis herää kysymyksiä omassa suvussa kulkevista tarinoista, niin vinkkejä sukututkimukseen tai muun asian selvittämiseen itse saa Arkistojen Portti -palvelusta. Arkistolaitoksen digitaaliarkistosta löytyy paljon kiinnostavaa aineistoa tutkittavaksi heti kotikoneelta käsin. Ja omatoiminen arkistotutkimus on ilmaista huvia niin verkossa kuin tutkijasaleissakin.
 
Jos sukututkimuksen tekeminen tuntuu liian vaikealta, niin esimerkiksi Suomen Sukututkimusseuran kotisivulta löytyy luettelo ammattilaisista, jotka tekevät tutkimusta korvausta vastaan. Digitointi tasoittaakin tietä myös yksityiselle palvelutoiminnalle.


Anne Hänninen
Ylitarkastaja
Mikkelin maakunta-arkisto

Sukututkimuspäivänä oli tunnelmaa

Hämeenlinnan maakunta-arkisto ja Hämeenlinnan sukututkimusseura ry järjestivät yhteistapahtumana 12.11.2015 Sukututkimuspäivän, joka keräsi odotettua enemmän sukututkimuksesta ja arkistoista kiinnostuneita maakunta-arkistoon. Arkistossa oli hulinaa heti aamusta alkaen, kun pihaan kurvasi bussilastillinen lahtelaisia sukututkijoita.

Koko päivän aikana kävijöitä arvioitiin olevan noin 180. Useampi paikkakunta oli edustettuna, sillä osanottajat olivat mukavasti pitkin Etelä-Suomea saapuneet Hämeenlinnaan. Liikkeellä tuntui olevan erityisen monta sukututkimuksen joskus vuosia sitten aloittanutta, mutta syystä tai toisesta kesken jättänyttä, joka oli hakemassa uutta vauhtia ja innostusta harrastukseensa.

Ja mikäpä oli hakiessa, kun Sukututkimuspäivän ohjelmatarjonta tarjosi jos jonkinlaista virikettä. Arkistolaitos, Hämeenlinnan sukututkimusseura, Lahden seudun sukututkijat, Sukuseurojen Keskusliitto, Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys, FamilySearch ja monta kotiseutu-/sukuhistoriakirjaa julkaisut Heikki K. Lähde esittelivät toimintaansa ja möivät julkaisujaan. Juhlavuoden kunniaksi esillä oli myös peräti kolme Sibelius-aiheista näyttelyä: Satu Niemisen Sibeliuksen jalanjäljillä –valokuvanäyttely, Hämeenlinnan Postimerkkikerhon Klaus Juvaksen Sibelius-filatelianäyttely ja Hämeenlinnan maakunta-arkiston Sibelius-asiakirjanäyttely.

Osa Sukututkimuspäivän luennoista oli niin suosittuja, että luentosalin seinät pullistelivat väkeä – eivätkä kaikki halukkaat edes mahtuneet sisälle kuuntelemaan. Ilahduttavan moni jaksoi kuitenkin kuunnella kaikki päivän kuusi esitystä. Tietoa karttui niin sukututkimuksen aloittamisesta kuin arkistolaitoksen sähköisistä palveluista, maanomistukseen liittyvistä asiakirjoista, ASO:n arkistosta, talvi- ja jatkosodan henkilöhistoriallisista lähteistä kuin itsenäisyyden ajan veroaineistoistakin.

Onnistuneen päivän kruunasi kirjailija, FT Anna Kortelaisen luento, jossa hän kertoi kokemuksistaan tietokirjailijana, prosaistina ja näyttelykuraattorina sekä sukututkijan vierustoverina. Arkistojen ahkerana asiakkaana Kortelainen on käyttänyt kirjojensa tausta-aineistoina erilaisia asiakirjoja kuten esimerkiksi sotapäiväkirjoja, osoiterekistereitä, rakennuspiirustuksia ja matkapäiväkirjoja. Sukututkijoita ja heidän arvokasta työtään sekä arkistoja ylistänyttä luentoa oli ilo kuunnella.

Lämmin kiitos kaikille Sukututkimuspäivään osallistuneille!

Mervi Lampi

Hämeenlinnan sukututkimusseuran puheenjohtaja

Kuvat: Kari Korpi, Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Torstai on toivoa täynnä eli kertomus Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalista eräänä toukokuisena torstaipäivänä

Päivän ensimmäiset asiakkaat saapuivat Hämeenlinnan maakunta-arkistoon pian pääovien mekaanisten hakasten ja sähköisten lukkojen aukaisemisen jälkeen kello 9.00. Tutkijasalin avaaminen ei kuitenkaan ollut varsinaisesti päivän aloitushetki. Edellisellä viikolla oli lähetetty ja maakunta-arkistossa vastaanotettu ensimmäiset asiakirjatilaukset Astia -haku- ja tilauspalvelun verkkoliittymästä tätä torstaita varten. Etukäteistilauksia tuli ainakin kuudelta tutkijalta, joista yksi tilasi valmiiksi asiakirjoja Astian tutkijasalikäyttöliittymän avulla edellisellä käyntikerrallaan, muut viisi kotikoneeltaan.

Nämä asiakirjojen tilaajat olivat ystävällisesti lisätietolaatikkoon kirjoittaneet, milloin ovat tulossa aineistoja tutkimaan. Tämä tieto antaa vastaanottavalle arkistolaitoksen yksikölle aikaa joustavasti suunnitella aineiston hakuaikatauluja ja myös mahdollisuuden ennättää ottaa asiakkaaseen yhteyttä, mikäli tilauksessa on jotain täsmennettävää tai rajattavaa. Esimerkiksi Tampereen poliisilaitoksen osoitekortistojen kohdalla on syötetty yhden aikavälin kaikki kortistolaatikot Vakka-arkistotietokantaan yhtenä arkistoyksikkönä, jolloin näihin kohdistuva asiakirjatilaus vaatisi jopa 101 kortistolaatikon toimittamista tutkijasaliin. Näiden Vakka-tietojen luettelointi on tehty jo paljon ennen tätä googlemaista tiedonhakuaikaa, mihin Astian hakutekniikka perustuu. Osoitekortteihin kohdistuneiden tilausten tai muulla tavalla epäselväksi jäävien tilausten yhteydessä pyritään olemaan asiakkaisiin yhteydessä etukäteen, jotta asiakkaalle ehditään hakemaan tutkittava aineisto ennen hänen saapumistaan.

Tutkijasalipäivä oli maakunta-arkiston näkökulmasta niin sanotusti hyvä eli vilkas päivä. Tutkijoita paikan päällä kävi torstaina 24 henkeä tutkijakirjan mukaan. Päivän aikana tietopalvelusihteeri Oskar Wistbacka sai merkittyä tutkijasaliin toimitetuiksi kaikkiaan 343 säilytysyksikköä arkistomakasiineista. Valtaosa tilatuista aineistoista oli julkista, mutta päivän aikana tutkijat laittoivat vireille ja heille myönnettiin käyttö- ja/tai kopiolupia käyttörajoitettuihin aineistoihin. Usein, kuten nytkin, käyttörajoitetut aineistot olivat 100 vuotta vanhoja tai sitä nuorempia henkilörekistereitä. Etukäteen Astian kautta tilattaessa voi asiakas laittaa myös aineistoihin mahdollisesti liittyvät käyttöhakemukset vireille. Silloin nekin tulee valmiiksi hoidettua ennen varsinaista tutkimuspäivää. 

Päivän aikana tutkijasalipäivystäjät vastasivat monta kertaa maakunta-arkiston vaihdepuhelimeen, ottivat vastaan asiakirjatilauksia ja opastivat tutkijoita käyttölupien hakemisessa. Päivän vilkkauteen vaikutti osaltaan se, että Hämeenlinnan maakunta-arkistossa on torstaisin pitkä päivystysaika eli tutkijasali on auki kello 19.00 saakka. Iltapäivystys on koordinoitu Kansallisarkiston iltapäivystyksen kanssa niin, että pitkät päivystysajat eivät osu samalle illalle. Erityisesti pitkämatkalaiset tutkijat ovat oppineet hyödyntämään torstait hyvin niin, että he usein tulevat paikalle aamupäivästä ja varaavat koko illan tutkimiseen, vaikka sattuisikin sitten niin, että ehtisivät aikaisemmin käymään läpi tutkittavat aineistonsa.

  
Pieni asiakaskierros tutkijasalissa paljasti, että sukututkija Anneli Väli-Sipilä oli paikalla tutkimassa aineistoja sukututkimusopettaja Anja Nieminen-Porkan vetämällä  Kadonnen isän löytäminen  -kurssilla opittujen vinkkien avulla.  Maantieteellisesti Anneli liikkui Hauho – Vanaja – Tammela – Hämeenlinna -akselilla ja ajallisesti 1800 -luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä. Etsimisessä hän käytti ainakin seurakuntien rikos- ja/tai sakkoluetteloita ja alioikeuksien tuomiokirjoja.  Torstaille sattuneen tutkimuspäivän valintaan taisi vaikuttaa myös se, että Anneli oli luvannut tarjota kahvit kiitoksena saamastaan avusta sukututkijakollega Maarit Tillmanille, joka pitkämatkalaisena oli päässyt nyt Hämeenlinnassa käymään.  Maarit puolestaan toivoi löytävänsä ”edes jotain” sukulaismiehestä, joka oli 1810-luvulla toiminut nimismiehenä.  Toive toteutui, sillä hän löysi sukulaismiehen tiedon, että tämä oli toiminut varanimismiehenä, erotettu työstään ja miksi näin oli tapahtunut. Jos nimismieheltä ja kahvinjuonnilta jäisi aikaa, oli Maaritilla mietittynä myös vuoden1918 tapahtumiin liittyvää tutkittavaa.

Opettaja ja jatko-opiskelija Mika Puhakka on muutaman kuukauden aikana käynyt Hämeenlinnan maakunta-arkistossa useamman kerran tutkimassa systemaattisesti maakunta-arkiston piirin alueella toimineiden kansakouluntarkastajien arkistoja. Samoja aineistoja hän on käynyt tutkimassa väitöskirja-apurahan turvin jo useammassa maakunta-arkistossa alkuvuoden aikana. Väitöskirjaa varten hän kerää tietoja siitä, kuinka karjalaisten kansakouluopettajien työurat jatkuivat eteenpäin/edelleen luovutetulta alueelta lähdön jälkeen.

Sukututkijaopettaja Erkki Tiensuu soitti klo 14.55 autostaan maakunta-arkiston vaihteeseen. Hän tilasi tutkijasaliin toimitettavaksi Tammelan tuomiokunnan Jokioisten käräjäkunnan lainhuutoasiakirjoja 1920-luvun alusta.  Käy se asiakirjatilauksen tekeminen näinkin! Varsinkin kun talon tavat tunteva asiakas muistaa, että viimeisten asiakirjatilaukset tulee jättää kello 15.00 mennessä – näin valitettavasti myös pitkinä päivystysiltoina.  Päivystäjä syötti tässä tapauksessa tilauksen Astia-tilauspalveluun asiakkaan puolesta, ja Erkin tullessa paikalle oli asiakirjat ehditty hakea hänelle valmiiksi. Hän kertoi, että ehtisi niihin tutustua ja vähän esimerkkejä kuvata syksyn sukututkimuskurssia varten ennen kello 18 alkavaa paikallisen sukututkimusseuran järjestämää esitelmätilaisuutta.

Hämeenlinnan sukututkimusseuran järjestämä tilaisuus osaltaan selittää myös päivän vilkkautta. Yhdistys järjestää kokous- ja esitelmätilaisuuksia sekä sukututkimusneuvontaa maakunta-arkiston tiloissa keväisin ja syksyisin juuri torstai-iltaisin. Tällä kertaa FM Jens Nilsson kertoi perukirjoista suku- ja pukuhistorian lähteinä. Erityisesti tarkastelun kohteena Nilssonilla oli perukirjojen antamat tiedot esivanhempiemme vaatetuksesta 1700-luvulla. Esitelmää siirtyi tutkijasalista kuuntelemaan useita asiakkaita, ja lisäksi sitä varten tuli paikalle seuran aktiivijäseniä ja muita aiheesta kiinnostuneita. Esitelmää oli kuuntelemassa 29 historian ja/tai muodin ystävää.

Kello 19 sitkeimmätkin asiakkaat joutuivat luovuttamaan ja poistumaan, viimeistään päivystäjän kohteliaan, mutta päättäväisen elekielen saattelemana. Onneksi seuraavana päivänä tai seuraavana torstaina on taas mahdollisuus tulla kokemaan etsimisen iloa ja tekemään yllättäviä löytöjä.

Susanna Taipale
ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualueen esimies
Hämeenlinnan maakunta-arkisto 

Digiaikaa ja vanhoja kirveitä sukututkimuspäivillä

Valtakunnallisille sukututkimuspäiville maaliskuun alussa osallistui myös arkistolaitos. Arkistolaitoksen ständillä Salon Astrum -keskuksessa päivystivät kaksi vanhempaa virkamiestä sekä Turun maakunta-arkiston kuopus. Mukana menossa, kylläkin luennoitsijoiden roolissa, olivat myös Jussi Nuorteva, Veli-Matti Pussinen ja Tomi Ahoranta.

Sukututkimuspäivien näyttelyosastot avattiin lauantaina. Laitoksen nuorimmainen ei myönnä harhailleensa Salon keskustassa, josta tuntematon sukututkija hänet olisi tunnistanut sukututkimuspäiville matkaavaksi. Joka tapauksessa kuopuksen oli mukava auringonpaisteessa tepastella Astrum-keskukseen sukututkijan opastuksella. Vanhempi virkamies sen sijaan sekoitti ovet henkilökunnan avustuksella ja kantoi viikonlopun tarvikkeet portaiden ja muutaman käytävän kautta, vaikka ständin vieressäkin olisi ollut ovi. Hyvin kuitenkin päästiin alkuun ja sekä tarvikkeet että päivystäjät olivat ajoissa paikalla.

Päivystäjät arkistolaitoksen ständillä. Kuva: Mervi Lampi

Arkistolaitoksen ständillä kysymyksiin vastailtiin lauantaina jopa kiivaaseen, sunnuntaina ehkä hiukan rauhallisempaan tahtiin. Saimme paljon hyviä, mielenkiintoisia ja osittain varsin haastaviakin kysymyksiä, myös pidempiä keskusteluja syntyi useammasta eri aiheesta ja tutkimusongelmasta. Erilaiset tietokannat ja Digitaaliarkisto olivat yksi suosikkiaiheista. Yllätyksiäkin messuvieraille tuli, kuten esimerkiksi se, etteivät arkistolaitoksen tarjoamat tietokannat ja hakupalvelut toimi periaatteella ”syötä nimi hakukenttään” (esim. ainoastaan isoäidin nimellä ei voi hakea hänen tietojaan Astiasta). Messukävijät olivatkin mielissään opastuksesta arkistolaitoksen hakuohjelmien käyttöön. Arkistolaitos-ensikertalaisiakin ständillä kävi muutamia (mikä laitos ja missä -tyylisesti).

Imarteleva perusolettamus oli useamman kerran, että kojun päivystäjä on jatkuvasti päivittyvä tietopankki, joka yksinkertaisesti tietää kaiken arkistolaitoksen aineistoista. Eri seurakuntien arkistoista haluttiin tietää yksityiskohtaisiakin tietoja ja siinä saattoi aloittelevan tietopalvelusihteerin sukat kääntyä rullalle kun vastausta odotettiin kuin aspiriinia apteekin hyllyltä. Eipä sitä vanhempi virkamieskään ihan ulkoa seurakuntien eikä ihan kaikkia muitakaan aineistoja ole opetellut. Haastavistakin tilanteista selvittiin kuitenkin mallikkaasti. Valtavien tietovarantojemme äärellä tärkeä taito on ohjata asiakas oikean tiedon lähteelle ja mahdollisesti aineistoa säilyttävään yksikköön.

Arkistolaitoksen aineistot ja toiminta kiinnostivat kävijöitä. Kuva: Mervi Lampi

Paljon kuulimme erilaisten sukujen tarinoita, kuopusta kosiskeltiin erääseen sukuunkin, mutta hän edelleen epäilee, ettei taida siihen kuulua. Ja ”oltiiha siell myökii ja työkii”. Luovutetun Karjalan aineistoista riitti kyselijöitä Viipurin poliisin etsijästä kreikkalaiskatolisen äidin ja tuntemattoman isän hakijaan. Yksi viikonlopun hauskimmista tarinoista koski tuhansia vuosia vanhaa kirvestä, joka oli löytynyt pellosta. Kysymykset kohdistuivat mm. kirveen oikeaan käsittelytapaan ja perusteisiin, joiden mukaan kirvestä ei saa henkilökohtaisesti kotonaan säilyttää. Oli aika monimutkainen asia arkistoalalle juuri tulleelle ja museon asiaksi se sitten lopulta paljastuikin.

Yleisilmapiiri päivillä oli erittäin positiivinen ja ihmisten innostus huokui heidän hymyileviltä kasvoiltaan. Sukututkimuspäivien hyvä yhteishenki ja Astrum  -keskuksen tarjoamat puitteet loivat päivistä ikimuistoiset. Hauskaa oli ständin molemmin puolin!

Aino Siitonen, tietopalvelusihteeri, Mikkelin maakunta-arkisto

Henna Lybeck, tietopalvelusihteeri, Turun maakunta-arkisto

Marita Vallenius, tutkija, Turun maakunta-arkisto