Mielenkiintoisten asioiden mappi

Elän valtiollisten arkistojen suhteen kaksoisroolia. Päivätyössäni tuotan asiakirjoja, joista osa päätyy aikanaan Kansallisarkiston kokoelmiin. Sivutoimisena tietokirjailijana puolestaan vietän paljon aikaani arkistoissa ja pengon papereita, jotka ovat jo päätyneet arkistolaitoksen hellään huomaan.

Arkistoreissujeni kohteena ovat useimmiten poikkeukselliset tai mielenkiintoiset asiat. Tutkin poliisihistoriaa, tiedustelua ja vakoilua, poikkeuksellisia rikoksia, värikkäitä ihmiskohtaloita – ja niin edelleen. Tämän näkökulman vuoksi arkistointiasiat nousevat mieleeni toisinaan myös päivätyöni puolella. Olisikohan joku tästä kiinnostunut sadan vuoden kuluttua? Löytääkö hän näitä tietoja mistään?

Aiemmin poliisin asiakirjat arkistoitiin vuosi vuodelta. Nykyisin paikallispoliisin asiakirjoista luovutetaan arkistolaitokselle joka kymmenen vuoden paperit. Kaikki muu hävitetään. Tulee väkisinkin miettineeksi, onko tämä oikeastaan arkistointia – vai säästetäänkö papereita enää pelkän tilastoinnin vuoksi? 

Tämän myötä niistä etsimistäni mielenkiintoisistakin asioista säilyy nykyisin vain kymmenen prosenttia. Jos laitan asian oman elämäni mittakaavaan, edelliset arkistoihin päätyneet asiakirjani olen tehnyt vuonna 2010. Seuraavat arkistoitavat asiakirjani valmistuvat vuonna 2020. Näiden vuosien väliltä tulevaisuuden historiantutkija ei löydä yksikköni asioista ainuttakaan elonmerkkiä.

Tämä ei tietysti ole aivan koko totuus. Suuri osa poliisin tutkimista asioista päätyy toki oikeuteen, ja tuomioistuinten arkistot säilytetään kattavammin. Nykyisistä tuomioistuinten arkistoista voi kuitenkin lukea lähinnä oikeuslaitoksen historiaa. Mielenkiintoiset sen sijaan painuvat historian hämärään seuraavista syistä.

Tuomioistuimessa syntyy prosessuaalista totuutta, joka useinkaan ei vastaa sitä, mitä asiassa todella tapahtui. Todisteluun liittyvien sääntöjen vuoksi tuomioistuimessa saadaan usein esittää kertyneestä näytöstä vain tietty osa. Tuomiot perustellaan tietenkin vain sen näytön varassa, joka salissa on esitetty, ja johon syyttäjällä on ollut oikeus vedota. Näin syntyy prosessuaalista eli "virallista totuutta", jolla ei välttämättä ole totuuden kanssa muuta tekemistä kuin että sitä kutsutaan samalla nimellä. Muu asian tutkinnassa kertynyt aineisto jää ainoastaan poliisin arkistoon – ja häviää sieltä pian, ellei kyseessä ole säästettävä nollavuosi.

Poliisin tutkimuksista suuri osa – ja historiantutkijan kannalta hyvin mielenkiintoinen osa – ei etene tuomioistuimeen lainkaan. Usein näin käy siksi, että rikoksentekijää ei joko saada selville tai ei tavoiteta. Oikeuteen ei mennä myöskään siinä tapauksessa, että rikoksen tekijä on kuollut.

Edelleen oikeuselämässä yleistyy paraikaa niin sanottu syyteneuvottelu. Näissä asioissa ei edes tutkita sitä, mitä oikeasti tapahtui. Sen sijaan vastaajaosapuoli voi jo jutun alkuvaiheissa ilmoittaa myöntävänsä tiettyjä rikosnimikkeitä. Jos nimikkeet ja niiden seuraamukset riittävät syyttäjälle, järjestetään tunnustusistunto. Istunnossa ei tutkita sitä, mitä reaalimaailmassa tapahtui – vaan ainoastaan sitä, onko tunnustus annettu muodollisesti oikeassa järjestyksessä. Tämä säästää valtavasti valtion virkamiesten työaikaa, mutta myöhemmällä historiantutkijalla ei ole mitään mahdollisuutta selvittää, mitä jutun takana todellisuudessa on.

Edellä on kirjoitettu ainoastaan rikoksista, mutta niiden lisäksi paikallispoliisi tutkii paljon muutakin: erikoisia löytötavarajuttuja, pomminpurkutehtäviä, asekätköjä, kuolemansyyntutkintaa, kadonneita henkilöitä… Listaa voisi jatkaa pitkään. Näistäkin seikoista historiantutkijat näkevät ajastamme vain 1/10-osan. Esimerkiksi Keski-Suomesta on löytynyt 2000-luvulla useita asekätkentäjutun aikaisia suurehkoja asekätköjä, jotka poliisi on tutkinut. Tiedot näistä kätköistä ja niiden sisällöstä eivät jää myöhempien tutkijoiden käyttöön, koska näiden vuosien asiakirjoja ei siirretä Kansallisarkistoon, vaan hävitetään.

Koska satuin varttumaan nimismiehenkanslian varjossa, olen seurannut paikallispoliisin työnkuvaa ja valtionhallinnon murrosta virkaikääni pidemmän siivun, 1980-luvulta tähän päivään. Poliisin työn ominaisin piirre on ääretön sattuma-avaruus: paikallispoliisi törmää arjessa niin uskomattomiin asioihin, ettei niitä uskoisi tosiksi, ellei itse kokisi ja näkisi. Siksi monessa nimismiespiirissä – eli vuoden 1996 lopulle asti, jolloin nimismiesjärjestelmä lakkautettiin – pidettiin niin sanottua "mielenkiintoisten asioiden mappia".

Mielenkiintoisten asioiden mappiin kerättiin asiakirjat, jotka eivät sopineet minkään muun kokonaisuuden yhteyteen. Niihin kertyi materiaalia muun muassa lentokoneesta, joka kuljetti saksalaisten sotilaiden lomarahoja Lappiin ja katosi jossain Sisä-Suomen korkeuksilla. Mapeissa oli sanoja virkatehtävillä kuolleiden virkaveljien muistolle tai näkemyksiä siitä, miksi niin oli päässyt käymään. Ja kun jonkun jutun näyttö ei oikeudessa riittänyt, saattoi asiaa tutkinut poliisimies kirjoittaa mielenkiintoisten asioiden mappiin selostuksen siitä, mitä tapahtumassa oli hänen nähdäkseen todellisuudessa tapahtunut. Jatkon kannalta kun poliisin oli tärkeää tietää vaikkapa se, kuka oli tappanut kenet, vaikka oikeus ei olisi asiasta tuomiota antanutkaan.

Tätä taustaa vasten voi kuvitella, kuinka paljon kullanarvoista paikallistietoa on menetetty, kun poliisin arkistoinnista on 90-prosenttisesti luovuttu. Poliisipiirien kasvaessa ja poliisiasemien harvetessa myös mielenkiintoisten asioiden mapit on unohdettu. Suuressa hallinnossa kokonaiskuvaa ei muodostu enää kellekään, ja maaseudun paikalliset asiat ovat enää muutamien eläköityvien tai jo eläköityneiden maalaispoliisien tiedossa. Heidän hyllyissään lienevät myös mielenkiintoisten asioiden mapit. Arkistolaitos kun ottaa aineistoja vastaan vain nollavuosilta.

Mikko Porvali

Kirjoittaja on jyväskyläläinen rikoskomisario ja tietokirjailija

Jätevesiä ja tukinuittoa - Alkuihmisenä Hämeenlinnan maakunta-arkistossa

Vietin kesät 1970-ja 80-luvuilla isoäitini luona Valkeakoskella Vanajaveden rannalla. Muistan Valkeakosken tuoksun, vedessä kelluneet sellulautat ja valkoiset vatsat ylöspäin veden pinnalla köllöttäneet kalat. Menneenä talvena törmäsin jälleen sellulauttoihin ja kuolleisiin kaloihin - tällä kertaa Hämeenlinnan maakunta-arkistossa. Lukuisat selvitykset veden laadusta, teollisuuden jätevesistä, kalakuolemista ja valokuvat sellumassalautoista toivat mieleeni ne lapsuuden kesät, jolloin uimaan ei saanut mennä eikä kukaan uskaltanut valmistaa kalakeittoa.

Olen työskennellyt Hämeenlinnan maakunta-arkistossa projektityöntekijänä ALKU-hankkeessa viimeisen puolen vuoden ajan arkistoja järjestäen. Jälleen kerran olen saanut todeta, että arkiston seinien sisälle mahtuu elämän koko kirjo ja siitä kaikkein kuivimman oloisen viranomaisen arkistosta voi löytyä juuri se itseä eniten kiinnostavin asiakirja. Puolen vuoden aikana olen oppinut jotain paitsi teollisuuden jätevesistä, myös teistä, silloista, kosken perkauksista, uittotunneleista, sisävesiliikenteestä ja vedenkorkeuksien mittaamisista.

ALKU-hanke tarkoittaa valtakunnallista aluehallintoviranomaisten arkistojen seulonta- ja järjestämishanketta. Hankkeen tarkoituksena on saattaa kuntoon alueellisten ELY-keskusten (elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten) ja aluehallintovirastojen edeltäjäorganisaatioiden arkistoja, jotka siirtyvät arkistolaitoksen haltuun. Tämä ei ehkä vielä riitä herättämään mahdollisen tutkijan kiinnostusta, mutta tosiasiassa esim. ELY-keskusten aineisto pitää sisällään valtavan määrän asiakirjoja, jotka koskevat meitä kaikkia, jotka käytämme teitä ja siltoja tai olemme tekemisissä vesistöjen kanssa.

Kun ELY-keskukset perustettiin vuonna 2010, ne ryhtyivät hoitamaan mm. tiehallinnon tiepiireille ja alueellisille ympäristökeskuksille kuuluneita asioita. Näiden viranomaisten vanhat arkistot siirtyivät siis ELY-keskusten haltuun. Historiasta kiinnostunut arkistonjärjestäjä innostui heti, kun ELY-keskuksen arkistoluovutuksen sisältö alkoi selkiytyä ja eri arkistonmuodostajat hahmottua. Vain muutaman vuoden ikäisen ELY-keskuksen arkistoista löytyi aineistoa 1800-luvulta alkaen.

Tiepiirien historia juontuu jo vuoteen 1799, jolloin perustettiin Kuninkaallinen Koskenperkaamisen johtokunta. Nimikin kertoo, että tällöin maanteitä tärkeämpiä olivat vesitiet. Nimi muuttui vuonna 1925 Tie- ja vesirakennushallitukseksi ja sellaisena sekä nimi että toimiala säilyivätkin pitkään. Vaatii kuitenkin sekä tutkijalta että virkailijalta hetken mietinnän, ennen kuin ymmärtää, että tottahan niitä vesiasioita voi etsiä tiepiirinkin arkistosta.

Jotta asia ei olisi liian yksinkertainen, perustettiin tiepiirien rinnalle vesipiirit vuonna 1970. Alueelliset vesipiirit jatkoivat entisten maanviljelysinsinööripiirien toimintaa, mutta ottivat hoitaakseen myös tiepiirien vesistöihin liittyviä asioita. Työnjako selkiytyi tiepiirien ja vesipiirien välillä, mutta aiheutti sen, että tiepiirit siirsivät asiakirjojaan vesipiirille. Asia oli siis saatettu laittaa vireille aikoinaan Tie- ja vesirakennuspiirissä ja alueellisten vesipiirien perustamisen myötä asiakirjat ovat siirtyneet uudelle viranomaiselle. Tämä on tietysti ollut viranomaisen kannalta järkevää ja välttämätöntäkin, mutta poloinen arkistonjärjestäjä on ihmeessä provenienssien kanssa. Kumpaan arkistoon nämä asiakirjat nyt sitten pitäisi laittaa? Herää myös huoli tiedon löytymisestä. Kuinka tuleva tutkija löytää varmasti tarvitsemansa tiedon, kun organisaatiomuutoksia on ollut useita?

ELY-aineistoa saapui Hämeenlinnan maakunta-arkistoon useassa erässä. Tämä aiheutti sen, että esim. sarjoituksen suhteen oli jo tehty ratkaisuja, jotka uudemman arkistoluovutuksen valossa eivät näyttäneetkään enää parhailta mahdollisilta. Osa aineistosta on järjestämisen yhteydessä kuvailtu paikkakunnan, kylän tai vaikkapa tietyn kosken nimen mukaan. Tällöin asia löytyy näppärästi Arkistolaitoksen Astia hakupalvelun avulla ilman tietoa viranomaisesta, joka asiaa on aikoinaan hoitanut. Astiahaku on siis osoittautunut hyväksi keinoksi löytää tietoa yllättävistäkin arkistoista. Mutta on muistettava, että suurin osa toimitusasiakirjoista on numerojärjestyksessä ja tietokantaan on syötetty vain toimituksen numero. Tällöin tiedon löytyminen tarvitsee avukseen perinteiset diaarikortit. Diaarien avulla löytyy toimitusnumero ja varsinaiset asiakirjat etsitään korteista löytyvän toimitusnumeron perusteella.

Alueelliset tie- ja vesipiirit tarjoavat esimerkiksi kylätutkijalle monenlaista kiinnostavaa aineistoa. Teitä ja vesiteitä on rakennettu ja ylläpidetty joka kylässä eikä kommelluksiltakaan ole selvitty. Esimerkiksi Tampereen (entisen Pirkkalan) Pispalanharjun läpi kulkevasta uittotunnelista haaveiltiin jo 1800-luvun lopulla. Vanhin Pispalan uittotunnelia koskeva asiakirja, johon olen törmännyt Hämeen tie- ja vesirakennuspiirin arkistossa, on vuodelta 1872. Kun uusi uittotunneli sitten monien vaiheiden jälkeen saatiin rakennetuksi, oli tukinuiton aika jo ohi ja hukkaputkeksikin nimetty tunneli jäi vaille käyttöä. Rakennustöiden tiimellyksessä paloi kuulemma Pispalan kirkkokin. Pispalan uittotunnelin historiasta kiinnostuneet löytävät tietoa asiasta sekä Hämeen tie- ja vesirakennuspiirin arkistosta että Tampereen vesi- ja ympäristöpiirin arkistosta. Pispalan uittotunneli avattiin yleisölle kesällä 2013 ja tunneliprojektejahan Tampereella riittää jatkossakin, kun uuden Rantaväylän tunnelin mittavat rakennustyöt aloitettiin viime talvena.

Tuhansia sivuja asiakirjoja on kertynyt ja paljon on tapahtunutkin. Kun ensi kesänä käyn Valkeakoskella, voin uida huoleti Vuolteessa, paistaa ahvenfileet voissa pannulla ja nauttia ne hyvällä ruokahalulla raikkaan Sancerren kera. Ympäristötietoisuus on lisääntynyt ja tämä näkyy myös Tampereen vesi- ja ympäristöpiirin asiakirjoista. Jätevesiä ei lasketa enää puhdistamattomina vesistöön ja muillekin päästöille on rajoituksensa. Muutokset ovat hitaita, mutta onneksi ne ovat mahdollisia.

Lisätietoja ALKU-hankkeesta:

Eriikka Kekki
Tietopalvelusihteeri, Hämeenlinnan maakunta-arkisto
Alku-hankkeessa arkistonjärjestäjänä 9/2013 – 3/2014

Isoveljen tiedot Sinun elämästäsi jälkipolvien tutkittavaksi

Huomio! Isoveli valvoo Sinua! Isoveljen tehtävänä on pitää yllä lakia ja järjestystä, huolehtia terveydestäsi ja sosiaaliturvastasi sekä edistää muutenkin kansakunnan menestystä. Sen vuoksi Isoveljelle on kertynyt valtavasti tietoja arkielämästämme, taivalluksestamme kätilön pöydältä patologin pöydälle. 

Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.

Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.

Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.

Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.

Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt.  Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.

Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.

Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.

Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka on huolella harkittua

Taannoin eräässä sanomalehdessä todettiin, että ”Aiemmin viranomaiset arkistoivat kaiken kertyvän materiaalin joka kymmenes vuosi. Siitä on luovuttu rahan- ja tilanpuutteen takia.” Näin mittavaa säilyttämiskäytäntöä viranomaisissa ei kuitenkaan ole missään vaiheessa ollut. Viranomaisasiakirjojen säilyttäminen ei myöskään perustu sattumanvaraisuuteen, vaan arkistolaitoksen vahvistamiin seulontapoliittisiin ja – strategisiin tavoitteisiin. Niiden perusteella ratkaistaan, mitkä julkishallinnon tuottamat asiakirjat ja tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Kaikkea olemassa olevaa tai syntyvää tietoa ei voida säilyttää, eikä se ole edes tarkoituksenmukaista.

Seulontapolitiikan ja -strategian avulla arkistolaitos osoittaa viranomaisille, tutkijoille ja kansalaisille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Taustalla ovat myös arkistolaitoksen strategiaan kirjatut arvot: avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus. Esimerkiksi viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että arkistolaitoksen ammatillisen toiminnan tulee olla riippumatonta poliittisista, uskonnollisista, taloudellisista tai muista sellaisista tavoitteista, jotka voivat vaarantaa luottamuksen arkistolaitoksen tasapuolisuuteen ja riippumattomuuteen. Arkistolaitoksen seulontapolitiikkaan ja –strategiaan voi tutustua täällä.

Kiteytettynä arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysaikapäätösten valmistelu tapahtuu yhteistyössä viranomaisen, arkistonmuodostajan, kanssa.  Erityisen merkittävissä ja laajakantoisissa päätöksissä kuullaan myös erilaisia intressiryhmiä. Julkishallinnon arkistojen tulee seulonnan jälkeenkin säilyä menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjota monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille sekä kansalaisille. Julkishallinnon asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi keskimäärin 10 - 15 prosenttia. Tavoite koskee ensisijaisesti paperiasiakirjoja, sillä sähköisten aineistojen osalta tällaista määrällistä tavoitetta ei ole tarkoituksenmukaista asettaa, vaan niiden säilytystarve on syytä arvioida tapauskohtaisesti.

Arkistolaitoksen hallussa on tällä haavaa yli 180 hyllykilometriä asiakirjoja pääosin 1960-luvulle saakka. Viranomaisissa pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja on arvioiden mukaan noin 190 hyllykilometriä ja määrä jatkaa kasvuaan sähköistymisestä huolimatta! Seulonnan ja tarpeettomien asiakirjojen ja tietojen hävittäminen tietosuoja huomioon ottaen, niille vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua onkin tärkeää riippumatta siitä, missä muodossa niitä säilytetään. Seulonnan periaatteista on kuitenkin hyvä käydä jatkuvaa avointa keskustelua, jossa erilaiset – kyseenalaistavatkin – näkökohdat nousevat esille. Arkistolaitoksen seulontapolitiikan voi kuitenkin täydellä syyllä sanoa olevan huolella harkittua: nykyiset linjaukset vahvistettiin nimittäin 10 vuoden valmistelun jälkeen

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Viranomaisarkistoyksikkö