Kohti kulttuuriperintöorganisaatioiden paikkatiedon yhteistuotantoa

Kansallinen Digitaalinen Kirjasto -hankkeen tietoarkkitehtuuriryhmän työsuunnitelmaan sisältyi selvitysten laatiminen kirjastojen, arkistojen ja museoiden (KAM-sektori) yhteisestä nimitietopalvelusta ja paikkatiedosta. Nimitietopalveluselvitys valmistui viime vuonna ja sitä on tässä blogissa jo esitelty. Paikkatietoa koskeva selvitys saatiin valmiiksi muutama viikko sitten ja se on julkaistu KDK-hankkeen kotisivulla.

Arkistot osana osallistavan ja vuorovaikutuksellisen kulttuuriperinnön toimintapolitiikkaa

Hankeyhteistyöstä vuorovaikutukselle ja osallisuudelle perustuvaan toimintatapaan

Vuonna 2008 asetettu opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen Digitaalinen Kirjasto (KDK) -hanke päättyy kuluvan vuoden loppuun. Hankkeen tarkoituksena on ollut lisätä kirjastojen, arkistojen ja museoiden digitaalisten aineistojen ja kulttuuriperinnön merkitystä yhteiskunnassa. Hankkeessa on kirjasto-, arkisto- ja museosektoreiden yhteistyönä kehitetty yhteisiä palveluita ja toimintamalleja, joiden avulla voidaan luoda, hallita, säilyttää ja hyödyntää kulttuuriperintöä ja varmistaa, että eri sektoreiden kulttuuriperintöä säilyttävät järjestelmät ja niiden sisältämät tiedot ovat yhteensopivia.

Yksityisarkistojen kansallisen hankintapolitiikan ensimmäinen etappi saavutettu

Yhteistyössä Kansallisarkiston, valtionapuarkistojen ja Musiikkiarkiston kesken on valmisteltu yksityisarkistojen hankintapolitiikan työnjakoa. Nyt on saatu valmiiksi kansallisen hankintapolitiikan ensimmäinen vaihe ja lähtökohta hankintapolitiikan laajentamiseen muihin yksityisarkistoja ja yksityisarkistoaineistoja vastaanottaviin toimijoihin.

Kansallista hankintapolitiikkaa luomassa

Vuoden vaihteessa voimaan tulossa olevan Kansallisarkistolain mukaan yhtenä Kansallisarkiston tehtävä on hankkia pysyvään säilytykseen kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvia yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa. Vaikka erillistä lakia yksityisistä arkistoista ei nyt säädetä alkuperäisistä suunnitelmista poiketen, Kansallisarkisto toimii mainitun tehtävänsä mukaisesti yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa mm. kansallisen hankintapolitiikan luomiseksi.

AHAA-hankeen edistysaskeleita

Vuoden 2011 lopulla käynnistetty AHAA-hanke on tällä palstalle viettänyt hiljaiseloa jo pidemmän aikaa, vaikka työtä hankkeessa onkin koko ajan tehty täydellä teholla. On korkea aika antaa tilannekatsaus varsinkin kun, hankkeen oma blogi on matkan varrella myös lakkautettu.

AHAA-hankkeessa luodaan arkistojen yhteinen hakemistopalvelu, joka kattaa erityyppisen aineiston kuvailutiedot. Edellisen AHAA:ta enemmän käsitelleessä blogin jälkeen hanke on edennyt huomattavasti. Tietomallia ja vaatimusmäärittelyä on tarkennut jatkuvasti hankkeen aikana. Tarvetta päivityksiin ilmenee jatkuvasti, sillä AHAA:ta ei tehdä valmiiseen maailmaan, vaan toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Samaan aikaan on hankkeen yhteydessä tehty uutta arkistokuvailun kansallista käsitemallia, joka puolestaan pyrkii noudattamaan – niin ikään samanaikaisesti työstettävää – kansainvälistä käsitemallia. Lisäksi myös mm. KDK-yhteistyön puitteissa tapahtuva Finton ja Finnan kehittyminen asettavat omia haasteitaan AHAA:n toteutukselle.

Iteratiivinen toteuttaminen lähti käyntiin vuoden 2013 loppupuolella. Toteutuksen edetessä työ on osoittautunut oppimisprojektiksi varmasti kaikille mukanaolijoille. Vastatakseen AHAA-palvelulle alusta asti asetettuihin vaatimuksiin on tietomalli osoittautunut monimutkaiseksi. Jotta sen pohjalta toteutettava järjestelmä ei kuitenkaan olisi monimutkainen käyttäjälleen, asettaa se omia vaatimuksiaan toteutukselle. Tästä johtuen iteratiivinen toteutustapa on osoittautunut toimivaksi. Haasteita matkan varrelle toi kuitenkin se, että riittävän yksityiskohtaisten määritysten tuottaminen etukäteen ja toisaalta määritysten pohjalta tehtyjen työmääräarvioiden tekeminen osoittautui hankalaksi. Tämän seurauksena kokonaisarvioiden tekeminen oli myös hankalaa.

Kokonaisuuden haltuun ottamiseksi toteutus laitettiin vuoden 2015 aikana joksikin aikaa tauolle. Toteutuksen tuoman kokemuksen perusteella pystyimme tarkentamaan vielä tarvittavia määrityksiä sekä tekemään tarkempia työmääräarvioita sekä parantamaan seurantakäytäntöjämme. Tämän kokonaissuunnittelun avulla saimme varmistettua rahoituksen hankkeen loppuun viemiseksi ja toteutus päästiin käynnistämään uudelleen vuoden 2015 lopulla.

Uudelleen käynnistetty toteutus on edennyt hyvin ja syksyllä valmistuu ensimmäinen versio (0.91), joka sisältää kaikki ne kentät, joihin nykyjärjestelmistä on migroitavissa tietoja. Tämän version avulla voimme tarkastella miltä, tiedot AHAA:ssa näyttävät sekä testata tietojen migroimista AHAA:seen ja niiden vientiä mm. Finnaan.

Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus parantaa järjestelmän käytettävyyttä siten, että AHAA-palvelu voidaan ottaa käyttöön vuoden 2017 aikana. Tämän version (0.95) valmistuminen tulisi ajoittua kevääseen 2017, mutta käyttöönotto edellyttää myös mm. migraatioiden ja käyttäjäkoulutusten järjestämistä, joten tarkkaa käyttöönottoajankohtaa ei voida vielä sanoa.

Toteutusvaiheen viimeinen versio (1.0) sisältää ne toiminnallisuudet, joita tarvitaan alkuperäisten vaatimusten toteuttamiseksi. Tämän versio valmistuu tammikuussa 2018, mutta AHAA:n kehittäminen ei tietenkään pääty tähän. Jo nyt on tunnistettu kohteita, joita voidaan jatkossa kehittää ja ennen kaikkea kehitettävää löytyy varmasti yhteentoimivuudessa ympäröivien järjestelmien kanssa sekä mm. erilaisten koodistojen (sanastojen ym.) työstäminen KDK-yhteistyönä käyttäviksi Fintoon.

Kenneth Ahlfors
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Arkistojen yhteinen tulevaisuus?

Viime aikoina on kuultu paljon suunnitelmista uudistaa kuntakarttaa ja eri tavoin supistaa julkisen sektorin toimintaa. Keskittäminen ja järkeistäminen ovat suunta, johon yhteiskunta kulkee ja julkinen sektori on tässä liikkeessä voimakkaasti mukana.

Näihin ilmiöihin tiiviimmin tai löyhemmin liittyen on alalla jo menossa tietty omaehtoinen ja usein omista lähtökohdista alkunsa saanut keskittyminen: arkistoja on menneinä vuosina yhdistelty, kuten tutkijapalvelujakin. Kansallisarkistossa on parhaillaan menossa eräänlainen Suomen ennätys, kun yhdeltä tiskiltä opastetaan käyttäjiä yli 100 kilometrin laajuisten aineistojen äärelle kaikkiaan 600 vuoden aikaskaalalla. Haaste on nähdäkseni otettu avoimin ja luottavaisin mielin vastaan. Oppimisprojekti on käynnissä ja etenee vääjäämättä. Seuraava näkyvämpi hanke on Mikkeliin rakentuva keskusarkisto, jolla varaudutaan virastoissa muhivan viime vuosikymmenien massiivisen asiakirjaerän vastaanottoon. Ehkä keskusarkisto samalla antaa aseen myös pääkaupunkiseudun korkeita vuokramenoja vastaan? Aika näyttää.

Arkistot yhdistävät palvelujaan myös organisaatiorajojen yli. Pisimmällä tässä työssä mentäneen hakemistopalvelujen suhteen: pitkälle työstetty Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) saattaa kirjastojen, museoiden ja arkistojen aineistoja tietokantamielessä saman katon alle. Vastikään käynnistetty arkistojen hakemistopalvelun (AHAA) kehittäminen puolestaan luo tähän arkistojen puolelta yhä parempia edellytyksiä. Tässä muutoksessa keskiössä on asiakaspalvelun kehittäminen, kun tarvitsemiaan aineistoja voi etsiä ja löytää muutenkin kuin yhden organisaation sisältä kerrallaan.

Myös Portti-palvelu on alkanut herättää kiinnostusta arkistolaitoksen ulkopuolella. Muutama tiedustelu siihen osallistumisesta on jo saatu ja lisää otetaan mielellään vastaan. Portin tulevaisuus saattaakin olla sellainen, että arkistolaitosta häivytetään siinä taka-alalle ja keskiöön nousee suomalainen arkistokenttä. Aineisto-opastuksen löytyminen yhdestä paikasta palvelisi näet sekä arkistoja että niiden asiakkaita: asiakkaiden näkökulmasta arkistoaines linkittyisi yhteen sen sijainnista riippumatta. Arkistoille yhteinen palvelu toisi mahdollisuuden tuoda aineistojaan nykyistä paremmin arkistojen käyttäjien tietoisuuteen.

Arkistokenttä on siis keskellä positiivista muutosta, jonka tavoitteena on tuottaa arkiston palvelut niiden tarvitsijoille myös tulevaisuuden Suomessa. Tieto oman suvun, oman kotiseudun tai koko Suomen historiasta on varallisuutta, jolla on tulevaisuudessakin arvoa. Nyt tehdään sitä työtä, jolla tuota pääomaa voidaan jatkossakin jakaa kaikille sitä tarvitseville. Kentältä aistittavissa oleva ennakkoluulottomuus ja halu toimivien ratkaisujen etsimiseen lupaavat tälle kehitykselle hyvää.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö
Kansallisarkisto

Arkistolaitoksen verkkopalvelut kehittyvät

Arkistolaitoksessa rakennetaan uutta verkkopalvelua, joka tuo arkistoaineistot entistä helpommin kansalaisten saataville. Palvelu on saanut nimen Astia ja se on käytettävissä verkon kautta 24/7 kaikkialla Suomessa suunnitelman mukaan alkuvuodesta 2011. Astia saadaan käyttöön arkistolaitoksen kotisivuilta osoitteesta http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/kansallisarkisto/. Asiasta tiedotetaan tarkemmin loppuvuodesta.

Astia tuo virtuaalisen tutkijasalin kotikoneelle. Olipa virtuaalisen arkistoseikkailun aihe mikä tahansa, Astian avulla voi kokea ahaa-elämyksen, löytää itseään kiinnostavaa aineistoa, mitä ei tiennyt olevan olemassakaan.

Astia avaa arkistot uudella tavalla. Aineistojen hakeminen Astialla on erittäin helppoa: kirjoitetaan vain hakusana Google-tyyppiseen hakulaatikkoon. Siinä kaikki. Tuloksena saadaan lista aineistoista, joissa tuo hakusana esiintyy. Hakutuloslistan lisäksi Astia antaa ns. avainsanapilven, johon on koottu sanoja, jotka ovat Astian mielestä lähellä käyttäjän antamaa hakusanaa. Näin Astia ikään kuin vihjaa, että myös näillä sanoilla saattaisi löytyä käyttäjää kiinnostavaa aineistoa. Jokainen avainsana on linkki, jota hiirellä klikkaamalla saadaan aineisto hakutuloslistaan. Lisäksi, mitä suuremmalla kirjasimella sana on kirjoitettu, sitä enemmän sen takana on aineistoa. Helppoa.

Astian yhteyteen rakennetaan käyttäjäympäristö Portti. Portti on tiedonetsijän apuväline, se esittelee arkistoaineistoja, opettaa käyttämään ja tulkitsemaan niitä, se ohjaa myös Astian käytössä. Portti on sosiaalinen, sillä se ottaa asiakkaan mukaan kehittämään Portin sisältöä. Portista kehitetään arkistoalan kanavaa oppimisen tueksi ja yhteisöllisen tiedon tuottamiseksi.

Aluksi Astialla voidaan ainoastaan hakea tietoja, jatkossa myös antaa erilaisia toimeksiantoja arkistolaitokselle. Tällaisia toimeksiantoja ovat esimerkiksi käyttöluvan hakeminen luvanvaraiseen aineistoon, asiakirjajäljenteen tilaaminen, selvityspyyntö jostakin asiakasta kiinnostavasta aiheesta tai arkistoaineiston tilaaminen tutkijasaliin tutkittavaksi.

Arkistolaitoksessa digitoidaan uusia ja mielenkiintoisia aineistoja koko ajan. Lähiaikoina digitoitaviksi otetaan ns. uudistuskartat. Uudistuskartat ovat maanmittaustoimituksissa syntyneitä puhtaaksi piirrettyjä karttoja, joita arkistolaitoksen kokoelmissa on aina 1700-luvun puolivälin isojaosta alkaen. Kartat ovat käsin piirrettyjä ja väritettyjä ja ne kertovat kylistä ja maatiloista, metsä- ja laidunmaista mielenkiintoisella ja kauniilla tavalla.

Astiaa voidaan käyttää jatkossa myös kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteisen palvelun, Kansallinen digitaalinen kirjasto -asiakasliittymän (KDK) kautta näillä näkymin alkuvuodesta 2011. KDK-hankkeesta enemmän osoitteessa http://www.kdk2011.fi/.

Arkistolaitos on kiinnostunut myös tulevien Astian käyttäjien mielipiteistä. Tämän vuoksi on suunnitteilla, että Astian hakutoiminnot annetaan kaikkien käyttäjien testattavaksi jo ennen varsinaista Astian käyttöönottoa. Keräämme käyttäjiltä palautetta ja saamme varmasti mielenkiintoisia kommentteja. Näin voimme parantaa Astiaa entisestään. Näillä näkymin Astia laitetaan verkkoon testattavaksi alkusyksystä tänä vuonna. Tästäkin asiasta tiedotetaan tarkemmin tuonnempana.

Juha Kotipelto

Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Asiakkaan arkisto

Viimeisin vuosi on ollut arkistossa kuumeisen suunnittelun ja tiiviin toiminnan aikaa. Uurastuksen keskiössä ovat uudet verkkopalvelut, joiden avulla pyrimme saattamaan menneisyyden lähteitä entistä kattavammin kansalaisten käyttöön. Viime vuoden jälkimmäisellä puoliskolla opetusministeriön erillisrahoituksella toteutettu mittava digitointityö oli konkreettisin osoitus liikkeestä tähän suuntaan. Puolessa vuodessa digitaaliarkistoon tallennettujen otosten määrä kohosi miljoonasta yli 5 miljoonaan kappaleeseen.

Yhä suurempi osa arkistojen käyttäjistä liikkuu tutkijasalien sijaan verkossa ja sinne valtaosa uusista hankkeista nyt suunnataan. Me arkistossa haluamme tarjota yhä mutkattomampia ja toimivampia ajasta ja paikasta riippumattomia palveluita niiden tarvitsijoille. Arkistolaitoksen strategia vuosille 2010-2015 linjaa verkkopalvelujen kehittämisen yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi ja sitä edellyttää myös muistiorganisaatioiden yhteinen kehitteillä oleva verkkopalvelukanava, Kansallinen digitaalinen kirjasto.

Uuden palvelutuotannon taustafilosofiana on yhteistoiminta palveluidemme käyttäjien kanssa. Tämä blogi on yksi avauksistamme kohti entistä toimivampaa vuorovaikutusta. Sen merkeissä valotamme sitä mitä arkistossa tapahtuu, kerromme kuulumisia arkiston arjesta ja otamme blogin nimen mukaisesti muutenkin asioihin kantaa arkiston näkökulmasta. Lähiaikoina täältä voi lukea ainakin digitaaliarkistosta sekä siitä, miten talvisota edelleen tuntuu arkistossa. Tervetuloa siis lukemaan juttuja ja ottamaan kantaa siihen, mitä arkiston tulevaisuus tuo ja mitä sen pitäisi tuoda tullessaan. Ja tervetuloa myös arkistoon, joko paikan päälle tai verkon välityksellä. Jokaisella on oikeus elämyksiin.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto