Salatut pöytäkirjat – kuvailu- ja järjestämispolitiikan toteutusta Oulun maakunta-arkistossa

Harjoittelija joutuu usein työssään uudenlaisten tilanteiden eteen. Minun kohdallani se tarkoitti koekaniinin roolia arkistolaitoksen uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan käytännön soveltamisessa. Kuvailu- ja järjestämispolitiikka on jo esitelty tässä blogissa viime marraskuussa kirjoituksessa ”Politiikkaa tekemässä”, joten keskityn kirjoituksessani siihen, miten se vaikuttaa käytännössä arkiston järjestämiseen, kuvailuun ja tietopalveluun.

”Perinteinen” arkiston järjestäminen oli minulle ennestään tuttua puuhaa, mutta viime syksyn ja talven aikana sain tehtäväkseni yksityisarkiston järjestämisen pääasiassa inventointi-, mutta osaksi myös perustason käsittelyn mukaisesti. Koska tämän kirjoituksen ei ole tarkoitus pitkästyttää lukijoita pituudellaan ja tylsällä(?) teorialla, totean lyhyesti, että alimman tason eli inventointitason käsittelyssä arkistoa käsitellään mahdollisimman vähän. Jos asiakirjat ovat pahvilaatikossa, ne jätetään siihen. Asiakirjojen järjestykseen laatikon sisällä ei pääsääntöisesti puututa eikä seulomiseenkaan juuri aikaa käytetä. Aineistoa ei käydä järjestelmällisesti läpi, vaan tarkastellaan pintapuolisesti. Noudatin tätä inventointitason käsittelyä muuten, mutta perustason käsittelyn mukaisesti koteloin aineiston, suoristin piirustukset ja jaottelin arkistoyksiköt sarjoihin (kuvailutasolla – fyysisesti ne ovat alkuperäisellä paikallaan).

Periaatteessa työ vaikutti selkeältä, mutta käytännössä huomasin ongelmia. Järjestämässäni arkistossa oli johtokunnan pöytäkirjojen joukossa sikin sokin lääkärintodistuksia. Koska asiakirjojen järjestystä ei muutettu, lääkärintodistukset jäivät pöytäkirjojen joukkoon ja koko arkistoyksikölle tuli käyttörajoitus. Se ei ole hyvä uutinen sille tutkijalle, joka ehkä muutaman vuoden päästä haluaa laatia kyseisestä arkistonmuodostajasta 100-vuotishistoriikin. Mikäli asiakas haluaa tutkia pöytäkirjoja, hänen on hankittava käyttölupa tai jonkun henkilökunnasta on eroteltava julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat. Seurauksena voi olla tutkijasalipalvelun työmäärän kasvu ja asiakirjojen toimitusajan pidentyminen.  Pintapuolisesta aineiston läpikäymisestä johtuen järjestäjä ei välttämättä edes huomaa kaikkea salassa pidettävää aineistoa, jolloin tietosuojan säilyminen on uhattuna.

Toinen havaitsemani ristiriita koskee kuvailua. Inventointitasolla myös kuvailu tehdään pintapuolisen tarkastelun pohjalta, vaikka kuvailu- ja järjestämispolitiikan mukaan kuvailulla on tarkoitus vähentää tai korvata fyysistä järjestämistä. Kovin niukka kuvailu ei korvaa järjestämistä eikä se oikein palvele tiedonhakuakaan. Nämä näkökohdat on tuotu esille myös järjestämis- ja kuvailupolitiikassa.

Arkistolaitoksen tehtävänä on ”varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä” – ei varsinaisesti järjestäminen, joka tosin palvelee asiakirjojen säilymistä. Kuvailu sen sijaan parantaa asiakirjojen käytettävyyttä. Asiakkaiden kannalta hyvät hakutiedot ovat olennaiset, sillä ne parantavat tiedonhakumahdollisuuksia verkkopalveluiden kautta. Kaikki asiakkaat eivät välttämättä edes ymmärrä luetteloissa olevia arkistomaailman käsitteitä.

Uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan tarkoituksena on tuoda asiakkaiden käyttöön järjestämättömiä arkistoja entistä pienemmällä työmäärällä. Vaihtoehtona on, etteivät asiakkaat saa aineistoa ollenkaan käyttöönsä. Uusi politiikka on menossa oikeaan suuntaan siinä, että se kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä ja keventää järjestämistyötä. Resurssien vähetessä on hyvä miettiä, mikä loppujen lopuksi arkistojen järjestämisessä ja kuvailussa on olennaista. Ketä varten sitä tehdään? Veronmaksajina ja koko touhun rahoittajina asiakkailla tulisi olla mahdollisuus tuoda esille toiveensa, varsinkin kun arkistokuvailua ollaan juuri uudistamassa.

 

Henriikka Halmetoja

Ylemmän arkistotutkinnon harjoittelija 14.10.2013 - 11.4.2014

Oulun maakunta-arkisto

Politiikkaa tekemässä

Arkistolaitoksessa on noin 195 hkm asiakirjoja, joista 175 hkm on viranomaisten arkistoja ja loput 20 hkm yksityisarkistoja. Vuosittain arkistolaitokseen luovutetaan uusia aineistoja 4-5 hkm. Viranomaisten arkistot otetaan vastaan nykyään pääsääntöisesti järjestettynä ja luetteloituna, yksityisarkistojen luovutuskunto on ollut vaihtelevampi. Yksityisarkistoja on järjestetty ja kuvailtu vastaanoton jälkeen arkistolaitoksen yksiköissä. Yksiköt huolehtivat myös siitä, että kaikkien vastaanotettujen aineistojen tiedot ovat hakemistotietokannoissa, josta ne tulevat Astia-tilausjärjestelmän käyttöön.

Arkistolaitoksessa on jouduttu viime vuosina pohtimaan sitä, miten prosessi saadaan toimimaan vähemmällä henkilökunnalla, mutta niin, että aineistot ovat tutkijoiden haettavissa järjestelmiemme kautta mahdollisimman sujuvasti. Vuosien mittaan luovutetuista aineistoista on ehtinyt kertyä jo rästejäkin. Tänä vuonna tietovarantotiimi, jossa on edustus kaikista arkistolaitoksen yksiköistä ja vastuualueilta, on laatinut Kuvailu- ja järjestämispolitiikkaa. Sen avulla määritetään toimintamallia aineiston käsittelylle.

Kuvailu- ja järjestämispolitiikka (tai lyhyemmin KJP) keskittyy erityisesti arkistolaitoksessa jo olevan, vielä järjestämättömän tai Astia-järjestelmän ulottumattomissa olevan aineiston käsittelyyn. Tätä on kaikkiaan reilu 30 hkm eli 16 % kaikesta aineistosta.

Kuvailu- ja järjestämispolitiikassa lähtökohtana on se, että kaikkea aineistoa ei käsitellä enää samalla tavalla. Suunnitteilla on kolme tasoa, joilla aineiston järjestämiseen, kuvailuun ja fyysiseen säilytykseen otetaan kantaa. Inventointitasolla dokumentoidaan toimijan ja aineiston vähimmäistiedot ja turvataan säilytyksen asianmukaisuus, mutta totutusta joudutaan poikkeamaan, jotta tiedot saadaan joutuisasti tietopalvelun käyttöön. Perustaso edustaa vakiintuneen arkistonmuodostuksen käytäntöjä ja siten tyypillisesti viranomaisarkistojen käsittelytapaa. Erityistasolla arkistoa tai vielä ehkä tavallisemmin sen osia voidaan kuvailla ja järjestää tarkemmin käytettävyyden parantamiseksi. Erityistaso voi koskea esim. digitoitavaa aineistoa.

Tasojen sisältöjen määrittely ja vaikutukset on herättänyt monenlaisia mietteitä. Riittääkö tutkijalle inventointitaso? No, vaihtoehtona on se, että hänelle joudutaan antamaan käyttöön järjestämätön arkisto tai aineistoa ei voi lainkaan saada tutkijasaliin. Tietopalvelua helpottaa, kun aineisto saadaan tilausjärjestelmän piiriin. Kuormittuuko tietopalvelu, jos kuvailutiedot ovat niukempia? Kuvailulla voidaan vähentää järjestämistyötä, mutta voiko kuvailua tehdä hyvin, jos aineistoa ei käydä perusteellisesti läpi? Helpottavatko tulevat kuvailusäännöt tätä? Kuinka laajoja toimenpiteitä aineiston säilyvyys vaatii? Onko kartat tai digitoitava aineisto kuvailtava aina tarkemmin?

Kuvailu- ja järjestämispolitiikkaa hiotaan vielä. Käytäntöön se on tarkoitus viedä seuraavien vuosien aikana järjestämättömän aineiston toimenpideohjelmalla.


Päivi Rossi
Ylitarkastaja
Jyväskylän maakunta-arkisto

Vaikea päätös vähentää lauantai-aukioloja

Arkistolaitos teki elokuun alussa päätöksen lauantai-aukiolojen vähentämisestä. Ensimmäiset reaktiot sukututkijoilta tulivat välittömästi. Verkkokeskustelu lähti liikkeelle.

Vaikeuksia leikkauksista syntyy ennen muuta työssä käyville sukututkijoille, jotka käyttävät arkistoja iltaisin ja viikonloppuisin. Perusaineistoja on viime vuosina digitoitu paljon, mikä helpottaa aloittelevan sukututkijan työtä. Pitemmälle harrastuksessaan edenneet käyttävät paljon muitakin kuin seurakuntien historiakirjoja syventäessään tietojaan tutkimuksensa kohteista. Kestää vielä vuosia ennen kuin edes keskeisimmät näistä aineistoista on saatu digitoiduiksi. Todella ikävä asia, ymmärrän sen hyvin. Miksi siis näin on jouduttu päättämään?

Tänä vuonna arkistolaitoksen budjetti on ollut erittäin tiukka ja niukka. Menoista noin 40 % muodostuu kiinteistökuluista. Käytännössä se tarkoittaa säilytystilojen vuokria. Työhuoneiden ja yleisten tilojen osuus kokonaisuudesta on varsin pieni. Eikä tilakuluja ole käytännöstä juurikaan mahdollista vähentää. Arkistojen tiloja ei voida kilpailuttaa samalla tavoin kuin monet muut virastot kilpailuttavat toimistotilojaan tai pienentävät työhuoneiden kokoa. Arkistotilojen säilytysolosuhteet on tarkasti määritelty kansainvälisillä standardeilla. Niiden avulla varmistetaan olosuhteet, jotka takaavat asiakirjallisen kulttuuriperintömme säilymisen vuosisatojen ajan. Tilasuunnittelun aikaperspektiivi arkistolaitoksessa on sen vuoksi aivan erilainen kuin muissa virastoissa. Helpotusta budjettiin ei siis ole noista menoista saatavissa.

Valtion tuottavuusohjelman korvaantuminen vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla ei sekään tuonut apua säästölinjaan. Ainakin 17 virkaa on vielä vähennettävä, mikä merkitsee sitä, ettei avautuvia virkoja voida täyttää. Tilanne on jatkunut jo muutaman vuoden ajan. Henkilökunnan määrä vähenee sen vuoksi nopeasti sekä Kansallisarkistossa että maakunta-arkistoissa. Käytännössä säästöt ovat jopa suuremmat kuin tuo 17 virkaa.

Tutkijapalvelut ovat arkistolaitoksen kaikkein eniten henkilökuntaa vaativa vastuualue. Erityisen kalliita ovat ilta- ja viikonloppuaukiolot. Siksi leikkauksia on ollut pakko kohdistaa niihin. Päätökset on tehty vakaasti harkiten. Asiakaskäyntejä seurattiin kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä tarkasti tammikuun alusta kesäkuun loppuun. Tämän perusteella tehtiin päätökset tutkijasalien aukipidosta lauantaisin. Oulun, Turun ja Vaasan maakunta-arkistot jatkavat rajoitetusti aukioloa, kun siihen oli mahdollisuus. Tarkemmat tiedot eri yksiköiden aukioloajoista löytyvät arkistolaitoksen kotisivuilta.

Pari vuotta sitten arkistolaitos oli samassa tilanteessa. Silloin sukututkijoiden aktiivisuuden ansiosta palattiin taloudellisen tilanteen vähän helpotuttua pitempiin aukioloihin. Nyt siihen ei ole enää mahdollisuutta. Digitointi varmasti tuo helpotusta vähitellen, mutta sekin edellyttää lisäpanostuksia. Muuten tahti on kansainvälisesti – ja etenkin pohjoismaisesti – verrattuna aivan liian hidas.

Lopuksi kaivattaisiin lohdutuksen sana, toivon pilkahdus. Sen tarjoaa lähinnä sukututkijoiden ja arkistolaitoksen viime vuosina huomattavasti tiivistynyt yhteistyö. On mietittävä yhdessä uusia keinoja siihen, miten voidaan turvata aineistojen parempi saatavuus. Tätä työtä tehtiin muun muassa valmisteltaessa uudet toimintakäytännöt, jotka varmistivat seurakuntien uudempien kirkonkirja-aineistojen saamisen arkistolaitoksen yksiköistä Kirkkohallituksen tiukentuneesta kannasta huolimatta. Nyt on jälleen tarvetta yhteisten suunnitelmien tekoon.

Jussi Nuorteva

Arkistolaitoksen pääjohtaja

Maakunta-arkiston ovea on turha nykiä (visio tämäkin)

Rautatienkadun varrella sijaitseva Kansallisarkiston Oulun yksikön vanha punatiilinen rakennus on niin synkeä ja huomaamaton, ettei kovin monella tulisi edes mieleen yrittää sen ovesta sisään. Turhaa se olisikin, sillä ovi ei aukea edes arkistoasioissa.

”Kadulta ei pääse enää lainkaan sisälle”, Kansallisarkiston ylikonservaattori, Oulun yksikön vt. vastaava asiantuntijavirkamies Oona Samulin valaisee. Entinen perinteikäs Oulun maakunta-arkisto ei enää toimi suoraan asiakkaiden kanssa. ”Me olemme depot eli toimimme asiakirjavarastona”, Samulin kertoo. Nykyään Kansallisarkiston alueellisten yksiköiden ainoa tehtävä on huoltaa ja säilyttää sellaista kansallista asiakirja-aineistoa, joka ei ole syntynyt sähköisesti.

”Yksiköt konservoivat ja säilyttävät esidigitaalisilla menetelmillä tallennettuja asiakirjoja ja tarvittaessa tallentavat niitä Kansallisarkiston palvelimelle, josta ne toimitetaan suojatun tietoverkon välityksellä asiakkaille. Kansallisarkiston asiakirjatiedon tilausjärjestelmä huolehtii siitä, että asiakkaat löytävät myös esidigitaaliset asiakirjat ja voivat tilata ne tiedostoina omalle päätteellensä. Meillä on tässä systeemissä selkeästi logistinen rooli”, Samulin sanoo.

Kansallisen asiakirjahallinnon muut toimijat vastaavat tietopalvelusta. Näitä ovat Kansallisarkiston lisäksi eräät valtuutetut yksityiset ATTA-keskukset (ATTA = Asiakirjatiedon TietoTurva) ja verkko-operaattorit. Samulinin mukaan asiakaspalveluiden tuottaminen Oulussa on tänä päivänä mahdotonta jo vähäisen henkilöresurssin vuoksi.

Joku käy joskus ovella

Kaikki oululaiset eivät ole vielä oppineet, ettei maakunta-arkistossa enää asioida. ”Meillä seisoi oven takana viime viikollakin joku sisäänpyrkijä”, Kansallisarkiston Oulun yksikön logistikko Peter Kuusivuori naurahtaa. Kuusivuoren mukaan erityisesti vanhemman sukututkijaväen keskuudessa on edelleen sellainen luulo, että Kansallisarkiston alueellisissa yksiköissä voi tutkia asiakirjoja. ”Suuri osa viimeisten vuosien asiakkaista ruukasi kävellä tänne Caritas-talosta, joka on tuossa radan toisella puolella”, Kuusivuori selittää.

Oulun yksikössä on vain seitsemän työntekijää: kaksi logistikkoa ja viisi konservoinnin parissa työskentelevää henkilöä. ”Eli hyvin pienellä väellä esidigitaalisten asiakirjojen säilytysjärjestelmää pyöritetään. Logistiset prosessit ovat tänä päivänä aika pitkälle automatisoituja”, ylikonservaattori Samulin kehuu.

Entisten maakunta-arkistojen tietopalvelu lakkautettiin viime vuosikymmenen lopulla.

Asiakirjajäte poltetaan

Peter Kuusivuori kertoo työstään lyhytsanaisesti. ”Vastaan Oulun yksikön logistiikasta. Tämä toimintahan on sillä tavalla lainausmerkeissä salaista, että muusta haluan vaieta tietoturvasyistä.” Oulun yksikössä on vuokralla kaksi asiakirjatilausjärjestelmäyksikköä, Astia ja Vati. ”Ne hoitavat tiedonsiirtoa yritysasiakkaisiin ja valtio- ja kunta-asiakkaisiin päin sekä huolehtivat asiakirjatallenteiden aitoudesta. Astia ja Vati myös siirtävät meille asiakkailta vioittuneita tiedostoja, ja me palautamme ne asiakkaille alkuperäistä vastaavina”, Oona Samulin valaisee. ”Esidigitaaliset asiakirjat, joita ei enää kannata konservoida, hävitetään kokonaan. Silppuri repii nämä huonot ja kuluneet asiakirjat pieneksi silpuksi, minkä jälkeen asiakirjajäte hävitetään polttamalla”, Samulin sanoo.

Vioittuneita tiedostoja tulee asiakkailta Peter Kuusivuoren mukaan buumeittain. ”Voimakkaan ukonilman jälkeen niitä näkee enemmänkin.”

Sepite mukailee sanomalehti Kalevassa 22.10.2009 julkaistua juttua ”Suomen pankin ovea on turha nykiä.”

Anssi Lampela

Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Sukututkimuksen tekemisestä ja tekijöistä Oulun maakunta-arkistossa

Sukututkimusten tekemisestä on luovuttu myös Oulun maakunta-arkistossa vuoden 2011 alusta lähtien. Vielä kuitenkin tehdään kuitenkin ulkomailta tulevat tilaukset sekä lääketieteellistä tutkimusta varten tulevat sukututkimukset. Sukuselvitykset viralliseen tarkoitukseen, kuten perunkirjoitusta tai sukunimen muutosta varten, toimitetaan kuten aiemminkin.

Tämän asiakkaiden kannalta harmittavan päätöksen takana on Oulussakin resurssipula. Niukkenevat henkilöstöresurssit johtavat tämänkaltaisiin päätöksiin. Mutta monikymmenvuotinen perinne on kuitenkin muutaman muisteluksen arvoinen…

Oulun maakunta-arkistossa sukututkimukset yhdistettiin pitkään niitä useita vuosia päätyökseen tehneeseen Terttuun. Maakunta-arkistossa yli 30-vuotisen uransa aikana hän myös järjesti seurakuntien arkistot ja laati rippikirjoihin apuluettelot, jotka nopeuttivat ja helpottivat sukututkimusten tekemistä virkatyönä. Oulun maakunta-arkistossa säilytetään alkuperäisenä lähes kaikkien Pohjois-Suomen seurakuntien kirkonkirjat. Tertulle tulivat vuosien varrella tutuksi seurakunnat kylineen ja taloineen sekä eri paikkakuntien suvut. Samoin kirkkoherrojen eri aikoina käyttämä käsiala. Pohjoissuomalaisten elämä vuosisatojen saatossa avautui hänelle näiden asiakirjojen kautta: kuolleiden luettelosta tutuiksi tulivat kato- ja tautiajat ja se, kuinka pienestä oli monesti kiinni tutkitun suvun jatkuminen näihin päiviin. Terttu jäi ansaitulle eläkkeelle aikanaan. Hänen jälkeensä useampi maakunta-arkiston virkamies sai tehdä sukututkimuksia muun työnsä ohella. Monet kokivat nämä tervetulleena vaihteluna ja välipaloina.

Sukututkimusten tilaajia neuvotaan nyt yhtenä vaihtoehtona omatoimiseen tutkimiseen käyttämällä internetistä löytyviä digitoituja seurakuntien väestörekisteriasiakirjoja. Luonnollisesti ajatellen asiakkaita eri puolella maata ja maailmaa, on toivottua kehitystä, että sukututkimuksessa tarvittavat asiakirjat ovat helposti saatavilla kotikoneen kautta. Kaikilla ei kuitenkaan ole vielä hallussaan sukututkimuksen tekemisessä tarvittavaa ”tekniikkaa” ja vanhaa saksalaista käsialatyyliäkin olisi hyvä osata.

Sukututkimuksessa tarvittavien seurakuntien väestörekisteriasiakirjojen löytyminen yhä kattavammin internetin kautta, on toisaalta merkinnyt asiakasmäärien laskua ainakin Oulun maakunta-arkistossa. Ennen mikrofilmien tai –korttien lukulaitteilla oli tungosta, toisin on tänä päivänä. Rippi- ja historiakirjoista saatava tieto muodostaa kuitenkin vain osan sukututkimuksesta. ”Lihaa luiden ympärille” löytyy asiakirjoista, joita ei vielä tänä päivänä löydy digitaaliarkistosta ja niiden sinne saaminen kestänee pidemmän tovin. Näitä ovat esimerkiksi tuomiokirjojen sisältämät käräjäpöytäkirjat ja perukirjat sekä lainhuudatuspöytäkirjat kauppakirjoineen ja syytinkisopimuksineen. Mielenkiintoisia ovat myös kruununtilojen katselmuspöytäkirjat. Ja jos seurakunnan rippikirjoissa on aukkoja tuhojen vuoksi, voi sukua yrittää selvittää henkikirjojen avulla. Tällöin on kuitenkin tutkittava henkikirjat vuosi vuodelta, eikä digitaaliarkistosta löytyvä joka 5. vuosi vielä riitä. Paljon mielenkiintoista aineistoa löytyy myös yksityisarkistoista, kuten perheiden ja sukujen tai seurojen ja yhdistysten arkistoista.

Kun maakunta-arkiston sukututkijoiden ”vanha kaarti” on työnsä tehnyt, ei uutta samankaltaista sukututkijayhteisöä ole enää muodostunut. Toisten tutkijoiden kanssa koneiden äärellä muodostui jopa ystävyyssuhteita ja maakunta-arkiston henkilökunnalle tulivat vuosien varrella tutuksi useat vakioasiakkaat. Yli 50 vuotta tutkijana käynyt Heikki ja kaukopartiomies Martti ovat jo siirtyneet sinne, missä ehkä kaikki sukuun liittyneet puuttuneet linkit vihdoin selvisivät. Ehkä myös Olavi löysi sen kauan etsimänsä Walborgin…

Kaisu Kynkäänniemi

Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Vuodenvaihteen kuulumisia Mikkelin maakunta-arkistosta

Uusi vuosi tuo aina mukanaan uusia asioita. Tällä kertaa opeteltavana on ollut mm. arkistolaitoksen yhteinen asiointisähköpostiosoite arkisto[@]narc.fi ja uusittu palveluhinnasto. Myös paikallisesti on tapahtunut muutoksia: Mikkelin maakunta-arkisto ei enää ota vastaan sukututkimustilauksia luovutetun alueen evankelis-luterilaisista kirkonkirjoista ja maakunta-arkiston tutkijasalinkin aukioloajat muuttuivat.

Mikkelin maakunta-arkiston päätöstä lopettaa luovutetun alueen luterilaisten sukututkimusten tekeminen taustoitettiin blogissa joulukuussa, joten siitä ei tässä sen enempää. Kaikille määräaikaan mennessä tilauksensa jättäneille tiedoksi, että jonossa on nyt vajaat 250 tilausta: kaikkiin vastataan, mutta se ottaa oman aikansa.

Mikkelissä asioivat tulevat huomaamaan, että maakunta-arkiston tutkijasalia on hieman sisustettu uudelleen. Asiakirjasalin vanhat lukupöydät on pyöräytetty uusiin asemiin ja asiakaspäätteille on hankittu uudet pöydät, joiden saapumista tosin vielä odotellaan. Samassa rysäyksessä Karjala-tietokannan tietokoneet siirrettiin mikrofilmisalin puolelle. Aulan seinätkin ovat saaneet uuden maalipinnan.

Vuodenvaihteessa muuttuivat myös Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin aukioloajat. Tutkijasalin ovi on viime vuosina käynyt yhä harvemmin – kävijämäärät ovat laskeneet 2000-luvun alun vuosista lähes 40%. Tämä olikin osin syynä muutoksiin, mutta samalla haluttiin myös kuunnella asiakkaiden ääntä: kesällä 2010 toteutetun tutkijasalin asiakaskyselyn vastauksissa moni toivoi, että Mikkelin maakunta-arkisto huomioisi aukioloajoissaan paremmin työssäkäyvät asiakkaat. Tähän on nyt pyritty siten, että arki-iltojen aukioloaikaa on lyhennetty, jotta aukiolo tiistaisin klo 19 asti ja lauantaisin kerran kuussa talvikaudella ovat mahdollisia. Tarkemmat tiedot uusista aukioloajoistamme löytyvät kotisivultamme.

Ensimmäinen tiistai-illan pidennetty aukiolo ei ollut mikään yleisömenestys, mutta toisella kertaa muutama jo uskaltautui viettämään iltaa arkistoon. Jännityksellä odotamme, mitä ensimmäinen lauantai tuo tullessaan. Kyselyissä on aina helppo sanoa tulevansa iltaisin tai lauantaisin, jos se olisi mahdollista. Jos kävijöitä ei kuitenkaan todellisuudessa löydy, joudutaan aukioloaikoja jälleen tarkistamaan.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Sukututkimuksista luovutaan

Mikkelin maakunta-arkisto luopuu ensi vuoden alusta lähtien luovutetun alueen evankelis-luterilaisten seurakuntien kirkonkirjoista laadittavien sukututkimusten tekemisestä. Näitä sukututkimuksia on tehty asiakaspalveluna 1900-luvun kirkonkirjoista, koska aineisto ei ole ollut asiakkaiden käytettävissä muiden arkistolaitoksen yksiköiden tutkijasaleissa. Sukututkimuspalvelulla on haluttu parantaa sukututkijoiden mahdollisuuksia selvittää sukuaan matkustamatta Mikkeliin ja päästä kiinni arkistolaitoksen yksiköissä, kirjastoissa tai internetissä oleviin 1900-lukua vanhempiin, vapaasti käytettäviin kirkonkirjalähteisiin. Lopettamispäätöstä tehtäessä olettamuksena oli, että luovutetun alueen kirkonkirjojen tiedot tulevat digitoituina asiakaskäyttöön kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistossa.

Mikkelin maakunta-arkisto tekee vuosittain luovutetun alueen kirkonkirjoista runsaat 5000 sukuselvitystä virallista käyttötarkoitusta, esimerkiksi perunkirjoitusta tai lainhuutoa varten. Valtion viranomaisilta siirretyt arkistot ovat lisänneet muiden julkisoikeudellisten selvitysten määrää. Jotta maakunta-arkisto pystyisi toimittamaan nämä säädösten edellyttämät selvitykset määräajassa, jostain oli pakko luopua, tässä tapauksessa osasta yksityiskäyttöön tilattavista sukututkimuksista. Ortodoksiset sukututkimukset maakunta-arkisto tekee rajoituksitta entiseen tapaan.

Aineistojen digitalisointi muuttaa arkistolaitoksen palveluja. Asiakirja-aineistojen käyttö ja tietopalvelu siirtyy yhä enemmän verkkoon. Verkkopalveluita ei luoda pelkästään digitoimalla aineistoja, vaan niiden käytön tueksi tarvitaan muita apuvälineitä, kuten Portin tietoympäristöjä. Tämä vaatii perinteistä ihmistyötä eli virkakielellä henkilöresurssien käyttöä. Sukututkimusten tekemisten vähentäminen vapauttaa työvoimaa tähänkin tehtävään.

Mikkelin maakunta-arkiston päätös luterilaisten sukututkimusten lopettamisesta ei välttämättä ole lopullinen, sillä arkistolaitos selvittää parhaillaan, miten asiakkaiden toivomia sukututkimuksia ja muita maksullisia palveluja voitaisiin toisin tavoin tuottaa.

Tytti Voutilainen
Maakunta-arkiston johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Arkistosiirrot tehostavat tilankäyttöä

Arkistolaitokset ovat kaikkialla maailmassa saman ongelman edessä: arkistotilat täyttyvät ennen pitkää. Alkuaan sähköiset aineistot tai paperiasiakirjojen laajamittainenkaan digitointi ei tuo tähän ratkaisua vielä muutamaan vuosikymmeneen, joten perinteinen arkistorakentaminen on vielä kunniassaan. Hämeenlinnan maakunta-arkiston noin vuosi sitten käyttöönotettu uudisrakennus tuo ainoastaan hetkellisen helpotuksen arkistolaitoksen tilatarpeisiin; rakennuksen kapasiteetti on noin 28 000 hyllymetriä (hm).

Hämeenlinnan maakunta-arkistoon siirretään Kansallisarkistosta loppuvuoden aikana 6500 hm ja ensi vuoden alkupuolella vielä lähes 3000 hm arkistoja. Siirtojen myötä Hämeenlinnan maakunta-arkiston aineistomäärä ylittää 20 hyllykilometriä. Siirtojen jälkeen arkistot ovat taas tutkijoiden käytettävissä Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalissa ja niitä voi tilata kaukolainoina maakunta-arkistoihin ja Kansallisarkiston toimipisteisiin.

Miksi aineistoja siirretään juuri nyt Kansallisarkistosta Hämeeseen? Arkistotilojen logistiseen suunnitteluun vaikuttavat monet tekijät. Nyt puheena olevien siirtojen keskeisin syy on kuitenkin varautuminen Kansallisarkiston tietopalvelun toimintaympäristön muutoksiin. Kansallisarkiston tietopalvelu keskitetään vuoden 2012 alusta Rauhankadulle. Syyt tähän ovat taloudelliset. Emme pysty täysitehoisesti palvelemaan asiakkaitamme kahdessa erillisessä pisteessä supistuvien voimavarojen takia.

Rauhankadun toimipisteen arkistotilat ovat rajalliset. Jotta tutkijasalipalvelu voidaan jatkossa myös nykyisten Sörnäisten käytetyimpien aineistojen osalta turvata parhaalla mahdollisella tavalla, siirretään ensi vuoden aikana jo edellä mainittujen Hämeenlinnaan siirrettävien aineistojen lisäksi eräitä vähemmän käytettyjä aineistoja muihin Kansallisarkiston toimipisteisiin Siltavuoreen ja Sörnäisiin. Vastaavasti niiden tilalle siirretään Sörnäisten toimipisteen käytetyintä aineistoa Rauhankadulle. Pyrkimyksenä on vähentää tarvetta kuljettaa päivittäin tutkijasaliin toimitettavaa aineistoa eri toimipisteiden välillä.

Yhtäältä siirtojen myötä tehostetaan myös arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja toisaalta lisätään aineistojen alueellista käytettävyyttä. Kansallisarkiston Hallituskadun toimipiste tarjoaa ministeriöistä vastaanotettujen aineistojen "väliarkiston" säilytys- ja tietopalvelut nykyisessä muodossaan. Eri toimipisteiden välisistä siirroista tiedotetaan lisää myöhemmin.

Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

Juhani Tikkanen
Yksikönjohtaja, viranomaisarkistoyksikkö

Asiakkuuksien johtaminen

Yrityspuolella puhutaan tätä nykyä asiakkuuksien johtamisesta. Keskeistä tässä uudessa johtamisnäkökulmassa on, että asiakaskuntaa ei nähdä yhtenä kasvottomana massana. Asiakaskunnasta kerätään tietoa, jonka perusteella se kyetään segmentoimaan eli ryhmittelemään palvelutarjonnan kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla. Palveluita kehitetään eri asiakassegmenttien tarpeiden mukaisella tavalla. Tavoitteena on, että asiakas on tyytyväinen palveluun samalla kun yritys kykenee optimoimaan sen kustannustehokkaan tuottamisen.

Tänne julkiseen hallintoon vietynä asiakkuuksien johtaminen voisi olla asiakkaiden näkemistä viraston keskeisenä sidosryhmänä, toiminnan kehittämiskumppanina. Tässä näkökulmassa sinänsä ei ole mitään uuttaa. Asiakkuuksien johtaminen nostaa kuitenkin keskiöön kumppanuusajatteluun oleellisesti kuuluvan win-win –ulottuvuuden: kumppaanuuden pitää tuottaa molemminpuolista hyötyä. Julkisen hallinnon palveluiden kehittämisessä tämä tarkoittaisi sitä, että virasto ottaa huomioon asiakkaiden erilaiset tarpeet ja asiakas ottaa huomioon viraston mahdollisuudet tuottaa erilaisia palveluita.

Valtionhallinnon virastoille on luvassa vain niukkenevia resursseja. Niitä hallinnon kehittämisestä vastaava ministeriö kehottaa kompensoimaan sähköisiä palveluita kehittämällä. Arkistolaitokselle tämä on erityisen merkittävä tehtävistä selviytymisen edellytys. Henkilöstömenot ovat ainoa kululaji, josta paljon kiinteistökapasiteettia vaativaa kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä säilyttävä laitos voi säästää. Sähköisiin palveluihin on siis mentävä, eikä vaihtoehtoisia perinteisiä palveluita ole mahdollista niiden rinnalla ylläpitää. Tämä on reunaehto, jonka puitteissa arkistolaitoksessa koetetaan positiivisia asiakaskohtaamisia tuottaa.

Uskomme, että sekä nykyisessä että potentiaalisessa asiakaskunnassamme on asiakkaita, joille sähköiset palvelut merkitsevät palvelun parantumista. Tiedämme, että nykyisessä asiakaskunnassamme on myös asiakkaita, joille henkilökohtaiseen kohtaamiseen perustuvan palvelun väheneminen merkitsee ainoastaan palvelun huononemista. Molempia ryhmiä tarvitsemme sekä sähköisten palveluiden rakentamisen että niiden jatkuvan kehittämisen kumppaneiksi. Yhteinen tavoitteemmehan on, että sähköinenkin palvelu olisi positiivinen kokemus ja win-tilanne myös asiakkaille.

Asiakkaiden äänen kuulemiseksi tulemme tekemään erilaisia asiakaskyselyitä, joilla selvitämme asiakaskuntamme rakennetta, sen näkemyksiä erilaisista palveluistamme ja niiden käyttöastetta. Tässäkin blogissa on myös esitetty asiakkaille kutsua osallistua palveluiden kehittämistyöhön kanssamme, ja uudistan kutsun jälleen kerran. Asiakkaiden tarpeita ja palvelujemme kykyä vastata niihin tulemme selvittämään tutkimuksen keinoin yhteistyössä Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen (INFIM) kanssa. Palveluiden kehittämistyö tullaan suuntaamaan asiakaskyselyiden ja tutkimustulosten osoittamien tarpeiden mukaisesti.

INFIM-laitoksella on käynnistymässä kaksi opinnäytetyötä, joista toisessa selvitetään sähköisten tietopalvelujen saavutettavuutta kotisivullamme, ja toisessa ensi vuoden aikana käyttöön otettavan Astia-hakujärjestelmän käytettävyyttä. Molemmissa tutkimuksissa tullaan haastattelemaan pientä asiakasjoukkoa ja havainnoimaan heidän toimintaansa todellisessa palveluiden käyttötilanteessa. Tutkimuksiin tullaan pian hakemaan vapaaehtoisia osallistujia. Toivon, että asiakaskunnassamme löytyy halukkuutta lähteä kanssamme kumppanuuteen myös vastaamalla kyselyihimme ja osallistumalla käynnistettäviin tutkimushankkeisiin.

Jaana Kilkki

Tietopalvelun vastuualueen johtaja

Arkistojen aukioloajat ja asiakaspalvelu

Vuoden 2009 keväällä arkistolaitos joutui tiukan paikan eteen. Kiinteistökulut olivat nousseet niin paljon, että arkistolaitoksen talous joutui poikkeuksellisen ahtaalle. Arkistolaitos poikkeaa siinä mielessä muusta valtionhallinnosta, että neliöitä on paljon suhteessa henkilömäärään.

Kaikkiaan Kansallisarkiston eri toimipisteissä ja maakunta-arkistoissa on noin 188 hyllykilometriä aineistoa. Ja aineistomäärä kasvaa jatkuvasti, kun viranomaiset luovuttavat 40 vuotta vanhempia arkistojaan, jotka lain nojalla on otettava vastaan. Lääninhallituksista ja muualta aluehallinnosta tulee lähivuosina kaiken lisäksi noin 14 hyllykilometriä aineistoa. Se on paljon, kun arkistojen on myös vastattava niihin kohdistuvista tietopalveluista.

Yhtälö on vaikea. Kun kiinteistökuluihin ei saada riittävästi rahaa, on säästettävä muusta. Se tarkoittaa palkkoja ja käyttömenoja. Arkistolaitoksen kaikki virat laitettiinkin keväällä 2009 täyttökieltoon ja muusta budjetista leikattiin se, mitä voitiin. Silti säästöt johtivat siihen, mikä oli kaikkein epätoivotuinta. Arkistot joutuivat rajoittamaan asiakaspalveluitaan. Laitokset suljettiin arkisin klo 18 ja lauantaiden aukiolosta luovuttiin kokonaan. Työajan ulkopuoliset työtunnit ovat kalliita, joten niistä oli pakko tinkiä.

Etenkin sukututkijoiden piirissä muutos herätti voimakkaan vastareaktion. Parin viikon aikana maaliskuussa 2009 arkistolaitoksen yksiköihin tuli 28 kirjallista vetoomusta, joissa aukioloaikoja pyydettiin palauttamaan ennalleen. Vetoomuksista yli puolet tuli sukututkimusjärjestöiltä. Vetoomuksista huolimatta aikaisempiin aukioloaikoihin ei palattu.

Uudet aukioloajat ovat nyt olleet voimassa vuoden verran. Yksittäisiä valituksia tulee edelleen sekä sukututkijoilta että yliopistojen tutkijoilta. Vapaa-ajallaan sukututkimusta harrastaville tai luennoilla päivällä käyville opiskelijoille ja tutkijoille ilta- ja lauantaiajat olisivat epäilemättä tärkeä lisämahdollisuus. Sähköisesti on saatavilla vain häviävän pieni osa arkistojen aineistoista. Kestää vielä vuosia ennen kuin edes kaikkein keskeisimmät asiakirjat on digitoitu. Tilanne on siis ongelmallinen.

Vieläkään emme silti voi palata vanhaan käytäntöön. Siihen ei yksinkertaisesti ole taloudellisia mahdollisuuksia. Digitointihankkeisiin sentään on saatu varsin hyvin erityisrahoitusta. Vuonna 2009 yli 1,5 miljoonaa euroa. Sen ansiosta olemme voineet digitoida jo yli viisi miljoonaa kuvausyksikköä. Kehityksen nopeutumisesta kertoo se, että ensimmäinen miljoona saavutettiin vasta joulukuussa 2007. Kun seurakuntien historiakirjat ja vanhimmat tuomiokirjat saadaan lähivuosina digitoiduiksi, ovat sukututkijoiden tärkeimmät tiedonlähteet verkossa. Se on ainakin jonkinlainen lohtu, vaikka laihanlainen. Seuraamme myös asiakaskäyntejä ja mietimme mahdollisuuksia parantaa tietopalveluitamme. Todettakoon, että esimerkiksi Tukholman Riksarkivet on asiakkaille auki kolmena päivänä viikossa klo 9 – 16 ja torstaisin ja perjantaisin klo 9 – 20. Lisäksi Riksarkivet on auki kunkin kuun viimeisenä lauantaina kesäaikaa lukuun ottamatta klo 9 – 15. Tällaisetkin muutokset ovat toki harkinnan arvoisia ja niistä kuulemme mielellämme kommentteja.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja