EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen liikkumavara

Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät 27.4.2016 Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus). Tietosuoja-asetus on velvoittavaa sääntelyä ja sitä sovelletaan sellaisinaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen.

Tietosuoja-asetuksella korvataan EU:n henkilötietodirektiivi (95/46/EY), ja sen kansalliseksi täytäntöönpanemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999) säännökset niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely kuuluu asetuksen soveltamisalaan.

Digitalisaatiota edistämässä

Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.

Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.

Kansallisarkisto mukana kehittämässä käsinkirjoitetun tekstin tunnistusta

Kansallisarkisto on mukana vuoden 2016 alussa käynnistyneessä READ-hankkeessa, jonka tarkoituksena on mullistaa käsinkirjoitetun tekstin tunnistus. Tämä on tarkoitus toteuttaa tuomalla yhteen eri alojen vahvuudet ja asiantuntemus. Asiantuntemus koostuu arkistojen, tutkijoiden, sovelluskehittäjien ja vapaaehtoisten osaamisesta ja panoksesta.

Kuva kuin tuhat sanaa - arkistolaitos paperista biteiksi ja kuviksi?

Jos arkistolaitokseen pitäisi liittää yksi kuvaileva sana ja huomio (!), yksi sana ainoastaan, olisi se sana vuosikymmenten ajan voinut olla vaikkapa paperi. Esimerkiksi. 

Paperiahan arkistoissa riittää: hyllykilometreittäin tuomiokirjoja, pinkkakaupalla asiakirjoja, päättymättömiä kansio- ja kotelorivejä pullollaan päiväkirjoja, piirustuksia, muistilappuja, rakennussuunnitelmia, vanhoja kortteja ja kiehtovaa kirjeenvaihtoa. Rivit ja rivien välit huokuvat tarinoita ihmisten, aatteiden ja kansakuntien kohtaloista historian ristiaallokossa

Mutta maailma muuttuu. Paperi muuttuu biteiksi. Digitaalinen asiakirjanhallinta luo syntysähköistä materiaalia ja digitoinnin uudet välineet tallentavat vanhat asiakirjat ja arkistot kuviksi. Kuviksi tuomiokirjoista, kuviksi kantakorteista, kuviksi päätöslauselmista – ja tietenkin myös digitoiduiksi kuviksi arkistoiduista valokuvista. (Kannattaa muuten vilkaista vaikkapa Digitaaliarkistoon tallennettuja 1800-luvun lopun luotsi- majakkakuvia, jotka on digitoitu suoraan vanhoista lasinegatiiveista. Hienoja!)

  

Digitaalisen maailman levitessä arkistoalan käytäville, nousee myös isoja kysymyksiä esiin. Arkistolaitoksen tarkoitushan on säilyttää kulttuuriperintöämme ja tuoda sitä tutkijoiden saataville. Aineistoa menneestä ja nykypäivästä, tutkijoille tänään ja tulevaisuudessa. Miten voimme turvata materiaalien pysyvän säilyvyyden? Kuka päättää, mikä on tärkeää? Onko kuva asiakirjasta yhtä pätevä kuin konkreettinen paperinen asiakirja? Näitä digitaalisuuteen liittyviä kysymyksiä käsitellään, kun uutta arkistolakia suunnitellaan. Lakipykälien lisäksi tarvitsemme myös uusia käytäntöjä ja metatietojärjestelmiä, jotta infopaljous järjestyy käyttöön ja säilöön järkevästi myös paperisen aikakauden jälkeen. Siksi tarvitaan vaikkapa AHAA:n kaltaisia hankkeita.

Digitaalisuudesta, kuvien ja bittien maailmasta sekä uudesta arkistolaista puhutaan myös uusimmassa Aktissa, joka tässä digitaalikuvassa lojuu paperisena vedosversiona päätoimittajan tarkastelussa. Digitaalisenakin lehti toki on aikanaan luettavissa, mutta uusimman numeron julkaisua saadaan vielä hetki odotella. 

Mikä voisi olla arkistolaitoksen uusi kuvaileva sana, joka hivuttautuu paperin rinnalle?

Sari Saaristo
Kansallisarkiston viestintä