Poimintoja Kansallisarkiston asiakaskyselystä 2019

Kansallisarkiston asiakaspalveluun ja verkkopalveluihin kohdistunut kysely oli tänä vuonna avoinna kaksi viikkoa ja se toteutettiin sekä verkossa että paperiversiona toimipaikkojen tutkijasaleissa. Vastauksia saimme verkossa ennätysmäärän, 440 kappaletta. Paperikyselyitä palautui 24 kappaletta, joten seuraava kysely toteutetaan ainoastaan sähköisenä. Edellinen, yksinomaan sähköisenä toteutettu kysely vuonna 2017 tuotti 160 vastausta.

Naisten arkistoja Oulun maakunta-arkistossa

”Arkistoihin kelpaavat vain näkyvät valtakunnan tai alueellisen tason vaikuttajien arkistot”, niinpä naisten arkistojakaan ei ole paljon tallessa menneiltä vuosikymmeniltä. Tämän väitteen paikkansa pitävyyden tutkimiseen tarjoutui tilaisuus, kun Oulun Historiaseuran 80-vuotisjuhlakirjaan kuulutettiin kirjoittajia ja kun oli alkamassa selvitys siitä, millaisia yksityisarkistoja oli vuosikymmenten kuluessa päätynyt arkistolaitokseen.  

Tässä joitakin kurkistuksia OMA:n naisten henkilöarkistoihin:

Naisten henkilöarkistoja on otettu vastaan OMA:oon paljon enemmän kuin ne noin 40 arkistoa, jotka aikanaan nimettiin, järjestettiin ja luetteloitiin naisen arkistona. Tämä johtuu siitä, että aina 1990-luvulle asti luovutetut henkilöarkistot nimettiin ja järjestettiin ns. pääarkistonmuodostajan mukaan. Koska tämä oli useimmiten mies, kyseisen miehen arkiston yhteydessä luovutettu vaimon, tyttären, sisaren, äidin tai anopin arkisto sisältyi miehen arkistoon   -    ja käytännössä hukkui manuaalisten luetteloiden aikakaudella tutkimuksen ulottumattomiin. Vasta kun arkistotietokanta Vakkaan määriteltiin ja nimettiin nämä sisältyvät arkistot omiksi arkistonmuodostajikseen, OMA:n naisten arkistot muuttuivat näkyviksi.  

OMA:ssa oli elokuussa 2012 yhteensä n. 440 naisten arkistoa, joista n. 300 oli luovutettu sen jälkeen, kun OMA muutti Arkistokadulle 1983 ja oli taas tilaa ottaa yksityisarkistoja vastaan. Kun arkistolaitoksessa oli elokuussa 2012 yhteensä n. 4300 henkilöarkistoa, joista n. 25 % oli naisten arkistoja, OMA:ssa oli 1069 henkilöarkistoa, joista 41,2 % oli naisten. Vanhin naisarkistonmuodostaja oli 1788 syntynyt Christina Elisabet Antman, jonka arkisto (2 cm, 1840 - 1857) sisältää velkakirjoja, kuolinilmoituksen sekä kirjeen lapsenlapselta ja joka luovutettiin OMA:oon yhtenä ensimmäisistä yksityisarkistoista vuonna 1933 osana Antmanin kauppahuoneen arkistoa. 

Valtaosa naisten arkistoista oli hyvin pieniä: n. 85 % oli alle 10 cm:n laajuisia. OMA:n laajin naisen arkisto, rehtori Annikki Hulkon arkisto, oli 4,5 hm  -  koko arkistolaitoksen laajin oli 44,4 hm. Yhteensä OMA:ssa oli 52,6 hm naisten henkilöarkistoja, jotka olivat keskimäärin 0,16 hm.

Laajuutta oleellisempaa tutkijan kannalta on kuitenkin arkistojen sisältö. OMA:n naisten arkistojen tavallisinta sisältöä olivat saapuneet kirjeet. Koska kirjeet olivat menneinä vuosikymmeninä tapa pitää yhteyttä läheisiin, etenkin naisten keskinäiset kirjeet sisältävät pääosin arjen kuulumisia ja niistä heijastuu naisen huolehtijan ja hoivaajan rooli perheen ja suvun jäsenenä. Tämä ei aina ole ollut historiantutkijoiden kiinnostuksen kohteena. Kun osa naisten arkistoista sisältyy OMA:n laajoihin sukuarkistoihin, Simelianaan (Simelius-Simojoki suvun jäsenten arkistoja sisältävät kokoelma sisältää naisten arkistoja n. 30 kpl) ja Heikelianaan (Heikel-Heikinheimo – suku; n. 40 kpl) sekä Laestadiana-kokoelmaan (lestadiolaisen herätysliikkeen eri suuntauksiin lukeutuvien henkilöiden ja yhteisöjen arkistoista koostuva kokoelma; n. 30 kpl), pientenkin kirjeitä sisältävien naisten arkistojen merkitys on kokoaan suurempi osana laajaa kokoelmaa.

Arkistotason tietosisällön kuvailun ja asiasanoituksen perusteella OMA:n naisten arkistoissa on kaksi aihepiiriä ylitse muiden: sotiin ja uskonnollisuuteen liittyvät aiheet. Naisten arkistoille annetuista kaikkiaan 387 asiasanasta vain 11 esiintyi yli 10 arkistossa, ja näistä puolestaan yhdeksän liittyi sotiin tai uskonnollisuuteen. Sota-aika heijastui vahvasti elämään kotirintamallakin, ja uskonnollisuus vaikutti menneinä vuosikymmeninä jokapäiväiseen elämään vahvasti. Tämän lisäksi voi olla kyse siitä, että aineiston kuvailijan on helppo tunnistaa, kuvailla ja asiasanoittaa sota-aikaan ja uskonnollisuuteen liittyvää, sillä aineistomääriin suhteutettuna esimerkiksi sota-aika ei ihan sellaisena aineistokasaumana erotu kuin asiasanoituksen yleisyyden pohjalta olettaisi. Yllättävänä voi ehkä pitää, että tunteisiin liittyviä asiasanoja naisten arkistoilla oli niukasti  -  pääosa kuvailijoistakin on ollut naisia. 

Ammatin voisi olettaa vaikuttavan arkiston tietosisältöön, mutta vaikutus osoittautui odotettua niukemmaksi. Laajemmissa naisten arkistoissa ammatti heijastui selvemmin tietosisällössä, mutta pienissä arkistoissa sisällön niukkuuden ja rippeenomaisuuden seurauksena ammatti jäädä merkityksettömäksi, kun esimerkiksi harrastustoiminta dominoi tietosisältöä. Eniten OMA:ssa oli opettajien (50 kpl) ja sairaanhoitajien (10 kpl) arkistoja. Vanhin nainen, jonka ammatti mainitaan, oli 1825 syntynyt kauppias Josefa Annette Hedmansson.

Paitsi kuvailun teoreettinen tausta ja soveltamisohjeet sekä kuvailijan koulutustausta, tutkijoiden tarpeiden tuntemus tai ”kuvailunarvoisen tunnistamisherkkyys” myös arkiston järjestämistapa ja – tarkkuus vaikuttavat kuvailuun ja asiasanoitukseen. Nämä vaikuttavat samalla luonnollisesti niihin tuloksiin, joita tutkija saa tietokantoja käyttäessään. Tutkijan kannattaa tehdä monipuolisia hakuja mutta myös muistaa, että jatkuvasti osa henkilöarkistoista on järjestämättömiä tai tietosisällöltään täysin tai osin kuvailemattomia tai asiasanoittamattomia tai riittämättömästi tutkijan tarkan kysymyksenasettelun näkökulmasta kuvailtuja ja siten hakutuloksen ulkopuolella. Se, mitä on kuvailtu, ja se, mitä kokoelmissa on, eivät ole sama asia. Henkilöarkistojen käyttöön vaikuttavat myös tietosuojalainsäädäntö sekä luovuttajan mahdollisesti asettamat käyttörajoitukset, joiden vuoksi tutkija ei kotikoneellaan vielä pääse virtuaalitutkijasaliin henkilöarkistojen pariin, vaikka henkilöarkistoja olisikin digitoitu.

Mitä aukkoja OMA:n naisten arkistojen kokoelmassa oli? Etnisiä vähemmistöjä edustavien naisten arkistoja ei juuri ollut; tosin osaltaan tähän tulokseen vaikuttaa se, että etnisiteetti on arkaluonteinen henkilötieto ja siten henkilötietolainsäädännön mukaan sitä ei myöskään tietosisällön kuvailuissa voi avokätisesti kertoa. Maahanmuutto ja maastamuutto eivät olleet tyydyttävästi edustettuina. Myöskään yhteiskunnallisena vaikuttajana pohjoinen nainen ei vielä riittävästi esiintynyt OMA:n kokoelmissa.

 

Vuokko Joki, Maakunta-arkiston johtaja

Oulun maakunta-arkisto

Arkistoasiakkaan paras ystävä

Asiakirjat sisältävät valtavan määrän tietoa, jota ilman yhteiskunta ei toimisi. Asiakirjoilla on myös tärkeä merkitys monenmuotoisen tutkimuksen lähdeaineistona sekä kansalaisen tiedontarpeiden ja uteliaisuuden tyydyttäjänä.

Aivan niin kuin kirjastossa säilytettävät kirjat ja muut julkaisut, arkistoissa säilytettävät asiakirjat täytyy tietenkin paikallistaa, ennen kuin ne voidaan saada käyttöön. Nykyään tämä tapahtuu paljolti hakujärjestelmien avulla. Järjestelmien toimivuus riippuu paitsi teknisistä ratkaisuista myös siitä tiedosta, mitä järjestelmiin on hakukohteista tallennettu. Tämä ”tieto tiedosta” on kuvailutietoa.

Arkistokuvailu kerää ja tallentaa tietoa asiakirjallisesta tiedosta (tai yleisemmin tiedosta, jota käsitellään asiakirjallisena) tarkoituksenaan parantaa sen hallintaa ja käytettävyyttä. Historian varrella arkistoinstituutiot, virastot ja muut organisaatiot ovat käyttäneet monenlaisia välineitä kuvailutiedon esittämiseen: lähdejulkaisuja, lähdeoppaita, diaareja, kortistoja, arkistoluetteloita, arkistointisuunnitelmia jne. Arkistolaitoksen säilyttämien arkistoaineistojen kuvailutiedot löytyvät nykyään sähköisessä muodossa mm. arkistotietokannoista (Vakka, Aarre), Digitaaliarkistosta ja Arkistojen Portista. Arkistolaitoksen Astia-verkkopalvelun hakukeinot perustuvat viitetietokantoihin tallennettuihin kuvailutietoihin.

Arkistokuvailu poikkeaa kirjastojen ja muiden tietopalvelulaitosten harjoittamasta kuvailusta yhdessä keskeisessä suhteessa. Kuvailu ei palvele ensisijaisesti tiedonhakua vaan tiedon ymmärrettävyyttä ja todistusarvoa. Lähtökohtana on, että asiakirjallinen tieto kadottaa todistusvoimaansa, ellei sitä kiinnitetä siihen toimintayhteyteen, jossa se on syntynyt ja jossa sitä on käsitelty. Paperisessa asiakirjamaailmassa asiakirjojen sitominen toimintayhteyteensä on tapahtunut pitkälti arkistoinnin eli fyysisen järjestyksen avulla.  Digitaalisessa maailmassa kuvailu on ainoa keino toimintayhteyden dokumentoimiseen.

Asiakirjojen sisältöön perustuva tiedonhaku on ollut arkistoille ikuisuusongelma. Tämä johtuu monesta seikasta. Ensinnäkin asiakirjoja ei pidä järjestää sisällön mukaan, jos se merkitsee niiden erottamista alkuperäisestä toimintayhteydestään. Toiseksi asiakirjoja kertyy niin suuria määriä, että asiahakemistoja ja sisällönkuvauksia on voitu laatia vain rajoitetusti. Kolmanneksi edellä mainittu arkistokuvailun näkökulma vaikuttaa käytännössä edelleen niin, että tiedonhakua edistetään kuvailun ensisijaisen tehtävän ehdoilla. Voidaan jopa argumentoida, ettei asiahakemistojen ja vastaavien tiedonhaun apuvälineiden luominen ole oikeaa arkistokuvailua.

Neljänneksi, vaikka arkistot ja muut asiakirjallista tietoa hallinnoivat organisaatiot ovat varsinkin 1980-luvulta lähtien hyödyntäneet tietotekniikkaa asiakirjahallinnossaan ja tietopalvelussaan, panostukset sisällöllistä tiedonhakua edistävän kuvailutiedon sähköiseen tallentamiseen ovat jääneet puutteellisiksi.  Arkistolaitoskin voi katsoa asiassa peiliin. Vain osa arkistolaitoksen aineistoista on kyetty kuvailemaan ohjeistetusti. Tästä seuraa, että esimerkiksi Astia-palvelun hakutulos aiheenmukaisissa hauissa jää kovin vajaaksi.

Arkistolaitos on yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa ryhtynyt uudistamaan arkistokuvailua. Tarkoituksena on saada aikaan kuvailusäännöt, jotka ottavat huomioon kaiken arkistollisin periaattein käsitellyn tietoaineiston ja kaiken kuvailutiedon, jota aineiston synnyn, käsittelyn ja käytön aikana kertyy. Toisin sanoen hankkeen kunnianhimoisena tavoitteena on luoda kattavat säännöt asiakirjallisen tiedon toimintayhteyden kuvailulle.

Nähtäväksi jää, miten uusi kuvailu onnistuu vastaamaan arkistoasiakkaiden tiedonhaun tarpeisiin. Arkistossa asiakkaan paras ystävä on perinteisesti ollut arkistonhoitaja-asiakaspalvelija. Voiko kuvailusta tulla joskus arkistoasiakkaan paras ystävä? Ja jotta niin kävisi, joutuvatko asiakkaat itse kuvailemaan ne aineistot, joita he eniten tarvitsevat, tavalla, jonka he näkevät parhaaksi?

Anssi Lampela

Ylitarkastaja

Oulun maakunta-arkisto