Poimintoja Kansallisarkiston asiakaskyselystä 2019

Kansallisarkiston asiakaspalveluun ja verkkopalveluihin kohdistunut kysely oli tänä vuonna avoinna kaksi viikkoa ja se toteutettiin sekä verkossa että paperiversiona toimipaikkojen tutkijasaleissa. Vastauksia saimme verkossa ennätysmäärän, 440 kappaletta. Paperikyselyitä palautui 24 kappaletta, joten seuraava kysely toteutetaan ainoastaan sähköisenä. Edellinen, yksinomaan sähköisenä toteutettu kysely vuonna 2017 tuotti 160 vastausta.

Sähköiset palvelumme monipuolistuvat

Oletko jo kuullut Suomi.fi-palveluista? Ei hätää, jos et ole, mutta ensi syksystä eteenpäin et todennäköisesti voi välttyä tutustumasta näihin palveluihin tarkemmin, mikäli käytät julkishallinnon sähköisiä palveluita. Suomi.fi-palvelut on suunnattu kansalaisille, viranomaisille ja yrityksille. Palveluiden kehittämisestä vastaavat valtiovarainministeriö, väestörekisterikeskus sekä valtiokonttori. Kansalaisille palveluista tulevat tutuiksi Suomi.fi-tunnistus, Suomi.fi-verkkopalvelu, Suomi.fi-valtuudet, Suomi.fi-viestit sekä Suomi.fi-maksut. Suurin osa näistä palveluista tulee koko julkishallinnon käyttöön, myös Kansallisarkistolle. Miten se tulee näkymään Kansallisarkiston asiakkaille?

Viranomaisarkistojen käyttölupakäytänteet

Kansallisarkistossa säilytettävät viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Julkiset asiakirjat ovat jokaisen vapaasti tutkittavissa toimipaikkojen tutkijasalissa tai digitaaliarkistossa. Osa Kansallisarkiston aineistosta on kuitenkin käyttörajoitettua. Tämä voi johtua useammasta syystä.

Asiakastyytyväisyyskyselyssä risuja ja ruusuja Kansallisarkistolle

Kansallisarkistossa toteutettiin tietopalvelun asiakaspalveluun ja verkkopalveluihin kohdistunut kysely alkuvuodesta. Asiakastyytyväisyyttä tiedusteltiin ensi kertaa yksinomaan sähköisesti. Edelliseen vuonna 2014 perinteisesti tutkijasaleissa toteutettuun kyselyyn vastasi runsaat 400 asiakasta, kun nyt kyselyyn vastasi noin 160 asiakasta. Vastanneista neljännes kertoi käyttävänsä yksinomaan Kansallisarkiston verkkopalveluita.

Tietopyynnöt Kansallisarkistoon

Kansallisarkiston digitoitu aineisto ei vastaa kaikkiin mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Ja vaikka Arkistojen Portti antaakin vinkkejä omatoimisen tutkimuksen tekemiseen, niin aina oma aika tai taito ei riitä. Tällöin Kansallisarkistolle voi tehdä tietopyynnön, kunhan se on riittävän yksilöity eli siihen pystytään vastaamaan esimerkiksi maksullisella jäljennöksellä jostakin asiakirjasta.

Mitä olet ehkä pohtinut Astia-verkkopalvelua käyttäessäsi, mutta et ole tullut koskaan kysyneeksi

Kannattaako Astia-verkkopalvelun käyttäjäksi rekisteröityä? Saako rekisteröitynyt käyttäjä enemmän hakutuloksia?

Kyllä ja ei. Astia-verkkopalvelun haku on vapaasti kaikille käytettävissä ja kokeiltavissa. Haun toiminnallisuuksissa ja vaikkapa hakutuloksen rajausmahdollisuuksissa ei ole eroja rekisteröityneen ja ilman rekisteröitymistä palvelua käyttävän välillä. Yksi merkittävä ero on kuitenkin olemassa. Sellaiset henkilö- ja sukuarkistot, jotka sisältävät 100 vuotta nuorempia asiakirjoja, eivät ole haun piirissä, jos hakua käyttää ilman rekisteröitymistä. Rajauksen taustalla on henkilötietoja suojaava lainsäädäntö.

Uusia mahdollisuuksia sotahistorian ja puolustushallinnon historian tutkimiselle

Kunnostusprojekti mahdollisti paremman käytettävyyden.

Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun avulla haettavan ja tilattavan aineiston määrä lisääntyi kerralla lähes 20 hyllykilometriä viime vuoden lokakuussa. Tämä johtui siitä, että entisen Sota-arkiston aineistojen kunnostusprojektin myötä sota-ajan puolustushallinnon ja suojeluskuntien aineistojen tiedot saatiin kattavasti sähköiseen muotoon ja siten Astia-palvelun avulla haettavaksi.

Puolustushallinnon materiaalia on Astia-haun piirissä noin vuoteen 1945 asti. Vuoden 1945 jälkeen muodostuneiden aineistojen luettelotietoja syötetään sähköiseen muotoon ja koko ajan entistä enemmän aineistoa on uuden sähköisen haun piirissä. Toistaiseksi puolustushallinnon aineistoja haettaessa kannattaakin käyttää rinnakkain vanhaa Aarre-arkistorekisteriä ja Astia-palvelua.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?
Aiemmin kyseiset aineistot olivat pelkästään Aarre-arkistorekisterin haun ulottuvissa. Aarteessa aineistojen haku voitiin kohdistaa vain joukko-osastojen tai muiden yksiköiden nimiin tai asiakirjojen arkistotunnuksiin. Astia-palvelussa haku voidaan kohdistaa näiden lisäksi kaikkeen siihen tietoon, joka Aarre-tietokantaan on aineiston kohdalle syötetty. Hakujen ulottuminen kaikkeen tietokantaan syötettyihin kenttiin avaa uusia mahdollisuuksia tiedon haulle ja tutkimuskohteiden haarukoinnille.

Aiemmin Aarteen ja paperisten arkistoluetteloiden kanssa operoidessaan tutkijat ja arkiston henkilökunta joutuivat tietoon tai valistuneisiin arvauksiin luottaen päättelemään minkä puolustushaaran, aselajin, joukko-osaston tms. asiakirjojen joukosta tutkimuksen kohteena oleva asia saattaisi löytyä. Tämä oli usein aikaa vievää ja vaati usein Aarteen käyttäjiltä melkoista tuntemusta puolustushallinnon organisaatiosta ja asiakirjoista. Esimerkiksi haettaessa hakusanoilla pikakiväär* tai korsupiirustu* ei saada yhtään osumaa. Tällaisissa tapauksissa on tutkijan pitänyt päätellä, että tietoja pikakivääreistä saattaisi löytyä esimerkiksi puolustusministeriön taisteluvälineosaston aineistoista.

Korsupiirustusten löytäminen Aarteen kätköistä on ollut vieläkin hankalampaa. Sen sijaan, haettaessa samoilla hakusanoilla Astia-verkkopalvelusta, saadaan tulokseksi 255 ja 19 hakuosumaa. Heti hakuosumat saatuaan asiakas näkee myös minkä yksiköiden aineistoista kyseistä tietoa on löydettävissä. Muutos haussa nopeuttaa valtavasti tutkijoiden ja henkilökunnan työtä ja takaa tarkemman, paremman ja ennen kaikkea laajemman osumatarkkuuden tietoja etsittäessä.

Kesämökkipiirustukset turvallisuusorientoituneelle ihmiselle. Kansallisarkisto, Jalkaväkirykmentti 38. I pataljoonan esikunta, Perus 2812/1.

Mitä muuta Astia tuo muassaan?

Aarteen avulla ei myöskään pystynyt tekemään suoraan tilauksia tutkijasaliin. Sen sijaan rekisteröityneet asiakkaat pystyvät Astian avulla tekemään tutkijasalitilauksia puolustushallinnon aineistoista ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi käyttörajoitettuihin aineistoihin voi hakea Astiassa lupaa sähköisesti, kun lupa piti aiemmin täyttää paikan päällä paperilla.

Tulevaisuudessa, kun kaikki Kansallisarkistossa säilytettävä puolustushallinnon materiaali on syötetty kokonaisuudessaan sähköiseen muotoon, ei asiakkaiden enää tarvitse käyttää Aarretta ja Astiaa rinnakkain. Kaikki onnistuu niin sanotun yhden luukun periaatteella Astian avulla.

Ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto
Kuvan löydät parempilaatuisena Kansallisarkiston Flickr-sivuilta.

Torstai on toivoa täynnä eli kertomus Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalista eräänä toukokuisena torstaipäivänä

Päivän ensimmäiset asiakkaat saapuivat Hämeenlinnan maakunta-arkistoon pian pääovien mekaanisten hakasten ja sähköisten lukkojen aukaisemisen jälkeen kello 9.00. Tutkijasalin avaaminen ei kuitenkaan ollut varsinaisesti päivän aloitushetki. Edellisellä viikolla oli lähetetty ja maakunta-arkistossa vastaanotettu ensimmäiset asiakirjatilaukset Astia -haku- ja tilauspalvelun verkkoliittymästä tätä torstaita varten. Etukäteistilauksia tuli ainakin kuudelta tutkijalta, joista yksi tilasi valmiiksi asiakirjoja Astian tutkijasalikäyttöliittymän avulla edellisellä käyntikerrallaan, muut viisi kotikoneeltaan.

Nämä asiakirjojen tilaajat olivat ystävällisesti lisätietolaatikkoon kirjoittaneet, milloin ovat tulossa aineistoja tutkimaan. Tämä tieto antaa vastaanottavalle arkistolaitoksen yksikölle aikaa joustavasti suunnitella aineiston hakuaikatauluja ja myös mahdollisuuden ennättää ottaa asiakkaaseen yhteyttä, mikäli tilauksessa on jotain täsmennettävää tai rajattavaa. Esimerkiksi Tampereen poliisilaitoksen osoitekortistojen kohdalla on syötetty yhden aikavälin kaikki kortistolaatikot Vakka-arkistotietokantaan yhtenä arkistoyksikkönä, jolloin näihin kohdistuva asiakirjatilaus vaatisi jopa 101 kortistolaatikon toimittamista tutkijasaliin. Näiden Vakka-tietojen luettelointi on tehty jo paljon ennen tätä googlemaista tiedonhakuaikaa, mihin Astian hakutekniikka perustuu. Osoitekortteihin kohdistuneiden tilausten tai muulla tavalla epäselväksi jäävien tilausten yhteydessä pyritään olemaan asiakkaisiin yhteydessä etukäteen, jotta asiakkaalle ehditään hakemaan tutkittava aineisto ennen hänen saapumistaan.

Tutkijasalipäivä oli maakunta-arkiston näkökulmasta niin sanotusti hyvä eli vilkas päivä. Tutkijoita paikan päällä kävi torstaina 24 henkeä tutkijakirjan mukaan. Päivän aikana tietopalvelusihteeri Oskar Wistbacka sai merkittyä tutkijasaliin toimitetuiksi kaikkiaan 343 säilytysyksikköä arkistomakasiineista. Valtaosa tilatuista aineistoista oli julkista, mutta päivän aikana tutkijat laittoivat vireille ja heille myönnettiin käyttö- ja/tai kopiolupia käyttörajoitettuihin aineistoihin. Usein, kuten nytkin, käyttörajoitetut aineistot olivat 100 vuotta vanhoja tai sitä nuorempia henkilörekistereitä. Etukäteen Astian kautta tilattaessa voi asiakas laittaa myös aineistoihin mahdollisesti liittyvät käyttöhakemukset vireille. Silloin nekin tulee valmiiksi hoidettua ennen varsinaista tutkimuspäivää. 

Päivän aikana tutkijasalipäivystäjät vastasivat monta kertaa maakunta-arkiston vaihdepuhelimeen, ottivat vastaan asiakirjatilauksia ja opastivat tutkijoita käyttölupien hakemisessa. Päivän vilkkauteen vaikutti osaltaan se, että Hämeenlinnan maakunta-arkistossa on torstaisin pitkä päivystysaika eli tutkijasali on auki kello 19.00 saakka. Iltapäivystys on koordinoitu Kansallisarkiston iltapäivystyksen kanssa niin, että pitkät päivystysajat eivät osu samalle illalle. Erityisesti pitkämatkalaiset tutkijat ovat oppineet hyödyntämään torstait hyvin niin, että he usein tulevat paikalle aamupäivästä ja varaavat koko illan tutkimiseen, vaikka sattuisikin sitten niin, että ehtisivät aikaisemmin käymään läpi tutkittavat aineistonsa.

  
Pieni asiakaskierros tutkijasalissa paljasti, että sukututkija Anneli Väli-Sipilä oli paikalla tutkimassa aineistoja sukututkimusopettaja Anja Nieminen-Porkan vetämällä  Kadonnen isän löytäminen  -kurssilla opittujen vinkkien avulla.  Maantieteellisesti Anneli liikkui Hauho – Vanaja – Tammela – Hämeenlinna -akselilla ja ajallisesti 1800 -luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä. Etsimisessä hän käytti ainakin seurakuntien rikos- ja/tai sakkoluetteloita ja alioikeuksien tuomiokirjoja.  Torstaille sattuneen tutkimuspäivän valintaan taisi vaikuttaa myös se, että Anneli oli luvannut tarjota kahvit kiitoksena saamastaan avusta sukututkijakollega Maarit Tillmanille, joka pitkämatkalaisena oli päässyt nyt Hämeenlinnassa käymään.  Maarit puolestaan toivoi löytävänsä ”edes jotain” sukulaismiehestä, joka oli 1810-luvulla toiminut nimismiehenä.  Toive toteutui, sillä hän löysi sukulaismiehen tiedon, että tämä oli toiminut varanimismiehenä, erotettu työstään ja miksi näin oli tapahtunut. Jos nimismieheltä ja kahvinjuonnilta jäisi aikaa, oli Maaritilla mietittynä myös vuoden1918 tapahtumiin liittyvää tutkittavaa.

Opettaja ja jatko-opiskelija Mika Puhakka on muutaman kuukauden aikana käynyt Hämeenlinnan maakunta-arkistossa useamman kerran tutkimassa systemaattisesti maakunta-arkiston piirin alueella toimineiden kansakouluntarkastajien arkistoja. Samoja aineistoja hän on käynyt tutkimassa väitöskirja-apurahan turvin jo useammassa maakunta-arkistossa alkuvuoden aikana. Väitöskirjaa varten hän kerää tietoja siitä, kuinka karjalaisten kansakouluopettajien työurat jatkuivat eteenpäin/edelleen luovutetulta alueelta lähdön jälkeen.

Sukututkijaopettaja Erkki Tiensuu soitti klo 14.55 autostaan maakunta-arkiston vaihteeseen. Hän tilasi tutkijasaliin toimitettavaksi Tammelan tuomiokunnan Jokioisten käräjäkunnan lainhuutoasiakirjoja 1920-luvun alusta.  Käy se asiakirjatilauksen tekeminen näinkin! Varsinkin kun talon tavat tunteva asiakas muistaa, että viimeisten asiakirjatilaukset tulee jättää kello 15.00 mennessä – näin valitettavasti myös pitkinä päivystysiltoina.  Päivystäjä syötti tässä tapauksessa tilauksen Astia-tilauspalveluun asiakkaan puolesta, ja Erkin tullessa paikalle oli asiakirjat ehditty hakea hänelle valmiiksi. Hän kertoi, että ehtisi niihin tutustua ja vähän esimerkkejä kuvata syksyn sukututkimuskurssia varten ennen kello 18 alkavaa paikallisen sukututkimusseuran järjestämää esitelmätilaisuutta.

Hämeenlinnan sukututkimusseuran järjestämä tilaisuus osaltaan selittää myös päivän vilkkautta. Yhdistys järjestää kokous- ja esitelmätilaisuuksia sekä sukututkimusneuvontaa maakunta-arkiston tiloissa keväisin ja syksyisin juuri torstai-iltaisin. Tällä kertaa FM Jens Nilsson kertoi perukirjoista suku- ja pukuhistorian lähteinä. Erityisesti tarkastelun kohteena Nilssonilla oli perukirjojen antamat tiedot esivanhempiemme vaatetuksesta 1700-luvulla. Esitelmää siirtyi tutkijasalista kuuntelemaan useita asiakkaita, ja lisäksi sitä varten tuli paikalle seuran aktiivijäseniä ja muita aiheesta kiinnostuneita. Esitelmää oli kuuntelemassa 29 historian ja/tai muodin ystävää.

Kello 19 sitkeimmätkin asiakkaat joutuivat luovuttamaan ja poistumaan, viimeistään päivystäjän kohteliaan, mutta päättäväisen elekielen saattelemana. Onneksi seuraavana päivänä tai seuraavana torstaina on taas mahdollisuus tulla kokemaan etsimisen iloa ja tekemään yllättäviä löytöjä.

Susanna Taipale
ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualueen esimies
Hämeenlinnan maakunta-arkisto 

Monta reittiä, yksi päämäärä

On varmaan aika tavallista, että haemme tietoa erilaisista hakupalveluista aina samalla tavoin ja samaa reittiä.  Jos tapa vielä on toimiva, niin harvoin tulee kokeiltua muuta. Tämä todettiin myös viime vuoden loppupuolella Oulun maakunta-arkistossa asiakkaille järjestetyissä tiedonhaun opastustilaisuuksissa. Tuttu reitti vie varmasti haluttujen sivujen äärelle. Tilaisuuksissa esille nousseiden kysymysten ja löytyneiden oivallusten pohjalta ajattelin jakaa joitakin havaintoja myös tätä kautta arkistolaitoksen digitoidun aineiston käyttäjille. Haluan haastaa teidät tiedon hakijat kokeilemaan vaihtoehtoisia reittejä tutun rinnalla. Ne voivat tarjota jotain uutta - ja kuulemma uuden oppiminen on aina hyvästä.

Digitaaliarkistossa on oma hakupalvelunsa, jonka avulla voi hakea joko hakusanalla tai selaamalla puunäkymää. Puunäkymä antaa yleiskuvan kaikista niistä arkistoista, jotka ovat joko osin tai kokonaan digitoitu. Kannattaa olla utelias, koska arkiston nimi ei aina paljasta digitoitujen asiakirjojen aihepiirejä. Puusta löytyy vaikkapa Oulun lääninhallitus. Koko arkistoa ei ole digitoitu, mutta asiakirjoja löytyy henkikirjoja tarvitseville sekä Lapin kullanhuuhdonnasta kiinnostuneille.

Myös Vakka-arkistotietokanta tarjoaa suoran reitin digitoituun aineistoon. Arkistoyksikön tiedoissa on mainittu, jos aineisto on talletettu digitaaliarkistoon. Linkin kautta pääsee suoraan käyttämään digitoitua aineistoa. Erillinen karttahaku tarjoaa mahdollisuuden rajata haku vain digitoituun aineistoon. Hakutuloksesta pääsee Vakan tavoin siirtymään suoraan digitaaliarkistoon tutustumaan aineistoon.

Astia-verkkopalvelu tarjoaa neljännen reitin digitoituihin aineistoihin. Astia-verkkopalvelun haku on käytettävissä myös ilman rekisteröitymistä järjestelmän käyttäjäksi. Tällöin haun piirissä evät kuitenkaan ole 100 vuotta nuorempia asiakirjoja sisältävät henkilö- ja sukuarkistot. Suuri osa digitoidusta aineistosta on kuitenkin haun piirissä jokaiselle käyttäjälle ilman rekisteröitymistä.

Astia-verkkopalvelun haku kohdistuu oletuksena sekä tutkijasalissa käytettävään aineistoon että digitoituun aineistoon. Haun voi halutessaan kohdistaa vain digitoituun aineistoon. Rajauksen voi tehdä joko ennen hakua tai hakutuloksesta. Ennen hakua rajausmahdollisuus löytyy aikarajaimen alta Lisää hakuvaihtoehtoja –linkin takaa. Avautuvasta Aineiston sijaintipaikka –valikosta valitaan vaihtoehto Digitaalinen aineisto. Hakutuloksesta rajaus tehdään valitsemalla vasemmalla olevista tarkennusvaihtoehdoista Rajaa hakutuloksia säilytyspaikan mukaan –kohdasta Digitaalinen aineisto.

Kannustan kokeilemaan Astia-verkkopalvelun hakuominaisuuksia myös digitoidun aineiston haussa, jos tämä reitti on vielä kokeilematta. Esimerkiksi hakusanayhdistelmällä kemi* henkikirja* hakutulokseen tulee sekä läänintileihin että henkikirjat-kokoelmaan sisältyviä henkikirjoja. Paikkakunnan nimellä voi myös etsiä digitoituja asiakirjoja. Hakusanassa kannattaa käyttää Astian katkaisumerkkiä eli tähteä, esim. kuusamo* tai paltamo*. Poikkeuksen muodostaa ainakin Ii, jota koskevia asiakirjoja kannattaa hakea hakusanalla iin, jos ei halua hakutulokseen myös Ristiinaa koskevia asiakirjoja tai kaikkien seurakuntien viinikassojen tilikirjoja.

Haku kohdistuu arkistojen, aineistojen ja esimerkiksi karttojen nimekkeisiin, ei itse asiakirjoissa oleviin tietoihin. Tästä syystä henkilön tai tilan nimellä tehty haku tuottaa harvoin tuloksia, vaikka aineistoa olisikin.  Yleensä kannattaa tehdä useampia hakuja, aloittaa esimerkiksi vähän laajemmalla haulla ja hyödyntää rajausmahdollisuuksia. Käyttörajoitettu aineisto ei ole tutkittavissa kotikoneelta.
Kaikki edellä esitellyt hakumahdollisuudet kohdistuvat samaan digitoituun aineistoon, joten kaikkien kautta saa nähtäväkseen saman aineiston. Tietojen päivittyminen eri järjestelmiin voi olla eriaikaista, joten kaikkein viimeisin digitoitu aineisto voi olla eri tahdissa eri järjestelmien haun piirissä. Esimerkiksi Astia-verkkopalvelussa uusien tietojen päivittyminen järjestelmään vie parisen viikkoa.

Kaikissa järjestelmissä on omat ohjeensa, jotka opastavat juuri kyseisen järjestelmän haun tekemisessä. Esimerkiksi Astia-verkkopalvelun ohjeissa, jotka löytyvät Tietoa palvelusta –linkin kautta, on neuvottu erilaisten haun rajausmahdollisuuksien käyttöä. Kannattaa tutustua ja kokeilla. Arkistojen Portti antaa myös vinkkejä aineiston hakemiseen. Palautekanavat palvelevat viestin viejinä arkistolaitoksen suuntaan. Niin - ja kysyäkin saa.

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto

Arkistoasiakkaan paras ystävä

Asiakirjat sisältävät valtavan määrän tietoa, jota ilman yhteiskunta ei toimisi. Asiakirjoilla on myös tärkeä merkitys monenmuotoisen tutkimuksen lähdeaineistona sekä kansalaisen tiedontarpeiden ja uteliaisuuden tyydyttäjänä.

Aivan niin kuin kirjastossa säilytettävät kirjat ja muut julkaisut, arkistoissa säilytettävät asiakirjat täytyy tietenkin paikallistaa, ennen kuin ne voidaan saada käyttöön. Nykyään tämä tapahtuu paljolti hakujärjestelmien avulla. Järjestelmien toimivuus riippuu paitsi teknisistä ratkaisuista myös siitä tiedosta, mitä järjestelmiin on hakukohteista tallennettu. Tämä ”tieto tiedosta” on kuvailutietoa.

Arkistokuvailu kerää ja tallentaa tietoa asiakirjallisesta tiedosta (tai yleisemmin tiedosta, jota käsitellään asiakirjallisena) tarkoituksenaan parantaa sen hallintaa ja käytettävyyttä. Historian varrella arkistoinstituutiot, virastot ja muut organisaatiot ovat käyttäneet monenlaisia välineitä kuvailutiedon esittämiseen: lähdejulkaisuja, lähdeoppaita, diaareja, kortistoja, arkistoluetteloita, arkistointisuunnitelmia jne. Arkistolaitoksen säilyttämien arkistoaineistojen kuvailutiedot löytyvät nykyään sähköisessä muodossa mm. arkistotietokannoista (Vakka, Aarre), Digitaaliarkistosta ja Arkistojen Portista. Arkistolaitoksen Astia-verkkopalvelun hakukeinot perustuvat viitetietokantoihin tallennettuihin kuvailutietoihin.

Arkistokuvailu poikkeaa kirjastojen ja muiden tietopalvelulaitosten harjoittamasta kuvailusta yhdessä keskeisessä suhteessa. Kuvailu ei palvele ensisijaisesti tiedonhakua vaan tiedon ymmärrettävyyttä ja todistusarvoa. Lähtökohtana on, että asiakirjallinen tieto kadottaa todistusvoimaansa, ellei sitä kiinnitetä siihen toimintayhteyteen, jossa se on syntynyt ja jossa sitä on käsitelty. Paperisessa asiakirjamaailmassa asiakirjojen sitominen toimintayhteyteensä on tapahtunut pitkälti arkistoinnin eli fyysisen järjestyksen avulla.  Digitaalisessa maailmassa kuvailu on ainoa keino toimintayhteyden dokumentoimiseen.

Asiakirjojen sisältöön perustuva tiedonhaku on ollut arkistoille ikuisuusongelma. Tämä johtuu monesta seikasta. Ensinnäkin asiakirjoja ei pidä järjestää sisällön mukaan, jos se merkitsee niiden erottamista alkuperäisestä toimintayhteydestään. Toiseksi asiakirjoja kertyy niin suuria määriä, että asiahakemistoja ja sisällönkuvauksia on voitu laatia vain rajoitetusti. Kolmanneksi edellä mainittu arkistokuvailun näkökulma vaikuttaa käytännössä edelleen niin, että tiedonhakua edistetään kuvailun ensisijaisen tehtävän ehdoilla. Voidaan jopa argumentoida, ettei asiahakemistojen ja vastaavien tiedonhaun apuvälineiden luominen ole oikeaa arkistokuvailua.

Neljänneksi, vaikka arkistot ja muut asiakirjallista tietoa hallinnoivat organisaatiot ovat varsinkin 1980-luvulta lähtien hyödyntäneet tietotekniikkaa asiakirjahallinnossaan ja tietopalvelussaan, panostukset sisällöllistä tiedonhakua edistävän kuvailutiedon sähköiseen tallentamiseen ovat jääneet puutteellisiksi.  Arkistolaitoskin voi katsoa asiassa peiliin. Vain osa arkistolaitoksen aineistoista on kyetty kuvailemaan ohjeistetusti. Tästä seuraa, että esimerkiksi Astia-palvelun hakutulos aiheenmukaisissa hauissa jää kovin vajaaksi.

Arkistolaitos on yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa ryhtynyt uudistamaan arkistokuvailua. Tarkoituksena on saada aikaan kuvailusäännöt, jotka ottavat huomioon kaiken arkistollisin periaattein käsitellyn tietoaineiston ja kaiken kuvailutiedon, jota aineiston synnyn, käsittelyn ja käytön aikana kertyy. Toisin sanoen hankkeen kunnianhimoisena tavoitteena on luoda kattavat säännöt asiakirjallisen tiedon toimintayhteyden kuvailulle.

Nähtäväksi jää, miten uusi kuvailu onnistuu vastaamaan arkistoasiakkaiden tiedonhaun tarpeisiin. Arkistossa asiakkaan paras ystävä on perinteisesti ollut arkistonhoitaja-asiakaspalvelija. Voiko kuvailusta tulla joskus arkistoasiakkaan paras ystävä? Ja jotta niin kävisi, joutuvatko asiakkaat itse kuvailemaan ne aineistot, joita he eniten tarvitsevat, tavalla, jonka he näkevät parhaaksi?

Anssi Lampela

Ylitarkastaja

Oulun maakunta-arkisto