Arkistonmuodostus Nyt?

Kolme kuukautta sitten pohdin viime töikseni entisessä työpaikassani tietojärjestelmien arkistonmuodostussuunnitelma-asioita; prosesseja, jotka eivät pysy yhden tehtäväluokan sisällä vaan tekevät hyppyjä muihin luokkiin; asiakokonaisuuksia, joiden metatietoja tulisi voida hyödyntää muiden asiaryhmien ohjaustietona; tehtäväluokituksen painotuksia; käyttäjäystävällisyyttä, käyttäjien vaihtelevia näkökulmia aineiston käyttöön ja heidän odotuksiaan toimivalta asiakirjahallinnalta.

Asiankäsittelyjärjestelmissä arkistonmuodostussuunnitelmalla on haaste pysyä kaiken tämän perässä ja työkalut suunnitelman ylläpitoon ovat vielä kauniisti sanottuna perinteisiä. Mallinnamme prosesseja yksiulotteisesti tehtäväluokkaputkeen, vaikka tehtävät usein oikeassa elämässä muodostavat verkostoja. Suuntaamme näkökulman yhteen tehtäväluokkaan, vaikka toiminnan seurannan tarpeita tulee useammalta suunnalta. Ja asiakirjahallinto ylläpitää AMS-tietoja naputtamalla ja monistamalla niitä taulukosta toiseen ja taulukoiden sisällä tai kokonaan uuteen muotoon.

Nämä mietteet välähtelevät toisinaan mieleen täällä Jyväskylän maakunta-arkistossakin. Viimeksi aihepiiriä käsiteltiin eilen maakunta-arkiston sähköisen asiakirjahallinnan koulutuksessa, ja mielenkiintoista on arvioida parhaillaan muodostuvia sähköisiä aineistoja arkistolaitoksen tulevaisuuden tietopalvelun kannalta. Arkistolaitoksen aineistonhallinnan ja tietopalvelun välineet ovat sähköistyneet, mutta varsinaiset sähköiset arkistot eivät vielä ole täällä. Järjestelmissä tuotettuja, paperille siirrettyjä arkistoja löytyy tietysti runsaasti ja digitoitua tietoakin paljon. Näiden aineistojen luonteelle on kuitenkin tyypillistä se, että lopputuloksessa näkyy takautuva arkistonhoitajan kädenjälki ja arkistolaitoksen panostus hakemistoihin ja tutkijapalveluun.

Asiakirjahallinto luo puitteet sähköiselle arkistonmuodostukselle, mutta asiankäsittelyjärjestelmissä muodostuvat arkistot heijastavat jatkossa myös järjestelmien käyttäjien näkemyksiä, valintoja ja viitseliäisyyttä. ’Sarjojen’ virtaviivaisuus ja kattavuus muodostuvat tai jäävät muodostumatta heidän toimintansa tuloksena. Järjestelmiin liittyvät systemaattisuutta luovat ominaisuudet kuten osoitekirjat, valmiit lomakkeet, koodistot tai toimintatavat ja ennen kaikkea se miten niitä on hyödynnetty, vaikuttavat niin ikään tiedonhaun tuloksiin ja monipuolisuuteen. Voi tosin olla, että hyvän tiedonhaun tuntomerkitkin määrittyvät jossain kohtaa uusiksi.

Selvitykset järjestelmien käyttöönotoista, kuvaukset toimintaperiaatteista ja uurastukset arkistonmuodostussuunnitelman rakentamiseksi alkavat olla tuttuja artikkeleista ja seminaareista, mutta vähemmän on kuultu arjesta, jossa järjestelmät ovat olleet jo hyvän aikaa tuotantokäytössä. Ensimmäinen polvi asiankäsittelyjärjestelmiä (ja muutakin sähköistä aineistonhallintaa) on sen ikäistä, että kokemusta sähköisestä arkistonmuodostuksesta on kertynyt yllin kyllin. Ennen kuin rynnätään tekemään seuraavaa vaihetta, olisi seurannan paikka: toimivatko nykyiset rakenteet ja opit?


Päivi Rossi
Ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Tuttavuutta tekemässä

On hienoa tuntea onnistuneensa. Kun joitakin hetkiä aikaisemmin kohtaamani uninen ja kovin vaitelias koululaisryhmä herää eloon ja esittää kysymyksiä laidasta laitaan, nuorissa tapahtunut muutos tuntuu kieltämättä hyvältä. Olen mitä ilmeisimmin onnistunut osoittamaan, että myös arkistossa voi viihtyä ja että menneisyyden tutkimisesta voi oikeasti innostua. Samalla esitän mielessäni toivomuksen, että viekää viestiä eteenpäin ja kertokaa muillekin, että arkiston kynnys on matala.

Esittelykierrokselle lähtiessäni mielessäni on lista perusasioista, joista haluan vieraille kaikissa tapauksissa kertoa. Valmistautumiseeni vaikuttavat tiedot ryhmän koosta, ikärakenteesta sekä harrastuneisuudesta historian ja asiakirjojen parissa. Käytettävissä olevan ajan määrä ratkaisee paljon esittelyn laajuudesta. Toki mietin etukäteen myös vierailun motiiveja. Aikuisten vierailussa lähtötilanne on yleensä tässä mielessä toisenlainen kuin mitä se on vaikkapa koululaisten kanssa. Aikuiset ovat harvemmin täällä opettajansa pakottamana, vaan pikemminkin oman kiinnostuksensa vauhdittamina.

Mitä sitten arkistosta ja asiakirjoista kerromme? Olivatpa vieraamme ketä tahansa, heille kerrotaan perustiedot arkistolaitoksen organisaatiosta ja tehtävistä. Esittelyn tämän osuuden laajuus vaihtelee herkästi vieraan kiinnostuksen mukaisesti. Myös kerrottaessa meille toimitetuista asiakirjoista, painotukset voivat olla vieraiden toiveiden vuoksi hyvin erilaisia. Kirkkohistorian opiskelijoille kerromme heidän oppiaineensa kannalta keskeisistä kirkollishallinnon ja seurakuntien asiakirjoista laajemmin kuin mitä samoista asiakirjoista kerromme esimerkiksi kylähistoriaa valmistelevalle työryhmälle. Asiakirjojen julkisuuskysymykset nousevat esille kaikkien vierailujen yhteydessä. Työvälineet asiakirjojen etsimiseksi saavat luonnollisesti esittelynsä, samoin kuin arkiston tarjoamat puitteet asiakkaiden omatoimiselle tutkimustyölle.

Arkisto voi olla vieraillemme täysin vieras ja uusi kokemus. Asetelma on eduksi, jos se ruokkii uteliaisuutta. Molempia osapuolia palkitsevan vuorovaikutuksen kehittymiselle on silloin erityisen otolliset olosuhteet. Aina ei näin ole, vaan sopiva tunnelma kehittyy hitaammin. Keskustelun ohjaaminen vierailijoille läheisiin asioihin vapauttaa yleensä kielenkannat. Vakka-tietokanta, Digitaaliarkisto ja Portti-ympäristöt ovat tässä asiassa suureksi avuksi. Vanhat käsialat kiinnostavat kaikkia. Koululaisryhmät puolestaan innostuvat helposti vanhoista kartoista, oppikoulun vanhasta rangaistuspäiväkirjasta ja 1800-luvun jälkipuoliskolta peräisin olevista vankien valokuvista. Eri aikakausien lainkäytön pohtiminen innostaa selvästi nuoria ja keskustelut heidän kanssaan ovat hauskoja ja antoisia.

Pyrkimyksenämme on lisätä arkistolaitoksen ja siellä säilytettävien asiakirja-aineistojen tunnettuutta. Asiakirjojen säilyttämisessä ei ole mitään mieltä, ellei niihin kätkeytyvää tietoa noudeta päivänvaloon ja jalosteta tutkimuksiksi. Esittelyt ovat hyvä, mutta monessa suhteessa rajallinen keino tunnettuuden lisäämiseksi. Sähköinen maailma ja kuuluisa sosiaalinen media ovat asiakkaiden saavutettavissa ympäri vuorokauden, joten aktiivinen läsnäolo niissä on luonteva osa arkistolaitoksen esittäytymistä. Olen kuitenkin ehkä vanhanaikainen väittäessäni, ettei sähköinen maailma tarjoa samanlaista yhteistä arkistokokemusta kuin mitä alkuperäisten asiakirjojen äärellä tapahtuva esittely onnistuessaan tekee. Hymy ja innostus toisen kasvoilla ovat aina enemmän kuin mitä hymiöt pystyvät välittämään.

Pekka Kauppinen
ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

Työ Titanic-näyttelyn takana

Kansallisarkisto julkaisi yhdessä maakunta-arkistojen kanssa Titanicin suomalaiset muistot –100 vuotta haaksirikosta näyttelyn 10. huhtikuuta 2012. Projektin suunnittelu aloitettiin jo helmikuussa 2012, mutta itse tulin projektiin mukaan hieman myöhemmin.

Joensuun maakunta-arkiston­­­ johtaja Jarno Linnolahti on arkistolaitoksen oma Titanic-asiantuntija, joten työ lähti liikkeille hänen keräämänsä tiedon ja Wikipedian pohjalta. Linnolahti on jo aiemmin koonnut lyhyet matrikkelit Titanicin 63 suomalaisesta matkustajasta. Tästä matrikkelista maakunta-arkistot valitsivat henkilöt, joita koskevia asiakirjoja he ryhtyivät etsimään. Osasta henkilöitä tietoa löytyi enemmän ja osasta vähemmän. Esimerkiksi Ruotsinpyhtäältä kotoisin olevista henkilöistä tietoa löytyi vähän, koska Pernajan henkikirjat tuhoutuivat toisessa maailmansodassa.

Kansallisarkistosta tiedettiin löytyvän Kenraalikuvernöörin kanslian ja Senaatin siviilitoimituskunnan Titanicia käsittelevät aktit. Muita tietoja piti sitten etsiä kauemmin. Vain yhden Titanicin suomalaisesta matkustajasta tiedettiin syntyneen Helsingissä, joten suurin osa henkilöitä käsittelevästä materiaalista oli maakunta-arkistoissa. Tosin osan matkustajista tiedettiin asuneen Helsingissä ennen lähtöään Amerikkaan. Tietoa heistä löytyi mm. Helsingin poliisilaitoksen esitettyjen esteettömyystodistusten luetteloista sekä Helsingin poliisilaitoksen passitoimiston leimattujen passien luetteloista. Näistä luetteloista löytyi mm. osoitteet, joissa henkilöt asuivat Helsingissä.

Kansallisarkistosta löytyi myös muualla asuneita henkilöitä koskevia tietoja mm. Tilastollisen päätoimiston arkiston siirtolaisuustilastoista sekä kutsuntaluetteloista. Viranomaisille kertynyt tieto henkilöistä oli kuitenkin melko viitteenomaista ja tarinanäkökulmasta ohutta. Siksi tietoa ryhdyttiin etsimään myös muualta.

Kansalliskirjastosta löytyi mikrofilmiltä Yhdysvalloissa ja Kanadassa julkaistuja suomenkielisiä sanomalehtiä. Niistä monista löytyi pelastuneiden haastatteluja ja ensireaktiota Carpathian saavuttua New Yorkiin mukanaan Titanicin haaksirikosta pelastuneet matkustajat. Jarno Linnolahti puolestaan tiesi, että Titanicista on aikanaan tehty arkkiveisuja, jotka ovat mikrokortilla Kansalliskirjastossa. Laulettuina näitä löytyi Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kansanrunousarkistosta. Linnolahdelta oli myös peräisin tieto Aino Kallaksen kiinnostuksesta Titanicin haaksirikkoa kohtaan. SKS:n hallussa on myös Aino Kallaksen päiväkirjat ja kirjeenvaihtoa. Tutkiessani Kallasta törmäsin myös tietoon Eino Leinon ja V. A. Koskenniemen Titanic-aiheisista runoista.

Kun asiaan ryhtyi syventymään, joka puolelta tuntui löytävän aina uutta tietoa Titanicista ja sen suomalaisista matkustajista. Juuri kun löysin tiedon Anna Turjan nauhoitetusta haastattelusta ja olin etsimässä sen alkuperää, se julkaistiin Iltasanomissa. Samasta lehdestä löytyi myös tieto yhdestä aiemmin ruotsalaiseksi raportoidusta suomalaisesta, joka osoittautuikin suomalaiseksi. Lisätietoa henkilöistä löytyi vielä näyttelyn julkaisemisen jälkeenkin, kun matkustajien sukulaiset ottivat yhteyttä ja korjasivat tietoja mm. matkustajien nimistä, matkan syistä jne.

Itse kirjoitusprosessiin ja koostamisvaiheeseen jäikin turhan vähän aikaa niin kuin tällaisissa projekteissa usein käy. Lisäksi tekniikkakin vaati välillä hienosäätöä, että esimerkiksi SKS:sta saatu hieno arkkiveisuäänite saatiin vihdoin kuulumaan näyttelyyn tutustujillekin. Paljon tietoa jäi vielä arkistojen kätköihin odottamaan myöhäisempää julkaisemista.

Maiju Ruhanen
Projektitutkija, Kansallisarkisto

Eri puolilla palvelutiskiä

Kohta kolme vuosikymmentä arkistolaitoksen asiakkaana on antanut jonkinlaisen perspektiivin tarkastella arkistolaitosta tutkijan näkökulmasta. Olen vieraillut tutkijana mm. Kansallisarkistossa ja useimmissa maakunta-arkistoissa niin Suomessa kuin Ruotsissa sekä kaupunkien ja kuntien arkistoissa jne. Suomen ja Ruotsin arkistolaitosten samankaltaisuuden – ainakin tutkijan kannalta – vuoksi eri arkistoissa on osannut toimia ja etsityt aineistot ovat yleensä löytyneet. Henkilökunta on aina ollut ystävällistä ja palvelualttius hyvin usein kohtuulliset odotukset reilusti ylittänyttä. Enemmän hankaluuksia on tullut iän karttuessa heikentyneestä kyvystä omaksua uutta tekniikkaa ja teknologiaa, mutta toistaiseksi riittävän tason olen siinäkin saanut säilytetyksi.

Kertyneen kokemuksen perusteella olisi siis luullut olevan jonkinlaista tuntumaa arkistolaitokseen.  Ryhdyttyäni aikataulun salliessa suorittamaan – lähinnä omaksi ilokseni – asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoa, jo ensimmäisen opintojakson ensimmäinen oppitunti alkoi muuttaa käsityksiäni arkistolaitoksen toiminnasta ja roolista. Nämä aiemmat käsitykset olivat tosin syntyneet lähinnä opiskeluaikana 1980-luvulla, ja kyllähän arkistotkin sen jälkeen ovat muuttuneet…

Arkistoammattilaiselle itsestään selvät asiat kuten asiakirjojen elinkaariajattelu tai arkistoaineksen pysyvän säilyttämisen suunnittelu jo ennen kuin asiakirja syntyy, tuntuivat kiehtovilta. Arkistonmuodostussuunnitelmat auttoivat ajattelemaan kokonaisuutta, vaikkei niitä tutkijana ole koskaan tarvinnut miettiäkään. Nyt tuntuu aivan kummalliselta, että en aikaisemmin tullut koskaan ajatelleeksi, mitä teitä joku asiakirja saadaan viranomaisen päivittäiskäytöstä siirretyksi ja sijoitetuksi arkistoon niin, että se useimmissa tapauksissa löydetään tarvitsevan käyttöön ilman minkäänlaisia hankaluuksia. Se, miten vaikkapa maakunta-arkisto on jakaantunut eri vastuualueisiin laajensi käsitystä kentästä, ja auttoi ymmärtämään arkistojen tehtävien kokonaiskuvaa, toimintatapoja ja mahdollisuuksia. Tutkijaa kiinnostivat suuresti, miten syntyvät hänen itsestään selvyyksinä ottamansa arkistoluettelot kuvailuineen tai erilaiset tutkijan työskentelyä nopeuttavat kortistot tai tietokannat. Ehkä kaikkien suurin ilo syntyi kuitenkin siitä, kun käytin ohjatun työharjoittelujaksoni kaikki liikenevät vapaa-ajat (ja sen ylikin, aina valomerkkiin asti) kolutessani arkistomakasiineihin kätkettyjä aarteita. Kaiken kaikkiaan minut yllätti se, miten paljon muuta arkisto on kuin mitä siitä tutkija-asiakkaana näkee.

Kokemukseni perusteella voi kiistatta sanoa, että jokaisen historiantutkijan – ainakin tutkimuksensa etupäässä arkistoaineksiin perustavan tutkijan – pitäisi jollain tavoin pystyä perehtymään arkistotoimeen ja arkistojen toimintaan myös palvelutiskin toiselta puolelta. Arkistolaitoksen ja tutkijoiden välillä on ollut kanssakäymistä – itseltäni on kysytty mm. mielipiteitä digitoinnin (joskus aikanaan muistaakseni mikrofilmauksenkin) priorisoinneista – mutta varmasti kumpikin osapuoli hyötyisi yhteistyön lisäämisestä ja tiivistämisestä. Sen sopivia muotoja on syytä miettiä.

Ilkka Teerijoki
Helsingin yliopiston historian dosentti, joka istuu päivittäin aamusta iltaan Hämeenlinnan maakunta-arkistossa ja kirjoittaa Hämeenlinnan kaupungin historiaa

Asiakirjallinen kulttuuriperintö ja maahanmuuttajat

Turun maakunta-arkisto aloitti vuoden 2011 lopulla projektin, jossa pyritään kartoittamaan maahanmuuttajien yhdistyksien arkistojen tilannetta maakunta-arkiston oman arkistopiirin alueella. Kevään 2012 ensimmäisen kartoitusvaiheen kohteena ovat siis Turussa ja ympäristössä toimivat maahanmuuttajien yhdistykset ja niiden toiminnassa syntyvä asiakirja-aineisto.

Vanhana hallinto- ja kauppakeskuksena rannikkokaupunki Turku on yksi kansainvälisimmistä kaupungeista Suomessa. Siitä on tullut yksi maahanmuuttajien suosikkikaupungeista Suomessa, johon uudet tulijat ovat mielellään hakeutuneet, sillä kaupunki toimii porttina muuhun Länsi-Eurooppaan. Maahan muuttaneiden määrä Turussa vaikuttaa muihin maahanmuuttajiin, so. erilaisten ryhmien muuttamisen motivaatioihin. Pakolaisstatuksella muuttavia on koko joukosta noin 20 %.

Maahanmuuttajan motiiveja ja muuttamista on tutkittu myös tieteellisesti. Miksi muuttoa tapahtuu juuri Turkuun?  Usein tähän vastataan, että a) Turussa on maahanmuuttajia ennestään ja b) Turkulaiset ovat tutustuneet heihin useammin kuin muualla Suomessa ja ”eivät katselle pitkä heihin niin oudosti”.  Osa Turkuun muuttaneista maahanmuuttajista on sitä mieltä, että Turussa työllistyminen on todennäköisempää (ja jopa mahdollista) kuin pienemmillä paikkakunnilla. Ilmastokin on eräs seikka, joka saattaa vaikuttaa maahanmuuttajien ajatuksiin muuttokohteesta ts. ylipäätään Lounais-Suomi tuntuu houkuttelevammalta kuin Pohjois-Suomi.   

Sitten itse projektiin: maahanmuuttajien arkistojen tilanteen kartoitusta varten oli ensin tavoitettava maahanmuuttajien yhdistykset. Kyselylomakkeiden postituksia varten tuli siis saada selville yhdistysten nimet ja ajantasaiset yhteys- ja osoitetiedot. Tämä ei ollut aivan helppoa. Rekisteriin pohjautuvien tietojen tueksi piti hankkia lisää tietoa muista lähteistä, ts. täydentää tietoja heidän kanssaan toimivilta organisaatioilta, kysyä suoraan maahanmuuttajilta itseltään ja/tai turvautua internet-etsintään. Hakusanoina käytettiin järjestön, kansan tai uskontokunnan nimeä sekä asuinaluetta. Kartoittamisen aikana syntyi vähitellen kuva siitä, että osa maahanmuuttajien järjestöistä on suhteellisen lyhytikäisiä tai niiden toiminta hiipuu ajoittain, kunnes kenties elpyy taas. Osa niistä oli lakkauttanut toimintansa lopullisesti, osa väliaikaisesti. Joillakin maahanmuuttajajärjestöillä osoitteet ovat hakemuksissa, mutta ne eivät ilmeisesti ole olemassa lainkaan sen ulkopuolella. Esim. internetiin tiedot ovat saattaneet jäädä niistä ajoista, kun järjestöt perustettiin tai ne toimivat vain jonkin aikaa. Järjestöjen katuosoitteetkin ovat saattaneet muuttua varsin tiuhaan tahtiin, sillä ne saavat käyttöönsä usein vain väliaikaisia tiloja kaupungilta tai kunnilta.

Monien maahanmuuttajien järjestöjen ajan- ja vuodenkulku on erilainen kuin tiukkaan projektimuotoon asetetun kartoituksen aikataulu eivätkä he pysty reagoimaan kovinkaan nopeasti yhteistyöpyyntöihin. Kaikki järjestöt eivät ole vastanneet lainkaan lähetettyyn lomakkeeseen, jossa tiedustellaan olisivatko he halukkaita yhteistyöhön arkistoaineistojen suhteen. Monet seikat käytännössä hankaloittavat tilanteen haltuunottoa. Eräs seikka voi olla, että järjestöillä ei ole riittäviä resurssia lomakkeen täyttämiseen. Toinen seikka voi olla, että kohderyhmä ei pidä tätä asiaa niin tärkeänä. Kolmas seikka ovat nk. muut syyt kuten esimerkiksi riittävän tiedon puuttuminen arkistojen-/arkistolaitoksen toiminnasta.

Projekti suunnattiin maahanmuuttajien järjestötoiminnan aineiston kartoittamiseen, sillä oletusarvolla, että yhdistyksille väistämättä kertyy myös arkistoksi luettavaa aineistoa Suomessa toimiessaan. Toisaalta yksityisillä ihmisilläkin voi olla mielenkiintoista henkilökohtaista materiaalia esim. päiväkirjoja, käsikirjoituksia, valokuvia, tai aineistoja, jotka he niin halutessaan voisivat tallettaa tai lahjoittaa vapaaehtoisesti esim. arkistolaitokseen. Yhteistyö aiheen parissa ei ehkä synny helposti tai ehkä ei ollenkaan. Mutta yrittäminen kannattaa ja avaa ovia kulttuurillisesti monen suuntaan. Tärkeää on, että tavoittaisimme liikkuvan kohderyhmämme ajoissa ennen kuin aineisto tuhoutuu tai katoaa kokonaan. Maahanmuuttaja ja maahan muuttaminen ovat tutkimuskohteena nyt lähes muoti-ilmiö Suomessa. Aiheeseen liittyy monia mielenkiintoisia kysymyksiä ja tutkimusnäkökulmia.

Pelkästään tutkimuskohteena oleminen ei kuitenkaan ole kovin palkitsevaa. Kysymyksiin vastaamattomuus voi kertoa myös kyllästymisestä näihin jatkuviin yhteydenottoihin eli pitkässä prosessissa kiinnostus ja vastaaminen väistämättä hiipuvat ellei asiaa koeta tärkeäsi myös kohteelle itselleen. Ongelma on tuttu sosiaalisen arjen tutkimuksen piirissä. Tutkimusmenetelmiä tulisi siis kehittää jatkuvasti. Oman ajan yhteiskuntaa tutkivan jatkuvana haasteena ovat aina tässä ajassa elävät ja toimivat ihmiset.

Aliakbar Almaspour

YTT, projektitutkija, Turun maakunta-arkisto

Anne Wilenius

ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto