Vaikea päätös vähentää lauantai-aukioloja

Arkistolaitos teki elokuun alussa päätöksen lauantai-aukiolojen vähentämisestä. Ensimmäiset reaktiot sukututkijoilta tulivat välittömästi. Verkkokeskustelu lähti liikkeelle.

Vaikeuksia leikkauksista syntyy ennen muuta työssä käyville sukututkijoille, jotka käyttävät arkistoja iltaisin ja viikonloppuisin. Perusaineistoja on viime vuosina digitoitu paljon, mikä helpottaa aloittelevan sukututkijan työtä. Pitemmälle harrastuksessaan edenneet käyttävät paljon muitakin kuin seurakuntien historiakirjoja syventäessään tietojaan tutkimuksensa kohteista. Kestää vielä vuosia ennen kuin edes keskeisimmät näistä aineistoista on saatu digitoiduiksi. Todella ikävä asia, ymmärrän sen hyvin. Miksi siis näin on jouduttu päättämään?

Tänä vuonna arkistolaitoksen budjetti on ollut erittäin tiukka ja niukka. Menoista noin 40 % muodostuu kiinteistökuluista. Käytännössä se tarkoittaa säilytystilojen vuokria. Työhuoneiden ja yleisten tilojen osuus kokonaisuudesta on varsin pieni. Eikä tilakuluja ole käytännöstä juurikaan mahdollista vähentää. Arkistojen tiloja ei voida kilpailuttaa samalla tavoin kuin monet muut virastot kilpailuttavat toimistotilojaan tai pienentävät työhuoneiden kokoa. Arkistotilojen säilytysolosuhteet on tarkasti määritelty kansainvälisillä standardeilla. Niiden avulla varmistetaan olosuhteet, jotka takaavat asiakirjallisen kulttuuriperintömme säilymisen vuosisatojen ajan. Tilasuunnittelun aikaperspektiivi arkistolaitoksessa on sen vuoksi aivan erilainen kuin muissa virastoissa. Helpotusta budjettiin ei siis ole noista menoista saatavissa.

Valtion tuottavuusohjelman korvaantuminen vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla ei sekään tuonut apua säästölinjaan. Ainakin 17 virkaa on vielä vähennettävä, mikä merkitsee sitä, ettei avautuvia virkoja voida täyttää. Tilanne on jatkunut jo muutaman vuoden ajan. Henkilökunnan määrä vähenee sen vuoksi nopeasti sekä Kansallisarkistossa että maakunta-arkistoissa. Käytännössä säästöt ovat jopa suuremmat kuin tuo 17 virkaa.

Tutkijapalvelut ovat arkistolaitoksen kaikkein eniten henkilökuntaa vaativa vastuualue. Erityisen kalliita ovat ilta- ja viikonloppuaukiolot. Siksi leikkauksia on ollut pakko kohdistaa niihin. Päätökset on tehty vakaasti harkiten. Asiakaskäyntejä seurattiin kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä tarkasti tammikuun alusta kesäkuun loppuun. Tämän perusteella tehtiin päätökset tutkijasalien aukipidosta lauantaisin. Oulun, Turun ja Vaasan maakunta-arkistot jatkavat rajoitetusti aukioloa, kun siihen oli mahdollisuus. Tarkemmat tiedot eri yksiköiden aukioloajoista löytyvät arkistolaitoksen kotisivuilta.

Pari vuotta sitten arkistolaitos oli samassa tilanteessa. Silloin sukututkijoiden aktiivisuuden ansiosta palattiin taloudellisen tilanteen vähän helpotuttua pitempiin aukioloihin. Nyt siihen ei ole enää mahdollisuutta. Digitointi varmasti tuo helpotusta vähitellen, mutta sekin edellyttää lisäpanostuksia. Muuten tahti on kansainvälisesti – ja etenkin pohjoismaisesti – verrattuna aivan liian hidas.

Lopuksi kaivattaisiin lohdutuksen sana, toivon pilkahdus. Sen tarjoaa lähinnä sukututkijoiden ja arkistolaitoksen viime vuosina huomattavasti tiivistynyt yhteistyö. On mietittävä yhdessä uusia keinoja siihen, miten voidaan turvata aineistojen parempi saatavuus. Tätä työtä tehtiin muun muassa valmisteltaessa uudet toimintakäytännöt, jotka varmistivat seurakuntien uudempien kirkonkirja-aineistojen saamisen arkistolaitoksen yksiköistä Kirkkohallituksen tiukentuneesta kannasta huolimatta. Nyt on jälleen tarvetta yhteisten suunnitelmien tekoon.

Jussi Nuorteva

Arkistolaitoksen pääjohtaja

Arkistojen tunnettuus – vai tuntemattomuus?

Voiko sinne tulla ihan kuka vaan? Mitä siellä edes voi tehdä? Eikö siellä ole tylsää? Tuossa pari usein toistunutta kysymystä ystäviltäni, kun he yrittivät udella mitä uusi työni Jyväskylän maakunta-arkistossa oikein pitää sisällään. Varsin vahvana tuntuu elävän mielikuva kasvottomasta virastosta, jossa istutaan pölyisissä huoneissa ja vahditaan niitä asiakirjoja.

Jokainen arkisto pyrkii tekemään töitä tunnettuuden eteen. Ystävistäni koostuvan suppean otannan perusteella syytä siihen myös on. Arkistot eroavat muista muistiorganisaatioista, kirjastoista ja museoista, joihin on helpompi mennä tutustumaan ilman varsinaista ennakkosuunnitelmaa. Sen sijaan arkistoon tullakseen asiakkaalla tavallisesti on jo tuntuma siitä, mitä täältä löytyy, sekä selkeä ongelma tai mielenkiinnon kohde mihin tietoa haetaan. Se voi olla suku, kotiseutu tai historia yleensä.

Tutkijasalien tyhjentymisestä on vastuuta vieritetty digitoidun aineiston määrän lisääntymiseen. Ei ole tarvetta lähteä arkistoon saakka kun aineistoon pääsee käsiksi kotikoneelta. Arkistolaitoksen Digitaaliarkiston käyttäjämäärät ovatkin kasvaneet harppauksin. Digitaaliarkisto on kuitenkin myös keino uusien asiakkaiden houkutteluun, ja nettisivut paras keino jakaa tietoa arkistolaitoksen toiminnasta. Satunnainen päiväkävelijä harvoin astuu sisään arkistomme ovesta, mutta nettisurffailija saattaa hyvinkin eksyä sivuillemme. Kun ensikosketus arkistoihin onnistuu kotisohvalta, ehkäpä joillakin nälkä kasvaa ja kiinnostuu ulottuu myös digitaalisen tarjonnan ulkopuolelle.

Kaikkea ei voida digitoida, mutta myös näyttelyiden, Arkistojen päivä -tyylisten tapahtumien tai vaikkapa blogin avulla on mahdollista tarttua ajankohtaisiin aiheisiin ja tuoda esille arkistojen toimintaa sekä niitä arkistojen helmiä, joiden olemassaolo yllättää kokeneenkin arkistokävijän. Aina voi myös vinkata asiakasta lisäinfon äärelle, jopa toisiin arkistoihin saakka. Sukututkimukseenkin saa uusia ulottuvuuksia kun piipahtaa maakunta-arkiston lisäksi kaupunginarkistossa tutkimassa esimerkiksi vanhoja koiraveroluetteloita. Minkäs niminen haukku sillä isoisoisällä olikaan?

Erityisen tärkeää tunnettuuden kannalta on yhteistyö paikallisten korkeakoulujen ja muiden oppilaitosten kanssa. Arkistolähteet ovat luonnollisesti tuttuja yliopiston historianopiskelijoille (tai ainakin tulisivat olla), mutta löydettävää ja koettavaa on myös muiden alojen ja oppilaitosten opiskelijoille. Positiivista on, että arkistot koetaan edelleen kiinnostavina työpaikkoina. Esimerkiksi Jyväskylän ja Tampereen yliopiston arkistonhallinnan maisteriohjelman kautta jo moni on päässyt kiinni työelämään, itseni mukaan lukien.

Tutkijasalikäyntien vähentymisestä huolimatta kiinnostus arkistolaitokseen ei ole kadonnut, kuten digitaaliarkiston käyttäjämäärät osoittavat. Silti tunnettuuden kanssa on vielä paljon työtä. Tutkijasalissa, työhuoneessani, saati arkistomakasiineissa ei ole pölyä. Tylsyyttäkään en ole ennättänyt potemaan, jokainen päivä on erilainen ja parhaimmillaan hyvinkin vilkkaita. Saa tulla tutustumaan, ihan kuka vaan.

Ylitarkastaja Kaisa Kohvakka

Jyväskylän maakunta-arkisto

Kansainvälinen arkistojärjestö hakee uusia tuulia

Kansainvälinen arkistoneuvosto ICA (International Council on Archives) järjestää joka neljäs vuosi pidettävän kongressinsa Australian Brisbanessa 20.-24. elokuuta. Näillä näkymin kongressiin on tällä kertaa kokoontumassa lähemmäs tuhat alan ammattilaista. Suomesta osallistujia on tiettävästi vajaa kymmenkunta.

ICA on muutaman viimeisen vuoden aikana pyrkinyt aktiivisesti uudistamaan ilmettään ja tulevan kongressin aikana pidettävässä yleiskokouksessa on tarkoitus muun muassa hyväksyä järjestön uudet säännöt. Uusien sääntöjen kautta järjestö tähtää hallintorakenteiden keventämiseen sekä jäsenrakenteen ja jäsenmaksujärjestelmän uudistamiseen. Keventyneen hallinnon avulla on tarkoitus vähentää päällekkäistä työtä. Jäsenrakenteen reformilla puolestaan halutaan houkutella uusia jäsenkategorioita tarjoamalla heille laajempia mahdollisuuksia vaikuttaa järjestön toimintaan. Uusien sääntöjen on tarkoitus toimia huomattavasti yleisemmällä ja kevyemmällä tasolla, ja yksityiskohtaisempia asioita voidaan säätää ns. sisäisillä säädöksillä.

ICA otti jo viime syksynä merkittävän askeleen kohti avoimempaa osallistumista, kun yleiskokous hyväksyi vuosittaisen ns. CITRA-konferenssin lakkauttamisen entisessä muodossaan ja avasi ovet uudelle tapaamiselle nimeltä Annual Conference. Uusi konferenssikonsepti koostuu kolmesta osiosta: kaikille avoin tieteellinen konferenssi (CITRA-konferensseihin saattoivat osallistua ainoastaan tietyt ICA-jäsenet), arkistolaitosten johtajien foorumi (Forum of National Archivists) sekä ICA:n hallinnolliset kokoukset (yleiskokous, hallituksen kokous, jaostojen ja alueellisten alueiden kokoukset jne.). Ensimmäinen uuden konseptin vuosikonferenssi järjestetään Brasilian Rio de Janeirossa lokakuussa 2013.

ICA:n päätöksenteosta vastaa ensisijaisesti sen hallitus, eli Executive Board (EB), johon on kuulunut lähemmäs 40 henkilöä, kun edustettuina ovat olleet paitsi ylin johto (puheenjohtaja, pääsihteerit sekä parhaimmillaan 7-8 eri osa-alueesta vastaavaa varapuheenjohtajaa, VP) myös alueellisten järjestöjen (Regional Branches, 13 kpl) ja jaostojen (Professional Sections, 13 kpl) puheenjohtajat. Hallituksen työrukkasena on lisäksi toiminut ns. Management Commission (MCOM). Tätä raskasta koneistoa ollaan nyt uusien sääntöjen avulla keventämässä. MCOM lakkaa olemasta ja varapuheenjohtajien määrää kutistetaan asteittain kahteen, eli jäljelle jäävät VP Finance ja VP Programme.

ICA:n toimintaohjelmasta, ja sen myötä myös kaikista järjestön hallinnoimista projekteista, vastaa ns. ohjelmakomitea, Programme Commission (PCOM). Voimassa oleva toimintaohjelma kattaa toistaiseksi vuodet 2008–2018. PCOM:in merkitys tulee uusien sääntöjen mukaan entisestään vahvistumaan, kun se toimintaohjelman ja projektien lisäksi vastaa myös kongressien ja vuosikonferenssin ohjelman sisällön suunnittelusta.

Suomen arkistolaitoksella on viimeisen runsaan kymmenen vuoden aikana ollut kapea, mutta pitkäaikainen edustus ICA:n erilaisissa elimissä. Jari Lybeck toimi vuosina 2000–2008 Euroopan aluejärjestön EURBICA:n pääsihteerinä ja vuodesta 2008 hän on ollut ICA:n toimintaa arvioivan Audit Commissionin (ACOM) jäsen. Jarin kausi ACOM.issa päättyy Brisbanen kongressiin.

Itse toimin vuosina 2004–2008 ICA:n urheiluarkistojaoston (SPO) jäsenenä, ja vuodesta 2008, jolloin jaostosta tuli pysyvä, olen ollut sen puheenjohtaja. Siinä ominaisuudessa olen myös ollut Executive Boardin jäsen ja siten päässyt osallistumaan edellä mainittujen uudistusten valmisteluihin.

Kenth Sjöblom
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Lähetystöjen arkistojen kertomaa

Arkistoa järjestettäessä avautuu asiakirjoista usein inhimillisen elämän koko kirjo. Ulkoministeriön lähetystöjen ja konsulaattien asiakirjoista löytyy lukuisia esimerkkejä siitä, millaisiin vaikeuksiin suomalaiset voivat ulkomailla joutua. Henkilökunnallekaan olosuhteet kohdemaassa eivät aina ole kotimaan luokkaa ja eteen tulleet arkielämän hankaluudet saattavat välillä tuntua ahdistavilta.

Erään lähetystön henkilökunta koki arkielämän pyörittämisen perin työlääksi. Jos paikallisista kaupoista oli jotain saatavissa, se vaati jonottamista ja laatu oli usein huono, virka-asunnon keittiössä vilisi rottia ja torakoita, asioita avittamaan tarvittiin lahjontaa tupakan ja juomien muodossa, bensapula vaivasi ja autot joutuivat jatkuvasti ilkivallan kohteeksi.  Jotain positiivista sentään löytyi, kun lähetystön naispuoliset työntekijät saattoivat käydä ilman miesseuraa ravintolassa, teatterissa tai elokuvissa sekä liikkua kadulla iltaisin, elleivät sattuneet pelkäämään vesikauhuisia tai muita kulkukoiria, joita kaupunki oli täynnä. Lähetystön työntekijät kuvasivat suhtautumistaan vaikeuksiin kirnuun heitetyn sammakon kaltaiseksi:”Tähän piimään en huku. Minä rimpuilen ja rimpuilen” sanoi sammakko kirnussa ja istui aamulla voikokkareen päällä.

Hankaluuksia, joskin erilaisia, oli muissakin lähetystöissä.  Kiire rasitti pahiten niitä lähettiläitä, jotka olivat varsinaisen asemamaansa lisäksi sivuakkreditoitu myös muihin maihin.  Monelle nykyisin työelämässä pyristelevälle lienee tuttu epämiellyttävä tunne siitä, että olisi oltava kahdessa paikassa samanaikaisesti, saati sitten kahdessa maassa yhtä aikaa. ”Kirjoitan verekseltään taasen koettuani, kuinka kiusallista on, etten voi jakaa itseäni kahtia. Olisi pitänyt olla tänäänkin kahdessa maassa yhtä aikaa…”.  Näin kirjoitettiin jo 1930-luvulla. Alati muuttuvissa tilanteissa lähetystöjen henkilökunnalta on todennäköisesti vaadittu jakautumiskyvyn lisäksi myös nykytermein kuvattuna joustavuutta ja muutoskestävyyttä. 

Näitä ja monia muita tarinoita löytyy Oulun maakunta-arkistossa säilytettävänä olevista Ulkoasianministeriön edustustojen arkistoista. Oulun maakunta-arkistoon siirrettiin vuonna 2010 noin kilometrin verran 56 eri konsulaatin ja lähetystön arkistoja vuosilta 1918 - 1983. Osittain samoja aineistoja on myös Ulkoministeriön keskusarkistossa. Oulun maakunta-arkistossa on järjestetty näitä aineistoja 85 hyllymetriä. Osa on kokonaan järjestämättä, mutta monista järjestämättömistä arkistoista on olemassa inventointiluettelot, vaikka tarkempaa luettelointia ei olekaan vielä tehty.

Konsulaatit ja lähetystöt hoitavat asioita, jotka saattavat olla eduksi Suomen valtiollisten etujen valvonnalle, diplomaattisuhteiden sekä kaupankäynnin ja merenkulun hoitamiselle. Suomen kansalaisten etujen valvonta ja viranomaisasioissa avustaminen ovat myös edustuston tehtäviä. Ulkomaanedustustojen asiakirjat käsittävät diaareja, luetteloita, henkilökortistoja, pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa, raportteja ja tiliasiakirjoja. Aineiston joukosta löytyy mielenkiintoista tietoa mm. Suomen talvisotaan tarjoutuneista vapaaehtoisista ja muusta sodan aikana tarjotusta avusta. Sukututkijoita voi erityisesti kiinnostaa merisatamakaupunkien edustustojen arkistosta löytyvät luettelot satamaan saapuneista suomalaisista laivoista, merimiesluettelot ja -kortistot sekä passi- ja viisumiasiakirjat.

Asiakirjat ovat vapaasti tutkijoiden käytettävissä, mutta arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat ovat käyttörajoitettuja.


Ylitarkastaja Tuula Leskelä
Oulun maakunta-arkisto

Blogi jää kesätauolle

Blogi jää heinäkuun ajaksi kesätauolle. Seuraavan kerran arkiston näkökulmasta puhutaan elokuun alussa viikolla 31.

Arkistolaitos toivottaa kaikille lukijoille hyvää ja leppoisaa kesää!