AHAA-hankeen edistysaskeleita

Vuoden 2011 lopulla käynnistetty AHAA-hanke on tällä palstalle viettänyt hiljaiseloa jo pidemmän aikaa, vaikka työtä hankkeessa onkin koko ajan tehty täydellä teholla. On korkea aika antaa tilannekatsaus varsinkin kun, hankkeen oma blogi on matkan varrella myös lakkautettu.

AHAA-hankkeessa luodaan arkistojen yhteinen hakemistopalvelu, joka kattaa erityyppisen aineiston kuvailutiedot. Edellisen AHAA:ta enemmän käsitelleessä blogin jälkeen hanke on edennyt huomattavasti. Tietomallia ja vaatimusmäärittelyä on tarkennut jatkuvasti hankkeen aikana. Tarvetta päivityksiin ilmenee jatkuvasti, sillä AHAA:ta ei tehdä valmiiseen maailmaan, vaan toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Samaan aikaan on hankkeen yhteydessä tehty uutta arkistokuvailun kansallista käsitemallia, joka puolestaan pyrkii noudattamaan – niin ikään samanaikaisesti työstettävää – kansainvälistä käsitemallia. Lisäksi myös mm. KDK-yhteistyön puitteissa tapahtuva Finton ja Finnan kehittyminen asettavat omia haasteitaan AHAA:n toteutukselle.

Iteratiivinen toteuttaminen lähti käyntiin vuoden 2013 loppupuolella. Toteutuksen edetessä työ on osoittautunut oppimisprojektiksi varmasti kaikille mukanaolijoille. Vastatakseen AHAA-palvelulle alusta asti asetettuihin vaatimuksiin on tietomalli osoittautunut monimutkaiseksi. Jotta sen pohjalta toteutettava järjestelmä ei kuitenkaan olisi monimutkainen käyttäjälleen, asettaa se omia vaatimuksiaan toteutukselle. Tästä johtuen iteratiivinen toteutustapa on osoittautunut toimivaksi. Haasteita matkan varrelle toi kuitenkin se, että riittävän yksityiskohtaisten määritysten tuottaminen etukäteen ja toisaalta määritysten pohjalta tehtyjen työmääräarvioiden tekeminen osoittautui hankalaksi. Tämän seurauksena kokonaisarvioiden tekeminen oli myös hankalaa.

Kokonaisuuden haltuun ottamiseksi toteutus laitettiin vuoden 2015 aikana joksikin aikaa tauolle. Toteutuksen tuoman kokemuksen perusteella pystyimme tarkentamaan vielä tarvittavia määrityksiä sekä tekemään tarkempia työmääräarvioita sekä parantamaan seurantakäytäntöjämme. Tämän kokonaissuunnittelun avulla saimme varmistettua rahoituksen hankkeen loppuun viemiseksi ja toteutus päästiin käynnistämään uudelleen vuoden 2015 lopulla.

Uudelleen käynnistetty toteutus on edennyt hyvin ja syksyllä valmistuu ensimmäinen versio (0.91), joka sisältää kaikki ne kentät, joihin nykyjärjestelmistä on migroitavissa tietoja. Tämän version avulla voimme tarkastella miltä, tiedot AHAA:ssa näyttävät sekä testata tietojen migroimista AHAA:seen ja niiden vientiä mm. Finnaan.

Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus parantaa järjestelmän käytettävyyttä siten, että AHAA-palvelu voidaan ottaa käyttöön vuoden 2017 aikana. Tämän version (0.95) valmistuminen tulisi ajoittua kevääseen 2017, mutta käyttöönotto edellyttää myös mm. migraatioiden ja käyttäjäkoulutusten järjestämistä, joten tarkkaa käyttöönottoajankohtaa ei voida vielä sanoa.

Toteutusvaiheen viimeinen versio (1.0) sisältää ne toiminnallisuudet, joita tarvitaan alkuperäisten vaatimusten toteuttamiseksi. Tämän versio valmistuu tammikuussa 2018, mutta AHAA:n kehittäminen ei tietenkään pääty tähän. Jo nyt on tunnistettu kohteita, joita voidaan jatkossa kehittää ja ennen kaikkea kehitettävää löytyy varmasti yhteentoimivuudessa ympäröivien järjestelmien kanssa sekä mm. erilaisten koodistojen (sanastojen ym.) työstäminen KDK-yhteistyönä käyttäviksi Fintoon.

Kenneth Ahlfors
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Eurooppalaisella yhteistyöllä vauhtia digitointiin ja arkistotutkimukseen

Kansallisarkisto lähti vuoden 2014 lopulla mukaan kiinnostavaan eurooppalaiseen projektiin, joka lupasi paljon erityisesti pöytälaatikkojen ja vinttien kätköissä uinuvien historiallisten aineistojen digitoinnille. Sittemmin kuva projektista on tarkentunut ja suunnitelmat täsmentymässä käytännön toimiksi. Community as Opportunity (CO:OP) –hankkeesta on paljastanut monenlaisia kiinnostavia ja kaikkia arkistojen käyttäjiä hyödyttäviä puolia, joista hieman enemmän seuraavassa.

Digitointilaitteiden testaus on parhaillaan menossa Kansallisarkistossa.
Jokaiseen laitteeseen on jo laadittu yksityiskohtainen käyttöohje.

Vapaaehtoisdigitoinnin kehittämisen tiimoilta olemme hankkineet projektin käyttöön neljä liikkuvaa digitointiasemaa, joilla vapaaehtoiset voivat digitoida omia aineistojaan kuluvan vuoden mittaan järjestettävissä viidessä digitointipäivässä. Tapahtumat järjestetään yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa ja jo nyt neljän tilaisuuden paikat on alustavasti sovittu. Uskon ja luulen niin, että viideskin löytää järjestäjänsä aivan lähitulevaisuudessa. Tapahtumissa digitoitava aineisto viedään projektissa tuotetulle karttapohjaiselle Topoteekki-alustalle, jonka se on kaikkien kiinnostuneiden tutkittavissa.

Alun alkaen tavoitteenamme oli, että kaikki Topoteekkeihin Suomesta vietävä aineisto saisi CC-BY 4.0 –lisenssin, jonka turvin aineistojen katselijat voisivat melko vapaasti käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. Marraskuussa pidetyssä Topoteekki-infossa (katso koostevideo) ajatus kuitenkin jalostui niin, että aineiston voi lisensoida myös muulla Creative Commons –perheen lisenssillä tai jättää oikeudet itselleen, jolloin digitoitua kuvaa voi vain katsella ruudulla. Eurooppalaiset kumppanit hyväksyivät tämän ajatuksen marraskuussa pidetyssä projektitapaamisessa ja CC-lisenssit on jo lisätty Topoteekki-alustalle. Digitointilaitteiston valmistelu ja sisäinen koulutus jatkuvat – niiden etenemisestä pysyy parhaiten selvillä hankkeen kotisivua seuraamalla. Suomenkielisen Topoteekki-alustan rakentelu ja testaus on juuri meneillään.

Noin kuukausi sitten pureuduimme hankkeen työpaketti WP 2:een, jonka aiheena on kansainvälinen liikkuvuus. Toimemme sen suhteen olivat vielä suunnittelematta ja ryhdyimmekin selvittämään, mitä kansainvälisen liikkuvuuden lisäämiseksi voitaisiin tehdä. Pian kävi ilmi, että projektilla on käytettävissään jonkin verran varoja ulkomaille suuntautuvien arkistomatkojen tukemiseen. Erittäin hyvä linjaus tässä on se, että tällä kertaa tuki on kaikkien arkistojen käyttäjien haettavissa. Lisäksi projektin käytettävissä on varoja myös naapurimaidemme arkistoihin suuntautuvien ryhmämatkojen tukemiseen. Lisätietoja tuista löytyy niiden omalta sivulta.

Toivoisinkin nyt kaikkien tämän kirjoituksen lukevien kollegoiden, ammatti- ja sukututkijoiden, opiskelijoiden ja muiden arkistojen käyttäjien selvittävän omat mahdollisuutensa tämän tuhannen taalan – tai jopa enemmänkin – tilaisuuden hyödyntämiseen. Ripeästi toimien saamme tästä mahdollisuudesta parhaan hyödyn.

Tulevina vuosina CO:OPin avulla pyritään toteuttamaan vielä muitakin toiveita esimerkiksi talkoistamiseen liittyen. Tästä voimme kuitenkin kertoa enemmän myöhemmin kun suunnittelu on mennyt eteenpäin. Pysyttele siis kuulolla hankkeesta! Tietoa löytyy sekä kotisivulta että aika ajoin myös Kansallisarkiston Facebookista.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, CO:OP-projektipäällikkö Kansallisarkistossa

Arkistolaitos vahvisti vuoteen 2020 ulottuvan strategiansa

Pääministeri Juha Sipilän hallitus on nostanut digitalisaation yhdeksi hallitusohjelmansa keihäänkärjistä. Tavoitteena on koota julkinen tieto vain yhteen kertaan ja avata se siten, että viranomaiset voivat käyttää sitä päätöksenteossaan ja yksityinen sektori kehittäessään uusia avoimeen tietoon perustuvia palveluita kansalaisille. Tavoite on tärkeä Suomen tulevaisuudelle. Voimakas panostus digitalisaatioon on tarpeen, jotta Suomi voi hyödyntää tehokkaasti julkista tietoa, tehostaa ja virtaviivaistaa viranomaistoimintaa ja saada aikaan myös kustannushyötyjä.

Arkistolaitoksen uusi strategia pyrkii osaltaan edistämään hallitusohjelman keskeisiä tavoitteita. Strategian yksi tärkeimmistä päämäristä on muuttaa viranomaisten lakisääteistä siirtoprosessia siten, että keskeinen osa sitä olisi vastaanotettavien aineistojen laajamittainen digitointi.

Käytännöllisesti katsoen kaikki viranomaiset ovat tänä päivänä rakentaneet toimintansa sähköisten järjestelmien varaan. Tästä huolimatta merkittävä osa viranomaisten tarvitsemasta vanhemmasta tiedosta on edelleen analogista. Sen vuoksi tarvitaan digitaalinen silta, joka auttaa siirtämään analogiset aineistot sähköiseen toimintaympäristöön. Digitointi helpottaa ja tehostaa viranomaisten toimintaa ja parantaa oleellisella tavalla julkisen tiedon käytettävyyttä.

Strategian toinen tavoite liittyy sekin digitalisaatioon. Vuonna 2018 otetaan käyttöön Mikkeliin sijoittuva arkistolaitoksen keskusarkisto, jonka rakentaminen on jo käynnistynyt. Sinne on tarkoitus siirtää digitoidut aineistot ja arkistolaitoksen yksiköissä vähemmän käytetyt niin sanotut passiiviaineistot. Viranomaisten aineistojen selvitykset osoittavat kuitenkin, että arkistolaitokseen on seuraavien vuosikymmenten aikana tulossa lähes yhtä paljon analogisia aineistoja, kuin on tähän päivään mennessä kertynyt vuosisatojen aikana. On selvää, että voimakkaasti digitalisoituvassa yhteiskunnassa analogisten aineistojen käyttö tulee jäämään vähäiseksi. Siksi strategiseksi tavoitteeksi digitointiprosessin uudistamisessa on asetettu se, että valtaosa digitoiduista viranomaisaineistoista voidaan hävittää digitoinnin jälkeen ilman että niiden oikeudellinen ja historiallinen todistusvoimaisuus kärsii.

Arkistolaitoksen yksi keskeisimmistä strategisista tavoitteista on, ettei Suomessa jatkossa enää tarvitse rakentaa analogisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen tarvittavaa arkistotilaa. Vahvalla digitoinnilla on mahdollista saada säästää pysyvän säilyttämisen tilakustannuksia ja parantaa samalla aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä. Tämä on ensiarvoisen tärkeä tavoite tällä hetkellä nopeasti uudistuvalle tutkimusprosessille.

Uusi strategia määrittelee sen, miten arkistolaitos suuntaa voimavarojaan seuraavien viiden vuoden aikana. Digitointiin tarvitaan mittavia panostuksia, mutta sen avulla voidaan saavuttaa vielä mittavampia hyötyjä.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja

Tutustu strategiaan arkistolaitoksen verkkosivuilla

Uusia mahdollisuuksia sotahistorian ja puolustushallinnon historian tutkimiselle

Kunnostusprojekti mahdollisti paremman käytettävyyden.

Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun avulla haettavan ja tilattavan aineiston määrä lisääntyi kerralla lähes 20 hyllykilometriä viime vuoden lokakuussa. Tämä johtui siitä, että entisen Sota-arkiston aineistojen kunnostusprojektin myötä sota-ajan puolustushallinnon ja suojeluskuntien aineistojen tiedot saatiin kattavasti sähköiseen muotoon ja siten Astia-palvelun avulla haettavaksi.

Puolustushallinnon materiaalia on Astia-haun piirissä noin vuoteen 1945 asti. Vuoden 1945 jälkeen muodostuneiden aineistojen luettelotietoja syötetään sähköiseen muotoon ja koko ajan entistä enemmän aineistoa on uuden sähköisen haun piirissä. Toistaiseksi puolustushallinnon aineistoja haettaessa kannattaakin käyttää rinnakkain vanhaa Aarre-arkistorekisteriä ja Astia-palvelua.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?
Aiemmin kyseiset aineistot olivat pelkästään Aarre-arkistorekisterin haun ulottuvissa. Aarteessa aineistojen haku voitiin kohdistaa vain joukko-osastojen tai muiden yksiköiden nimiin tai asiakirjojen arkistotunnuksiin. Astia-palvelussa haku voidaan kohdistaa näiden lisäksi kaikkeen siihen tietoon, joka Aarre-tietokantaan on aineiston kohdalle syötetty. Hakujen ulottuminen kaikkeen tietokantaan syötettyihin kenttiin avaa uusia mahdollisuuksia tiedon haulle ja tutkimuskohteiden haarukoinnille.

Aiemmin Aarteen ja paperisten arkistoluetteloiden kanssa operoidessaan tutkijat ja arkiston henkilökunta joutuivat tietoon tai valistuneisiin arvauksiin luottaen päättelemään minkä puolustushaaran, aselajin, joukko-osaston tms. asiakirjojen joukosta tutkimuksen kohteena oleva asia saattaisi löytyä. Tämä oli usein aikaa vievää ja vaati usein Aarteen käyttäjiltä melkoista tuntemusta puolustushallinnon organisaatiosta ja asiakirjoista. Esimerkiksi haettaessa hakusanoilla pikakiväär* tai korsupiirustu* ei saada yhtään osumaa. Tällaisissa tapauksissa on tutkijan pitänyt päätellä, että tietoja pikakivääreistä saattaisi löytyä esimerkiksi puolustusministeriön taisteluvälineosaston aineistoista.

Korsupiirustusten löytäminen Aarteen kätköistä on ollut vieläkin hankalampaa. Sen sijaan, haettaessa samoilla hakusanoilla Astia-verkkopalvelusta, saadaan tulokseksi 255 ja 19 hakuosumaa. Heti hakuosumat saatuaan asiakas näkee myös minkä yksiköiden aineistoista kyseistä tietoa on löydettävissä. Muutos haussa nopeuttaa valtavasti tutkijoiden ja henkilökunnan työtä ja takaa tarkemman, paremman ja ennen kaikkea laajemman osumatarkkuuden tietoja etsittäessä.

Kesämökkipiirustukset turvallisuusorientoituneelle ihmiselle. Kansallisarkisto, Jalkaväkirykmentti 38. I pataljoonan esikunta, Perus 2812/1.

Mitä muuta Astia tuo muassaan?

Aarteen avulla ei myöskään pystynyt tekemään suoraan tilauksia tutkijasaliin. Sen sijaan rekisteröityneet asiakkaat pystyvät Astian avulla tekemään tutkijasalitilauksia puolustushallinnon aineistoista ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi käyttörajoitettuihin aineistoihin voi hakea Astiassa lupaa sähköisesti, kun lupa piti aiemmin täyttää paikan päällä paperilla.

Tulevaisuudessa, kun kaikki Kansallisarkistossa säilytettävä puolustushallinnon materiaali on syötetty kokonaisuudessaan sähköiseen muotoon, ei asiakkaiden enää tarvitse käyttää Aarretta ja Astiaa rinnakkain. Kaikki onnistuu niin sanotun yhden luukun periaatteella Astian avulla.

Ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto
Kuvan löydät parempilaatuisena Kansallisarkiston Flickr-sivuilta.

Kumppanuusyhteistyöllä myönteisiä tuloksia

Viime vuosien aikana arkistolaitoksessa on panostettu kumppanuusyhteistyöhön muun muassa digitoinnin yhteydessä. Digitointihan on mittava kokonaisuus, joka on paljon muutakin kuin pelkkää asiakirjojen skannausta. Digitoitavat aineistot tulee muun muassa fyysisesti valmistella sekä niiden aineistometatiedot tarkistaa ja tarvittaessa korjata ennen skannausvaihetta.

Digitoidun aineiston käytettävyyttä parannetaan rikastamalla metatietoja asiakirjan tasolle; indeksoimalla kerätään asiakirjoissa olevia tietoja hakukelpoisiksi kuten moottoriajoneuvokortistoissa ajoneuvon merkki ja rekisterinumero tai väestörekisteriaineistoista kylä-, tila- ja henkilötietoja. Metatietojen keräämisessä ja rikastamisessa kumppanuusyhteistyö on osoittautunut hyväksi toimintatavaksi.

Moottoriajoneuvokortit

Moni yhteistyö on käynnistynyt yhteisen tarpeen havaitsemisella. Esimerkki tämänlaisesta yhteistyöstä oli vuonna 2014 toteutettu Turun maakunta-arkistossa säilytettävien Turun ja Porin lääninhallituksen yhteisarkiston moottoriajoneuvorekisteriin kuuluvien moottoripyöräkorttien digitointi ja indeksointi. Noin 30 000 korttia digitoitiin Kansallisarkistossa.

Yksittäisten, digitoitujen korttien valmisteluun ja indeksointityöhön arkistolaitos sai talkooapua Suomen Royal Enfield Owners Club -moottoripyöräkerhon jäseniltä ja Veteraanimoottoripyöräklubi ry:ltä. Indeksoinnin yhteydessä jokaisesta kortista kerättiin moottoripyörien rekisterinumero, merkki ja tyyppi. Tiedot ovat hakukelpoisia ja ne on linkitetty Digitaaliarkistossa oleviin digitoituihin kortteihin, joista löytyy lisätietoja.

Suomen Royal Enfield Owners Clubin puheenjohtaja Kaj Nyholmin mukaan moottoripyöräkerho tarttui vapaaehtoistyöhön vaaliakseen perinteitä: ”Vanhoja moottoripyöriä on edelleen paljon varastoissa ja talleissa, minne ne ovat unohtuneet edellisiltä tai nykyisiltä omistajiltaan. Moottoripyörät ovat osa historiaamme ja kulttuuriperintöämme, samoin niiden saattaminen toimintakuntoisiksi ja takaisin tien päälle.”

Moottoriajoneuvokortistoihin liittyvä yhteistyö sai jatkoa Mikkelissä. Digitointiprojektin tarkoituksena oli digitoida ja indeksoida Mikkelin lääninhallituksen moottoriajoneuvojen kortistoa vuosilta 1958-1973 yhteensä noin 110 000 korttia. Projekti toteutettiin osana Mikkelin kaupungin nuorten työllistämis- ja aktivointihanketta. Sitä toteutti vuodesta 2014 alkaen Mikkelin toimintakeskus ry:n digitointipaja, ja vuoden 2015 syksystä lähtien se on toiminut ”Työpajat Mikkelin” alaisuudessa ja on työllistänyt 3-6 henkilöä vuorollaan.

Sisäministeriön vuoden 1963 päätöksen mukaan ajoneuvojen kantakortin sai hävittää 10 vuoden kuluttua siitä kun ajoneuvo on poistettu kortistosta. Sen nojalla useissa lääninhallituksissa hävitettiin 1960-luvulla ne kantakortit, jotka oli poistettu rekisteristä vuonna 1956 tai sitä ennen. Kaikkia kortteja ei suinkaan hävitetty pysyvästi, vaan maakunta-arkistoista niitä annettiin alan yhdistyksille. Suuri osa ajoneuvorekisterikorteista on siis tallella. Olemme suunnittelemassa yhteistyöhanketta näiden arkistolaitoksen ulkopuolella olevien ajoneuvokorttien digitoimiseksi ja indeksoimiseksi. Tämän aineiston suuruusluokka on noin kaksi miljoonaa korttia. 

Väestörekisteriaineistot

Sata vuotta vanhemmat seurakuntien ja viranomaisten väestörekisteriaineistoita Kansallisarkisto on digitoinut runsaasti erityisesti vuosien 2009 ja 2010 erillisrahoitteisissa digitointihankkeissa. Aineistot ovat julkisia ja vapaasti käytettävissä digitaalisina Digitaaliarkistossa.

Seurakuntien rippikirjojen indeksoinnin talkoistamista kokeiltiin muutama vuosi sitten ilman verkkotyökaluja. Projektissa todettiin, että excel-pohjaiset työkalut huomattavan hankalia käytännössä ja logistiikaltaan hyvin työllistäviä. Talkoistaminen ilman verkkotyökaluja osoittautui aivan liian työlääksi toimintatavaksi.

FamilySearch on julkaissut verkossa toimivan indeksointityökalun, joka otettiin joulukuussa 2015 käyttöön Kansallisarkiston jo digitoimien vuosien 1810-1915 henkikirjojen indeksointiin. Itse työkalu on englanninkielinen, mutta henkikirjojen indeksoinnin ohjeet ovat suomeksi. Yli sata vuotta vanhoista julkisista henkikirjoista indeksoidaan määrämuotoisiin metatietokenttiin kylä-, tila- ja henkilötiedot, jotka siirretään arkistolaitoksen tietojärjestelmiin edistämään hakukelpoisina digitoitujen aineistojen käyttöä.

Vapaaehtoisia indeksoijia tukemaan on perustettu Facebook-ryhmä, lisäksi lisätietoja ja ohjeita löytyy arkistolaitoksen verkkosivulta.

Kumppanuusyhteistyö jatkossa

Moottoriajoneuvokortit ja useat väestörekisteriaineistot ovat hyviä esimerkkejä yleisöä kiinnostavista digitoiduista aineistoistamme, joiden metatietoja on jo rikastettu kumppanuusyhteistyöllä.

Joulukuussa 2015 käynnistyneestä henkikirjojen indeksoinnista FamilySearchin indeksointiverkkotyökalulla odotamme paljon. Jos FamilySearchin verkkotyökalu osoittautuu suosituksi, voimme tuottaa sinne muitakin tutkijoita kiinnostavia aineistoja indeksoitavaksi.

Käytännössä Kansallisarkisto digitoi aineistoja, joista vapaasti käytettävät ovat metatietoineen avoimesti käytettävissä erilaisiin sovelluksiin, julkaisuihin ja muuhun tutkimus- ja verkkokäyttöön. Metatietojen rikastaminen on resurssivaltaista, joka on suurin syy siihen että etsimme erilaisia kumppanuuksia työn toteuttamiseksi. Digitointityötämme arvostetaan suuresti, ja Digitaaliarkisto on ylivoimaisesti käytetyin verkkopalvelumme. Tekemämme ja kumppanuusyhteistyössä tehtävä digitointi ja metatietojen rikastaminen on työtä jota tehdään kaikille asiakkaillemme.

Olemme avoimia uusille ehdotuksille.

István Kecskeméti 
Sektorijohtaja
Kansallisarkisto