Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmistelussa hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta. Uuden lainsäädännön toivotaan tulevan voimaan ensi vuoden alusta. Voimaan tullessaan lakiesitys muuttaisi nykyisin arkistolaitoksen nimellä toimivan Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista koostuvan viranomaiskokonaisuuden Kansallisarkistoksi paikallisine toimipaikkoineen. Suurempaa yleistä merkitystä on kuitenkin sillä, että hallituksen esityksessä arkistolakiin on lisätty uusi pykälä, joka antaisi Kansallisarkistolle oikeuden asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämiseen digitoinnin jälkeen silloin, kun se on mahdollista vaarantamatta asiakirjan säilymistä ja autenttisuuden ja eheyden varmistamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa.
Kansallisarkisto mukana kehittämässä käsinkirjoitetun tekstin tunnistusta
Kansallisarkisto on mukana vuoden 2016 alussa käynnistyneessä READ-hankkeessa, jonka tarkoituksena on mullistaa käsinkirjoitetun tekstin tunnistus. Tämä on tarkoitus toteuttaa tuomalla yhteen eri alojen vahvuudet ja asiantuntemus. Asiantuntemus koostuu arkistojen, tutkijoiden, sovelluskehittäjien ja vapaaehtoisten osaamisesta ja panoksesta.
Arkistolaitoksen toimitilat uudistuvat
Arkistolaitoksessa on käynnistynyt toimitilojen uudistustyö. Työ tehdään yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa ja tavoitteena on parantaa arkistolaitoksen työtilojen ja asiakastilojen toimivuutta. Työ tehdään valtion yhteisen toimitilastrategian mukaisesti ja tavoitteena on, että toimitilat tukevat tuloksellista toimintaa ja että tilojen kehittämisellä edistetään parempia työsuorituksia sekä parannetaan kustannustehokkuutta. Tilaratkaisuissa tullaan varmistamaan tilojen terveellisyys ja turvallisuus sekä yhteiskuntavastuullisuus ja kestävä kehitys.
Miten toimitilat tukevat muuttuvaa työnkuvaa?
Toimitilojen muuttuessa perinteiseen virastomaisemaan tottunut virkamies saattaa yllättyä mahdollisuuksista, joita nykyaikainen toimitilasuunnittelu voi tarjota. Uudenlainen tila tarjoaa tiimeille sopivasti kokoontumistilaa ja mahdollistaa työnteon kannalta riittävän vuorovaikutteisuuden. Hiljaiset työpisteet antavat rauhan keskittyä ilman taustahälyä. Virkamatkalainen löytää monitoimitilasta työpisteen, jossa voi keskittyä työtehtäviinsä tai kokouksen valmisteluun ilman häiriötä.
Työtila suunnitellaan erityisesti työntekoon – tulevaisuuden virkamies ei sisusta huonettaan kodinomaiseksi. Toimitiloissa työn tekemisen mielekkyys korostuu eli iso tila ei enää ole etuoikeus, vaan tilojen ja laitteiden toimivuus ovat ensisijaisia tekijöitä luoda tuloksellista työntekoa tukeva toimintaympäristö.
Asiakkaana uudenlaisessa toimintaympäristössä
Asiakkaiden turvallisuus ja asioimisen mielekkyys tulevat olemaan suunnittelutyössä niin ikään keskeisellä sijalla. Asiakastilojen toimivuus huomioidaan jo suunnittelutyön alkuvaiheessa ja toteutetaan vaiheittain.
Kiinnostuitko toimitilasuunnittelusta? Käypä kurkkaamassa Senaatti-kiinteistöjen sivuilla info monitilojen virtuaalikierroksista ja arvokiinteistöt.
Kirjoittaja: Kehittämispäällikkö Kristiina Laine on Kansallisarkiston Helsingin toimitilojen uudistamista suunnittelevan työryhmän puheenjohtaja Toiminnanohjauksen vastuualueelta.
Toimitilojen muuttuessa perinteiseen virastomaisemaan tottunut virkamies saattaa yllättyä mahdollisuuksista, joita nykyaikainen toimitilasuunnittelu voi tarjota. Uudenlainen tila tarjoaa tiimeille sopivasti kokoontumistilaa ja mahdollistaa työnteon kannalta riittävän vuorovaikutteisuuden. Hiljaiset työpisteet antavat rauhan keskittyä ilman taustahälyä. Virkamatkalainen löytää monitoimitilasta työpisteen, jossa voi keskittyä työtehtäviinsä tai kokouksen valmisteluun ilman häiriötä.
Työtila suunnitellaan erityisesti työntekoon – tulevaisuuden virkamies ei sisusta huonettaan kodinomaiseksi. Toimitiloissa työn tekemisen mielekkyys korostuu eli iso tila ei enää ole etuoikeus, vaan tilojen ja laitteiden toimivuus ovat ensisijaisia tekijöitä luoda tuloksellista työntekoa tukeva toimintaympäristö.
Asiakkaana uudenlaisessa toimintaympäristössä
Asiakkaiden turvallisuus ja asioimisen mielekkyys tulevat olemaan suunnittelutyössä niin ikään keskeisellä sijalla. Asiakastilojen toimivuus huomioidaan jo suunnittelutyön alkuvaiheessa ja toteutetaan vaiheittain.
Kiinnostuitko toimitilasuunnittelusta? Käypä kurkkaamassa Senaatti-kiinteistöjen sivuilla info monitilojen virtuaalikierroksista ja arvokiinteistöt.
Kirjoittaja: Kehittämispäällikkö Kristiina Laine on Kansallisarkiston Helsingin toimitilojen uudistamista suunnittelevan työryhmän puheenjohtaja Toiminnanohjauksen vastuualueelta.
Tutkijasalit kesäaikaan
Tutkijasalien iltapäivystykset ovat päättyneet tältä keväältä. Tieto siirtymisestä kesän palveluaikoihin ei ole ehkä vielä tavoittanut kaikkia, sillä ainakin täällä Mikkelissä muutama asiakas olisi tällä viikollakin mielellään jatkanut tiistai-iltaa pitempään. Virtuaalinen tutkijasali digitoituine aineistoineen on kuitenkin aina avoinna eli valoisat kesäillat voi halutessaan käyttää tutkimuksiin siellä.
Kesän tutkimusmatkoja suunnitellessa kannattaa muistaa, että Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasali on kiinni maanantaisin. Viime vuosina tehty digitointi on vaikuttanut Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin kävijämääriin voimakkaasti. Karjalan ja Petsamon kirkonkirjat ovat digitoituina joko vapaassa käytössä verkossa tai käyttölupamenettelyllä tutkittavissa kaikissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa, joten Mikkeliin ei ole enää tarvinnut matkustaa näiden aineistojen perässä. Viimeisimpänä verkkokäyttöön on avattu Viipurin maanmittauskonttorin asiakirjoja. Toki Luovutetun Karjalan, Etelä-Savon, Etelä-Karjalan ja Kymenlaakson aineistoa on edelleen paljon tutkittavissa vain alkuperäisinä asiakirjoina Mikkelissä.
Vähentyneiden kävijämäärien myötä olemme nyt alkuvuoden ajan kokeilleet tutkijasalin sulkemista maanantaisin. Muutamat kävijät ovat pahoitelleet ’työviikon’ lyhenemistä Mikkelissä, mutta muuten uusista aukioloajoista saatu asiakaspalaute on jäänyt vähäiseksi. Menetetyn maanantain sijaan palautteissa on ennemminkin varmisteltu tiistain ilta-aukiolon säilymistä talvikaudella.
Saatujen kokemusten perusteella tutkijasali pidetään siis jatkossakin kiinni maanantaisin Mikkelissä. Ja kotisivun ajankohtaistiedotteista olette ehkä jo huomanneet vastaavan muutoksen myös Vaasan maakunta-arkiston aukioloajoissa kesäkuun alusta alkaen.
Ylitarkastaja Anne Hänninen, Mikkelin maakunta-arkisto
Kesän tutkimusmatkoja suunnitellessa kannattaa muistaa, että Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasali on kiinni maanantaisin. Viime vuosina tehty digitointi on vaikuttanut Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin kävijämääriin voimakkaasti. Karjalan ja Petsamon kirkonkirjat ovat digitoituina joko vapaassa käytössä verkossa tai käyttölupamenettelyllä tutkittavissa kaikissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa, joten Mikkeliin ei ole enää tarvinnut matkustaa näiden aineistojen perässä. Viimeisimpänä verkkokäyttöön on avattu Viipurin maanmittauskonttorin asiakirjoja. Toki Luovutetun Karjalan, Etelä-Savon, Etelä-Karjalan ja Kymenlaakson aineistoa on edelleen paljon tutkittavissa vain alkuperäisinä asiakirjoina Mikkelissä.
Vähentyneiden kävijämäärien myötä olemme nyt alkuvuoden ajan kokeilleet tutkijasalin sulkemista maanantaisin. Muutamat kävijät ovat pahoitelleet ’työviikon’ lyhenemistä Mikkelissä, mutta muuten uusista aukioloajoista saatu asiakaspalaute on jäänyt vähäiseksi. Menetetyn maanantain sijaan palautteissa on ennemminkin varmisteltu tiistain ilta-aukiolon säilymistä talvikaudella.
Saatujen kokemusten perusteella tutkijasali pidetään siis jatkossakin kiinni maanantaisin Mikkelissä. Ja kotisivun ajankohtaistiedotteista olette ehkä jo huomanneet vastaavan muutoksen myös Vaasan maakunta-arkiston aukioloajoissa kesäkuun alusta alkaen.
Ylitarkastaja Anne Hänninen, Mikkelin maakunta-arkisto
Suomen kulttuuriperintösektoreilla tehdään ainutlaatuista yhteistyötä
Arkistoaineiston käytettävyyden edistämiseen liittyvä kehittäminen ja suunnittelu arkistolaitoksessa tapahtuu nykyisin opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen Digitaalinen Kirjasto (KDK) –hankkeen osana. Hankkeen puitteissa kehitetään kirjasto-, arkisto- ja museosektoreiden (KAM) yhteistyönä palveluita ja toimintamalleja, joiden avulla voidaan luoda, hallita, säilyttää ja hyödyntää kulttuuriperintöaineistoja. Arkistolaitos on aktiivinen toimija KDK-hankkeen erilaisissa työryhmissä ja koordinoi koko arkistosektorin toimintaa hankkeessa.
Keskeinen tavoite KDK-yhteistyössä on kulttuuriperintöaineistojen kuvailun yhdenmukaiset periaatteet ja metatietojen semanttinen yhteentoimivuus. Tätä tavoitetta edistetään erityisesti KDK:n tietoarkkitehtuuriryhmässä, jonka puheenjohtajuus on ollut arkistolaitoksella. Tietoarkkitehtuuriryhmä on foorumi, jolla KAM-sektoreiden edustajat sopivat yhteentoimivuuden edellyttämistä yhteisistä metatietomäärityksistä, sanastoista, luokituksista ja tunnuksista sekä näitä koskevista yhteisistä pelisäännöistä ja niiden noudattamisesta. Tietoarkkitehtuuriryhmän ensimmäinen tuotos on huhtikuussa julkaistu KDK:n nimitietopalvelua koskevat selvitys.
Nimitietopalvelu on aineistoihin liittyvien toimijoiden (luonnolliset ja juridiset henkilöt, yhteisöt, suvut) kuvailutietoja sisältävä metatietopalvelu. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden kuvailujärjestelmissä toimija on keskeinen kuvailun kohde ja tiedon tarvitsijoille tärkeä hakuelementti. Kun kirjastojen, arkistojen ja museoiden aineistoihin liittyy hyvin paljon samoja toimijoita, vähentäisi sektoreiden yhteinen nimitietopalvelu merkittävästi päällekkäistä työtä ja tukisi kuvailutietojen laadun varmistamista sekä hyödyntämistä yhteisissä hakujärjestelmissä, kuten Finnassa.
Nimitietopalveluselvityksen keskeisenä tavoitteena on ollut selvittää kulttuuriperintösektoreiden valmius tällaisen yhteisen nimitietopalvelun semanttisen yhdenmukaisuuden edellyttämään toimijoiden yhdenmukaiseen kuvailuun. Selvitys osoittaa, että valmius on olemassa, koska sektoreiden kuvailukäytännöissä on paljon yhtymäkohtia nimenomaan toimijoiden kuvailuissa. Nimitietopalveluselvityksen keskeinen anti on toimijoiden yhdenmukaisen kuvailun metatietomalli, joka on selvityksessä esitetty yhteisen nimitietopalvelun tietomallina.
Tietoarkkitehtuuriryhmä visioi nimitietopalvelun nimiauktoriteetti-, kuvailutieto- sekä tunnuksien välityspalveluun jakautuvana metatietopalveluna. Tietovarantona nimitietopalvelu sisältäisi toimijoiden erilaiset nimimuodot, toimijoiden kattavat kuvailutiedot, toimijoihin liittyvät suhteet sekä toimijoille ja toimijakuvailuille annetut pysyvät tunnukset. Näin nimitietopalvelu yhdistäisi yhtäältä kirjastojen ensisijaisesti nimitietoihin kohdistuvan toimijan kuvailun sekä toisaalta arkistojen ja museoiden kattavamman toimijoiden kuvailun. Toimijoiden kuvailun semanttinen yhteismitallisuus nimitietopalvelussa varmistetaan noudattamalla kirjastomaailmassa tuotettuja Resource Description and Access (RDA) -kuvailusääntöjä.
Teknisenä toteutuksena nimitietopalvelu koostuisi yhteisestä toimijatietokannasta, josta ja johon metatietoja poimitaan sektorikohtaisista ja organisaatiokohtaisista tuotantojärjestelmistä, sekä toimijatietokannan rajapinnoista ulkoisiin järjestelmiin. Tällaisia ulkoisia järjestelmiä olisivat esimerkiksi eräät julkishallinnon rekisterit ja kansainvälinen ISNI-tietokanta, joiden tietovarantoja nimitietopalvelu hyödyntäisi. Nimitietopalvelun julkinen tietosisältö tarjottaisiin käyttöön Finto-palvelun kautta ontologisoituna avoimena linkitettynä datana. Käyttörajoitettu toimijatieto olisi nimitietopalvelussa vain auktorisoitujen käyttäjien saatavilla.
Tietoarkkitehtuuriryhmän visio kulttuuriperintösektoreiden yhteisestä nimitietopalvelusta, joka yhdistää kirjastojen, arkistojen ja museoiden perinteiset toimijan kuvailukäytännöt, on ainutlaatuinen maailmassa. Joissakin maissa on käyty keskusteluja kirjastojen ja arkistojen yhteisestä toimijoiden kuvailun metatietopalvelusta, mutta toteutukseen ei ole päästy, koska lähtökohtana ovat olleet kirjastojen arkistojen tarpeita suppeammat toimijan kuvailun nimiauktoriteettipalvelut. Tietoarkkitehtuuriryhmän visioima nimitietopalvelu olisi myös kulttuuriperintösektoria laajempi kansallinen toimijoiden kuvailun metatietopalvelu. Kulttuuriperintösektorin organisaatiot olisivat toimijatietovarannon keskeiset sisällöntuottajat, mutta metatiedot olisivat myös julkisen hallinnon (muiden) viranomaisten operatiivisten järjestelmien käytettävissä.
KDK-hankkeen puitteissa Suomessa tehtävä kulttuuriperintösektoreiden yhteistyö on maailmanlaajuisesti uraa uurtavaa, mikä on tuonut lisähaasteen hankkeen puitteissa tuotettujen palveluiden toteuttamiseen. Nimitietopalvelukin edellyttää vielä erilaisia tietoarkkitehtuuriryhmän tunnistamia lisäselvityksiä ja jatkotoimenpiteitä ennen kuin päästään palvelun toteutuksen suunnitteluun. Jatkoselvitysten keskeinen kohde on nimitietopalvelun tietomallin ja kulttuuriperintösektoreiden käytössä olevien kuvailuskeemojen ja -formaattien yhteentoimivuuden yksityiskohtainen selvittäminen. Toinen suuri haaste ovat nimitietopalvelun sisältämät henkilötiedot, joiden tallentaminen ja jakelu edellyttävät laintasoista valtuutusta. Näitä jatkoselvityksiä käynnistellään nyt yhtäältä tietoarkkitehtuuriryhmän puitteissa ja toisaalta asianomaisten ministeriöiden yhteistyönä opetus- ja kulttuuriministeriön aloitteesta.
Jaana Kilkki
Arkistoneuvos, Kansallisarkisto
Keskeinen tavoite KDK-yhteistyössä on kulttuuriperintöaineistojen kuvailun yhdenmukaiset periaatteet ja metatietojen semanttinen yhteentoimivuus. Tätä tavoitetta edistetään erityisesti KDK:n tietoarkkitehtuuriryhmässä, jonka puheenjohtajuus on ollut arkistolaitoksella. Tietoarkkitehtuuriryhmä on foorumi, jolla KAM-sektoreiden edustajat sopivat yhteentoimivuuden edellyttämistä yhteisistä metatietomäärityksistä, sanastoista, luokituksista ja tunnuksista sekä näitä koskevista yhteisistä pelisäännöistä ja niiden noudattamisesta. Tietoarkkitehtuuriryhmän ensimmäinen tuotos on huhtikuussa julkaistu KDK:n nimitietopalvelua koskevat selvitys.
Nimitietopalvelu on aineistoihin liittyvien toimijoiden (luonnolliset ja juridiset henkilöt, yhteisöt, suvut) kuvailutietoja sisältävä metatietopalvelu. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden kuvailujärjestelmissä toimija on keskeinen kuvailun kohde ja tiedon tarvitsijoille tärkeä hakuelementti. Kun kirjastojen, arkistojen ja museoiden aineistoihin liittyy hyvin paljon samoja toimijoita, vähentäisi sektoreiden yhteinen nimitietopalvelu merkittävästi päällekkäistä työtä ja tukisi kuvailutietojen laadun varmistamista sekä hyödyntämistä yhteisissä hakujärjestelmissä, kuten Finnassa.
Nimitietopalveluselvityksen keskeisenä tavoitteena on ollut selvittää kulttuuriperintösektoreiden valmius tällaisen yhteisen nimitietopalvelun semanttisen yhdenmukaisuuden edellyttämään toimijoiden yhdenmukaiseen kuvailuun. Selvitys osoittaa, että valmius on olemassa, koska sektoreiden kuvailukäytännöissä on paljon yhtymäkohtia nimenomaan toimijoiden kuvailuissa. Nimitietopalveluselvityksen keskeinen anti on toimijoiden yhdenmukaisen kuvailun metatietomalli, joka on selvityksessä esitetty yhteisen nimitietopalvelun tietomallina.
Tietoarkkitehtuuriryhmä visioi nimitietopalvelun nimiauktoriteetti-, kuvailutieto- sekä tunnuksien välityspalveluun jakautuvana metatietopalveluna. Tietovarantona nimitietopalvelu sisältäisi toimijoiden erilaiset nimimuodot, toimijoiden kattavat kuvailutiedot, toimijoihin liittyvät suhteet sekä toimijoille ja toimijakuvailuille annetut pysyvät tunnukset. Näin nimitietopalvelu yhdistäisi yhtäältä kirjastojen ensisijaisesti nimitietoihin kohdistuvan toimijan kuvailun sekä toisaalta arkistojen ja museoiden kattavamman toimijoiden kuvailun. Toimijoiden kuvailun semanttinen yhteismitallisuus nimitietopalvelussa varmistetaan noudattamalla kirjastomaailmassa tuotettuja Resource Description and Access (RDA) -kuvailusääntöjä.
Teknisenä toteutuksena nimitietopalvelu koostuisi yhteisestä toimijatietokannasta, josta ja johon metatietoja poimitaan sektorikohtaisista ja organisaatiokohtaisista tuotantojärjestelmistä, sekä toimijatietokannan rajapinnoista ulkoisiin järjestelmiin. Tällaisia ulkoisia järjestelmiä olisivat esimerkiksi eräät julkishallinnon rekisterit ja kansainvälinen ISNI-tietokanta, joiden tietovarantoja nimitietopalvelu hyödyntäisi. Nimitietopalvelun julkinen tietosisältö tarjottaisiin käyttöön Finto-palvelun kautta ontologisoituna avoimena linkitettynä datana. Käyttörajoitettu toimijatieto olisi nimitietopalvelussa vain auktorisoitujen käyttäjien saatavilla.
Tietoarkkitehtuuriryhmän visio kulttuuriperintösektoreiden yhteisestä nimitietopalvelusta, joka yhdistää kirjastojen, arkistojen ja museoiden perinteiset toimijan kuvailukäytännöt, on ainutlaatuinen maailmassa. Joissakin maissa on käyty keskusteluja kirjastojen ja arkistojen yhteisestä toimijoiden kuvailun metatietopalvelusta, mutta toteutukseen ei ole päästy, koska lähtökohtana ovat olleet kirjastojen arkistojen tarpeita suppeammat toimijan kuvailun nimiauktoriteettipalvelut. Tietoarkkitehtuuriryhmän visioima nimitietopalvelu olisi myös kulttuuriperintösektoria laajempi kansallinen toimijoiden kuvailun metatietopalvelu. Kulttuuriperintösektorin organisaatiot olisivat toimijatietovarannon keskeiset sisällöntuottajat, mutta metatiedot olisivat myös julkisen hallinnon (muiden) viranomaisten operatiivisten järjestelmien käytettävissä.
KDK-hankkeen puitteissa Suomessa tehtävä kulttuuriperintösektoreiden yhteistyö on maailmanlaajuisesti uraa uurtavaa, mikä on tuonut lisähaasteen hankkeen puitteissa tuotettujen palveluiden toteuttamiseen. Nimitietopalvelukin edellyttää vielä erilaisia tietoarkkitehtuuriryhmän tunnistamia lisäselvityksiä ja jatkotoimenpiteitä ennen kuin päästään palvelun toteutuksen suunnitteluun. Jatkoselvitysten keskeinen kohde on nimitietopalvelun tietomallin ja kulttuuriperintösektoreiden käytössä olevien kuvailuskeemojen ja -formaattien yhteentoimivuuden yksityiskohtainen selvittäminen. Toinen suuri haaste ovat nimitietopalvelun sisältämät henkilötiedot, joiden tallentaminen ja jakelu edellyttävät laintasoista valtuutusta. Näitä jatkoselvityksiä käynnistellään nyt yhtäältä tietoarkkitehtuuriryhmän puitteissa ja toisaalta asianomaisten ministeriöiden yhteistyönä opetus- ja kulttuuriministeriön aloitteesta.
Jaana Kilkki
Arkistoneuvos, Kansallisarkisto
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)