Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja tarjota sitä käytettäväksi. Joskus kuitenkin aineisto on sisällöltään sellaista, että sitä ei voida antaa käyttöön noin vain, vaan vaaditaan käyttölupamenettely. Markku Mäenpää on blogikirjoituksessaan kesällä 2010 käsitellyt arkistolaitoksen käyttölupa- ja käyttörajoituskäytäntöjä. Täydennyksenä siihen voi todeta, että kirjoituksessa mainittu Astia-verkkopalvelu on otettu käyttöön, ja sen kautta voi myös hakea käyttölupaa arkistolaitoksen aineistoihin. Tämä edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnusten tai muun ns. vahvan tunnistautumisen avulla.
Viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tämä lähtökohta on ilmaistu perustuslain 12.2 §:ssä, jonka mukaan ”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta”. Perustuslain säädös merkitsee sitä, että julkisuus on näiden aineistojen kohdalla lähtökohta ja salassapito siitä erityisestä syystä ja lain nojalla tehtävä poikkeus. Tästä syystä esimerkiksi arkistolaitoksen aineistoista on suurin osa julkisia, eli niitä voi tutkia ilman käyttölupamenettelyä. Heti perään on kuitenkin todettava, että laissa on erilaisia julkisuuden rajoitusperusteita varsin runsaasti. Tässä ei riitä tila läheskään kaikkien niiden tarkasteluun, mutta yleisen pohdinnan lisäksi on hyvä ottaa pari esimerkkiä.
Perustuslain maininta "välttämättömien syiden vuoksi" viittaa siihen, että julkisuuden rajoittamiselle on oltava painavat perusteet. Nämä voivat liittyä joko tärkeään yleiseen tai yksityiseen etuun. Ensin mainitusta tunnettu, joskin käytännössä harvoin esiin tuleva esimerkki ovat tiedot, joiden antamisesta saattaisi aiheutua vahinkoa maan sisäiselle turvallisuudelle tai kansainvälisille suhteille. Yksityinen etu, josta asiakirjojen salassapidossa useimmiten on kysymys, puolestaan voi liittyä paitsi konkreettisen vahingon vaaraan, myös yksityisyyden suojan vaarantumiseen. Viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että henkilöä koskevia enemmän tai vähemmän arkaluonteisia tietoja leviää asiaan kuulumattomien tietoon. Tämän henkilö saattaa kokea kiusallisena tai loukkaavana. Asiakirjojen julkisuus ei kuitenkaan sinänsä ole kiinni tästä subjektiivisesta kokemuksesta.
Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa harkittaessa on siis useimmiten huomioitava nämä kaksi tärkeää periaatetta: yksityisyyden suoja ja julkisuusperiaate. Niiden kahden välillä on jännite, jonka kanssa viranomaiset – myös arkistolaitos – joutuvat taiteilemaan. Arkistolaitoksen osalta tilannetta tosin helpottaa hieman se, että meillä eletään ”ajasta jäljessä”. Toisin sanoen arkistolaitokseen siirrettävät asiakirjat ovat useimmiten niin vanhoja, että lyhimmät salassapitoajat (laissa säädetyt salassapitoajat vaihtelevat suojattavan edun mukaan) ovat ehtineet jo kulua umpeen. Vaikeinta ongelmaa tämä ei kuitenkaan ratkaise, sillä yksityisyyden suojan vuoksi salassa pidettävät asiakirjat ovat salassa pidettäviä 50 vuotta sen henkilön kuolemasta jota asiakirja koskee tai, ellei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä. Käytännössä 50 vuoden salassapitoaikaa voidaan käyttää lähinnä ruumiinavausasiakirjojen ja seurakuntien kuolleiden luetteloiden kohdalla. Muissa tapauksissa arkistolaitoksella ei lähtökohtaisesti ole tietoa asiakirjoihin merkittyjen henkilöiden kuolinajoista.
Kaikki päättyy siis kuitenkin aikanaan, myös asiakirjojen salassapito. Lain mukaan ikuisesti salassa pidettäviä asiakirjaryhmiä on vain kaksi: rippisalaisuuden piiriin kuuluvat asiakirjat sekä oikeudenkäyntiavustajan ja tämän päämiehen välinen kirjeenvaihto. Näitäkin on arkistolaitokseen kertynyt, vaikka ne tarkkaan ottaen eivät sinne kuuluisikaan. Arkistossa olevat asiakirjat kun ovat viimeistään salassapitoaikojen päätyttyä tai vaihtoehtoisesti määrättyjen edellytysten täyttyessä aina tarkoitettu asiakkaiden tutkittaviksi.
Jukka Hokkanen
Tutkija
Joensuun maakunta-arkisto
'Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?' Markku Mäenpään blogi (24.6.2010)
Astia -verkkopalvelu
Isoveljen tiedot Sinun elämästäsi jälkipolvien tutkittavaksi
Huomio! Isoveli valvoo Sinua! Isoveljen tehtävänä on pitää yllä lakia ja järjestystä, huolehtia terveydestäsi ja sosiaaliturvastasi sekä edistää muutenkin kansakunnan menestystä. Sen vuoksi Isoveljelle on kertynyt valtavasti tietoja arkielämästämme, taivalluksestamme kätilön pöydältä patologin pöydälle.
Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.
Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.
Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.
Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.
Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt. Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.
Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.
Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.
Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.
Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.
Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.
Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.
Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt. Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.
Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.
Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.
Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Tilat, tavat ja toiminta
”On teillä täällä hienot tilat.” Asiakas ihailee maakunta-arkiston hulppeata aulaa. Yli 30 vuoden arkistoalan työkokemuksella olen samaa mieltä. Hienot ovat. Tilat ovat aina vaikuttaneet toimintakulttuuriin. Tänä vuonna 85. syntymäpäiviään viettävä Hämeenlinnan maakunta-arkisto on ehtinyt toimia kolmessa paikassa. Viimeistään muuttovaiheessa ymmärsin, että siirtyminen Aittatielle muuttaa tapojamme yllättävän paljon.
Arkiston ensimmäisessä toimipisteessä, kaupunginkirjaston vintillä, aurinko paistoi iloisesti makasiinitiloihin. Työhuoneeni oli pahviseinäinen koppero, sekin ylellisyyttä, jonkinlaista yksityisyyttä. Menneen maailman tuoksu kiehtoi. Toimeen ryhdyttiin ”työ tekijäänsä neuvoo” – periaatteella. Muistan kirjoittaneeni paljon jäljennöksiä myllykatselmuksista. Viikonloppupäänsärky oli vakituinen vaiva, kunnes vanhat käsialat avautuivat. Maakunta-arkiston hoitaja Myllyniemi kertoi, että arkistossa miehet ovat saattaneet ratketa ryyppäämään, naiset ovat yleensä vain tulleet hulluiksi. Jäisinkö tänne pidemmäksi aikaa?
Tuli vuosi 1978 ja maakunta-arkiston uudet tilat Arvi Kariston kadun varressa valmistuivat. Muutto sujui iloisessa talkoohengessä. Viranomaisten arkistosiirrot työllistivät. Arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan tarvittiin neuvontaa. Kenttätyö toi haastetta ja vaihtelua, laajensi omaa näkökulmaa. Vähitellen kaikki virkailijat saivat oman virkapuhelimenkin!
Rakensimme asiakirjanäyttelyitä, lanseerasimme lainhuudatustodistuksen puuduttavien kirjoitelmien sijaan, talossa oli toimiva (yleensä) kopiokone. Ihka oikea konservaattori palkattiin. Uudet tilat piristivät henkilökuntaa selvästi. Ammattiylpeys kehittyi, kun ihmiset pääsivät käyttämään vahvuuksiaan. Arkistossa alkoi tapahtua. Äksöniä kehiin!
Aikanaan alkavassa ahtaudessa oli puolensa. Oli kodikasta ja ahdasta. Tutkijasalin vilkkaimpina päivinä voi aina huikata jonkun paikalle eksyneen työtoverin apuun.Entinen teollisuusrakennus alkoi kiukutella. Talvella oli kylmä, mutta vielä pahempaa oli lähes 30 asteen helle sisätiloissa kesäisin. Asiakkaat hoipertelivat puolitajuttomina pois ihmetellen, miten henkilökunta voi työskennellä sellaisissa tiloissa.
Muutto Aittatielle tiesi sitä, että kaikkia työtovereita ei välttämättä päivän mittaan tapaa lainkaan. Samaan rytäkkään perustettiin johtoryhmä vetämään eri vastuualueita. Olemme sektorijohtamisen pilottiyksikkö.
HMA:sta tuli Suomen uusin, kaunein ja arkistoainekseltaan suurin maakunta-arkisto. Kymmenvuotissiirtojen, KIR-aineistojen ja maksulliseen säilytykseen otetun aineksen lisäksi tästä piti huolen kansallisarkistosta Hämeenlinnaan siirretty materiaali. Työ lisääntyy (tai väki vähenee) ja edellyttää jatkuvaa uuden oppimista.. TUVA, TOVA ja TIVA.
Astia, Portti, digitaaliarkisto. AHAA!.
Onneksi emme enää ole matkailunähtävyys, vaan voimme keskittyä substanssitöihin. Kirjailija Sirpa Kähköstä lainaten, tutkijasalien korkeat katuikkunat tekevät tutkimustyöstä näkyvää!
Sähköinen asiointi lisääntyy ja resurssi pyörii prosessissa. Mutta. Tietopalvelun asiakas arvostaa edelleen ihan oikeaa elävää virkailijaa. Ja toistaiseksi häntä tarvitaan.
Leena Lepistö
Tietopalvelusihteeri, Hämeenlinnan maakunta-arkisto
Maakunta-arkistojen tulevaisuus Pohjoismaissa
Arkistolaitokset Pohjoismaissa ovat viime vuosiin asti organisaatioiltaan
muistuttaneet suuresti toisiaan. Ne muodostuvat Islantia lukuun ottamatta
kansallisesta keskusarkistosta (Suomessa Kansallisarkisto) ja alueellisista
keskusarkistoista (Suomessa maakunta-arkistot). Kaikissa Pohjoismaissa on
käynnissä kehitys ja muutos kohti yhdenmukaista arkistolaitosta, joka tarjoaa
yhä enemmän paikasta ja ajasta riippumattomia sähköisiä palveluja. Keskusarkistohankkeiden
ja muun keskittämisen myötä aineistojen sijoittelua ei enää ratkaista
yksinomaan hallinnon hierarkian ja aluerajojen pohjalta.
Kulunut vuosi on jälleen tarjonnut arkistolaitoksen virkamiehille hyvät mahdollisuudet osallistua pohjoismaiseen yhteistyöhön. Joka kolmas vuosi pidettävät Pohjoismaiset arkistopäivät järjestettiin toukokuussa Hämeenlinnassa, pääjohtajat kokoontuivat paitsi siellä myös vuosittaisessa kokouksessaan syyskuun lopulla Oslossa ja maakunta-arkistojen johtajat samanaikaisesti Viborgissa Tanskassa. Nordisk Arkivakademi kokoaa asiantuntijoita ensi viikolla Kööpenhaminaan pohtimaan arkistojuridisia kysymyksiä. Nordisk Arkivnyt ilmestyy säännöllisesti ja esim. numerossa 2/2012 julkaistut pohjoismaiset arkistotilastot antavat hyvän yleiskuvan Pohjoismaiden arkistolaitosten tilanteesta ja toiminnasta vuonna 2011.
Maakunta-arkistojen asema jo toteutetuissa ja käynnissä olevissa organisaatiomuutoksissa oli vilkkaan keskustelun kohteena Viborgin kokouksessa. Yhteistä eri maiden ratkaisuille on pyrkimys nykyisin tai vähenevin resurssein ylläpitää alueellista toimintaa. Se miten maakunta-arkistot (landsarkiv, statsarkiv) jatkossa yksiköinä tai toimipisteinä sijoittuvat kunkin maan arkistolaitoksen organisaatiossa vaihtelee. Kööpenhaminassa toiminut maakunta-arkisto suljetaan tämän vuoden aikana, kun arkistojen säilytys ja tietopalvelu voidaan hoitaa tehokkaammin Rigsarkivetin uusien tilojen myötä. Toisaalta alueille on tullut ja tulossa uusia kiinteistöjä ja toimijoita, näistä esimerkkeinä ovat Norjan ja Suomen saamelaisarkistot ja keskusarkistohankkeet.
Fyysisten asiakaskäyntien laskeva trendi on selvä kaikissa Pohjoismaissa ja se vaikuttaa tutkijasalipalveluihin. Suurin selittävä tekijä on keskeisten aineistojen digitointi ja se, että tutkijat eivät ole ”löytäneet” uusimpia paperiaineistojamme. Jälkimmäistä ei koskaan tule ehkä tapahtumaankaan perinteisissä tutkijasaleissa, vaan toimintatapojen muutos johtaa tämänkin aineiston liittämiseen sähköisten palvelujen piiriin tavalla tai toisella. Ajatus tutkijasalin sulkemisesta oli kaikille kollegoille, ellei vieras niin ainakin vaikea. Toisaalta kaikki raportoivat lyhennetyistä aukioloajoista ja supistetuista palveluista. Tiloja ja palveluita sopeutetaan resursseihin kuten Suomessakin. Tutkijasalit fyysisinä tiloina voidaan jatkossa muuntaa, ainakin osittain, esim. erilaisten yhteistyöhankkeiden ja arkistopedagogisen toiminnan käyttöön.
Kokouksen eräänä teemana oli joukkoistaminen (crowdsourcing), eli yhteistyö vapaaehtoisten toimijoiden kanssa. Toiminta asettaa myös omia tilavaatimuksiaan, etenkin jos yhteistyöprojekteissa käsitellään alkuperäisaineistoja (esim. tietokantojen syöttötyö, digitointi, aineistojen järjestäminen). Tutkijasaleista voidaan muuntaa tai rajata tähän sopivia tiloja, joissa esim. turvallisuusnäkökohdat on jo valmiiksi huomioitu.
Kokouksen teemoja olisi sisältönsä puolesta voitu käsitellä yhtä hyvin ja jopa paremmin kokoonpanolla, jossa myös kansallisarkistot ovat edustettuina. Alueellisten toimijoiden näkökulmat ja niiden vertailu ovat kuitenkin edelleen arvokas osa pohjoismaista yhteistyötä. Toivottavasti se hyödyttää myös maidemme arkistolaitosten piirissä tehtävää kehitystyötä, jolla pyritään laadukkaaseen ja tehokkaampaan palvelutarjontaan eri käyttäjäryhmille ja yhteistyötahoille. Yhdessä ja yhteistyössä.
Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja, Turun maakunta-arkisto
Kulunut vuosi on jälleen tarjonnut arkistolaitoksen virkamiehille hyvät mahdollisuudet osallistua pohjoismaiseen yhteistyöhön. Joka kolmas vuosi pidettävät Pohjoismaiset arkistopäivät järjestettiin toukokuussa Hämeenlinnassa, pääjohtajat kokoontuivat paitsi siellä myös vuosittaisessa kokouksessaan syyskuun lopulla Oslossa ja maakunta-arkistojen johtajat samanaikaisesti Viborgissa Tanskassa. Nordisk Arkivakademi kokoaa asiantuntijoita ensi viikolla Kööpenhaminaan pohtimaan arkistojuridisia kysymyksiä. Nordisk Arkivnyt ilmestyy säännöllisesti ja esim. numerossa 2/2012 julkaistut pohjoismaiset arkistotilastot antavat hyvän yleiskuvan Pohjoismaiden arkistolaitosten tilanteesta ja toiminnasta vuonna 2011.
 |
| Maakunta-arkiston johtajat Viborgissa syyskuussa 2012. |
Maakunta-arkistojen asema jo toteutetuissa ja käynnissä olevissa organisaatiomuutoksissa oli vilkkaan keskustelun kohteena Viborgin kokouksessa. Yhteistä eri maiden ratkaisuille on pyrkimys nykyisin tai vähenevin resurssein ylläpitää alueellista toimintaa. Se miten maakunta-arkistot (landsarkiv, statsarkiv) jatkossa yksiköinä tai toimipisteinä sijoittuvat kunkin maan arkistolaitoksen organisaatiossa vaihtelee. Kööpenhaminassa toiminut maakunta-arkisto suljetaan tämän vuoden aikana, kun arkistojen säilytys ja tietopalvelu voidaan hoitaa tehokkaammin Rigsarkivetin uusien tilojen myötä. Toisaalta alueille on tullut ja tulossa uusia kiinteistöjä ja toimijoita, näistä esimerkkeinä ovat Norjan ja Suomen saamelaisarkistot ja keskusarkistohankkeet.
Fyysisten asiakaskäyntien laskeva trendi on selvä kaikissa Pohjoismaissa ja se vaikuttaa tutkijasalipalveluihin. Suurin selittävä tekijä on keskeisten aineistojen digitointi ja se, että tutkijat eivät ole ”löytäneet” uusimpia paperiaineistojamme. Jälkimmäistä ei koskaan tule ehkä tapahtumaankaan perinteisissä tutkijasaleissa, vaan toimintatapojen muutos johtaa tämänkin aineiston liittämiseen sähköisten palvelujen piiriin tavalla tai toisella. Ajatus tutkijasalin sulkemisesta oli kaikille kollegoille, ellei vieras niin ainakin vaikea. Toisaalta kaikki raportoivat lyhennetyistä aukioloajoista ja supistetuista palveluista. Tiloja ja palveluita sopeutetaan resursseihin kuten Suomessakin. Tutkijasalit fyysisinä tiloina voidaan jatkossa muuntaa, ainakin osittain, esim. erilaisten yhteistyöhankkeiden ja arkistopedagogisen toiminnan käyttöön.
Kokouksen eräänä teemana oli joukkoistaminen (crowdsourcing), eli yhteistyö vapaaehtoisten toimijoiden kanssa. Toiminta asettaa myös omia tilavaatimuksiaan, etenkin jos yhteistyöprojekteissa käsitellään alkuperäisaineistoja (esim. tietokantojen syöttötyö, digitointi, aineistojen järjestäminen). Tutkijasaleista voidaan muuntaa tai rajata tähän sopivia tiloja, joissa esim. turvallisuusnäkökohdat on jo valmiiksi huomioitu.
Kokouksen teemoja olisi sisältönsä puolesta voitu käsitellä yhtä hyvin ja jopa paremmin kokoonpanolla, jossa myös kansallisarkistot ovat edustettuina. Alueellisten toimijoiden näkökulmat ja niiden vertailu ovat kuitenkin edelleen arvokas osa pohjoismaista yhteistyötä. Toivottavasti se hyödyttää myös maidemme arkistolaitosten piirissä tehtävää kehitystyötä, jolla pyritään laadukkaaseen ja tehokkaampaan palvelutarjontaan eri käyttäjäryhmille ja yhteistyötahoille. Yhdessä ja yhteistyössä.
Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja, Turun maakunta-arkisto
Selvityspalvelun uudet tuulet
Julkisuudessa esillä olevat aiheet näkyvät usein myös Kansallisarkiston
selvityspalvelussa, esimerkiksi viime talvena esitetty Isien sota -niminen
tv-sarja aiheutti sotilaskantakortteihin tilausruuhkan, jonka purkaminen vei kuukausia.
Vastaavanlaista on koettu Ruotsin sotalapsia koskevissa tilauksissa.
Presidentti Koiviston inkeriläisten paluumuuttoa koskeva puhe 1990-luvun alussa
sai aikaan vuosia kestäneen todistustilaustulvan, jonka jälkimaininkeina
edelleenkin laaditaan erilaisia todistuksia ja selvityksiä inkeriläiseen
syntyperään liittyen.
Selvityspalvelu on tutkijasalien rinnalla ollut
perinteisesti se arkistolaitoksen toiminnan osa-alue, joka on suorimmin
yhteydessä tavalliseen kansalaiseen. Moni ihminen tarvitsee jossain elämänsä
vaiheessa esimerkiksi jäljennöksen arkistossa säilytettävästä avioehdosta,
testamentista, perukirjasta tai lainhuudosta. Kansallisarkistossa epävirallisempiin
tarkoituksiin etsitään tietoja vaikkapa vuoden 1918 sotaan osallistuneista
sukulaisista, luovutettuun Karjalaan jääneestä omaisuudesta tai Valtiollisen
poliisin henkilöasiakirjoista. Kysyntää kohdistuu toki myös moneen muuhun arkistoon.
Varsinaisten jäljennetilausten ja selvityspyyntöjen lisäksi
arkistoon tulee säilytettävään aineistoon liittyviä tiedusteluja niin
kotimaasta kuin ulkomailtakin. Maailman kutistumisen huomaa siitä, että moni
ulkomainenkin tutkija tarvitsee tietoja suomalaisiin arkistoihin sisältyvistä
aineistoista.
Selvityshenkilökunta etsii asiakkaan antamien lähtötietojen
pohjalta halutut asiakirjat arkistosta. Asiakirjat eivät aina löydy helposti
vaan toisinaan joudutaan tekemään varsinaista salapoliisityötä.
Arkistoluetteloiden lisäksi käytetään apuna muun muassa aiheeseen liittyvää
kirjallisuutta sekä eri viranomaisten ja laitosten internetsivuja
tietokantoineen. Googlesta ja Wikipediastakin saattaa joskus löytyä etsinnän
alkuun tarvittava langanpää. Kun asiakirjat ovat löytyneet, asiakkaalle
lähetetään tilauksen mukaisesti virallinen todistus tai sukuselvitys, oikeaksi
todistettu jäljennös, tavalliset valokopiot tai sähköinen tiedosto. Osalle
asiakkaista vastataan kirjallisella selvityksellä tai heidät ohjataan kysymään
tietoa jostain muualta. Laajempaa selvittelyä vaatineissa vastauksissa
veloitetaan jäljenteiden lisäksi myös tehdystä työstä.
Näin on toimittu selvityspalvelussa tähän asti. Valtionhallinnon
vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma vaikuttaa kuitenkin myös
selvityspalveluresursseihin ja nämäkin työt on tulevaisuudessa hoidettava entistä
vähemmällä väellä. Joudumme väistämättä priorisoimaan tehtäviämme. Selvitystoiminnan
painopiste on siirtymässä jäljennetilauksiin ja muu selvittäminen jää entistä
enemmän asiakkaan itsensä tehtäväksi.
Arkistolaitos on pyrkinyt varautumaan muuttuneeseen
tilanteeseen siten, että asiakkaiden avuksi omatoimiseen tutkimiseen on
laadittu erilaisia apuneuvoja. Ensikertaisen asiakkaan kannattaakin tutustua
kotisivultamme löytyvään Portti-käyttäjäpalveluun.
Astia-verkkopalvelun kautta on 10.9.2012 alkaen voinut kotikoneella
tilata maksullisia jäljenteitä ja selvityksiä 24/7-periaatteella. Palvelussa on
nyt tarjolla vasta muutamia asiakirjatyyppejä koskevia tilauslomakkeita, mutta
valikoima kasvaa syksyn mittaan. Kyseisen uuden tilauspalvelun ja muiden
kehitteillä olevien verkkopalveluiden avulla Arkistolaitos pyrkii aikaisempaa
paremmin mahdollistamaan asiakkaiden omatoimisen tiedonhankinnan. Tervetuloa
siis Arkistolaitokseen sekä verkossa että paikan päällä!
Taina Partanen
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)