Arkistojen aukioloajat ja asiakaspalvelu

Vuoden 2009 keväällä arkistolaitos joutui tiukan paikan eteen. Kiinteistökulut olivat nousseet niin paljon, että arkistolaitoksen talous joutui poikkeuksellisen ahtaalle. Arkistolaitos poikkeaa siinä mielessä muusta valtionhallinnosta, että neliöitä on paljon suhteessa henkilömäärään.

Kaikkiaan Kansallisarkiston eri toimipisteissä ja maakunta-arkistoissa on noin 188 hyllykilometriä aineistoa. Ja aineistomäärä kasvaa jatkuvasti, kun viranomaiset luovuttavat 40 vuotta vanhempia arkistojaan, jotka lain nojalla on otettava vastaan. Lääninhallituksista ja muualta aluehallinnosta tulee lähivuosina kaiken lisäksi noin 14 hyllykilometriä aineistoa. Se on paljon, kun arkistojen on myös vastattava niihin kohdistuvista tietopalveluista.

Yhtälö on vaikea. Kun kiinteistökuluihin ei saada riittävästi rahaa, on säästettävä muusta. Se tarkoittaa palkkoja ja käyttömenoja. Arkistolaitoksen kaikki virat laitettiinkin keväällä 2009 täyttökieltoon ja muusta budjetista leikattiin se, mitä voitiin. Silti säästöt johtivat siihen, mikä oli kaikkein epätoivotuinta. Arkistot joutuivat rajoittamaan asiakaspalveluitaan. Laitokset suljettiin arkisin klo 18 ja lauantaiden aukiolosta luovuttiin kokonaan. Työajan ulkopuoliset työtunnit ovat kalliita, joten niistä oli pakko tinkiä.

Etenkin sukututkijoiden piirissä muutos herätti voimakkaan vastareaktion. Parin viikon aikana maaliskuussa 2009 arkistolaitoksen yksiköihin tuli 28 kirjallista vetoomusta, joissa aukioloaikoja pyydettiin palauttamaan ennalleen. Vetoomuksista yli puolet tuli sukututkimusjärjestöiltä. Vetoomuksista huolimatta aikaisempiin aukioloaikoihin ei palattu.

Uudet aukioloajat ovat nyt olleet voimassa vuoden verran. Yksittäisiä valituksia tulee edelleen sekä sukututkijoilta että yliopistojen tutkijoilta. Vapaa-ajallaan sukututkimusta harrastaville tai luennoilla päivällä käyville opiskelijoille ja tutkijoille ilta- ja lauantaiajat olisivat epäilemättä tärkeä lisämahdollisuus. Sähköisesti on saatavilla vain häviävän pieni osa arkistojen aineistoista. Kestää vielä vuosia ennen kuin edes kaikkein keskeisimmät asiakirjat on digitoitu. Tilanne on siis ongelmallinen.

Vieläkään emme silti voi palata vanhaan käytäntöön. Siihen ei yksinkertaisesti ole taloudellisia mahdollisuuksia. Digitointihankkeisiin sentään on saatu varsin hyvin erityisrahoitusta. Vuonna 2009 yli 1,5 miljoonaa euroa. Sen ansiosta olemme voineet digitoida jo yli viisi miljoonaa kuvausyksikköä. Kehityksen nopeutumisesta kertoo se, että ensimmäinen miljoona saavutettiin vasta joulukuussa 2007. Kun seurakuntien historiakirjat ja vanhimmat tuomiokirjat saadaan lähivuosina digitoiduiksi, ovat sukututkijoiden tärkeimmät tiedonlähteet verkossa. Se on ainakin jonkinlainen lohtu, vaikka laihanlainen. Seuraamme myös asiakaskäyntejä ja mietimme mahdollisuuksia parantaa tietopalveluitamme. Todettakoon, että esimerkiksi Tukholman Riksarkivet on asiakkaille auki kolmena päivänä viikossa klo 9 – 16 ja torstaisin ja perjantaisin klo 9 – 20. Lisäksi Riksarkivet on auki kunkin kuun viimeisenä lauantaina kesäaikaa lukuun ottamatta klo 9 – 15. Tällaisetkin muutokset ovat toki harkinnan arvoisia ja niistä kuulemme mielellämme kommentteja.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja

7 kommenttia:

  1. Toivoisin, että edes kerran kuukaudessa oli maakunta-arkisto lauantaisin auki tai että pari kertaa kuussa olisi ns. pidennetty päivä.

    Tällä hetkellä päivätyötä tekevän on mahdotonta asioida arkistossa muutoin kuin lomallaan - käytännössä siis noin 47/52 osaa vuodesta homma ei onnistu.

    Toivottavasti digitointi edistyy jättiläisharppauksia ja jo tehtyä vapaaehtoistyötä hyödyntäen siltä osin kuin se on mahdollista.

    VastaaPoista
  2. Valitettavasti tänä päivänä digitaaliarkisto käyttöliittymineen ei kata kaikkia paikallis- ja henkilöhistorian harrastajan tarpeita ja käynnit Kansallisarkistoissa sekä useissa maakunta-arkistoissa ovat tarpeen. Kuten Juha jo totesi, tämä tarkoittaa työssäkäyvälle joko palkallisten tai palkattomien vapaapäivien käyttöä.

    Pidemmältä matkustaville arkistoreissu on sitä kannattavampi, mitä pidempi päivä on käytettävissä. Näin ainakin ymmärsin tamperelaiselta yliopistotutkijalta. Ja näin olen sen itse kokenut Helsingin ulkopuolella käydessäni.

    Toivon siis ettei arkipäivien aukioloa enää lyhennetä ja kannatan lämpimästi joko kuukausittaista lauantaiaukioloa Ruotsin malliin tai Ison-Britannian National archiven tapaan yhtä suljettua arkipäivää ja jatkuvaa lauantaiaukioloa. Lauantain aukiolosta on kuitenkin todettava, että jollei silloin ole asiakirjahakua, pitäisi paikan päälle kuitenkin tulla jo perjantaina aamupäivällä.

    (Eräs tutkija kirjoitti liian pitkän kommentin, eikä saanut sitä tänne esille. Luettavissa täältä.)

    VastaaPoista
  3. Sari Ahonen11.4.2010 20.06

    Entäs jos maakunta-arkistot menisivät arkisin esim. 16.15 kiinni neljänä päivänä, yhtenä päivänä olisi ilta-aika vaikka seitsemään ja sit lauantaisin auki esim. neljä tuntia??? Uskon että olisi hyvä ratkaisu etenkin sukututkijoiden kannalta.

    VastaaPoista
  4. Digitointikaan ei ratkaise lyhennetyn aukioloajan ongelmaa, kun tutkija haluaa käyttää aineistoa, jota ei voi julkaista kaikille avoimessa verkossa. Sellaista digiaineistoahan voi lukea vain arkistolaitoksen toimipisteissä. Käytin aikanaan graduni lähteenä EK:n henkilöakteja, joita kävin lukemassa iltaisin töiden jälkeen. Onneksi tein graduni vuosia sitten. Nykyisillä aukioloajoilla en olisi voinut arkistolaitoksessa olevia asiakirjoja käyttää, ja minun olisi pitänyt vaihtaa aihetta.

    VastaaPoista
  5. Iikko B Voipio15.4.2010 16.29

    Kun olin työelämässä, arkiston aukiolo klo 20:een asti ja lauantaina mahdollisti tutkimuksen, joka on sekä yleistä historiatutkimusta että sukututkimustakin.
    Uudessa elämäntilanteessani ma-pe 9-18 on juuri ja juuri käypä, mutta arki-illat ja lauantait (ja miksei maksullisena sunnuntaikin) olisi virikkeellisen elämän näkökulmasta terapeuttista. Ehkäpä Arkistolaitos onnistuisi saamaan lisämäärärahoja sillä perusteella, että vanhenemisongelmaa kevennetään tällaisella aktivoinnilla.

    VastaaPoista
  6. Nykyinen kustaanustaso voitaisiin säilyttää kun pidettäisiin yksi arkipäivä kokonaan kiinni ja säästyneellä rahalla pidettäisiin muina päivinä pidempään auki. Kansallisarkiston toiminta rahoitetaan verorahoilla joten olisi kohtuullista että veronmaksajilla olisi mahdollisuus myös käyttää palvelua.

    VastaaPoista
  7. Digitointi ei ole mikään tyhjentävä ratkaisu, kuten blogistikin totesi. Itse kannattaisin museoiden mallia eli päivä tai pari viikossa kiinni ja sitten muutamana päivänä pitempään avoinna. Tämänhetkinen aukioloaikakäytäntö on mahdoton niille, jotka asuvat toisella paikkakunnalla tai ovat työelämässä.

    Ihmetyttää kuitenkin, miksi Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteen aukioloajat ovat lyhyemmät kuin maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston päärakennuksen? Siellä pitäisi olla myös ainakin parina päivänä klo 18 saakka!

    Tilanne ei varmaankaan ole tullut yllätyksenä. Kiinteistökulut eivät voi noista valtavan suuriksi yhdessä yössä. Herääkin kysymys, olisiko tätä tilannetta voinut jotenkin ennakoida? Yritysmaailmassa ja siellä täällä julkisellakin sektorilla riskienhallinta ja riskikartoitus ovat arkipäivää. Ne auttavat ennakoimaan tulevia mahdollisia vaikeuksia. Ehkä tämä on jäänyt tekemättä? Ennakoimalla olisi voinut päätyä johonkin mielikuvituksellisempaan ratkaisuun kuin tähän nykyiseen paniikkijarrutukseen.

    VastaaPoista

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.