Aukioloaikoja koskevat uudet suunnitelmat

Blogikirjoitus aukioloajoista on tuottanut ilahduttavan määrän kommentteja, joihin yritän tässä kerralla vastata. Olemme arkistolaitoksessa hyvin tietoisia siitä, että tutkijasalien nykyiset aukioloajat eivät palvele kaikkien asiakasryhmien tarpeita, ja kuten pääjohtajamme totesi, olemme koko ajan miettineet mahdollisuuksia parantaa tilannetta - niissä raameissa, jotka meille on annettu. Arkistolaitos on osa valtionhallintoa, ja niin julkisen hallinnon tuottavuuteen kohdistuvat vaatimukset kuin sen toimintaa normittava lainsäädäntökin asettavat meille vaatimuksia, jotka eivät välttämättä vastaa kulttuuri- ja tutkimuslaitoksen asiakkaiden tarpeita.

Ensimmäisestä seikasta johtuu, että nykyistä aukiolotuntien määrää ei ole mahdollista kasvattaa. Blogikommenttien perusteella näyttää siltä, että asiakkaammekin hyvin ymmärtävät tämän.Toisesta seikasta puolestaan johtuu, että esitettyä ajatusta museoiden tyyppisestä aukioloajasta emme katso olevan mahdollista toteuttaa. Arkistolaitoksella on viranomaistehtäviä, jotka edellyttävät, että asiointi virastoissa on mahdollista virka-aikana, ja tätä asiakaspalvelua toteutetaan useimmissa yksiköissä tutkijasalien yhteydessä.

Näistä lähtökohdista suunnittelemme nykyisten aukiolotuntien sijoittamista niin, että joidenkin arki-iltojen aukioloa supistetaan ja näin säästyneet tunnit sijoitetaan pidennettyyn aukioloon toisina arki-iltoina ja lauantaina. Monet kommentoijat jo esittivätkin tällaista ratkaisua. Jokainen arkistolaitoksen yksikkö kuitenkin ratkaisee tutkijasalinsa aukioloajat asiakasrakenteensa ja henkilöresurssiensa mukaisesti. Erityisesti lauantain aukiolotuntien määrä ei tulisi olemaan samanlainen kaikissa yksiköissä ja joissakin se toteutettaisiin vain tilauksesta ryhmille.

Kansallisarkiston aukiolotuntien määrää on ajateltu lisättävän niin, että Rauhankadun tutkijasali on avoinna yhtenä lauantaina kuukaudessa ja yhtenä iltana viikossa klo 20:een. Sörnäisten toimipisteessä säilytettäviä asiakirjoja käyttävät tutkijat, jotka haluavat hyödyntää Rauhankadun pidempää aukioloaikaa, voivat tilata asiakirjat käyttöönsä Rauhankadulle. Sörnäisten tutkijasalin aukioloaikoja ei tulla lisäämään; päinvastoin Kansallisarkiston kaikki tutkijasalipalvelu tullaan muutaman vuoden sisällä keskittämään Rauhankadulle.

Muutamissa kommenteissa kiinnitettiin huomio siihen, että lauantaisin ei voi tilata asiakirjoja. Lauantain (pitkämatkalainen) asiakas on  kuitenkin voinut tilata asiakirjat käyttönsä etukäteen sähköpostitse. Tämä tosin jää lyhytaikaiseksi toimintatavaksi, koska arkistolaitoksen uusi sähköinen tilausjärjestelmä Astia otetaan tavoitteen mukaan käyttöön ensi vuoden alusta, minkä jälkeen kaikki asiakirjatilaukset tutkijasaliin on mahdollista tehdä verkkopalveluna ennakkoon. Astian kautta tehdään myös tutkimuslupahakemukset ja se mahdollistaa käyttö- tai näyttörajoitetun digitaalisen aineiston käyttöön saannin verkossa.

Toivon, että arkistolaitoksen asiakkaat kommentoisivat aktiivisesti aukioloaikoja koskevia suunnitelmiamme ja esittäisivät omia toiveitaan niiden yksityiskohtaisesta järjestämisestä. Uudet aukioloajat päätetään lopullisesti toukokuun aikana ja ne otetaan käyttöön syyskuun alusta.

Jaana Kilkki 

Tietopalvelun vastuualueen johtaja