30.3.2012

Eri puolilla palvelutiskiä

Kohta kolme vuosikymmentä arkistolaitoksen asiakkaana on antanut jonkinlaisen perspektiivin tarkastella arkistolaitosta tutkijan näkökulmasta. Olen vieraillut tutkijana mm. Kansallisarkistossa ja useimmissa maakunta-arkistoissa niin Suomessa kuin Ruotsissa sekä kaupunkien ja kuntien arkistoissa jne. Suomen ja Ruotsin arkistolaitosten samankaltaisuuden – ainakin tutkijan kannalta – vuoksi eri arkistoissa on osannut toimia ja etsityt aineistot ovat yleensä löytyneet. Henkilökunta on aina ollut ystävällistä ja palvelualttius hyvin usein kohtuulliset odotukset reilusti ylittänyttä. Enemmän hankaluuksia on tullut iän karttuessa heikentyneestä kyvystä omaksua uutta tekniikkaa ja teknologiaa, mutta toistaiseksi riittävän tason olen siinäkin saanut säilytetyksi.

Kertyneen kokemuksen perusteella olisi siis luullut olevan jonkinlaista tuntumaa arkistolaitokseen.  Ryhdyttyäni aikataulun salliessa suorittamaan – lähinnä omaksi ilokseni – asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoa, jo ensimmäisen opintojakson ensimmäinen oppitunti alkoi muuttaa käsityksiäni arkistolaitoksen toiminnasta ja roolista. Nämä aiemmat käsitykset olivat tosin syntyneet lähinnä opiskeluaikana 1980-luvulla, ja kyllähän arkistotkin sen jälkeen ovat muuttuneet…

Arkistoammattilaiselle itsestään selvät asiat kuten asiakirjojen elinkaariajattelu tai arkistoaineksen pysyvän säilyttämisen suunnittelu jo ennen kuin asiakirja syntyy, tuntuivat kiehtovilta. Arkistonmuodostussuunnitelmat auttoivat ajattelemaan kokonaisuutta, vaikkei niitä tutkijana ole koskaan tarvinnut miettiäkään. Nyt tuntuu aivan kummalliselta, että en aikaisemmin tullut koskaan ajatelleeksi, mitä teitä joku asiakirja saadaan viranomaisen päivittäiskäytöstä siirretyksi ja sijoitetuksi arkistoon niin, että se useimmissa tapauksissa löydetään tarvitsevan käyttöön ilman minkäänlaisia hankaluuksia. Se, miten vaikkapa maakunta-arkisto on jakaantunut eri vastuualueisiin laajensi käsitystä kentästä, ja auttoi ymmärtämään arkistojen tehtävien kokonaiskuvaa, toimintatapoja ja mahdollisuuksia. Tutkijaa kiinnostivat suuresti, miten syntyvät hänen itsestään selvyyksinä ottamansa arkistoluettelot kuvailuineen tai erilaiset tutkijan työskentelyä nopeuttavat kortistot tai tietokannat. Ehkä kaikkien suurin ilo syntyi kuitenkin siitä, kun käytin ohjatun työharjoittelujaksoni kaikki liikenevät vapaa-ajat (ja sen ylikin, aina valomerkkiin asti) kolutessani arkistomakasiineihin kätkettyjä aarteita. Kaiken kaikkiaan minut yllätti se, miten paljon muuta arkisto on kuin mitä siitä tutkija-asiakkaana näkee.

Kokemukseni perusteella voi kiistatta sanoa, että jokaisen historiantutkijan – ainakin tutkimuksensa etupäässä arkistoaineksiin perustavan tutkijan – pitäisi jollain tavoin pystyä perehtymään arkistotoimeen ja arkistojen toimintaan myös palvelutiskin toiselta puolelta. Arkistolaitoksen ja tutkijoiden välillä on ollut kanssakäymistä – itseltäni on kysytty mm. mielipiteitä digitoinnin (joskus aikanaan muistaakseni mikrofilmauksenkin) priorisoinneista – mutta varmasti kumpikin osapuoli hyötyisi yhteistyön lisäämisestä ja tiivistämisestä. Sen sopivia muotoja on syytä miettiä.

Ilkka Teerijoki
Helsingin yliopiston historian dosentti, joka istuu päivittäin aamusta iltaan Hämeenlinnan maakunta-arkistossa ja kirjoittaa Hämeenlinnan kaupungin historiaa

23.3.2012

Asiakirjallinen kulttuuriperintö ja maahanmuuttajat

Turun maakunta-arkisto aloitti vuoden 2011 lopulla projektin, jossa pyritään kartoittamaan maahanmuuttajien yhdistyksien arkistojen tilannetta maakunta-arkiston oman arkistopiirin alueella. Kevään 2012 ensimmäisen kartoitusvaiheen kohteena ovat siis Turussa ja ympäristössä toimivat maahanmuuttajien yhdistykset ja niiden toiminnassa syntyvä asiakirja-aineisto.

Vanhana hallinto- ja kauppakeskuksena rannikkokaupunki Turku on yksi kansainvälisimmistä kaupungeista Suomessa. Siitä on tullut yksi maahanmuuttajien suosikkikaupungeista Suomessa, johon uudet tulijat ovat mielellään hakeutuneet, sillä kaupunki toimii porttina muuhun Länsi-Eurooppaan. Maahan muuttaneiden määrä Turussa vaikuttaa muihin maahanmuuttajiin, so. erilaisten ryhmien muuttamisen motivaatioihin. Pakolaisstatuksella muuttavia on koko joukosta noin 20 %.

Maahanmuuttajan motiiveja ja muuttamista on tutkittu myös tieteellisesti. Miksi muuttoa tapahtuu juuri Turkuun?  Usein tähän vastataan, että a) Turussa on maahanmuuttajia ennestään ja b) Turkulaiset ovat tutustuneet heihin useammin kuin muualla Suomessa ja ”eivät katselle pitkä heihin niin oudosti”.  Osa Turkuun muuttaneista maahanmuuttajista on sitä mieltä, että Turussa työllistyminen on todennäköisempää (ja jopa mahdollista) kuin pienemmillä paikkakunnilla. Ilmastokin on eräs seikka, joka saattaa vaikuttaa maahanmuuttajien ajatuksiin muuttokohteesta ts. ylipäätään Lounais-Suomi tuntuu houkuttelevammalta kuin Pohjois-Suomi.   

Sitten itse projektiin: maahanmuuttajien arkistojen tilanteen kartoitusta varten oli ensin tavoitettava maahanmuuttajien yhdistykset. Kyselylomakkeiden postituksia varten tuli siis saada selville yhdistysten nimet ja ajantasaiset yhteys- ja osoitetiedot. Tämä ei ollut aivan helppoa. Rekisteriin pohjautuvien tietojen tueksi piti hankkia lisää tietoa muista lähteistä, ts. täydentää tietoja heidän kanssaan toimivilta organisaatioilta, kysyä suoraan maahanmuuttajilta itseltään ja/tai turvautua internet-etsintään. Hakusanoina käytettiin järjestön, kansan tai uskontokunnan nimeä sekä asuinaluetta. Kartoittamisen aikana syntyi vähitellen kuva siitä, että osa maahanmuuttajien järjestöistä on suhteellisen lyhytikäisiä tai niiden toiminta hiipuu ajoittain, kunnes kenties elpyy taas. Osa niistä oli lakkauttanut toimintansa lopullisesti, osa väliaikaisesti. Joillakin maahanmuuttajajärjestöillä osoitteet ovat hakemuksissa, mutta ne eivät ilmeisesti ole olemassa lainkaan sen ulkopuolella. Esim. internetiin tiedot ovat saattaneet jäädä niistä ajoista, kun järjestöt perustettiin tai ne toimivat vain jonkin aikaa. Järjestöjen katuosoitteetkin ovat saattaneet muuttua varsin tiuhaan tahtiin, sillä ne saavat käyttöönsä usein vain väliaikaisia tiloja kaupungilta tai kunnilta.

Monien maahanmuuttajien järjestöjen ajan- ja vuodenkulku on erilainen kuin tiukkaan projektimuotoon asetetun kartoituksen aikataulu eivätkä he pysty reagoimaan kovinkaan nopeasti yhteistyöpyyntöihin. Kaikki järjestöt eivät ole vastanneet lainkaan lähetettyyn lomakkeeseen, jossa tiedustellaan olisivatko he halukkaita yhteistyöhön arkistoaineistojen suhteen. Monet seikat käytännössä hankaloittavat tilanteen haltuunottoa. Eräs seikka voi olla, että järjestöillä ei ole riittäviä resurssia lomakkeen täyttämiseen. Toinen seikka voi olla, että kohderyhmä ei pidä tätä asiaa niin tärkeänä. Kolmas seikka ovat nk. muut syyt kuten esimerkiksi riittävän tiedon puuttuminen arkistojen-/arkistolaitoksen toiminnasta.

Projekti suunnattiin maahanmuuttajien järjestötoiminnan aineiston kartoittamiseen, sillä oletusarvolla, että yhdistyksille väistämättä kertyy myös arkistoksi luettavaa aineistoa Suomessa toimiessaan. Toisaalta yksityisillä ihmisilläkin voi olla mielenkiintoista henkilökohtaista materiaalia esim. päiväkirjoja, käsikirjoituksia, valokuvia, tai aineistoja, jotka he niin halutessaan voisivat tallettaa tai lahjoittaa vapaaehtoisesti esim. arkistolaitokseen. Yhteistyö aiheen parissa ei ehkä synny helposti tai ehkä ei ollenkaan. Mutta yrittäminen kannattaa ja avaa ovia kulttuurillisesti monen suuntaan. Tärkeää on, että tavoittaisimme liikkuvan kohderyhmämme ajoissa ennen kuin aineisto tuhoutuu tai katoaa kokonaan. Maahanmuuttaja ja maahan muuttaminen ovat tutkimuskohteena nyt lähes muoti-ilmiö Suomessa. Aiheeseen liittyy monia mielenkiintoisia kysymyksiä ja tutkimusnäkökulmia.

Pelkästään tutkimuskohteena oleminen ei kuitenkaan ole kovin palkitsevaa. Kysymyksiin vastaamattomuus voi kertoa myös kyllästymisestä näihin jatkuviin yhteydenottoihin eli pitkässä prosessissa kiinnostus ja vastaaminen väistämättä hiipuvat ellei asiaa koeta tärkeäsi myös kohteelle itselleen. Ongelma on tuttu sosiaalisen arjen tutkimuksen piirissä. Tutkimusmenetelmiä tulisi siis kehittää jatkuvasti. Oman ajan yhteiskuntaa tutkivan jatkuvana haasteena ovat aina tässä ajassa elävät ja toimivat ihmiset.

Aliakbar Almaspour
YTT, projektitutkija, Turun maakunta-arkisto

Anne Wilenius
ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

16.3.2012

Jälleen Astialla

Bloggasin ensimmäisiä mietteitäni arkistolaitoksen Astia-verkkopalvelusta vajaa vuosi sitten. Pidin itseäni melko kokeneena verkkopalvelujen käyttäjänä, koska olin hankkinut niistä kokemusta paitsi tutkijana myös opettajana. Opastan vuosittain opiskelijoita verkkoon joko löytämään perinteisiä tutkimusaineistoja erilaisten hakupalvelujen avulla tai tutkimaan alati runsastuvia digitaalisia aineistoja.

En ollut tuolloin järin innostunut Astia-verkkopalvelusta, sillä se vei minulta uskon omiin kykyihin, mitä tulee aineistojen paikallistamiseen. Aioin pysyä uskollisena Vakan käyttäjänä, vaikka panin merkille tiedon siitä, että palvelua testataan sen kehittämiseksi. Nyt oli aika testata kehitystyön tuloksia.

Aloitusnäyttö oli säilyttänyt avaran asunsa: hakusanalaatikko, hakutavat ”perinteinen” ja ”relevanssi” sekä linkit, joiden takaa saa apua. Tarjolle oli tullut myös ”Lisää hakuvaihtoehtoja”, jota klikkaamalla aukesi neljä tapaa rajata hakua: arkistonmuodostaja, sijainti, sarja ja aikajanaa kuvaava hauska viivoitin. Tämä oli verraton parannus. Toivoisin vielä, että aloitussivulla olisi pysyvä ohje tähden eli asteriskin käytöstä hakulauseessa. Se säästäisi meiltä aloittelevilta käyttäjiltä montaa turhaa yritystä.

Edellisellä kerralla testasin, kuinka yksityiset aineistot löytyvät. Tällä kertaa ensimmäinen haku kohdistui toisaalle, toimintakertomusten ja pöytäkirjojen suuntaan. Miten parannettu Astia kykenee toimittamaan ja tarkentamaan haun, joka kohdistuisi epäilemättä varsin massiiviseen asiakirjojen joukkoon? Rajasin hakua vain yhdellä, sijaintivaihtoehdolla, ja tulos oli uskottava ja käsiteltävissä. Edelleenkään en ole varma, ymmärränkö hakutapojen (relevanssi/perinteinen) eron. Tällä kertaa ne tuottivat kumpikin saman määrän tuloksia, joten ymmärtämättömyyteni ei näyttäisi olevan vakava ongelma.

Toinen haku kohdistui arkistoyksikköön, jonka tiesin olevan olemassa: Helsingin yleisen sairaalaan sairaalahallituksen pöytäkirjoihin. Tein useampia yrityksiä huonolla menestyksellä toimivaa hakulausetta keksimättä, vaikka Astiakin antoi apuaan erilaisia hakusanoja tarjoilemalla. Vasta käytyäni Vakassa – josta aineisto löytyi hetkessä – oivalsin, miten Astialta tulee asiaa kysyä.

Kun organisaatio alkaa kehittää palveluaan, ei ole tavatonta, että olennaisen tiedon ajatellaan lopulta löytyvän organisaation tai hallinnon sisältä. Siitä syystä, vaikka palvelua testattaisiin loppukäyttäjiä edustavalla joukolla, voivat koekäyttäjien viestit jäädä vaille huomiota. On ilo huomata, että arkistolaitoksessa kyseistä vaivaa ei ole podettu. Minun, kuten epäilemättä muidenkin Astiaa koekäyttäneiden, esittämäni havainnot ja huolenaiheet on kuultu ja otettu jatkokehittelyssä huomioon.

Astiasta on hiottu melkoinen instrumentti, joka poimii aineistomassasta pieniäkin yksityiskohtia. Siinä se on parhaimmillaan. Se kaipaa tosin Vakan tarjoamaa kokonaisnäkemystä, jotta hakija hahmottaa, mistä hänen hyppysiinsä tarttunut tiedonjyvä oikein on osa. Arvelenkin, että yhdessä nämä kaksi tulevat muodostamaan erinomaisen hakutyökalun.

Marianne Junila
Oulun yliopiston tutkija ja Jyväskylän yliopiston dosentti

9.3.2012

Arkistojen yhteinen tulevaisuus?

Viime aikoina on kuultu paljon suunnitelmista uudistaa kuntakarttaa ja eri tavoin supistaa julkisen sektorin toimintaa. Keskittäminen ja järkeistäminen ovat suunta, johon yhteiskunta kulkee ja julkinen sektori on tässä liikkeessä voimakkaasti mukana.

Näihin ilmiöihin tiiviimmin tai löyhemmin liittyen on alalla jo menossa tietty omaehtoinen ja usein omista lähtökohdista alkunsa saanut keskittyminen: arkistoja on menneinä vuosina yhdistelty, kuten tutkijapalvelujakin. Kansallisarkistossa on parhaillaan menossa eräänlainen Suomen ennätys, kun yhdeltä tiskiltä opastetaan käyttäjiä yli 100 kilometrin laajuisten aineistojen äärelle kaikkiaan 600 vuoden aikaskaalalla. Haaste on nähdäkseni otettu avoimin ja luottavaisin mielin vastaan. Oppimisprojekti on käynnissä ja etenee vääjäämättä. Seuraava näkyvämpi hanke on Mikkeliin rakentuva keskusarkisto, jolla varaudutaan virastoissa muhivan viime vuosikymmenien massiivisen asiakirjaerän vastaanottoon. Ehkä keskusarkisto samalla antaa aseen myös pääkaupunkiseudun korkeita vuokramenoja vastaan? Aika näyttää.

Arkistot yhdistävät palvelujaan myös organisaatiorajojen yli. Pisimmällä tässä työssä mentäneen hakemistopalvelujen suhteen: pitkälle työstetty Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) saattaa kirjastojen, museoiden ja arkistojen aineistoja tietokantamielessä saman katon alle. Vastikään käynnistetty arkistojen hakemistopalvelun (AHAA) kehittäminen puolestaan luo tähän arkistojen puolelta yhä parempia edellytyksiä. Tässä muutoksessa keskiössä on asiakaspalvelun kehittäminen, kun tarvitsemiaan aineistoja voi etsiä ja löytää muutenkin kuin yhden organisaation sisältä kerrallaan.

Myös Portti-palvelu on alkanut herättää kiinnostusta arkistolaitoksen ulkopuolella. Muutama tiedustelu siihen osallistumisesta on jo saatu ja lisää otetaan mielellään vastaan. Portin tulevaisuus saattaakin olla sellainen, että arkistolaitosta häivytetään siinä taka-alalle ja keskiöön nousee suomalainen arkistokenttä. Aineisto-opastuksen löytyminen yhdestä paikasta palvelisi näet sekä arkistoja että niiden asiakkaita: asiakkaiden näkökulmasta arkistoaines linkittyisi yhteen sen sijainnista riippumatta. Arkistoille yhteinen palvelu toisi mahdollisuuden tuoda aineistojaan nykyistä paremmin arkistojen käyttäjien tietoisuuteen.

Arkistokenttä on siis keskellä positiivista muutosta, jonka tavoitteena on tuottaa arkiston palvelut niiden tarvitsijoille myös tulevaisuuden Suomessa. Tieto oman suvun, oman kotiseudun tai koko Suomen historiasta on varallisuutta, jolla on tulevaisuudessakin arvoa. Nyt tehdään sitä työtä, jolla tuota pääomaa voidaan jatkossakin jakaa kaikille sitä tarvitseville. Kentältä aistittavissa oleva ennakkoluulottomuus ja halu toimivien ratkaisujen etsimiseen lupaavat tälle kehitykselle hyvää.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö
Kansallisarkisto

2.3.2012

Karjala-tietokantasäätiön helmikuun eloa

Projektipäällikkö Ropposen eli Jarin työhuoneen ovikelloa soitti täällä Mikkelin Savilahdenkatu kympissä hyvinkääläinen henkilö (Jouni Rasimus). Hän kertoi, että Hiitolan vanhoja rippikirjamerkintöjä löytyy Nurmeksen rippikirjoista (vuosilta 1690-1708), ja toivoi, että voisimme tallentaa ne. Eiköhän onnistu.

Joku vuosi sitten Jyväskylän yliopiston eräät tutkijat toivoivat syntyneiden ja kastettujen luetteloiden täydentämistä kummeilla; työ aloitettiin ko. yliopiston kurssilla ja sitä on jatkettu meidän toimesta. Monet sukututkijatkin ovat viime aikoina havainneet vanhojen kummitietojen ilmaantumisen tietokantaan.

Tallentajien kanssa on istuttu vierekkäin kuin kahdet vanhat varikset pähkäilemässä vaikkapa Pälkjärven 1800-luvun puolivälin rippikirjojen epäselvyyksiä. Tallennustyö tökkii ja silmissä hämärtyy, jos kaikkiin suhruisiin huomautustietoihin takerrutaan, mutta suurin osa saadaan kuitenkin mukaan.

Yhdellä ruokatunnilla juteltiin atk-vastaavamme Satu Soivasen kanssa kukkakaalikeiton ohessa henkilöiden ammattitiedoista. Miten paljon ja minkälaista ’normalisointia’ ammattiin, siviilisäätyyn tai sosiaaliseen asemaan liittyvät nimikkeet vaativat, että ne saadaan mukaan tilasto-osioon ja sitä kautta massahakuihin? Jatkossa nekin ovat varmasti tutkijoita kiinnostavaa materiaalia.

Satu pisti meille muille eteenpäin sähköpostiinsa tulleen tutkija Outi Hupaniitun (Svenska Litteratursällskapetin rahoittaman) selvityksen ”Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot”.  - Meitä kiinnostavaa tietoa. Sitäpaitsi selvityksessä heti alussa mainittu muistiorganisaatio-nimitys koskee myös meidänlaisiamme toimijoita!

Kuun lopuksi pidettiin säätiön vuosittainen hallituksen kokous. Rahapulmien lisäksi esillä oli mm. Katihan käyttömahdollisuuksien julkituominen. Yliopistoja edustavien hallituksen jäsenten mielestä käyttömahdollisuudet alkavat vasta nyt todella näkyä ja Katihan tiedeyhteisökäyttö lisääntyä! Esille pitäisi vain päästä mahdollisimman monilla foorumeilla! Sukututkijoiden osalta tietokannan
tarpeellisuutta kuvaa se, että nettikatihassa on tällä hetkellä seitsemisensataa päivittäistä kävijää.

Helmikuussa saatiin Karjala-tietokannalle tehdyksi oma facebook-profiili.  Ehkä sekin osaltaan edesauttaa vuorovaikutuskanavien löytymistä. Itse haaveilen siitä, että historian ja äidinkielen opettajat löytäisivät Katihan. Kuvittelen, miten helposti sitä kautta löytyy pieniä ja isompia ikkunoita arjen historiaan.

Jari, Satu ja minä osallistumme tämän kevään mittaan Aalto-yliopiston kauppakorkean alaiseen Real Case Lab –koulutukseen. Viime kerralla meille oli puhumassa Elina Hiltunen tulevaisuuden ennakoinnista, heikoista signaaleista ja innovaatioista. Mitähän olisivat katiha-tuotteet?

Päivi Skyttä
Tutkija, Karjala-tietokanta

Mikkelissä toimiva Karjala-tietokantasäätiö tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Sen luoman ja ylläpitämän Katiha-ohjelman tietokantaan tallennetaan tietoja luovutetun alueen seurakuntien kirkonkirjoista, joita säilytetään Mikkelin maakunta-arkistossa ja jotka digitoituina ovat käytettävissä arkistolaitoksen Digitaaliarkistossa.