Tänään 7.11.2019 vietetään kansainvälistä digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen päivää. Teemapäivän taustalla on Digital Preservation Coalition (DPC), joka kannustaa nostamaan esiin luotettavan digitaalisen säilyttämisen merkityksen. Aihe on luonnollisesti tärkeä myös Suomessa.
Digitaalinen pitkäaikaissäilyttäminen on laaja kokonaisuus, jonka hahmottaminen voi olla haastavaa. Se on kuitenkin välttämätöntä, jotta voimme varmistaa kulttuuriperinnön säilymisen digitaalisessa muodossa (digital legacy). Aihetta voidaan lähestyä eri tavoin. Tämä kirjoitus tarjoaa yhden näkökulman kokonaisuuden hahmottamiseksi.
National Digital Stewardship (
NDSA) koostuu organisaatioista, joiden yhteisenä intressinä on digitaalisen tiedon säilyttäminen. Tämä kokoonpano julkaisi vuonna 2013 suosituksen digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen tasoista (
Levels of Digital Preservation, LoP). Suositus antaa keinoja digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen strategian luomiseen ja tukee organisaatioita ottamaan huomioon pitkäaikaissäilyttämisen eri ulottuvuudet. Suosituksesta julkaistiin vuonna 2019 uusi versio, jossa oltiin huomioitu viiden vuoden aikana saadut palautteet ja kokemukset.
Malli (Levels of Digital Preservation, LoP) korostaa aktiivisia toimia digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen edistämiseksi ja sitä, kuinka toimet leikkaavat läpi organisaation koko toiminnan. Tästä lähtökohdasta on johdettavissa toiminnallisia kysymyksiä, jotka ovat tavallisia myös Kansallisarkiston sähköisen arkistopalvelun siirtoprojekteissa. Tunnetko sisältösi? Mikä aineisto on tarkoitus siirtää arkistoitavaksi? Missä muodossa se on? Kuinka se on kuvailtu ja kuinka kuvailu on dokumentoitu?
Malli perustuu viiteen erilaiseen toiminnan alueeseen (functional area), joita ovat tallentaminen (storage), eheys (integrity), hallinta (control), metadata ja kuvailu sekä tietosisältö (content). Jokaisella toiminnan alueella on mahdollista edetä tietyille toiminnan tasoille. Tasoja on kaikkiaan neljä. Malli tarjoaa myös
matriisin, jota voi hyödyntää organisaation itsearvioinnissa.
Ensimmäinen taso lähtee siitä, että tiedostetaan kullakin toiminnan alueella huomioitavat perusasiat. Toinen taso painottaa sisällön suojaamista. Kolmas taso kiinnittää huomiota jatkuvaan seurantaan ja tarkkailuun. Neljäs ja ylin taso tarkoittaa aktiivista ylläpitoa kaikilla toiminnan alueilla.
Digitaalinen pitkäaikaissäilyttäminen lähtee siitä, että tiedämme ja tunnemme säilytettävän aineiston. Tämä on ensimmäinen askel kohti digitaalista pitkäaikaissäilyttämistä. Mikä on teidän organisaationne tietosisältö?
Teksti: Suunnittelija Katja Suomilammi, Kansallisarkisto
Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnolle digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen palvelua. Voit lukea lisää
sähköisestä arkistopalvelusta kotisivuiltamme. Kansallisen kehitystyön (
SAPA) lisäksi Kansallisarkisto osallistuu muun muassa eARK3-hankkeeseen, jonka tulokset ovat saatavilla
eArchiving-palvelusta.
