Otetaan selvää

Kiertääkö suvussasi tarina esi-isästä, joka joutui käräjille riitaannuttuaan naapurinsa kanssa? Onko perheessäsi vaiettu salaisuus, kuka olikaan isoäidin biologinen isä? Oletko hukannut koulutodistuksesi ja tarvitsisit nyt virallista todistusta opinnoistasi? Onko sukunne yhteiskäytössä olevan kesämökin todellisesta omistajasta epätietoisuutta? Tai haluaisitko ottaa uudelleen käyttöön suvussanne aikanaan käytössä olleen harvinaisen sukunimen?

Yllä kuvatun kaltaiset tilanteet ovat hyviä lähtökohtia ottaa yhteyttä arkistolaitokseen – Kansallisarkistoon tai johonkin maakunta-arkistoista. Ennen yhteydenottoa voit tarkastaa arkistolaitoksen kotisivuilta löytyvästä piirijakokartasta, minkä yksikön arkistojen kätköistä asiaan voisi löytyä lisätietoa. Arkistoista voi löytyä vastaus kysymyksiin, joiden et ehkä edes odottanut ikinä ratkeavan. Toisaalta, selvityspyyntöä tehdessä on kuitenkin aina varauduttava siihen, että kyseistä tietoa ei mahdollisesti löydy. Kaikkea ei ole koskaan kirjoitettu ylös, asiakirjat ovat voineet tuhoutua tai niitä ei ole luovutettu arkistoon.

Halutessasi tietoja menneistä ajoista olet tervetullut arkistoon tutkimaan! Joskus on kuitenkin niin, että arkistosta tarvitaan vain jokin tietty asiakirja, yksittäinen päivämäärä, nimi, kellonaika tai muu tieto, jonka arkiston henkilökunta voi helposti kaivaa esiin. Tällöin ei ehkä ole tarkoituksenmukaista matkustaa pitkiä matkoja kyseistä asiakirjaa säilyttävään arkistoon, vaan voi olla järkevää tehdä selvityspyyntö. Selvityksistä peritään arkistolaitoksen hinnaston mukainen maksu käyttötarkoituksesta, selvityksiin kuluvasta ajasta sekä jäljenteiden määrästä ja laadusta riippuen.

Arkistolaitoksen selvityspalveluhenkilökunta ottaa vastaan hyvin vaihtelevia selvityspyyntöjä. Tavallisia ovat kopiotilaukset perukirjoista, lainhuudoista, kauppakirjoista ja päättötodistuksista. Usein kysytään myös adoptio- ja holhousasiakirjoja sekä isyyden todistamista koskevia päätöksiä. Näiden melko rutiininomaisten selvitysten lisäksi arkistosta voi tilata melkein mitä vain – jos vain lähtötiedot ovat riittävät, voi löytyä mitä yllättävimpiä asiakirjoja. Kiinnostaisivatko esimerkiksi kansanlaulujen nuottipiirrokset, kasvisruokaohjeet tai murhapaikkaa kuvaava kartta?

Suuri osa arkistolaitoksen säilyttämästä asiakirja-aineistosta on vapaasti tutkittavissa ja kopioitavissa. Erityisesti viranomaisten arkistoissa on kuitenkin tiettyjä lainsäädäntöön perustuen käyttörajoitettuja asiakirjoja. Esimerkiksi alle sata vuotta vanhojen holhousasiain pöytäkirjojen tutkiminen ja kopiointi on rajoitettua. Rajoitetustakin aineistosta voi eräin ehdoin saada kopioita. Tällöin on aina täytettävä käyttölupahakemus. Arkistolaitoksen henkilökunta neuvoo mielellään käyttölupa-asioissa.

Selvitysten teko asiakirja-aineistosta on asiakkaan ja arkiston henkilökunnan yhteistyötä. Yhdistämällä eri ihmisten tiedot voidaan selvittää asioita, joita kukaan ei yksin olisi kyennyt ratkaisemaan. Toimiva yhteistyö on palkitsevaa puolin ja toisin, joten toivomme asiakkaiden hyödyntävän selvityspalveluamme.

Annu Hanhela
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto