KESKUSARKISTON SUUNNITTELU KÄYNNISTYI

Vuoden kuluttua tähän aikaan Mikkelin Kalevankankaalle rakennetaan suurta arkistorakennusta, arkistolaitoksen keskusarkistoa.  Monta vuotta suunnitellun ja odotetun keskusarkiston käyttöönotto vuoden 2018 alussa helpottaa suuresti Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen tilaongelmia. Arkistolaitoksen vuokraisännän, Senaatti-kiinteistöjen, valitsemat suunnittelijat aloittivat rakennuksen vaativan suunnittelutyön huhtikuussa.

Keskusarkisto sijoitetaan Kalevankankaan kaupunginosaan, josta matkaa Mikkelin keskustaan ja maakunta-arkistoon on kolmisen kilometriä. Liikenneyhteydet keskustaan ja valtateille 5 ja 13 ovat hyvät. Tontille nousee vuoden 2017 lopussa noin 5 500 brm² suuruinen arkistorakennus. Huoneohjelman mukaan tilantarve on noin 5200 hym², josta arkistotilojen osuus on 3 200 hym². Rakennus käsittää kahdeksan 400 m² suuruista arkistohallia ja tilat arkistojen vastaanotolle, konservoinnille, järjestämiselle, digitoinnille ja tietopalvelutehtäville sekä muun materiaalien varastoille. Henkilöstön toimisto-, sosiaali- ja taukotilat mitoitetaan noin 8 - 10 hengelle.  

Arkistorakennuksen kustannusarvio on noin 13,2 miljoonaa euroa. Arkisto varustetaan sähkökäyttöisillä, tietokoneohjatuilla kaksikerroksisilla ja itsekantavilla teräsrakenteisilla arkistohyllyillä, joihin mahtuu noin 70 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllystön korkeus on enintään kuusi metriä. Kaksikerroksisia hyllyjärjestelmiä on Suomessa käytössä vain Varastokirjastossa Kuopiossa ja Keski-Suomen museossa Jyväskylässä.

Keskusarkistoon siirretään Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista ns. passiiviaineistoja, joilla tarkoitetaan digitoituja ja mikrofilmattuja asiakirjoja, joita ei enää käytetä sekä vähän käytettyjä viranomaisaineistoja kuten kansanhuollon tai verohallinnon asiakirjoja. Poikkeus vähän käytetyistä aineistoista ovat Kansallisarkistosta siirrettävät puolustusvoimien kantakortit.

Keskusarkistoon aineiston tietopalvelu perustuu verkkoasiointiin ja digitaalisiin jäljenteisiin. Arkistoon ei tule omaa asiakas- tai tutkijapalvelua, vaan suuremmat aineistotilaukset toimitetaan Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasaliin. Mikkelin maakunta-arkisto ja keskusarkisto muodostavat yhden kokonaisuuden.

Arkistolaitoksessa keskusarkistoa ja sen toimintoja on suunniteltu ja valmisteltu vuodesta 2010 lähtien, jolloin opetus- ja kulttuuriministeri teki periaatepäätöksen keskusarkiston sijoittamisesta Mikkeliin.  Keskusarkiston käyttöönotto edellyttää arkistolaitoksen toimintaprosessien ja tietojärjestelmien uudistamista. Merkittävin kehittämishanke on aineistonhallintajärjestelmän toteuttaminen. Järjestelmä korvaa eri yksiköiden manuaaliset tilanhallintajärjestelmät ja tehostaa merkittävästi säilytystilojen käyttöä. 

Keskusarkiston suunnittelu ja sen käyttöönottoon valmistautuminen ei ole ollut vain toimintamallien, palveluiden ja tietojärjestelmien kehittämistä, eri vaihtoehtojen ja resurssitarpeiden arvioimista, vaan myös raakaa käytännön työtä esimeriksi keskusarkistoon siirrettävien aineistojen kunnon selvittämiseksi ja siirtokuntoon saattamiseksi.

Tytti Voutilainen, maakunta-arkiston johtaja

Mikkelin maakunta-arkisto