KESKUSARKISTON SUUNNITTELU KÄYNNISTYI

Vuoden kuluttua tähän aikaan Mikkelin Kalevankankaalle rakennetaan suurta arkistorakennusta, arkistolaitoksen keskusarkistoa.  Monta vuotta suunnitellun ja odotetun keskusarkiston käyttöönotto vuoden 2018 alussa helpottaa suuresti Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen tilaongelmia. Arkistolaitoksen vuokraisännän, Senaatti-kiinteistöjen, valitsemat suunnittelijat aloittivat rakennuksen vaativan suunnittelutyön huhtikuussa.

Keskusarkisto sijoitetaan Kalevankankaan kaupunginosaan, josta matkaa Mikkelin keskustaan ja maakunta-arkistoon on kolmisen kilometriä. Liikenneyhteydet keskustaan ja valtateille 5 ja 13 ovat hyvät. Tontille nousee vuoden 2017 lopussa noin 5 500 brm² suuruinen arkistorakennus. Huoneohjelman mukaan tilantarve on noin 5200 hym², josta arkistotilojen osuus on 3 200 hym². Rakennus käsittää kahdeksan 400 m² suuruista arkistohallia ja tilat arkistojen vastaanotolle, konservoinnille, järjestämiselle, digitoinnille ja tietopalvelutehtäville sekä muun materiaalien varastoille. Henkilöstön toimisto-, sosiaali- ja taukotilat mitoitetaan noin 8 - 10 hengelle.  

Arkistorakennuksen kustannusarvio on noin 13,2 miljoonaa euroa. Arkisto varustetaan sähkökäyttöisillä, tietokoneohjatuilla kaksikerroksisilla ja itsekantavilla teräsrakenteisilla arkistohyllyillä, joihin mahtuu noin 70 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllystön korkeus on enintään kuusi metriä. Kaksikerroksisia hyllyjärjestelmiä on Suomessa käytössä vain Varastokirjastossa Kuopiossa ja Keski-Suomen museossa Jyväskylässä.

Keskusarkistoon siirretään Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista ns. passiiviaineistoja, joilla tarkoitetaan digitoituja ja mikrofilmattuja asiakirjoja, joita ei enää käytetä sekä vähän käytettyjä viranomaisaineistoja kuten kansanhuollon tai verohallinnon asiakirjoja. Poikkeus vähän käytetyistä aineistoista ovat Kansallisarkistosta siirrettävät puolustusvoimien kantakortit.

Keskusarkistoon aineiston tietopalvelu perustuu verkkoasiointiin ja digitaalisiin jäljenteisiin. Arkistoon ei tule omaa asiakas- tai tutkijapalvelua, vaan suuremmat aineistotilaukset toimitetaan Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasaliin. Mikkelin maakunta-arkisto ja keskusarkisto muodostavat yhden kokonaisuuden.

Arkistolaitoksessa keskusarkistoa ja sen toimintoja on suunniteltu ja valmisteltu vuodesta 2010 lähtien, jolloin opetus- ja kulttuuriministeri teki periaatepäätöksen keskusarkiston sijoittamisesta Mikkeliin.  Keskusarkiston käyttöönotto edellyttää arkistolaitoksen toimintaprosessien ja tietojärjestelmien uudistamista. Merkittävin kehittämishanke on aineistonhallintajärjestelmän toteuttaminen. Järjestelmä korvaa eri yksiköiden manuaaliset tilanhallintajärjestelmät ja tehostaa merkittävästi säilytystilojen käyttöä. 

Keskusarkiston suunnittelu ja sen käyttöönottoon valmistautuminen ei ole ollut vain toimintamallien, palveluiden ja tietojärjestelmien kehittämistä, eri vaihtoehtojen ja resurssitarpeiden arvioimista, vaan myös raakaa käytännön työtä esimeriksi keskusarkistoon siirrettävien aineistojen kunnon selvittämiseksi ja siirtokuntoon saattamiseksi.

Tytti Voutilainen, maakunta-arkiston johtaja

Mikkelin maakunta-arkisto

 

Kohti maakunnallista arkistotoimintaa?

Puheenvuorossaan Suomen talouspolitiikan lähtökohdista tulevalla hallituskaudella valtiovarainministeriön virkamiehet ovat käsitelleet myös julkisen hallinnon rakenteiden kehittämistä.[1] Arkistolaitoksen virkamiehen näkökulmasta on kiinnostavaa verrata VM:n näkemyksiä valtion alue- ja paikallishallinnon kehittämisestä suhteessa opetus- ja kulttuuriministeriössä valmistelussa olevaan uuteen arkistolainsäädäntöön.

VM:n virkamiesjohto tarkastelee ns. toisen asteen itsehallintoa yhtenä mahdollisena hallintomallina sote-uudistuksen toteuttamiselle. Toisen asteen itsehallinnolla tarkoitetaan esim. maakunnallista itsehallintoa. VM:n näkökulmasta olisi järkevää, että toisen asteen itsehallintotasolla hoidettaisiin mahdollisimman pitkälle kuntien nykyisin yhteistoiminnassa hoitamat tehtävät, ei siis pelkästään sosiaali- ja terveyshallinnon tehtävät. Mutta lisäksi VM siirtäisi toisen asteen itsehallintotasolle valtiolta ”alueiden kehittämiseen liittyvät tehtävät, joissa ei ole suurta yhtenäisyyden tarvetta”.

Jäljelle jäävät valtion aluehallinnon tehtävät VM kokoaisi valtakunnallisen toimivallan omaaviin virastoihin, joiden tehtäviä hoidettaisiin hajautetusti alueellisissa toimipisteissä. Nämä virastot jakautuisivat tyypiltään yhden toimialan virastoihin ja monialavirastoihin. Kummankin tyyppisillä virastoilla voisi olla joissain erikseen määritellyissä toimintayksiköissä alueellista toimintaa. 

Valmistelussa oleva esitys laiksi Kansallisarkistosta[2] ei noteeraa alueellista arkistotoimintaa, vaikka nykyisen arkistolainsäädännön mukaan maakunta-arkistot ovat alueellisia keskusarkistoja ja tutkimus- ja kehittämiskeskuksia. Esitys näyttäisikin ehdottavan perustettavan ”Kansallisarkisto”-nimisen viraston tyypiksi sellaista yhden toimialan virastoa, jolla on kyllä alueellisia toimipisteitä mutta ei alueellista toimintaa. Esitystä perustellaan valtakunnallisen arkistotoiminnan yhtenäisyyden ja tehokkuuden näkökulmasta ja taustalla vaikuttavat arkistolaitoksen jatkuvasti supistuvat henkilöstövoimavarat. Valitettava tosiasia onkin, että valtiontalouden säästöt ovat käytännössä jo pitkään nakertaneet maakunta-arkistojen edellytyksiä harjoittaa lakisääteistä alueellista arkistotoimintaa.

Arkistolaitoksen näkökulmasta arkistotoiminnassa on viime kädessä kyse asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojelemisesta ja tarjoamisesta tutkimuskäyttöön. On sanomattakin selvää, että kulttuuriperinnön arvo riippuu sen rikkaudesta ja moninaisuudesta. Siinä määrin kuin hallinnon yhtenäistämiskehitys yhtenäistää myös asiakirjallista kulttuuriperintöä, kulttuuriperinnön arvon voidaan katsoa heikkenevän. Sen vuoksi paikallisen ja yksityisen arkistoaineiston merkitys asiakirjallisen kulttuuriperinnön rikastajana kasvaa.

Jos arkistolaitos vetäytyy alueellisesta arkistotoiminnasta niukkenevien voimavarojensa takia, kysymys kuuluu, mikä pelastaa erityisen paikallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön. Taloudellisesti kannattavaa liiketoimintaa arkistotoiminnasta on vaikea saada.

Monille paikkakunnille on perustettu viime vuosikymmeninä kotiseutuarkistoja, mutta niiden voimavarat ovat yleensä joko pienet tai hankeriippuvaiset, elleivät kokonaan loppuneet. Usein kotiseutuarkistot ovat jääneet yhden kiireisen kunnan kulttuuritoimen tai asiakirjahallinnon viranhaltijan päänsäryksi. Valmisteilla oleva Yksityisarkistolaki[3] tuskin tuo alueelliseen arkistotoimintaan merkittävästi lisävoimavaroja, koska keskeiset yksityisarkistotoimijat ovat valtakunnallisia.

Voitaisiinko alueellinen arkistotoiminta siirtää toisen asteen itsehallintotasolle, esimerkiksi maakuntahallinnon vastuulle? On täysin mahdollista koota kunnallisista kulttuuriperintötoimijoista kuten kirjastoista, museoista ja kotiseutuarkistoista toiminnallinen kokonaisuus, jota voidaan kehittää yhteisrahoituksella alueellisesta näkökulmasta. Muistiorganisaatioilla on perinteisesti ollut hallinnolliset raja-aidat ylittävää yhteistoimintaa. Digitalisaation ansiosta yhteistä toimintakenttää on enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Aineiston sähköisen luetteloinnin, digitoinnin ja sähköisen aineiston säilyttämisen haasteet suorastaan huutavat paikallisten toimijoiden pitkäjänteistä alueellista yhteistyötä.

Tällaiseen yhteistyöhön arkistolaitos voisi hyvin osallistua asiantuntemuksellaan ja alueellisen toimipaikkaverkostonsa välityksellä. Asiakirjojen keskitetyillä säilytysratkaisuilla saavutettaisiin kustannussäästöjä. Lisäksi yhteistyössä voitaisiin hyödyntää alueella toimivien kulttuuriperinneyhdistysten ja muiden kolmannen sektorin toimijoiden verkostoja. Mikkelin suunnalta löytyy onnistunut esimerkkikin arkistoalan alueellisesta, sektorirajat ylittävästä yhteistoiminnasta.

 

Anssi Lampela

Ylitarkastaja

Oulun maakunta-arkisto

Blogi on kirjoitettu ennen hallitusohjelman julkaisemista

---

[1] Talouspolitiikan lähtökohdat 2015–2019. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro. Valtiovarainministeriön julkaisuja – 13/2015.

[2] Arkistolakityöryhmän muistio. Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3.

[3] Yksityisarkistolakityöryhmän muistio. Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:4.

Torstai on toivoa täynnä eli kertomus Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalista eräänä toukokuisena torstaipäivänä

Päivän ensimmäiset asiakkaat saapuivat Hämeenlinnan maakunta-arkistoon pian pääovien mekaanisten hakasten ja sähköisten lukkojen aukaisemisen jälkeen kello 9.00. Tutkijasalin avaaminen ei kuitenkaan ollut varsinaisesti päivän aloitushetki. Edellisellä viikolla oli lähetetty ja maakunta-arkistossa vastaanotettu ensimmäiset asiakirjatilaukset Astia -haku- ja tilauspalvelun verkkoliittymästä tätä torstaita varten. Etukäteistilauksia tuli ainakin kuudelta tutkijalta, joista yksi tilasi valmiiksi asiakirjoja Astian tutkijasalikäyttöliittymän avulla edellisellä käyntikerrallaan, muut viisi kotikoneeltaan.

Nämä asiakirjojen tilaajat olivat ystävällisesti lisätietolaatikkoon kirjoittaneet, milloin ovat tulossa aineistoja tutkimaan. Tämä tieto antaa vastaanottavalle arkistolaitoksen yksikölle aikaa joustavasti suunnitella aineiston hakuaikatauluja ja myös mahdollisuuden ennättää ottaa asiakkaaseen yhteyttä, mikäli tilauksessa on jotain täsmennettävää tai rajattavaa. Esimerkiksi Tampereen poliisilaitoksen osoitekortistojen kohdalla on syötetty yhden aikavälin kaikki kortistolaatikot Vakka-arkistotietokantaan yhtenä arkistoyksikkönä, jolloin näihin kohdistuva asiakirjatilaus vaatisi jopa 101 kortistolaatikon toimittamista tutkijasaliin. Näiden Vakka-tietojen luettelointi on tehty jo paljon ennen tätä googlemaista tiedonhakuaikaa, mihin Astian hakutekniikka perustuu. Osoitekortteihin kohdistuneiden tilausten tai muulla tavalla epäselväksi jäävien tilausten yhteydessä pyritään olemaan asiakkaisiin yhteydessä etukäteen, jotta asiakkaalle ehditään hakemaan tutkittava aineisto ennen hänen saapumistaan.

Tutkijasalipäivä oli maakunta-arkiston näkökulmasta niin sanotusti hyvä eli vilkas päivä. Tutkijoita paikan päällä kävi torstaina 24 henkeä tutkijakirjan mukaan. Päivän aikana tietopalvelusihteeri Oskar Wistbacka sai merkittyä tutkijasaliin toimitetuiksi kaikkiaan 343 säilytysyksikköä arkistomakasiineista. Valtaosa tilatuista aineistoista oli julkista, mutta päivän aikana tutkijat laittoivat vireille ja heille myönnettiin käyttö- ja/tai kopiolupia käyttörajoitettuihin aineistoihin. Usein, kuten nytkin, käyttörajoitetut aineistot olivat 100 vuotta vanhoja tai sitä nuorempia henkilörekistereitä. Etukäteen Astian kautta tilattaessa voi asiakas laittaa myös aineistoihin mahdollisesti liittyvät käyttöhakemukset vireille. Silloin nekin tulee valmiiksi hoidettua ennen varsinaista tutkimuspäivää. 

Päivän aikana tutkijasalipäivystäjät vastasivat monta kertaa maakunta-arkiston vaihdepuhelimeen, ottivat vastaan asiakirjatilauksia ja opastivat tutkijoita käyttölupien hakemisessa. Päivän vilkkauteen vaikutti osaltaan se, että Hämeenlinnan maakunta-arkistossa on torstaisin pitkä päivystysaika eli tutkijasali on auki kello 19.00 saakka. Iltapäivystys on koordinoitu Kansallisarkiston iltapäivystyksen kanssa niin, että pitkät päivystysajat eivät osu samalle illalle. Erityisesti pitkämatkalaiset tutkijat ovat oppineet hyödyntämään torstait hyvin niin, että he usein tulevat paikalle aamupäivästä ja varaavat koko illan tutkimiseen, vaikka sattuisikin sitten niin, että ehtisivät aikaisemmin käymään läpi tutkittavat aineistonsa.

  
Pieni asiakaskierros tutkijasalissa paljasti, että sukututkija Anneli Väli-Sipilä oli paikalla tutkimassa aineistoja sukututkimusopettaja Anja Nieminen-Porkan vetämällä  Kadonnen isän löytäminen  -kurssilla opittujen vinkkien avulla.  Maantieteellisesti Anneli liikkui Hauho – Vanaja – Tammela – Hämeenlinna -akselilla ja ajallisesti 1800 -luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä. Etsimisessä hän käytti ainakin seurakuntien rikos- ja/tai sakkoluetteloita ja alioikeuksien tuomiokirjoja.  Torstaille sattuneen tutkimuspäivän valintaan taisi vaikuttaa myös se, että Anneli oli luvannut tarjota kahvit kiitoksena saamastaan avusta sukututkijakollega Maarit Tillmanille, joka pitkämatkalaisena oli päässyt nyt Hämeenlinnassa käymään.  Maarit puolestaan toivoi löytävänsä ”edes jotain” sukulaismiehestä, joka oli 1810-luvulla toiminut nimismiehenä.  Toive toteutui, sillä hän löysi sukulaismiehen tiedon, että tämä oli toiminut varanimismiehenä, erotettu työstään ja miksi näin oli tapahtunut. Jos nimismieheltä ja kahvinjuonnilta jäisi aikaa, oli Maaritilla mietittynä myös vuoden1918 tapahtumiin liittyvää tutkittavaa.

Opettaja ja jatko-opiskelija Mika Puhakka on muutaman kuukauden aikana käynyt Hämeenlinnan maakunta-arkistossa useamman kerran tutkimassa systemaattisesti maakunta-arkiston piirin alueella toimineiden kansakouluntarkastajien arkistoja. Samoja aineistoja hän on käynyt tutkimassa väitöskirja-apurahan turvin jo useammassa maakunta-arkistossa alkuvuoden aikana. Väitöskirjaa varten hän kerää tietoja siitä, kuinka karjalaisten kansakouluopettajien työurat jatkuivat eteenpäin/edelleen luovutetulta alueelta lähdön jälkeen.

Sukututkijaopettaja Erkki Tiensuu soitti klo 14.55 autostaan maakunta-arkiston vaihteeseen. Hän tilasi tutkijasaliin toimitettavaksi Tammelan tuomiokunnan Jokioisten käräjäkunnan lainhuutoasiakirjoja 1920-luvun alusta.  Käy se asiakirjatilauksen tekeminen näinkin! Varsinkin kun talon tavat tunteva asiakas muistaa, että viimeisten asiakirjatilaukset tulee jättää kello 15.00 mennessä – näin valitettavasti myös pitkinä päivystysiltoina.  Päivystäjä syötti tässä tapauksessa tilauksen Astia-tilauspalveluun asiakkaan puolesta, ja Erkin tullessa paikalle oli asiakirjat ehditty hakea hänelle valmiiksi. Hän kertoi, että ehtisi niihin tutustua ja vähän esimerkkejä kuvata syksyn sukututkimuskurssia varten ennen kello 18 alkavaa paikallisen sukututkimusseuran järjestämää esitelmätilaisuutta.

Hämeenlinnan sukututkimusseuran järjestämä tilaisuus osaltaan selittää myös päivän vilkkautta. Yhdistys järjestää kokous- ja esitelmätilaisuuksia sekä sukututkimusneuvontaa maakunta-arkiston tiloissa keväisin ja syksyisin juuri torstai-iltaisin. Tällä kertaa FM Jens Nilsson kertoi perukirjoista suku- ja pukuhistorian lähteinä. Erityisesti tarkastelun kohteena Nilssonilla oli perukirjojen antamat tiedot esivanhempiemme vaatetuksesta 1700-luvulla. Esitelmää siirtyi tutkijasalista kuuntelemaan useita asiakkaita, ja lisäksi sitä varten tuli paikalle seuran aktiivijäseniä ja muita aiheesta kiinnostuneita. Esitelmää oli kuuntelemassa 29 historian ja/tai muodin ystävää.

Kello 19 sitkeimmätkin asiakkaat joutuivat luovuttamaan ja poistumaan, viimeistään päivystäjän kohteliaan, mutta päättäväisen elekielen saattelemana. Onneksi seuraavana päivänä tai seuraavana torstaina on taas mahdollisuus tulla kokemaan etsimisen iloa ja tekemään yllättäviä löytöjä.

Susanna Taipale
ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualueen esimies
Hämeenlinnan maakunta-arkisto 

Digiaikaa ja vanhoja kirveitä sukututkimuspäivillä

Valtakunnallisille sukututkimuspäiville maaliskuun alussa osallistui myös arkistolaitos. Arkistolaitoksen ständillä Salon Astrum -keskuksessa päivystivät kaksi vanhempaa virkamiestä sekä Turun maakunta-arkiston kuopus. Mukana menossa, kylläkin luennoitsijoiden roolissa, olivat myös Jussi Nuorteva, Veli-Matti Pussinen ja Tomi Ahoranta.

Sukututkimuspäivien näyttelyosastot avattiin lauantaina. Laitoksen nuorimmainen ei myönnä harhailleensa Salon keskustassa, josta tuntematon sukututkija hänet olisi tunnistanut sukututkimuspäiville matkaavaksi. Joka tapauksessa kuopuksen oli mukava auringonpaisteessa tepastella Astrum-keskukseen sukututkijan opastuksella. Vanhempi virkamies sen sijaan sekoitti ovet henkilökunnan avustuksella ja kantoi viikonlopun tarvikkeet portaiden ja muutaman käytävän kautta, vaikka ständin vieressäkin olisi ollut ovi. Hyvin kuitenkin päästiin alkuun ja sekä tarvikkeet että päivystäjät olivat ajoissa paikalla.

Päivystäjät arkistolaitoksen ständillä. Kuva: Mervi Lampi

Arkistolaitoksen ständillä kysymyksiin vastailtiin lauantaina jopa kiivaaseen, sunnuntaina ehkä hiukan rauhallisempaan tahtiin. Saimme paljon hyviä, mielenkiintoisia ja osittain varsin haastaviakin kysymyksiä, myös pidempiä keskusteluja syntyi useammasta eri aiheesta ja tutkimusongelmasta. Erilaiset tietokannat ja Digitaaliarkisto olivat yksi suosikkiaiheista. Yllätyksiäkin messuvieraille tuli, kuten esimerkiksi se, etteivät arkistolaitoksen tarjoamat tietokannat ja hakupalvelut toimi periaatteella ”syötä nimi hakukenttään” (esim. ainoastaan isoäidin nimellä ei voi hakea hänen tietojaan Astiasta). Messukävijät olivatkin mielissään opastuksesta arkistolaitoksen hakuohjelmien käyttöön. Arkistolaitos-ensikertalaisiakin ständillä kävi muutamia (mikä laitos ja missä -tyylisesti).

Imarteleva perusolettamus oli useamman kerran, että kojun päivystäjä on jatkuvasti päivittyvä tietopankki, joka yksinkertaisesti tietää kaiken arkistolaitoksen aineistoista. Eri seurakuntien arkistoista haluttiin tietää yksityiskohtaisiakin tietoja ja siinä saattoi aloittelevan tietopalvelusihteerin sukat kääntyä rullalle kun vastausta odotettiin kuin aspiriinia apteekin hyllyltä. Eipä sitä vanhempi virkamieskään ihan ulkoa seurakuntien eikä ihan kaikkia muitakaan aineistoja ole opetellut. Haastavistakin tilanteista selvittiin kuitenkin mallikkaasti. Valtavien tietovarantojemme äärellä tärkeä taito on ohjata asiakas oikean tiedon lähteelle ja mahdollisesti aineistoa säilyttävään yksikköön.

Arkistolaitoksen aineistot ja toiminta kiinnostivat kävijöitä. Kuva: Mervi Lampi

Paljon kuulimme erilaisten sukujen tarinoita, kuopusta kosiskeltiin erääseen sukuunkin, mutta hän edelleen epäilee, ettei taida siihen kuulua. Ja ”oltiiha siell myökii ja työkii”. Luovutetun Karjalan aineistoista riitti kyselijöitä Viipurin poliisin etsijästä kreikkalaiskatolisen äidin ja tuntemattoman isän hakijaan. Yksi viikonlopun hauskimmista tarinoista koski tuhansia vuosia vanhaa kirvestä, joka oli löytynyt pellosta. Kysymykset kohdistuivat mm. kirveen oikeaan käsittelytapaan ja perusteisiin, joiden mukaan kirvestä ei saa henkilökohtaisesti kotonaan säilyttää. Oli aika monimutkainen asia arkistoalalle juuri tulleelle ja museon asiaksi se sitten lopulta paljastuikin.

Yleisilmapiiri päivillä oli erittäin positiivinen ja ihmisten innostus huokui heidän hymyileviltä kasvoiltaan. Sukututkimuspäivien hyvä yhteishenki ja Astrum  -keskuksen tarjoamat puitteet loivat päivistä ikimuistoiset. Hauskaa oli ständin molemmin puolin!

Aino Siitonen, tietopalvelusihteeri, Mikkelin maakunta-arkisto

Henna Lybeck, tietopalvelusihteeri, Turun maakunta-arkisto

Marita Vallenius, tutkija, Turun maakunta-arkisto

Monta reittiä, yksi päämäärä

On varmaan aika tavallista, että haemme tietoa erilaisista hakupalveluista aina samalla tavoin ja samaa reittiä.  Jos tapa vielä on toimiva, niin harvoin tulee kokeiltua muuta. Tämä todettiin myös viime vuoden loppupuolella Oulun maakunta-arkistossa asiakkaille järjestetyissä tiedonhaun opastustilaisuuksissa. Tuttu reitti vie varmasti haluttujen sivujen äärelle. Tilaisuuksissa esille nousseiden kysymysten ja löytyneiden oivallusten pohjalta ajattelin jakaa joitakin havaintoja myös tätä kautta arkistolaitoksen digitoidun aineiston käyttäjille. Haluan haastaa teidät tiedon hakijat kokeilemaan vaihtoehtoisia reittejä tutun rinnalla. Ne voivat tarjota jotain uutta - ja kuulemma uuden oppiminen on aina hyvästä.

Digitaaliarkistossa on oma hakupalvelunsa, jonka avulla voi hakea joko hakusanalla tai selaamalla puunäkymää. Puunäkymä antaa yleiskuvan kaikista niistä arkistoista, jotka ovat joko osin tai kokonaan digitoitu. Kannattaa olla utelias, koska arkiston nimi ei aina paljasta digitoitujen asiakirjojen aihepiirejä. Puusta löytyy vaikkapa Oulun lääninhallitus. Koko arkistoa ei ole digitoitu, mutta asiakirjoja löytyy henkikirjoja tarvitseville sekä Lapin kullanhuuhdonnasta kiinnostuneille.

Myös Vakka-arkistotietokanta tarjoaa suoran reitin digitoituun aineistoon. Arkistoyksikön tiedoissa on mainittu, jos aineisto on talletettu digitaaliarkistoon. Linkin kautta pääsee suoraan käyttämään digitoitua aineistoa. Erillinen karttahaku tarjoaa mahdollisuuden rajata haku vain digitoituun aineistoon. Hakutuloksesta pääsee Vakan tavoin siirtymään suoraan digitaaliarkistoon tutustumaan aineistoon.

Astia-verkkopalvelu tarjoaa neljännen reitin digitoituihin aineistoihin. Astia-verkkopalvelun haku on käytettävissä myös ilman rekisteröitymistä järjestelmän käyttäjäksi. Tällöin haun piirissä evät kuitenkaan ole 100 vuotta nuorempia asiakirjoja sisältävät henkilö- ja sukuarkistot. Suuri osa digitoidusta aineistosta on kuitenkin haun piirissä jokaiselle käyttäjälle ilman rekisteröitymistä.

Astia-verkkopalvelun haku kohdistuu oletuksena sekä tutkijasalissa käytettävään aineistoon että digitoituun aineistoon. Haun voi halutessaan kohdistaa vain digitoituun aineistoon. Rajauksen voi tehdä joko ennen hakua tai hakutuloksesta. Ennen hakua rajausmahdollisuus löytyy aikarajaimen alta Lisää hakuvaihtoehtoja –linkin takaa. Avautuvasta Aineiston sijaintipaikka –valikosta valitaan vaihtoehto Digitaalinen aineisto. Hakutuloksesta rajaus tehdään valitsemalla vasemmalla olevista tarkennusvaihtoehdoista Rajaa hakutuloksia säilytyspaikan mukaan –kohdasta Digitaalinen aineisto.

Kannustan kokeilemaan Astia-verkkopalvelun hakuominaisuuksia myös digitoidun aineiston haussa, jos tämä reitti on vielä kokeilematta. Esimerkiksi hakusanayhdistelmällä kemi* henkikirja* hakutulokseen tulee sekä läänintileihin että henkikirjat-kokoelmaan sisältyviä henkikirjoja. Paikkakunnan nimellä voi myös etsiä digitoituja asiakirjoja. Hakusanassa kannattaa käyttää Astian katkaisumerkkiä eli tähteä, esim. kuusamo* tai paltamo*. Poikkeuksen muodostaa ainakin Ii, jota koskevia asiakirjoja kannattaa hakea hakusanalla iin, jos ei halua hakutulokseen myös Ristiinaa koskevia asiakirjoja tai kaikkien seurakuntien viinikassojen tilikirjoja.

Haku kohdistuu arkistojen, aineistojen ja esimerkiksi karttojen nimekkeisiin, ei itse asiakirjoissa oleviin tietoihin. Tästä syystä henkilön tai tilan nimellä tehty haku tuottaa harvoin tuloksia, vaikka aineistoa olisikin.  Yleensä kannattaa tehdä useampia hakuja, aloittaa esimerkiksi vähän laajemmalla haulla ja hyödyntää rajausmahdollisuuksia. Käyttörajoitettu aineisto ei ole tutkittavissa kotikoneelta.
Kaikki edellä esitellyt hakumahdollisuudet kohdistuvat samaan digitoituun aineistoon, joten kaikkien kautta saa nähtäväkseen saman aineiston. Tietojen päivittyminen eri järjestelmiin voi olla eriaikaista, joten kaikkein viimeisin digitoitu aineisto voi olla eri tahdissa eri järjestelmien haun piirissä. Esimerkiksi Astia-verkkopalvelussa uusien tietojen päivittyminen järjestelmään vie parisen viikkoa.

Kaikissa järjestelmissä on omat ohjeensa, jotka opastavat juuri kyseisen järjestelmän haun tekemisessä. Esimerkiksi Astia-verkkopalvelun ohjeissa, jotka löytyvät Tietoa palvelusta –linkin kautta, on neuvottu erilaisten haun rajausmahdollisuuksien käyttöä. Kannattaa tutustua ja kokeilla. Arkistojen Portti antaa myös vinkkejä aineiston hakemiseen. Palautekanavat palvelevat viestin viejinä arkistolaitoksen suuntaan. Niin - ja kysyäkin saa.

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto