Suomen arkistolaitoksen täyttäessä 200 vuotta

Nils Wasastjerna, 1890-luku (Helsingin kaupunginmuseo)

Marraskuun 25. päivänä vuonna 1816 Venäjän keisari Aleksanteri I allekirjoitti päätöksen pysyvän arkistonhoitajan viran perustamisesta Suomen senaattiin. Tuosta päivästä lasketaan Suomen arkistolaitoksen synty.

Senaatin arkisto jaettiin kahteen osastoon. Vanhaan arkistoon kuuluivat ne asiakirjat, jotka Haminan vuoden 1809 rauhansopimuksen 12 §:n nojalla poimittiin Ruotsin eri arkistoista ja siirrettiin Suomeen senaatin käyttöön. Siirrettyihin asiakirjoihin kuului sekä uudempia hallinnollisia aineistoja että vanhoja asiakirjoja jopa keskiajalta saakka. Vanha arkisto muodostui nopeasti tutkimusarkistoksi, jota hyödynsivät ajan hengen mukaisesti menneisyyden lähteitä julkaisevat historiantutkijat.

Uusilla sähköisillä palveluilla edistetään käyttörajoitteisten viranomaisaineistojen tutkimuskäyttöä

Suomi on tutkimusaineistojen osalta erityinen maa; tutkijoilla on mahdollisuus saada käyttöönsä laaja kirjo laadukkaita julkishallinnon rekistereihin pohjautuvia valtakunnallisia kokonaisaineistoja. Lisäksi rekisteritietojen yhdistäminen henkilötunnuksen avulla muihin aineistoihin kuten biopankkidataan, potilastietoihin tai muuhun kliiniseen dataan sekä kysely-, haastattelu- tai terveysmittausaineistoihin tarjoaa hyvin rikkaan lähtökohdan muun muassa terveys- ja hyvinvointitutkimukselle.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen liikkumavara

Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät 27.4.2016 Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus). Tietosuoja-asetus on velvoittavaa sääntelyä ja sitä sovelletaan sellaisinaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen.

Tietosuoja-asetuksella korvataan EU:n henkilötietodirektiivi (95/46/EY), ja sen kansalliseksi täytäntöönpanemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999) säännökset niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely kuuluu asetuksen soveltamisalaan.

Digitalisaatiota edistämässä

Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.

Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.

Mitä olet ehkä pohtinut Astia-verkkopalvelua käyttäessäsi, mutta et ole tullut koskaan kysyneeksi

Kannattaako Astia-verkkopalvelun käyttäjäksi rekisteröityä? Saako rekisteröitynyt käyttäjä enemmän hakutuloksia?

Kyllä ja ei. Astia-verkkopalvelun haku on vapaasti kaikille käytettävissä ja kokeiltavissa. Haun toiminnallisuuksissa ja vaikkapa hakutuloksen rajausmahdollisuuksissa ei ole eroja rekisteröityneen ja ilman rekisteröitymistä palvelua käyttävän välillä. Yksi merkittävä ero on kuitenkin olemassa. Sellaiset henkilö- ja sukuarkistot, jotka sisältävät 100 vuotta nuorempia asiakirjoja, eivät ole haun piirissä, jos hakua käyttää ilman rekisteröitymistä. Rajauksen taustalla on henkilötietoja suojaava lainsäädäntö.